行政工作流程與通用指南一、行政工作流程與概述行政工作是保障企業(yè)有序運轉(zhuǎn)的“潤滑劑”，規(guī)范的流程與標準化的能顯著提升工作效率、減少溝通成本，并保證行政事務(wù)處理的合規(guī)性與一致性。本指南涵蓋會議組織、辦公用品采購、員工差旅、行政檔案四大核心行政場景，提供從操作步驟到模板文件的完整解決方案，助力行政工作標準化、專業(yè)化落地。二、會議組織管理流程及模板（一）典型應(yīng)用場景適用于部門例會、項目研討會、跨部門協(xié)調(diào)會、客戶接待會、年度總結(jié)會等各類企業(yè)內(nèi)部及對外會議，涵蓋會議發(fā)起、籌備、召開、紀要歸檔全流程管理。（二）標準化操作流程會議發(fā)起與申請申請人根據(jù)工作需要，明確會議主題、目標、參會人員、時間及地點需求，填寫《會議申請表》，提前2-3個工作日提交至部門負責人審批。涉跨部門會議或需公司領(lǐng)導(dǎo)出席的會議，需同步抄送行政部備案，協(xié)調(diào)會議室資源。會議資源協(xié)調(diào)行政部收到申請后，1個工作日內(nèi)反饋會議室availability（如會議室沖突，協(xié)助調(diào)整時間或更換備用會議室），并根據(jù)需求準備投影儀、麥克風、白板、飲用水等會議物資。會議通知發(fā)布審批通過后，申請人*通過企業(yè)/郵件發(fā)送會議通知，明確會議時間、地點、議程、參會人員及需提前準備的資料（如PPT、議案等），并附《會議申請表》審批版。會前現(xiàn)場準備會議召開前30分鐘，申請人*或行政部工作人員到場調(diào)試設(shè)備（投影、音響、視頻會議系統(tǒng)等），檢查會議物資是否齊全，擺放席卡、會議資料等。會議召開與記錄主持人準時宣布會議開始，控制會議節(jié)奏；記錄人同步記錄會議關(guān)鍵內(nèi)容（決議事項、行動項、負責人、完成時限等）。會后紀要整理與歸檔會議結(jié)束后24小時內(nèi)，記錄人整理《會議紀要》，經(jīng)主持人審核無誤后，發(fā)送至所有參會人員及相關(guān)部門；紙質(zhì)版紀要需申請人*簽字確認后，交行政部歸檔保存（電子版同步存入共享文件夾）。（三）模板文件表1：《會議申請表》會議名稱申請人*所屬部門會議時間年月日時分至時分會議地點（需求）□公司會議室□外部場地□線上會議參會人員（名單）會議主題與議程1.2.3.所需設(shè)備/物資□投影儀□麥克風□白板□其他：附件（如有）□會議資料□議案□其他：審批欄部門負責人*意見簽字：__________日期：________行政部意見簽字：__________日期：________分管領(lǐng)導(dǎo)*意見簽字：__________日期：________表2：《會議紀要模板》會議紀要會議名稱：________________會議時間：____年__月日:-:__會議地點：________________主持人：__________記錄人：__________參會人員：________________（附簽到表）缺席人員：________________及原因：__________會議主題：________________會議議程及主要內(nèi)容：議題一：________________討論要點：________________決議事項：________________議題二：________________討論要點：________________決議事項：________________行動項清單：序號行動項描述負責人*配合部門完成時限123下一步計劃：________________分發(fā)范圍：________________主持人簽字：__________記錄人簽字：__________日期：____年__月__日（四）關(guān)鍵注意事項會議需提前明確目標與議程，避免“無主題開會”，超時會議需主持人及時終止。紀要需突出“決議事項”與“行動項”，避免流水式記錄，保證可追溯、可執(zhí)行。涉密會議需在《會議申請表》中標注，紀要按保密級別管理，禁止無關(guān)人員查閱。三、辦公用品采購管理流程及模板（一）典型應(yīng)用場景適用于企業(yè)日常辦公耗材（紙張、筆、文件夾等）、辦公設(shè)備（打印機、掃描儀等）、勞保用品（口罩、消毒液等）的采購申請、審批、入庫、領(lǐng)用全流程管理，旨在規(guī)范采購行為、控制行政成本。