采購審批申請流程文檔全面整合規(guī)范書一、前言為規(guī)范公司采購行為，明確采購審批各環(huán)節(jié)職責，提高采購效率與資金使用效益，防范采購風險，特制定本規(guī)范書。本規(guī)范整合了采購申請、審核、審批、執(zhí)行的全流程要求，適用于公司各部門各類采購業(yè)務(wù)，旨在保證采購活動合規(guī)、透明、高效。二、適用范圍與典型應(yīng)用場景（一）適用范圍本規(guī)范適用于公司各部門所有采購行為，包括但不限于：辦公用品、設(shè)備采購（如電腦、打印機、文具等）；生產(chǎn)原材料、輔料采購（如原材料、零部件、包裝材料等）；固定資產(chǎn)采購（如機器設(shè)備、辦公家具、車輛等）；服務(wù)類采購（如咨詢服務(wù)、維修服務(wù)、外包服務(wù)等）；其他經(jīng)公司認定的需要履行審批程序的采購事項。（二）典型應(yīng)用場景日常辦公采購：行政部門因辦公需求采購打印機墨盒、A4紙等低值易耗品；項目專項采購：研發(fā)部門為新產(chǎn)品研發(fā)采購實驗設(shè)備、測試軟件；生產(chǎn)計劃采購：生產(chǎn)車間根據(jù)月度生產(chǎn)計劃采購原材料、零配件；固定資產(chǎn)新增：財務(wù)部因業(yè)務(wù)擴張采購新辦公電腦、服務(wù)器；緊急采購：因突發(fā)設(shè)備故障需緊急采購維修配件或服務(wù)。三、采購審批全流程操作指引（一）采購申請發(fā)起責任主體：采購申請人（部門經(jīng)辦人）操作內(nèi)容：確認采購需求：申請人根據(jù)部門工作計劃或?qū)嶋H需求，明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)算金額及到貨日期等關(guān)鍵信息。填寫申請表：登錄公司OA系統(tǒng)或填寫《采購審批申請表》（模板詳見第四章），如實填寫以下信息：基礎(chǔ)信息：申請人姓名*、所屬部門、申請日期、聯(lián)系方式；采購明細：物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、單價（預(yù)估）、總價（預(yù)估）、用途說明；預(yù)算信息：對應(yīng)項目編號、預(yù)算科目、預(yù)算金額；附件清單：需附上至少1-2家供應(yīng)商的報價單（緊急采購除外）、技術(shù)參數(shù)要求（如為設(shè)備采購）、相關(guān)會議決議或需求說明（如為大額采購）。提交申請：將填寫完整的申請表及附件通過OA系統(tǒng)提交至部門負責人審核，或線下提交至部門辦公室（需同步在系統(tǒng)登記）。時間要求：常規(guī)采購需提前3-5個工作日提交申請；緊急采購需在申請表中注明“緊急”原因，并同步電話告知部門負責人及采購部。（二）部門負責人審核責任主體：申請人所在部門負責人（如經(jīng)理、主任）操作內(nèi)容：審核需求合理性：核對采購需求是否符合部門年度工作計劃、預(yù)算安排，是否為必要支出，避免重復采購或超預(yù)算采購。審核信息完整性：檢查申請表是否填寫完整，附件（報價單、技術(shù)參數(shù)等）是否齊全、規(guī)范，數(shù)據(jù)計算是否準確。審核必要性：對于非日常性采購或大額采購，需核實采購需求的緊迫性與可行性，必要時組織部門內(nèi)部討論或提交專項說明。審核意見：審核通過后，在OA系統(tǒng)或申請表“部門審核意見”欄簽字確認，并注明“同意采購”；審核不通過的，需注明原因并退回申請人修改。時間要求：收到申請后1個工作日內(nèi)完成審核，緊急采購需2小時內(nèi)反饋。（三）采購部復核責任主體：采購部專員、采購部經(jīng)理操作內(nèi)容：合規(guī)性復核：檢查采購申請是否符合公司采購管理制度（如是否達到公開招標、詢價采購的金額標準），采購流程是否規(guī)范。市場調(diào)研與價格比對：對于常規(guī)采購，對比申請人提供的報價單，通過市場詢價、歷史采購數(shù)據(jù)等方式核實價格合理性；對于單次采購金額≥5000元或年度累計采購金額≥2萬元的物品，需至少向3家合格供應(yīng)商詢價，形成《詢價對比表》作為附件。供應(yīng)商資質(zhì)審核：核實供應(yīng)商是否為公司合格供應(yīng)商庫內(nèi)企業(yè)（首次合作供應(yīng)商需提供營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書復印件），保證供應(yīng)商具備履約能力。