企業(yè)內(nèi)部文件管理制度及流程模板一、制度背景與適用范圍（一）管理目標(biāo)為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部文件全生命周期管理，保證文件的規(guī)范性、安全性、可追溯性，提高文件流轉(zhuǎn)效率，防范信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。通過(guò)明確文件分類、起草、審核、審批、印發(fā)、歸檔、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)的管理要求，保障企業(yè)各項(xiàng)工作有序開(kāi)展，支撐業(yè)務(wù)合規(guī)運(yùn)營(yíng)。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)總部及各分支機(jī)構(gòu)、各部門（以下統(tǒng)稱“各部門”）在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中產(chǎn)生、處理和使用的各類內(nèi)部文件，包括但不限于制度類、流程類、報(bào)告類、會(huì)議紀(jì)要類、合同類、函件類等。涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密或客戶敏感信息的文件，需同時(shí)遵守企業(yè)保密管理相關(guān)規(guī)定。二、文件全生命周期管理流程（一）文件分類與編碼文件分類按性質(zhì)劃分：分為制度文件（如管理辦法、規(guī)定）、流程文件（如操作指引、SOP）、報(bào)告文件（如年度報(bào)告、專項(xiàng)報(bào)告）、事務(wù)文件（如會(huì)議紀(jì)要、通知函件）、記錄文件（如臺(tái)賬、表單）等。按密級(jí)劃分：分為公開(kāi)文件（可內(nèi)部全員傳閱）、內(nèi)部文件（限相關(guān)部門人員知悉）、秘密文件（僅限指定核心人員知悉，需標(biāo)注“秘密”字樣）。按部門劃分：各部門可結(jié)合業(yè)務(wù)特點(diǎn)，在上述分類基礎(chǔ)上增加二級(jí)分類（如“行政部-制度文件”“財(cái)務(wù)部-報(bào)告文件”）。文件編碼規(guī)則文件編碼由“部門代碼-文件類型代碼-年份-流水號(hào)”組成，示例：行政部制度文件：XZ-ZD-2024-001（XZ=行政部，ZD=制度文件，2024=年份，001=流水號(hào)）財(cái)務(wù)部秘密報(bào)告：CW-GB-2024-005（CW=財(cái)務(wù)部，GB=秘密文件，2024=年份，005=流水號(hào)）部門代碼及文件類型代碼由行政部統(tǒng)一制定并維護(hù)，各部門不得擅自修改。（二）文件起草起草責(zé)任各類文件由業(yè)務(wù)歸口部門負(fù)責(zé)起草，跨部門文件由牽頭部門組織起草，相關(guān)部門配合。起草人需保證文件內(nèi)容符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管要求及企業(yè)內(nèi)部制度，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、邏輯清晰、語(yǔ)言規(guī)范。格式要求文件標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，體現(xiàn)文件核心內(nèi)容（如“公司差旅費(fèi)管理辦法（2024版）”）。結(jié)構(gòu)一般包括：目的與依據(jù)、適用范圍、職責(zé)分工、具體內(nèi)容（含流程、標(biāo)準(zhǔn)、要求）、附則（解釋權(quán)、生效日期）等。頁(yè)眉標(biāo)注企業(yè)LOGO及文件名稱，頁(yè)腳標(biāo)注頁(yè)碼（如“第1頁(yè)共3頁(yè)”），字體統(tǒng)一為宋體（標(biāo)題小三號(hào)加粗，小四號(hào)，行距1.5倍）。