行政公文寫作及格式規(guī)范寶典一、行政公文寫作規(guī)范概述行政公文是行政機關(guān)在公務(wù)活動中形成并使用的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)貫徹方針政策、部署指導(dǎo)工作、請示答復(fù)問題、交流溝通情況的重要工具。規(guī)范化的公文寫作與格式，不僅體現(xiàn)機關(guān)工作的嚴(yán)謹(jǐn)性，更能保證公文的權(quán)威性、嚴(yán)肅性和可執(zhí)行性。本寶典旨在為行政人員提供系統(tǒng)、實用的公文寫作指導(dǎo)，助力提升公文處理效率與質(zhì)量。二、適用工作場景行政公文廣泛應(yīng)用于各類行政管理場景，主要包括但不限于以下情境：（一）部署與指導(dǎo)工作場景示例：需向下級單位或部門明確某項專項工作的目標(biāo)任務(wù)、責(zé)任分工、時間節(jié)點及要求時（如《關(guān)于開展2024年度安全生產(chǎn)大檢查的通知》）。適用文種：通知、意見。（二）請示與報批事項場景示例：因工作需要向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)資金、審批方案時（如《關(guān)于審批*辦公樓維修改造經(jīng)費的請示》）。適用文種：請示。（三）匯報與反映情況場景示例：定期向上級機關(guān)匯報工作進(jìn)展、總結(jié)經(jīng)驗或反映重要問題時（如《2024年第一季度*部門工作總結(jié)報告》）。適用文種：報告。（四）答復(fù)與溝通協(xié)調(diào)場景示例：答復(fù)下級單位或平級單位來文詢問，或就跨部門協(xié)作事項進(jìn)行溝通時（如《關(guān)于*項目用地協(xié)調(diào)問題的復(fù)函》）。適用文種：函。（五）表彰與批評場景示例：對集體或個人進(jìn)行表彰獎勵，或?qū)`規(guī)行為進(jìn)行批評通報時（如《關(guān)于表彰*同志見義勇為行為的通報》）。適用文種：通報。三、標(biāo)準(zhǔn)化處理流程行政公文的處理需遵循“擬稿—審核—簽發(fā)—校對—印發(fā)—歸檔”的規(guī)范流程，各環(huán)節(jié)要點（一）明確公文類型與目的判斷文種適用性：根據(jù)事項性質(zhì)（如請求用“請示”、答復(fù)用“復(fù)函”、部署工作用“通知”）選擇正確文種，避免文種混用（如“請示”與“報告”不得混淆）。確定發(fā)文范圍：明確主送機關(guān)（上級、下級、平級或公眾），保證發(fā)文對象精準(zhǔn)。（二）收集與整理材料收集依據(jù)材料：包括政策文件、領(lǐng)導(dǎo)指示、數(shù)據(jù)資料、背景說明等，保證內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、有據(jù)可依。梳理核心信息：提煉事項要點（如工作目標(biāo)、要求、時間節(jié)點等），保證邏輯清晰、條理分明。（三）擬寫公文初稿規(guī)范格式結(jié)構(gòu)：按“標(biāo)題—主送機關(guān)——附件—發(fā)文機關(guān)—成文日期”順序撰寫，各要素完整。撰寫內(nèi)容：開頭：簡明扼要說明發(fā)文依據(jù)或目的（如“根據(jù)會議精神，為推進(jìn)工作，現(xiàn)通知如下”）。主體：分條列項闡述具體事項，條理清晰（用“一、”“（一）”“1.”“（1）”分級標(biāo)注）。結(jié)尾：根據(jù)文種規(guī)范使用結(jié)束語（如請示用“妥否，請批示”，通知用“特此通知”）。（四）審核與修改部門初審：由擬稿部門負(fù)責(zé)人審核內(nèi)容是否符合政策、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、邏輯是否嚴(yán)密。辦公室核稿：重點審核格式規(guī)范性、文種使用是否正確、主送機關(guān)是否精準(zhǔn)、有無錯別字及語病。會簽（如需）：涉及多部門職責(zé)的公文，需相關(guān)部門會簽確認(rèn)，保證內(nèi)容無爭議。（五）簽發(fā)審批按權(quán)限簽發(fā)：根據(jù)公文重要程度和機關(guān)層級，由相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)（如一般事項由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，重要事項由主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)）。明確簽發(fā)人：在發(fā)文機關(guān)處標(biāo)注簽發(fā)人姓名及職務(wù)（如“簽發(fā)人：*局長”）。（六）校對與定稿文字校對：檢查錯別字、標(biāo)點符號、數(shù)字使用（如年份用“2024”不用“二〇二四”）、附件名稱是否準(zhǔn)確。格式校對：核對頁碼、行距、字體字號（如標(biāo)題用二號小標(biāo)宋簡體，用三號仿宋GB2312）等是否符合規(guī)范。最終定稿：經(jīng)校對無誤后，形成正式公文文本。（七）印發(fā)與歸檔排版印發(fā)：按標(biāo)準(zhǔn)格式排版（頁碼位于頁腳居中，頁邊距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm），打印后加蓋發(fā)文機關(guān)公章。