復核意見：復核通過后，在OA系統(tǒng)“采購部復核意見”欄簽字，并注明“建議審批”；復核不通過的（如價格虛高、供應(yīng)商資質(zhì)不符），注明原因并退回申請人或部門負責人調(diào)整。時間要求：收到申請后2個工作日內(nèi)完成復核（緊急采購需4小時內(nèi)完成）。（四）財務(wù)部預(yù)算與資金審核責任主體：財務(wù)部專員、財務(wù)部經(jīng)理操作內(nèi)容：預(yù)算審核：核對采購申請金額是否在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)，預(yù)算科目使用是否正確；如需調(diào)整預(yù)算，需同步提交《預(yù)算調(diào)整申請表》。資金可行性審核：結(jié)合公司資金狀況，評估采購資金是否可按時支付，避免因資金短缺影響采購執(zhí)行。價格合理性審核：參考歷史采購價格、市場價格波動情況，復核采購單價、總價是否合理，是否存在虛報價格。審核意見：審核通過后，在OA系統(tǒng)“財務(wù)部審核意見”欄簽字，注明“預(yù)算合規(guī)，同意支付”；審核不通過的，注明原因并退回采購部或申請人調(diào)整。時間要求：收到申請后1個工作日內(nèi)完成審核（緊急采購需2小時內(nèi)完成）。（五）分級審批決策責任主體：根據(jù)采購金額劃分審批權(quán)限，各級審批人包括：采購金額＜5000元：部門負責人+采購部經(jīng)理+財務(wù)部經(jīng)理；5000元≤采購金額＜2萬元：部門負責人+采購部經(jīng)理+財務(wù)部經(jīng)理+分管副總*；2萬元≤采購金額＜10萬元：部門負責人+采購部經(jīng)理+財務(wù)部經(jīng)理+分管副總+總經(jīng)理*；采購金額≥10萬元：部門負責人+采購部經(jīng)理+財務(wù)部經(jīng)理+分管副總+總經(jīng)理+董事長*（或董事會授權(quán)代表）。操作內(nèi)容：審批人職責：審批人需基于前序環(huán)節(jié)審核意見，結(jié)合采購對公司業(yè)務(wù)、成本、風險的影響，做出最終審批決策。審批意見：審批通過后，在OA系統(tǒng)對應(yīng)審批節(jié)點簽字；審批不通過的，注明原因并終止流程（如需重新申請，需退回申請人調(diào)整后重新發(fā)起）。特殊情況：對于緊急采購，可啟動“緊急審批通道”，審批人需在24小時內(nèi)完成審批；對于戰(zhàn)略采購或重大項目采購，需組織采購評審會，集體決策后審批。時間要求：按權(quán)限逐級審批，每級審批人需在1個工作日內(nèi)完成（緊急采購需按時間節(jié)點加急處理）。（六）審批結(jié)果反饋與采購執(zhí)行責任主體：采購部、申請人操作內(nèi)容：結(jié)果反饋：采購部在最終審批完成后1個工作日內(nèi)，通過OA系統(tǒng)或電話告知申請人審批結(jié)果。審批通過：向申請人發(fā)送《采購任務(wù)通知書》，明確供應(yīng)商信息、交貨日期、付款方式等；審批不通過：向申請人說明退回原因及修改建議。采購執(zhí)行：采購部根據(jù)審批結(jié)果，與供應(yīng)商簽訂采購合同（單次采購金額≥1萬元需簽訂合同），明確雙方權(quán)利義務(wù)；申請人需配合采購部提供技術(shù)參數(shù)、交貨地址等細節(jié)，保證采購物品/服務(wù)符合需求。到貨驗收：物品/服務(wù)送達后，由申請人所在部門組織驗收（需財務(wù)部、采購部參與大額或重要采購），填寫《采購驗收單》，確認數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等是否符合要求。時間要求：審批通過后，采購部需在3個工作日內(nèi)完成合同簽訂（緊急采購需24小時內(nèi)完成）；供應(yīng)商需按合同約定時間交貨，驗收需在到貨后1個工作日內(nèi)完成。（七）付款與檔案歸檔責任主體：財務(wù)部、采購部操作內(nèi)容：付款申請：驗收合格后，采購部憑《采購審批申請表》《采購合同》《驗收單》《發(fā)票》等資料，向財務(wù)部提交付款申請。資金支付：財務(wù)部審核無誤后，按合同約定方式（如銀行轉(zhuǎn)賬、支票等）向供應(yīng)商支付款項，并保留付款憑證。