通用型會(huì)議紀(jì)要記錄及跟進(jìn)模板一、適用范圍與場(chǎng)景二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）會(huì)前準(zhǔn)備：明確目標(biāo)與分工確認(rèn)會(huì)議核心目的組織者需提前明確會(huì)議需解決的核心問題（如“確定項(xiàng)目Q3執(zhí)行方案”“協(xié)調(diào)跨部門資源沖突”），避免討論偏離主題。預(yù)估會(huì)議時(shí)長(zhǎng)，合理分配各議題時(shí)間（如“項(xiàng)目進(jìn)展匯報(bào)30分鐘，問題討論40分鐘”）。準(zhǔn)備會(huì)議資料并提前分發(fā)整理與會(huì)議議題相關(guān)的背景資料、數(shù)據(jù)報(bào)表、待討論方案等，提前至少1天發(fā)送至參會(huì)人員，保證各方有充分準(zhǔn)備。資料命名需規(guī)范（如“20240520-項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告v2.0”），避免版本混亂。明確記錄角色與工具指定專人擔(dān)任記錄人（可由會(huì)議主持人兼任或提前安排），提前熟悉模板結(jié)構(gòu)，準(zhǔn)備記錄工具（如Word、Excel或?qū)I(yè)會(huì)議紀(jì)要軟件）。若涉及技術(shù)方案或流程討論，可同步安排白板/屏幕共享，實(shí)時(shí)記錄關(guān)鍵圖示或結(jié)論。（二）會(huì)中記錄：聚焦核心與行動(dòng)記錄會(huì)議基礎(chǔ)信息按模板“會(huì)議基本信息表”逐項(xiàng)填寫，包括：會(huì)議名稱（需體現(xiàn)議題核心，如“產(chǎn)品上線前風(fēng)險(xiǎn)排查會(huì)”）、時(shí)間（精確到分鐘，如“2024年5月20日14:00-16:30”）、地點(diǎn)（會(huì)議室/線上會(huì)議）、主持人、參會(huì)人（標(biāo)注核心決策人及列席人員）、記錄人。按議題結(jié)構(gòu)化討論內(nèi)容依據(jù)會(huì)議議程逐項(xiàng)記錄，每個(gè)議題單獨(dú)成段，包含：討論要點(diǎn)：客觀呈現(xiàn)各方觀點(diǎn)（如“主管提出需增加測(cè)試環(huán)節(jié)，工程師認(rèn)為當(dāng)前人力不足，建議優(yōu)先覆蓋核心模塊”）；關(guān)鍵數(shù)據(jù)/事實(shí)：引用具體數(shù)據(jù)（如“用戶投訴率從5%上升至8%，主要集中于登錄功能”）；分歧與共識(shí)：明確未達(dá)成一致的問題（保留待議）及最終結(jié)論（如“一致同意：6月1日前完成登錄功能優(yōu)化，測(cè)試人力由*團(tuán)隊(duì)協(xié)調(diào)2人支持”）。區(qū)分“決議事項(xiàng)”與“行動(dòng)項(xiàng)”決議事項(xiàng)：需明確“做什么”（如“確定產(chǎn)品新版本發(fā)布時(shí)間為7月15日”）；行動(dòng)項(xiàng)：需細(xì)化“誰(shuí)負(fù)責(zé)、做什么、何時(shí)完成”（如“*負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)市場(chǎng)部推廣資源，5月25日前提交推廣方案初稿”），避免使用“盡快”“適時(shí)”等模糊表述。（三）會(huì)后整理與跟進(jìn)24小時(shí)內(nèi)完成紀(jì)要初稿記錄人需根據(jù)會(huì)中筆記，補(bǔ)充遺漏信息（如未明確的待辦事項(xiàng)需及時(shí)與責(zé)任人確認(rèn)），整理成初稿，保證邏輯清晰、語(yǔ)言簡(jiǎn)潔（避免口語(yǔ)化，如“領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)”改為“會(huì)議明確”）。分發(fā)與確認(rèn)初稿完成后發(fā)送至所有參會(huì)人員及需知曉的相關(guān)方，明確“如有補(bǔ)充或修改，請(qǐng)于X月X日X點(diǎn)前反饋”（建議反饋時(shí)限不超過(guò)24小時(shí)）。收到反饋后修訂定稿，標(biāo)注“最終版”及修訂時(shí)間，同步歸檔至共享文件夾（如“公司/部門/會(huì)議紀(jì)要/2024年”）。建立行動(dòng)項(xiàng)跟蹤機(jī)制將“行動(dòng)項(xiàng)跟蹤表”同步至項(xiàng)目管理工具（如釘釘待辦、飛書多維表格），明確責(zé)任人、截止時(shí)間及完成狀態(tài)（“未開始/進(jìn)行中/已完成/延期”）。會(huì)議主持人或指定跟進(jìn)人需在截止日前2天提醒責(zé)任人，每周/月例會(huì)同步行動(dòng)項(xiàng)進(jìn)展，保證閉環(huán)管理。