（二）標準化操作流程需求統(tǒng)計與申請每月25日前，各部門專員統(tǒng)計下月辦公用品需求，填寫《辦公用品采購申請表》，注明物品名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、預(yù)估單價、用途，提交至部門負責人審核。匯總與審批行政部匯總各部門需求，核對庫存（避免重復(fù)采購），編制《月度辦公用品采購預(yù)算》，提交至行政負責人及財務(wù)部審批，審批通過后啟動采購。供應(yīng)商選擇與采購?fù)ㄓ棉k公用品（如A4紙、簽字筆）優(yōu)先與協(xié)議供應(yīng)商合作，比價后下單；大額/特殊物品（如辦公設(shè)備）需進行3家供應(yīng)商比價，選擇性價比最優(yōu)方案，簽訂采購合同（如需）。入庫驗收與登記貨物送達后，行政部采購專員與申請人共同驗收，核對物品數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格是否與申請一致，驗收合格后填寫《辦公用品入庫登記表》（一式兩聯(lián)，行政部、財務(wù)部各存一聯(lián)）。領(lǐng)用與發(fā)放員工領(lǐng)用辦公用品時，填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》，注明領(lǐng)用人、部門、物品名稱、數(shù)量、領(lǐng)用日期，部門負責人簽字確認后，行政部發(fā)放物品；大額設(shè)備領(lǐng)用需填寫《固定資產(chǎn)領(lǐng)用單》，同步至財務(wù)部備案。（三）模板文件表3：《辦公用品采購申請表》申請部門申請人*申請日期年月日聯(lián)系電話物品名稱規(guī)格型號單位數(shù)量審批欄部門負責人*意見簽字：日期：行政部意見簽字：日期：財務(wù)部*意見簽字：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)*意見簽字：日期：表4：《辦公用品領(lǐng)用登記表》領(lǐng)用日期物品名稱規(guī)格型號單位數(shù)量領(lǐng)用人*所屬部門領(lǐng)用事由部門負責人*簽字備注□日常消耗品□辦公設(shè)備□勞保用品（請在對應(yīng)項打“√”）（四）關(guān)鍵注意事項采購需優(yōu)先選擇協(xié)議供應(yīng)商，嚴格執(zhí)行比價流程，單次采購金額超5000元需簽訂采購合同。入庫時需核對實物與申請單信息一致，避免“三無產(chǎn)品”入庫；領(lǐng)用需遵循“按需申領(lǐng)、杜絕浪費”原則。每月末行政部需盤點庫存，編制《月度庫存盤點表》，保證賬實相符，滯銷物品及時反饋調(diào)整采購計劃。四、員工差旅管理流程及模板（一）典型應(yīng)用場景適用于員工因公出差（包括客戶拜訪、項目調(diào)研、參加會議、異地培訓等）的交通、住宿、補貼申請及報銷管理，規(guī)范差旅行為、控制差旅成本、保障員工權(quán)益。（二）標準化操作流程出差申請與審批員工因公出差時，提前3個工作日填寫《差旅申請審批表》，注明出差事由、起止時間、目的地、交通工具（需符合公司差旅標準）、預(yù)計費用、出差目的及行程安排，經(jīng)部門負責人審批；跨省/出差超3天或單次費用超5000元，需額外提交分管領(lǐng)導(dǎo)*審批。差旅預(yù)訂與報備審批通過后，員工*通過公司合作旅行社/平臺預(yù)訂交通（機票/高鐵票）及住宿（需為協(xié)議酒店或經(jīng)濟型酒店），預(yù)訂信息截圖留存；行政部備案出差人員名單，便于緊急聯(lián)系。差旅執(zhí)行與費用發(fā)生出差期間，員工需嚴格按照審批行程執(zhí)行，費用發(fā)生時索取合規(guī)發(fā)票（發(fā)票抬頭需為公司全稱，注明消費明細），如遇行程變更需及時向部門負責人報備。差旅報銷與審核出差返回后5個工作日內(nèi)，員工整理發(fā)票、行程單（機票/車票）、住宿清單等資料，填寫《差旅報銷單》，注明出差日期、地點、費用明細（交通、住宿、市內(nèi)交通、伙食補貼等），附《差旅申請審批表》復(fù)印件，提交至部門負責人審核。