檔案歸檔：采購部負責將采購全流程資料（申請表、審批記錄、報價單、合同、驗收單、發(fā)票等）整理歸檔，保存期限不少于5年；財務(wù)部同步將付款憑證納入會計檔案管理。時間要求：付款申請?zhí)峤缓?，財?wù)部需在2個工作日內(nèi)完成審核并支付（特殊情況需提前與供應(yīng)商溝通）。四、采購審批申請表模板及填寫說明（一）采購審批申請表模板基礎(chǔ)信息申請人姓名*所屬部門申請日期聯(lián)系方式采購明細物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位數(shù)量用途說明（可附頁）預(yù)算信息對應(yīng)項目編號預(yù)算科目預(yù)算金額超預(yù)算說明（如適用）附件清單□供應(yīng)商報價單（至少1-2家）□技術(shù)參數(shù)要求□相關(guān)會議決議□其他：審批意見部門負責人審核意見：簽字：日期：采購部復核意見：簽字：日期：財務(wù)部審核意見：簽字：日期：分管副總審批意見（如適用）：簽字：日期：總經(jīng)理審批意見（如適用）：簽字：日期：董事長審批意見（如適用）：簽字：日期：執(zhí)行情況采購合同編號供應(yīng)商名稱到貨日期驗收結(jié)果（□合格□不合格）驗收人簽字：日期：（二）填寫說明基礎(chǔ)信息：申請人姓名需與員工系統(tǒng)信息一致，聯(lián)系方式保證暢通；所屬部門需填寫全稱（如“人力資源部”而非“人資部”）。采購明細：物品/服務(wù)名稱需具體（如“聯(lián)想揚天T4900d臺式電腦”而非“電腦”），規(guī)格型號、數(shù)量、單價等需準確無誤，總價=單價×數(shù)量。預(yù)算信息：項目編號需填寫公司立項時的唯一編號，預(yù)算科目需參考公司《財務(wù)管理制度》中的科目代碼；如超預(yù)算，需詳細說明原因及解決方案。附件清單：打“√”注明所附附件，如“供應(yīng)商報價單”需加蓋供應(yīng)商公章或提供電子版截圖。審批意見：各審批人需手寫簽字或使用OA系統(tǒng)電子簽章，日期需填寫實際審批日期。五、執(zhí)行過程中的關(guān)鍵注意事項與風險提示（一）材料完整性要求采購申請時必須提供附件，其中：金額＜2000元：至少1家供應(yīng)商報價單；金額≥2000元：至少2家供應(yīng)商報價單或詢價記錄；設(shè)備/固定資產(chǎn)采購：需附技術(shù)參數(shù)要求及檢測報告（如適用）。附件不完整或模糊不清的，采購部有權(quán)退回申請，待補充材料后重新提交。（二）預(yù)算與金額管控嚴禁超預(yù)算采購，確需超預(yù)算的，需提前提交《預(yù)算調(diào)整申請表》，經(jīng)財務(wù)部及分管領(lǐng)導審批后方可發(fā)起采購申請。采購金額需與預(yù)算金額保持一致，偏差不得超過±5%；如偏差超過5%，需在申請表中說明原因。（三）緊急采購特殊流程緊急采購定義：因突發(fā)情況（如設(shè)備故障、生產(chǎn)）需立即采購，且無法按正常流程辦理的事項。處理流程：申請人電話告知部門負責人及采購部，說明緊急原因；填寫《采購審批申請表》并標注“緊急”，附上供應(yīng)商報價單（可后補）；啟動“緊急審批通道”，審批人需在24小時內(nèi)完成審批；采購部優(yōu)先處理，保證24小時內(nèi)與供應(yīng)商簽訂合同（或達成采購協(xié)議）。緊急采購后，申請人需在3個工作日內(nèi)補全所有附件材料，交采購部歸檔。（四）審批時限管理各環(huán)節(jié)審批人需在規(guī)定時限內(nèi)完成審批，無正當理由不得拖延；如需延長審批時間，需提前告知申請人及前序環(huán)節(jié)責任人。審批流程因某環(huán)節(jié)責任人超時未處理而中斷的，由該責任人承擔由此造成的延誤責任。（五）信息真實性要求申請人需對采購申請信息的真實性、準確性負責，嚴禁虛報、瞞報采購需求或偽造附件材料。如發(fā)覺提供虛假信息，將按公司《獎懲管理制度》處理，情節(jié)嚴重的追究法律責任。（六）供應(yīng)商管理優(yōu)先選擇公司合格供應(yīng)商庫內(nèi)的供應(yīng)商；庫外供應(yīng)商需經(jīng)采購部資質(zhì)審核（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書、業(yè)績證明等）后方可合作。采購部定期對供應(yīng)商進行評估（履約能力、價格水平、服務(wù)質(zhì)量等），不合格供應(yīng)商及時清退出庫。（七）檔案保