分發(fā)歸檔：按主送范圍分發(fā)，同時將電子版及紙質(zhì)版（含簽發(fā)單、原稿）歸檔保存，歸檔期限按機關(guān)檔案管理規(guī)定執(zhí)行。四、常用公文模板及說明（一）通知模板要素規(guī)范格式與內(nèi)容要求標(biāo)題發(fā)文機關(guān)+事由+文種（如《*市人民辦公室關(guān)于做好2024年清明節(jié)放假工作的通知》），居中排布，二號小標(biāo)宋簡體。主送機關(guān)頂格書寫，后加冒號（如“各縣（市、區(qū)）人民，市各部門、各直屬機構(gòu)：”），三號仿宋GB2312。開頭：說明發(fā)文依據(jù)（如“根據(jù)國務(wù)院辦公廳通知精神”）；主體：分條列項明確放假時間、工作要求、注意事項等；結(jié)尾：用“特此通知”。附件如有附件，在下空一行左空二字標(biāo)注“附件：”，后標(biāo)全角冒號和附件名稱（如“附件：2024年清明節(jié)放假安排表”）。發(fā)文機關(guān)下方右空四字編排，三號仿宋GB2312（如“*市人民辦公室”）。成文日期發(fā)文機關(guān)下方右空四字編排，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全（如“2024年3月15日”），三號仿宋GB2312。印章成文日期中置，上壓發(fā)文機關(guān)，下壓成文日期（印章用紅色）。（二）請示模板要素規(guī)范格式與內(nèi)容要求標(biāo)題發(fā)文機關(guān)+事由+文種（如《關(guān)于申請審批項目資金的請示》），居中，二號小標(biāo)宋簡體。主送機關(guān)頂格書寫，后加冒號（如“*局長：”），三號仿宋GB2312（僅限一個主送機關(guān)）。開頭：說明請示緣由（如“因工作需要，現(xiàn)申請資金”）；主體：詳細(xì)說明事項背景、必要性、資金用途及金額；結(jié)尾：用“妥否，請批示”。附件如有附件，標(biāo)注方式同通知模板。發(fā)文機關(guān)下方右空四字編排，三號仿宋GB2312（如“*部門”）。成文日期發(fā)文機關(guān)下方右空四字編排，阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，三號仿宋GB2312。簽發(fā)人發(fā)文機關(guān)上方居左編排“簽發(fā)人：職務(wù)姓名”，三號楷體GB2312。（三）報告模板要素規(guī)范格式與內(nèi)容要求標(biāo)題發(fā)文機關(guān)+事由+文種（如《*2024年上半年工作總結(jié)報告》），居中，二號小標(biāo)宋簡體。主送機關(guān)頂格書寫，后加冒號（如“*上級機關(guān)：”），三號仿宋GB2312。開頭：概述報告周期及總體情況；主體：分條列項匯報工作進(jìn)展、成效、存在問題及下一步計劃；結(jié)尾：用“特此報告”。附件如有附件，標(biāo)注方式同通知模板。發(fā)文機關(guān)下方右空四字編排，三號仿宋GB2312（如“*單位”）。成文日期發(fā)文機關(guān)下方右空四字編排，阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，三號仿宋GB2312。（四）函模板要素規(guī)范格式與內(nèi)容要求標(biāo)題發(fā)文機關(guān)+事由+文種（如《關(guān)于商請協(xié)助解決問題的函》），居中，二號小標(biāo)宋簡體。主送機關(guān)頂格書寫，后加冒號（如“*單位：”），三號仿宋GB2312（平級或不相隸屬機關(guān)）。開頭：說明發(fā)函背景及目的；主體：清晰陳述事項，提出具體請求或意見；結(jié)尾：用“專此函達(dá)，盼予回復(fù)”或“特此函告”。附件如有附件，標(biāo)注方式同通知模板。發(fā)文機關(guān)下方右空四字編排，三號仿宋GB2312（如“*部門”）。成文日期發(fā)文機關(guān)下方右空四字編排，阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，三號仿宋GB2312。五、關(guān)鍵規(guī)范要點（一）格式規(guī)范字體與字號：標(biāo)題用二號小標(biāo)宋簡體，用三號仿宋GB2312，一級標(biāo)題用三號黑體，二級標(biāo)題用三號楷體GB2312，行距設(shè)置為28磅。頁碼與頁邊距：頁碼位于頁腳居中，格式為“-X-”（X為頁碼），頁邊距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm。要素位置：標(biāo)題居中，主送機關(guān)頂格，首行縮進(jìn)2字符，附件標(biāo)注在下空一行左空二字處，發(fā)文機關(guān)與成文日期右對齊。（二）語言要求準(zhǔn)確簡明：用詞精準(zhǔn)，避免歧義（如“原則上”需明確具體條件，“盡快”需標(biāo)注時限）。莊重規(guī)范：使用書面語，避免口語化（如不用“搞定”“弄一下”，用“辦理”“落實”）。邏輯清晰：采用“總—分”結(jié)構(gòu)，分條列項表述，每條內(nèi)容單一，不交叉重復(fù)。（三）常見問題規(guī)避文種誤用：如“請示”不得夾帶報告內(nèi)容，“函”不得使用“通知”格式（不相隸屬機關(guān)間不得用“通知”行文）。附件缺失：提及附件時，需在附件標(biāo)注處完整注明附件名稱及份數(shù)，避免“附件如文”等模糊表述。數(shù)字與標(biāo)點：年份用全稱（如“2024年”），不簡寫為“24年”；標(biāo)點符號用全角（如逗號“，”、句號“?！保苊獍虢欠?。印章規(guī)范