（三）文件審核審核職責(zé)內(nèi)容審核：由文件起草部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)，重點(diǎn)審核文件與業(yè)務(wù)實(shí)際的一致性、可操作性及合規(guī)性。合規(guī)審核：由法務(wù)部（或指定合規(guī)部門）負(fù)責(zé)，重點(diǎn)審核文件是否符合法律法規(guī)、監(jiān)管政策及企業(yè)制度沖突。格式審核：由行政部負(fù)責(zé)，重點(diǎn)審核文件編碼、排版、標(biāo)題等是否符合本制度要求。審核流程起草人完成文件后，提交至部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行內(nèi)容審核，審核通過(guò)后流轉(zhuǎn)至法務(wù)部合規(guī)審核，最后由行政部格式審核。審核環(huán)節(jié)需在2個(gè)工作日內(nèi)完成，若需修改，審核人應(yīng)明確修改意見(jiàn)并退回起草人，起草人需在1個(gè)工作日內(nèi)完成修改并重新提交。（四）文件審批審批權(quán)限公開(kāi)文件/內(nèi)部文件：由分管該部門的副總經(jīng)理審批（若涉及重大事項(xiàng)，需提交總經(jīng)理審批）。秘密文件：需經(jīng)分管副總經(jīng)理審核后，報(bào)總經(jīng)理審批。制度類/流程類文件：審批前需組織相關(guān)部門會(huì)簽（如財(cái)務(wù)制度需財(cái)務(wù)部、行政部會(huì)簽）。審批流程審核通過(guò)的文件由起草人提交至對(duì)應(yīng)審批人，審批人可通過(guò)OA系統(tǒng)或紙質(zhì)文件簽署審批意見(jiàn)。審批人需在1個(gè)工作日內(nèi)完成審批，若不同意審批，應(yīng)注明原因并退回審核環(huán)節(jié)。（五）文件印發(fā)與分發(fā)印發(fā)方式公開(kāi)文件/內(nèi)部文件：通過(guò)OA系統(tǒng)發(fā)布電子版，同步由行政部打印紙質(zhì)版（需加蓋企業(yè)公章）存檔。秘密文件：僅限紙質(zhì)版印發(fā)，由行政部專人負(fù)責(zé)打印、蓋章，并登記分發(fā)范圍，禁止通過(guò)OA系統(tǒng)、郵件等非加密渠道傳輸。分發(fā)管理起草人根據(jù)審批意見(jiàn)填寫《文件分發(fā)登記表》（見(jiàn)附件1），明確接收部門、接收人及份數(shù)，由行政部統(tǒng)一分發(fā)。接收人需在《文件分發(fā)登記表》上簽字確認(rèn)，保證文件準(zhǔn)確送達(dá)。（六）文件歸檔歸檔責(zé)任各部門負(fù)責(zé)本部門產(chǎn)生文件的日常整理，行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)籌企業(yè)整體文件歸檔工作。歸檔要求歸檔范圍：所有審批發(fā)布的正式文件（含電子版、紙質(zhì)版）、文件審批過(guò)程中的修改稿、審核意見(jiàn)記錄等。歸檔時(shí)間：文件印發(fā)后10個(gè)工作日內(nèi)，由起草人將文件（含電子版及紙質(zhì)版復(fù)印件）提交至行政部歸檔。存儲(chǔ)方式：電子文件存儲(chǔ)于企業(yè)指定服務(wù)器（需定期備份），紙質(zhì)文件按“部門-年份-文件類型”分類存放于檔案柜，標(biāo)注清晰檢索信息。（七）文件借閱與使用借閱權(quán)限公開(kāi)文件：企業(yè)員工可憑OA系統(tǒng)賬號(hào)申請(qǐng)借閱，無(wú)需額外審批。內(nèi)部文件：需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審批后，向行政部申請(qǐng)借閱。秘密文件：需經(jīng)分管副總經(jīng)理審批，并由行政部專人全程陪同借閱，借閱期限不超過(guò)3個(gè)工作日。借閱流程借閱人填寫《文件借閱登記表》（見(jiàn)附件2），注明文件名稱、編號(hào)、借閱原因、歸還日期，經(jīng)審批后向行政部領(lǐng)取文件。借閱人需妥善保管文件，不得涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)制（秘密文件禁止復(fù)制），歸還時(shí)由行政部檢查文件完整性。