行政文件歸檔與資料管理制度模板文檔管理規(guī)范一、總則為規(guī)范公司行政文件與資料的歸檔、保管及利用工作，保證文件資料的完整性、安全性和可追溯性，提高行政管理效率，依據(jù)國(guó)家《檔案法》及公司內(nèi)部管理要求，特制定本規(guī)范。本規(guī)范是公司各部門開展行政文件資料管理的基本準(zhǔn)則，適用于所有與行政管理相關(guān)的文件資料處理流程。二、適用范圍與工作場(chǎng)景本規(guī)范適用于公司各部門在行政管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各類文件資料，具體包括但不限于以下場(chǎng)景：公文管理：公司收發(fā)的正式文件（如通知、請(qǐng)示、批復(fù)、函件等）、內(nèi)部管理制度、工作計(jì)劃與總結(jié)等；會(huì)議管理：各類會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要、議程、簽到表、會(huì)議材料等；合同協(xié)議：行政類合同（如辦公場(chǎng)地租賃、采購(gòu)合同等）、協(xié)議及補(bǔ)充文件；證照資質(zhì)：公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、各類許可證、資質(zhì)證書、年檢材料等復(fù)印件及原件管理；審批流程：各類審批單（如用印申請(qǐng)、費(fèi)用報(bào)銷、請(qǐng)假審批等）及相關(guān)附件；聲像資料：反映公司重要活動(dòng)的照片、錄音、錄像等電子及紙質(zhì)載體資料；其他資料：公司大事記、榮譽(yù)證書、外部單位來函等具有保存價(jià)值的資料。三、職責(zé)分工行政部：統(tǒng)籌公司行政文件資料管理工作，負(fù)責(zé)制定歸檔標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)督各部門執(zhí)行，組織開展檔案鑒定、銷毀及培訓(xùn)工作；各部門：指定專人（某，部門文件歸檔專員）負(fù)責(zé)本部門文件資料的收集、初步整理及移交，保證文件內(nèi)容真實(shí)、手續(xù)齊全；檔案管理員（行政部某）：負(fù)責(zé)接收、分類、編目、保管、提供利用各部門移交的檔案資料，維護(hù)檔案庫房安全，更新檔案臺(tái)賬。四、歸檔范圍與分類標(biāo)準(zhǔn)（一）歸檔范圍在文件資料：反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的文件資料；文件資料：對(duì)部門工作、查考、總結(jié)具有利用價(jià)值的文件資料；特殊載體資料：具有保存價(jià)值的電子文件、聲像資料、實(shí)物檔案等。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)采用“年度-類別-問題”三級(jí)分類法，具體類別及編碼類別名稱編碼示例文件行政管理類XZ公司管理制度、通知、請(qǐng)示會(huì)議管理類HY年度工作會(huì)紀(jì)要、部門例會(huì)記錄合同協(xié)議類HT辦公用品采購(gòu)合同、租賃協(xié)議證照資質(zhì)類ZZ營(yíng)業(yè)執(zhí)照、ISO認(rèn)證證書審批流程類SP用印申請(qǐng)單、差旅報(bào)銷單聲像資料類SX公司年會(huì)照片、項(xiàng)目開工錄像檔案編號(hào)規(guī)則：部門代碼（2位）-年度（4位）-類別編碼（2位）-流水號(hào)（3位）示例：XZ-2024-XZ-001（行政部2024年行政管理類第1號(hào)文件）五、文件歸檔管理流程（一）文件形成與收集文件起草：各部門在辦理行政事務(wù)時(shí)，需使用公司統(tǒng)一模板（見附件1），文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范，需簽字蓋章的應(yīng)保證手續(xù)完備；部門收集：部門文件歸檔專員某于每月最后一個(gè)工作日收集本月形成的各類文件資料，核對(duì)文件完整性（如正本、附件、審批簽字是否齊全）。（二）初步整理排序與組卷：按文件形成時(shí)間順序排列，同一問題的文件組為一卷，卷內(nèi)文件去除金屬夾，采用左側(cè)裝訂或文件夾封裝；編制卷內(nèi)目錄：每卷檔案附《卷內(nèi)文件目錄》（見附件2），注明序號(hào)、文件標(biāo)題、文號(hào)、形成日期、頁數(shù)、密級(jí)（普通/秘密/機(jī)密）。（三）移交歸檔填寫移交清單：部門填寫《文件歸檔移交清單》（見附件3），一式兩份，列明移交檔案的編號(hào)、標(biāo)題、數(shù)量、移交人、移交日期；辦理交接：部門歸檔專員與檔案管理員某共同核對(duì)清單內(nèi)容，確認(rèn)無誤后雙方簽字，各執(zhí)一份備查；時(shí)間要求：次年1月31日前完成上一年度檔案的歸檔移交，特殊文件（如合同）應(yīng)在簽訂后15日內(nèi)歸檔。（四）檔案整理與入庫審核與分類：檔案管理員接收檔案后，3個(gè)工作日內(nèi)審核分類是否準(zhǔn)確、編號(hào)是否符合規(guī)范，對(duì)不符合要求的退回部門重新整理；編目與上架：審核通過后，錄入檔案管理系統(tǒng)，打印檔案標(biāo)簽貼于檔案盒脊，按類別順序排放入庫，庫房?jī)?nèi)保持“三鐵一器”（鐵柜、鐵鎖、鐵皮柜，溫濕度計(jì)）。