財務(wù)部*對報銷單據(jù)進行合規(guī)性審核（發(fā)票真?zhèn)巍⒔痤~是否符合標準），無誤后安排付款；行政部定期統(tǒng)計差旅費用，分析成本控制情況。（三）模板文件表5：《差旅申請審批表》申請人*所屬部門職位出差事由出差地點出發(fā)時間年月日時分返回時間年月日預(yù)計天數(shù)天交通工具□飛機□高鐵□汽車□其他：行程安排日期時間地點費用預(yù)算交通費（預(yù)估）住宿費（預(yù)估）市內(nèi)交通審批欄部門負責人*意見簽字：日期：行政部意見簽字：日期：財務(wù)部*意見簽字：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)*意見簽字：日期：表6：《差旅報銷單》申請人*所屬部門報銷日期年月日出差期間年月日至年月日出差地點費用明細項目金額（元）發(fā)票號碼交通費住宿費市內(nèi)交通伙食補貼其他合計金額大寫：________________小寫：__________附件清單□發(fā)票□行程單□住宿清單□《差旅申請審批表》復(fù)印件審批欄部門負責人*意見簽字：日期：財務(wù)部*審核簽字：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)*審批簽字：日期：（四）關(guān)鍵注意事項差旅交通、住宿標準需嚴格遵循公司《差旅管理制度》（如：高管可乘飛機經(jīng)濟艙，普通員工乘高鐵二等座），超標費用需由分管領(lǐng)導(dǎo)*書面審批。發(fā)票需為合規(guī)增值稅發(fā)票，項目名稱、金額與實際消費一致，涂改、發(fā)票抬頭錯誤的不予報銷。伙食補貼、市內(nèi)交通補貼按出差天數(shù)包干發(fā)放，無需提供發(fā)票，但需在報銷單中注明標準及計算方式。五、行政檔案管理流程及模板（一）典型應(yīng)用場景適用于企業(yè)行政類檔案（包括但不限于合同協(xié)議、證照文件、會議紀要、制度流程、重要往來函件等）的收集、分類、編號、歸檔、借閱、保管及銷毀管理，保證檔案完整、安全、可追溯。（二）標準化操作流程檔案收集與分類各部門在文件形成后3個工作日內(nèi)，將具有保存價值的行政文件（原件/掃描件）提交至行政部，行政部按“年度-類別-子類”進行分類（如：2024年-合同類-采購合同、2024年-會議類-部門例會紀要）。檔案編號與登記行政部為每份檔案分配唯一編號（規(guī)則：YYYY-ML-ZL-X，如2024-HT-CG-001表示2024年合同類采購合同001號），填寫《檔案歸檔登記表》，注明檔案名稱、編號、形成部門、歸檔日期、保管期限、存放位置等信息。檔案整理與歸檔檔案按編號順序裝入檔案盒，標注檔案名稱及編號，盒內(nèi)附《檔案目錄》；電子檔案同步至公司檔案管理系統(tǒng)，命名規(guī)則與紙質(zhì)檔案一致，保證線上線下同步。檔案借閱與歸還員工因工作需要借閱檔案時，填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案名稱、編號、用途、借閱期限（最長不超過10個工作日），經(jīng)部門負責人審批后，行政部辦理借閱手續(xù)；借閱人*需在規(guī)定期限內(nèi)歸還，歸還時檢查檔案完整性，如有損壞或丟失需按公司規(guī)定賠償。檔案保管與鑒定銷毀行政部定期檢查檔案存放環(huán)境（防火、防潮、防蟲、防盜），保證檔案安全；保管期限屆滿的檔案，由行政部會同法務(wù)部、財務(wù)部鑒定，對無保存價值的檔案編制《檔案銷毀清單》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批后，雙人監(jiān)銷并記錄銷毀情況。（三）模板文件表7：《檔案歸檔登記表》歸檔日期檔案名稱檔案編號形成部門文件份數(shù)保管期限存放位置（柜/層/盒）歸檔人*審核人*備注□紙質(zhì)□電子□紙質(zhì)+電子（請在對應(yīng)項打“√”）表8：《檔案借閱申請表》借閱人*所屬部門借閱日期年月日檔案名稱檔案編號借閱用途借閱期限至年月日審批欄部門負責人*意見簽字：日期：行政部意見簽字：日期：歸還記錄歸還日期檔案狀態(tài)經(jīng)辦人*□完好□損壞□丟失（四）關(guān)鍵注意事項涉密檔案（如未公開合同