銷售合同標準化簽訂與審查工具使用指南一、適用場景：哪些情況需要用到這份工具本工具適用于企業(yè)日常銷售業(yè)務中涉及合同簽訂與審查的全流程場景，具體包括但不限于以下情況：常規(guī)銷售業(yè)務：企業(yè)向客戶銷售產(chǎn)品或提供服務時，需簽訂標準化銷售合同明確雙方權利義務，避免口頭協(xié)議風險。跨部門協(xié)作：銷售部門與法務部門、財務部門協(xié)作完成合同起草、審核時，提供統(tǒng)一流程和條款依據(jù)，減少溝通成本。新業(yè)務拓展：針對新客戶、新產(chǎn)品或新服務模式（如定制化開發(fā)、分期付款銷售等），快速合規(guī)合同框架。合同風險排查：在合同簽署前，通過標準化審查要點識別潛在法律風險、商業(yè)風險（如付款周期、違約責任不明確等）。歷史合同優(yōu)化：對過往銷售合同進行復盤，結合業(yè)務需求調整模板條款，提升合同適用性和嚴謹性。二、標準化操作流程：從準備到簽署的6個關鍵步驟步驟1：業(yè)務需求與基礎信息收集操作要點：由銷售負責人或業(yè)務經(jīng)辦人（如*經(jīng)理）與客戶初步溝通，明確合作核心要素：產(chǎn)品/服務名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總金額、交付時間、付款方式、交付地點、質量標準等基礎信息。收集客戶主體資格材料：核實客戶為企業(yè)的，需提供營業(yè)執(zhí)照復印件（加蓋公章）、法定代表人身份證明；為自然人的，需提供身份證復印件。保證客戶具備簽約主體資格（如非法定代表人簽約，需提供授權委托書及代理人身份證復印件）。填寫《銷售合同基礎信息表》（詳見模板表格1），記錄關鍵信息并同步至法務部門。步驟2：基于模板起草合同初稿操作要點：使用本工具提供的《銷售合同核心條款模板》（詳見模板表格2），結合收集的基礎信息填寫合同。起草時需注意：合同標題統(tǒng)一為“銷售合同”，合同編號規(guī)則建議為“年份（4位）+部門代碼（如XS）+序號（3位，如001）”，例如“2024XS001”；合同當事人信息欄需填寫雙方全稱（與營業(yè)執(zhí)照一致）、地址、電話、開戶行及賬號（如涉及付款）；“標的物”條款需明確產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質量標準（可引用國家標準、行業(yè)標準或雙方約定標準）；“價格與支付”條款需列明單價、總價、是否含稅、稅率、付款方式（如電匯、承兌匯票）、付款期限（如“驗收合格后30日內”）及賬戶信息；“交付與驗收”條款需約定交付時間、地點、運輸方式、風險轉移節(jié)點（如“交付后風險由買方承擔”）及驗收流程（如“買方應在收到貨物后5個工作日內驗收，逾期未視為驗收合格”）。步驟3：法務部門合規(guī)性審查操作要點：業(yè)務部門將合同初稿及《基礎信息表》提交至法務部門（或法務專員*），重點審查以下內容：主體資格：客戶是否具備履約能力，授權委托書是否在有效期內；條款合法性：是否存在違反法律法規(guī)的條款（如“格式條款排除買方主要權利”“約定過高違約金顯失公平”等）；權利義務對等性：雙方責任是否明確，違約責任是否合理（如“賣方逾期交貨應按日支付合同總額0.03%的違約金，買方逾期付款應按日支付逾期付款部分0.05%的違約金”）；風險漏洞：是否缺少必備條款（如爭議解決方式、保密條款、知識產(chǎn)權歸屬等），是否存在歧義表述（如“盡快交付”“合理時間內”等模糊詞匯）。法務部門審查后出具《合同審查意見表》，注明“同意”“修改后同意”或“不同意”及具體修改理由，反饋至業(yè)務部門。