六、檔案保管與利用（一）保管要求庫房環(huán)境：檔案庫房應(yīng)保持通風(fēng)、干燥（溫度14-24℃，濕度45-60%），配備防火、防盜、防蟲、防潮設(shè)備，定期檢查（每月一次）；電子檔案：電子檔案需存儲(chǔ)于公司指定服務(wù)器，定期（每季度）備份，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放；密級(jí)管理：秘密以上檔案應(yīng)專柜存放，查閱需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人經(jīng)理及行政部負(fù)責(zé)人審批。（二）查閱與借閱查閱流程：因工作需要查閱檔案的，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》（見附件4），說明查閱事由、檔案名稱及編號(hào)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后交檔案管理員；借閱規(guī)定：檔案原則上不借出庫房，確需借出的需經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，借閱期限不超過3個(gè)工作日，借閱期間不得涂改、抽取、損毀檔案；歸還與登記：借閱檔案應(yīng)在到期后及時(shí)歸還，檔案管理員檢查檔案完整性后，在《檔案借閱登記簿》上記錄歸還情況。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作定期鑒定：每3年由行政部牽頭成立檔案鑒定小組（由行政部、法務(wù)部、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人組成某等組成），對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，區(qū)分繼續(xù)保存、銷毀兩類；鑒定標(biāo)準(zhǔn)：保管期限屆滿、無保存價(jià)值的檔案（如臨時(shí)通知、過期申請(qǐng)單）予以銷毀；具有歷史參考價(jià)值的可延長(zhǎng)保管期限。（二）銷毀流程編制銷毀清單：檔案管理員對(duì)擬銷毀檔案編制《檔案銷毀審批表》（見附件5），注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因；審批與監(jiān)銷：經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由兩人以上（含檔案管理員某、監(jiān)銷人某）共同監(jiān)銷銷毀過程，保證檔案信息無法恢復(fù)；記錄備案：銷毀后監(jiān)銷人簽字，《檔案銷毀審批表》及銷毀清單存檔保存10年。八、管理要求與注意事項(xiàng)歸檔及時(shí)性：嚴(yán)禁積壓、拖延歸檔，保證文件資料在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交；文件規(guī)范性：歸檔文件需為原件（特殊情況可為復(fù)印件并注明“與原件核對(duì)無異”），字跡清晰，不得使用鉛筆、圓珠筆書寫；保密原則：嚴(yán)禁泄露檔案內(nèi)容，涉密檔案不得復(fù)制、摘抄，查閱需履行審批手續(xù)；電子檔案管理：電子文件需與紙質(zhì)檔案同步歸檔，采用PDF、DOC等通用格式，避免使用加密或過期格式；臺(tái)賬動(dòng)態(tài)更新：檔案管理員應(yīng)每月更新《檔案臺(tái)賬》（見附件6），記錄新增、借閱、銷毀檔案情況，保證賬實(shí)相符；培訓(xùn)與監(jiān)督：行政部每年組織一次檔案管理培訓(xùn)，各部門應(yīng)配合監(jiān)督本規(guī)范執(zhí)行情況，對(duì)違規(guī)行為及時(shí)糾正。九、附則本規(guī)范由行政部負(fù)責(zé)解釋和修訂，自發(fā)布之日起施行；各部門可根據(jù)本規(guī)范結(jié)合實(shí)際制定部門細(xì)則，報(bào)行政部備案；附件：《行政文件模板》《卷內(nèi)文件目錄》《文件歸檔移交清單》《檔案查閱申請(qǐng)表》《檔案銷毀審批表》《檔案臺(tái)賬》（略）。編制部門：行政部編制人：某審核人：某批準(zhǔn)人：某發(fā)布日期：2024年月日附件3：文件歸檔移交清單（示例）序號(hào)檔案編號(hào)文件標(biāo)題文號(hào)形成日期頁數(shù)密級(jí)移交人接收人備注1XZ-2023-XZ-0012024年公司行政管理制度XZ〔2023〕5號(hào)2023-12-1512普通*某*某2HY-2023-HY-003第四季度部門例會(huì)紀(jì)要無2023-12-208普通*某*某3HT-2023-HT-008辦公室租賃合同（2024年）HT〔2023〕12號(hào)2023-12-2515秘密*某*某…………部門負(fù)責(zé)人簽字：_____________日期：_____年_月_日附件4：檔案查閱申請(qǐng)表（示例）申請(qǐng)人部門聯(lián)系方式查閱事由（簡(jiǎn)要說明查閱目的及檔案用途）檔案名稱及編號(hào)（例：XZ-20