三、核心模板結(jié)構(gòu)表1：會(huì)議基本信息表項(xiàng)目?jī)?nèi)容示例會(huì)議名稱項(xiàng)目Q3目標(biāo)拆解與資源分配會(huì)時(shí)間2024年5月20日14:00-16:30地點(diǎn)公司3樓會(huì)議室A/線上會(huì)議（騰訊會(huì)議X）主持人*經(jīng)理（項(xiàng)目部）參會(huì)人主管（研發(fā)部）、專員（市場(chǎng)部）、*助理（行政部）記錄人*助理（項(xiàng)目部）會(huì)議主題明確Q3項(xiàng)目核心目標(biāo)、拆解任務(wù)、分配資源附件《Q3項(xiàng)目目標(biāo)草案》《2024年Q2資源使用報(bào)告》表2：議題討論與決議記錄表序號(hào)議題名稱討論要點(diǎn)（簡(jiǎn)明列出關(guān)鍵觀點(diǎn)、數(shù)據(jù)）決議事項(xiàng)（明確結(jié)論）備注（待辦事項(xiàng)/需跟進(jìn)問題）1Q3項(xiàng)目核心目標(biāo)確定經(jīng)理：目標(biāo)需包含“用戶量增長(zhǎng)20%”“收入提升15%”；主管：研發(fā)資源優(yōu)先保障核心功能開發(fā)，建議目標(biāo)調(diào)整為“用戶量增長(zhǎng)18%”一致同意：Q3核心目標(biāo)為“用戶量增長(zhǎng)18%，收入提升15%”，核心功能開發(fā)優(yōu)先級(jí)最高需*助理5月22日前更新目標(biāo)至項(xiàng)目管理系統(tǒng)2跨部門資源協(xié)調(diào)專員：市場(chǎng)部需新增2名推廣人員支持Q3活動(dòng)；主管：研發(fā)部當(dāng)前人力緊張，無(wú)法抽調(diào)人員協(xié)助市場(chǎng)活動(dòng)待議：由經(jīng)理牽頭，5月21日與主管、*專員單獨(dú)溝通，評(píng)估資源分配可行性后提交方案需明確市場(chǎng)活動(dòng)具體需求及研發(fā)部可支持的時(shí)間節(jié)點(diǎn)3會(huì)議頻次調(diào)整助理：當(dāng)前周例會(huì)時(shí)長(zhǎng)過(guò)長(zhǎng)（2小時(shí)），建議縮短至1小時(shí)；經(jīng)理：需增加風(fēng)險(xiǎn)同步環(huán)節(jié)，建議改為雙周例會(huì)+周報(bào)機(jī)制一致同意：自6月起改為雙周例會(huì)（每月第2周、第4周周三14:00），每周五下班前提交周報(bào)同步進(jìn)展*助理負(fù)責(zé)更新會(huì)議日歷并通知全體成員表3：行動(dòng)項(xiàng)跟蹤表序號(hào)行動(dòng)項(xiàng)描述（具體任務(wù)）責(zé)任人截止時(shí)間完成狀態(tài)（更新日期）備注（如遇到的問題、需協(xié)調(diào)資源）1更新Q3項(xiàng)目核心目標(biāo)至項(xiàng)目管理系統(tǒng)*助理2024-05-22未開始需*經(jīng)理確認(rèn)目標(biāo)最終版本后錄入2組織跨部門資源協(xié)調(diào)溝通會(huì)，提交可行性方案*經(jīng)理2024-05-23進(jìn)行中（5月21日溝通）需研發(fā)部提供當(dāng)前人力分配明細(xì)及可支持時(shí)間段3更新公司會(huì)議日歷，同步雙周例會(huì)及周報(bào)機(jī)制*助理2024-05-24未開始需行政部協(xié)助調(diào)整會(huì)議室預(yù)訂及線上會(huì)議賬號(hào)權(quán)限4市場(chǎng)部提交Q3推廣活動(dòng)需求初稿*專員2024-05-25未開始需明確活動(dòng)時(shí)間、預(yù)算及預(yù)期效果指標(biāo)四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)記錄原則：客觀準(zhǔn)確，突出重點(diǎn)避免記錄個(gè)人主觀評(píng)價(jià)（如“*主管的方案不切實(shí)際”），僅陳述事實(shí)和觀點(diǎn)；優(yōu)先記錄“決議”“行動(dòng)項(xiàng)”“時(shí)間節(jié)點(diǎn)”等核心信息，減少冗余描述。行動(dòng)項(xiàng)管理：責(zé)任到人，閉環(huán)跟進(jìn)每個(gè)行動(dòng)項(xiàng)需明確唯一責(zé)任主體，避免“多人負(fù)責(zé)等于無(wú)人負(fù)責(zé)”；對(duì)延期任務(wù)需及時(shí)分析原因（如資源不足、需求變更），并調(diào)整計(jì)劃或上報(bào)決策層。保密與歸檔：敏感信息分級(jí)管理涉及公司機(jī)密（如未公開戰(zhàn)略、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)）的會(huì)議紀(jì)要，需標(biāo)注“內(nèi)部保密”，僅限相關(guān)人員查閱；紀(jì)要電子版需定期備份，紙質(zhì)版存檔期限不少于1年。模板優(yōu)化：定期迭代適配場(chǎng)景根據(jù)會(huì)議類型（如決策類、溝通類、匯報(bào)類）可適當(dāng)調(diào)整模板結(jié)構(gòu)（如增加“投票