步驟4：業(yè)務部門與客戶溝通修訂操作要點：業(yè)務部門根據(jù)法務審查意見，結合客戶需求調整合同條款：對于非原則性修改（如表述優(yōu)化、補充細節(jié)），可直接與客戶溝通確認；對于涉及重大變更（如價格調整、付款周期延長、違約責任修改），需與客戶協(xié)商一致，并由客戶出具書面《合同變更確認函》（加蓋公章或簽字確認）；修訂完成后，再次將合同及《變更確認函》提交法務部門復核，保證最終版本合規(guī)。步驟5：內部審批與簽署授權操作要點：修訂定稿的合同需履行內部審批流程：金額低于10萬元的，由銷售部門負責人*審批；金額10萬-50萬元的，由銷售負責人及分管副總共同審批；金額超過50萬元的，需提交總經(jīng)理*審批。審批通過后，由法定代表人或授權代表（需提供《授權委托書》）在合同上簽字并加蓋公司公章（合同專用章）；客戶方需同時簽字蓋章，保證“騎縫章”加蓋完整（多頁合同需在側面加蓋騎縫章，避免單頁替換）。步驟6：合同歸檔與執(zhí)行跟蹤操作要點：合同簽署后3個工作日內，業(yè)務部門將原件（至少一式兩份，雙方各執(zhí)一份）提交至檔案管理部門（或行政專員*）歸檔，掃描件同步至公司OA系統(tǒng)或合同管理系統(tǒng)，注明“已簽署”狀態(tài)。業(yè)務部門負責跟蹤合同執(zhí)行進度：交付前確認生產(chǎn)/備貨情況，按時交付并獲取《驗收合格證明》；付款前向財務部門提供合同復印件及發(fā)票信息，跟進客戶付款進度；合同履行過程中如發(fā)生爭議，及時向法務部門反饋，啟動爭議解決程序（協(xié)商、仲裁或訴訟）。三、核心條款模板：銷售合同必備內容清單模板表格1：銷售合同基礎信息表項目填寫內容備注合同編號（按規(guī)則填寫，如2024XS001）一經(jīng)確定不可隨意變更銷售方全稱（與營業(yè)執(zhí)照一致，如科技有限公司）需加蓋公章銷售方地址（注冊地址或實際經(jīng)營地址）銷售方聯(lián)系人（如*經(jīng)理）銷售方電話（辦公電話）購買方全稱（與營業(yè)執(zhí)照一致，如YY商貿(mào)有限公司）需加蓋公章購買方地址（注冊地址或實際經(jīng)營地址）購買方聯(lián)系人（如*總監(jiān)）購買方電話（辦公電話）標的物名稱（如“型號筆記本電腦”）應與產(chǎn)品規(guī)格型號一致規(guī)格型號（如“Inteli7/16G/512G”）數(shù)量（如100臺）大小寫需一致（如“壹佰臺”）單價（元）（如5000元/臺）含稅/不含稅需明確總價（元）（單價×數(shù)量，如500000元）大小寫需一致（如“伍拾萬元整”）交付時間（如“2024年10月31日前”）明確具體日期或節(jié)點交付地點（如“購買方倉庫，地址：市區(qū)路號”）付款方式（如“銀行轉賬，簽約后3日內支付30%預付款，驗收合格后支付70%尾款”）質量保證期（如“12個月，自驗收合格之日起計算”）模板表格2：銷售合同核心條款模板合同編號：[]銷售方：公司名稱（蓋章）法定代表人/授權代表（簽字）：地址：電話：開戶行：賬號：購買方：公司名稱（蓋章）法定代表人/授權代表（簽字）：地址：電話：開戶行：賬號：第一條標的物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量及價格序號產(chǎn)品名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價（元）總價（元）質量標準1（如：GB/T）2合計————————————第二條交付與驗收2.1交付時間：銷售方應于_年_月_日前將標的物交付至購買方指定地點（地址：_____________________）。