（八）文件修改與廢止文件修改文件內(nèi)容需更新時(shí)，由原起草部門發(fā)起修改流程，參照“起草-審核-審批-印發(fā)”程序執(zhí)行，修改后的文件編碼需更新年份或流水號(hào)（如“XZ-ZD-2024-001”修改后為“XZ-ZD-2024-002”）。文件廢止因業(yè)務(wù)調(diào)整、制度更新等原因需廢止文件時(shí)，由原起草部門提交《文件廢止申請(qǐng)表》（見(jiàn)附件3），經(jīng)審批后由行政部在OA系統(tǒng)發(fā)布廢止通知，并回收已分發(fā)的紙質(zhì)文件。（九）文件銷毀銷毀范圍已超過(guò)保存期限且無(wú)保留價(jià)值的文件（如臨時(shí)通知、過(guò)期會(huì)議紀(jì)要）；已廢止文件的原件及復(fù)印件（秘密文件銷毀需額外審批）。銷毀流程行政部每年末組織一次文件銷毀工作，各部門提交《文件銷毀清單》（見(jiàn)附件4），注明文件名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人審核、分管副總經(jīng)理審批后，由2名以上人員共同監(jiān)銷，保證文件徹底銷毀（如碎紙?zhí)幚恚！段募N毀清單》需由監(jiān)銷人簽字確認(rèn)，與銷毀過(guò)程影像資料一并存檔保存2年。三、配套管理表單模板附件1：文件分發(fā)登記表文件名稱文件編號(hào)密級(jí)印發(fā)日期接收部門接收人簽收日期份數(shù)備注：附件2：文件借閱登記表文件名稱文件編號(hào)密級(jí)借閱人所屬部門借閱日期歸還日期借閱原因?qū)徟藗渥ⅲ焊郊?：文件廢止申請(qǐng)表文件名稱文件編號(hào)廢止原因原起草部門部門負(fù)責(zé)人簽字法務(wù)部意見(jiàn)行政部意見(jiàn)審批意見(jiàn)（分管副總/總經(jīng)理）備注：附件4：文件銷毀清單文件名稱文件編號(hào)密級(jí)數(shù)量銷毀原因保存期限監(jiān)銷人銷毀日期備注：四、執(zhí)行規(guī)范與風(fēng)險(xiǎn)防控（一）責(zé)任分工各部門負(fù)責(zé)人：本部門文件管理的第一責(zé)任人，需保證本部門文件起草、審核、歸檔等環(huán)節(jié)符合本制度要求。行政部：文件管理的歸口管理部門，負(fù)責(zé)文件編碼規(guī)則制定、格式審核、歸檔監(jiān)督、銷毀組織等工作。法務(wù)部：文件合規(guī)審核的責(zé)任部門，需保證文件內(nèi)容合法合規(guī)，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。全體員工：嚴(yán)格遵守文件管理規(guī)定，妥善保管所接觸的文件，嚴(yán)禁泄露企業(yè)秘密。（二）保密管理涉密文件需在文件首頁(yè)右上角標(biāo)注密級(jí)（如“秘密”“機(jī)密”），并嚴(yán)格控制知悉范圍。禁止在非加密設(shè)備（如個(gè)人電腦、公共郵箱）中存儲(chǔ)、傳輸涉密文件，電子涉密文件需加密存儲(chǔ)。員工離職或調(diào)崗時(shí)，需辦理文件交接手續(xù)，清退所持有的涉密文件及載體。（三）時(shí)效管理各類文件需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成起草、審核、審批流程（緊急文件可適當(dāng)縮短，但需在審批表中注明“緊急”字樣）。行政部每季度對(duì)文件歸檔、借閱、銷毀情況進(jìn)行檢查，對(duì)超期未歸檔、違規(guī)借閱等行為進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。（四）監(jiān)督檢查企業(yè)審計(jì)部每年對(duì)本制度執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)檢查文件管理流程合規(guī)性、涉密文件安全性等，審計(jì)結(jié)果向總經(jīng)理匯報(bào)。對(duì)違反本制度規(guī)定，造成文件丟失、泄露或損壞的，