2.2運輸方式及費用承擔：由_方負責運輸，運輸費用由_方承擔。2.3風險轉移：標的物毀損、滅失的風險自交付之日起由購買方承擔。2.4驗收：（1）購買方應在收到標的物后____個工作日內進行驗收，驗收內容包括數(shù)量、規(guī)格型號、外觀及質量標準等；（2）驗收合格，購買方應簽署《驗收合格證明》；若不合格，購買方應在驗收期內書面通知銷售方，銷售方應在_日內負責更換或修復，相關費用由_方承擔。第三條付款方式與時間3.1付款方式：銀行轉賬至銷售方指定賬戶（賬戶信息見本合同首頁）。3.2付款進度：（1）本合同簽訂后_日內，購買方支付合同總價款的_%作為預付款，即人民幣（大寫）________________________元整；（2）標的物驗收合格后_日內，購買方支付剩余_%尾款，即人民幣（大寫）________________________元整。3.3逾期付款：購買方逾期付款的，每逾期一日，應按逾期付款金額的____%向銷售方支付違約金。第四條質量保證與售后服務4.1質量保證期：自驗收合格之日起____個月，標的物在正常使用條件下出現(xiàn)功能故障，銷售方應免費維修或更換。4.2售后服務：銷售方提供7×24小時售后服務（電話：________________________），響應時間不超過____小時。第五條違約責任5.1銷售方逾期交貨的，每逾期一日，應按合同總金額的_%向購買方支付違約金，逾期超過_日的，購買方有權解除合同。5.2標的物質量不符合約定的，購買方有權要求銷售方在合理期限內更換、修理或退貨，銷售方應承擔由此產(chǎn)生的費用；若因質量問題導致購買方損失的，銷售方應予以賠償。5.3任何一方違反本合同其他約定，給對方造成損失的，應承擔賠償責任。第六條爭議解決因本合同引起的或與本合同有關的任何爭議，雙方應首先友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，任何一方均有權向銷售方所在地有管轄權的人民法院提起訴訟。第七條其他約定7.1本合同自雙方簽字蓋章之日起生效，一式_份，雙方各執(zhí)_份，具有同等法律效力。7.2本合同未盡事宜，可由雙方另行簽訂補充協(xié)議，補充協(xié)議與本合同具有同等法律效力。7.3附件：《產(chǎn)品說明書》《驗收標準》《授權委托書》（如適用）為本合同不可分割的組成部分。銷售方（蓋章）：法定代表人/授權代表（簽字）：日期：____年_月_日購買方（蓋章）：法定代表人/授權代表（簽字）：日期：____年_月_日四、風險提示：使用過程中需重點關注的5個問題客戶主體資格核實不到位風險：若客戶為無民事行為能力人或限制民事行為能力人，或其簽約行為未經(jīng)合法授權，可能導致合同無效或無法履行。應對：務必核驗客戶營業(yè)執(zhí)照、身份證等原件，留存復印件并加蓋公章；非法定代表人簽約時，需要求對方提供加蓋公章的《授權委托書》及代理人身份證復印件。合同條款表述模糊或歧義風險：如“盡快交付”“合理時間內”“質量合格”等模糊表述，易引發(fā)雙方理解分歧，導致爭議。應對：使用具體數(shù)據(jù)、時間節(jié)點、標準文件明確條款內容（如“交付時間為2024年10月31日17:00前”“質量標準應符合GB/T19001-2016”）。違約責任不對等或缺失風險：僅約定單方違約責任（如僅要求購買方逾期付款違約金），或違約金比例過高（超過實際損失的30%），可能導致條款被法院認定無效。應對：雙方違約責任對等設置，違約金比例以“彌補實際損失+不超過30%”為原則，過高時可協(xié)商調整。合同簽署不規(guī)范風險：未加蓋騎縫章導致單頁被替換，或簽字人無授權導致合同效力瑕疵。應對：簽署時保證雙方簽字蓋章完整，騎縫章覆蓋合同所有頁面；簽字人需