人力資源管理檔案管理規(guī)范一、適用范圍與管理目標本規(guī)范適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織的人力資源檔案管理工作，覆蓋在職員工、離職員工、應(yīng)聘者及退休人員的人事檔案管理場景。旨在通過標準化流程保證檔案的完整性、安全性、合規(guī)性，為人力資源決策（如晉升、調(diào)崗、勞動糾紛處理）提供可靠依據(jù)，同時規(guī)避因檔案管理不當引發(fā)的法律風險與信息泄露問題。二、檔案管理核心內(nèi)容人力資源檔案是指記錄員工個人基本信息、職業(yè)經(jīng)歷、勞動關(guān)系及企業(yè)履職情況的歷史資料，按管理對象可分為以下四類：在職員工檔案：含入職材料、勞動合同、異動記錄、培訓(xùn)記錄、績效考核、獎懲材料、社保公積金繳納記錄等；離職員工檔案：含離職申請、離職交接清單、解除/終止勞動合同證明、薪資結(jié)算單等；應(yīng)聘者檔案：含簡歷、身份證復(fù)印件、學歷學位證明、背景調(diào)查報告、錄用通知書等（未錄用者保存1年后銷毀）；退休人員檔案：含退休申請、退休審批表、養(yǎng)老金核算材料、離職后相關(guān)證明等（永久保存）。三、檔案管理全流程操作步驟（一）檔案建立：從入職到歸檔的初始管理操作主體：人力資源專員、用人部門負責人步驟說明：入職材料收集：員工入職當日，人力資源專員需發(fā)放《檔案材料清單》（見附件1），要求員工3個工作日內(nèi)提交以下材料（原件核對，復(fù)印件歸檔）：身份證、學歷學位證書、職業(yè)資格證書復(fù)印件；勞動合同簽訂表（一式兩份，雙方簽字蓋章）；離職證明（針對有工作經(jīng)驗者，需原單位蓋章）；體檢合格報告（近3個月內(nèi)）；一寸免冠照片（2張，用于檔案封面）。材料審核與分類：人力資源專員核對材料完整性，保證無缺頁、涂改；按“基本信息類”“合同類”“異動類”等類別分類，標注檔案編號（規(guī)則：公司簡稱-入職年份-部門代碼-流水號，如“ABC202301HR001”）。檔案封裝與登記：使用統(tǒng)一檔案袋（規(guī)格：A4紙大小），封面標注“檔案編號、員工姓名、部門、入職日期、建檔人”；填寫《員工檔案目錄表》（見附件2），詳細記錄材料名稱、份數(shù)、頁數(shù)、歸檔日期，一式兩份（一份存檔，一份交員工確認）。部門交接與歸檔：檔案封裝后，由人力資源專員與用人部門負責人共同簽字確認，移交至檔案管理室（或指定責任人），并在《檔案交接登記表》（見附件3）中記錄交接時間、交接人、接收人。（二）日常維護：動態(tài)更新與狀態(tài)跟蹤操作主體：人力資源專員、檔案管理員步驟說明：材料及時補充：員工發(fā)生異動（如晉升、調(diào)崗、培訓(xùn)、獎懲）時，用人部門需在事件發(fā)生后5個工作日內(nèi)，將相關(guān)證明材料（如晉升通知、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、獎懲決定）提交人力資源專員；專員核對無誤后，3個工作日內(nèi)歸入檔案，更新《員工檔案目錄表》。檔案狀態(tài)更新：員工離職/退休時，人力資源專員需在辦理手續(xù)當日，在檔案封面標注“離職/退休日期”，并在《檔案狀態(tài)變更登記表》（見附件4）中記錄變更原因、日期、經(jīng)辦人；同時將離職檔案單獨存放，標注“待銷毀”或“永久保存”標識。定期檢查與核對：檔案管理員每季度對檔案進行一次全面檢查，重點核對檔案袋密封性、目錄與材料一致性、電子檔案與紙質(zhì)檔案同步性；檢查結(jié)果形成《檔案季度檢查報告》，由人力資源部負責人簽字存檔。（三）檔案利用：規(guī)范借閱與查閱流程操作主體：人力資源專員、檔案管理員、需求部門步驟說明：借閱申請審批：內(nèi)部借閱：因工作需要（如員工晉升考核、勞動糾紛處理），需求部門填寫《檔案借閱申請表》（見附件5），注明借閱人、檔案編號、借閱用途、借閱期限（最長不超過15個工作日），經(jīng)部門負責人、人力資源部負責人簽字審批后，方可借閱；外部查閱：司法機關(guān)、審計部門等外部機構(gòu)查閱檔案，需持單位介紹信、工作人員身份證及有效證明文件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理員全程陪同查閱，查閱結(jié)果需加蓋公司公章。借閱與歸還管理：檔案管理員核對審批通過后的《檔案借閱申請表》，與借閱人當面點明檔案材料數(shù)量，雙方簽字確認；借閱期間，檔案嚴禁涂改、抽取、損毀，不得轉(zhuǎn)借；歸還時，檔案管理員需檢查檔案完整性，確認無誤后收回，并在《檔案借閱登記表》（見附件6）中記錄歸還日期、借閱人簽字。電子檔案查閱：企業(yè)已建立電子檔案系統(tǒng)的，員工可通過內(nèi)部系統(tǒng)查詢本人基本信息（含合同、社保等），但需通過權(quán)限驗證（如工號+密碼）；涉密材料（如背景調(diào)查報告）僅限人力資源專員及指定負責人查閱，系統(tǒng)自動記錄查閱日志。（四）檔案保管與銷毀：全生命周期閉環(huán)管理操作主體：檔案管理員、人力資源部負責人、行政部步驟說明：保管要求：紙質(zhì)檔案：存放于專用檔案柜（防火、防潮、防蟲），檔案室溫度控制在14-24℃，濕度控制在45-60%；檔案柜雙人雙鎖，鑰匙由檔案管理員、人力資源部負責人分別保管；電子檔案：定期備份（每日增量備份+每周全量備份），存儲于加密服務(wù)器，服務(wù)器權(quán)限僅限IT管理員及檔案管理員訪問。保管期限設(shè)定：在職員工檔案：員工離職后保存2年（適用于普通崗位），核心技術(shù)/管理崗保存5年；離職員工檔案：銷毀前保存2年（自離職之日起計算）；應(yīng)聘者檔案：未錄用者保存1年，錄用后并入在職員工檔案；退休人員檔案：永久保存。檔案銷毀流程：到期前1個月，檔案管理員編制《檔案銷毀清單》（見附件7），注明檔案編號、員工姓名、材料名稱、保管期限、銷毀原因，經(jīng)人力資源部負責人、行政部負責人審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；銷毀時，由檔案管理員、人力資源專員、行政部監(jiān)督員共同到場，采用粉碎或焚燒方式銷毀，并簽署《檔案銷毀監(jiān)銷記錄》（見附件8），記錄銷毀時間、地點、參與人、銷毀方式；銷毀后，《檔案銷毀清單》《監(jiān)銷記錄》由人力資源部永久保存，電子檔案同步刪除并覆蓋備份。四、標準化模板表格附件1：檔案材料清單序號材料名稱份數(shù)要求說明提交人簽字日期1身份證復(fù)印件1份正反面復(fù)印，需本人簽字2學歷學位證書復(fù)印件1份需加蓋學校公章3勞動合同簽訂表2份雙方簽字蓋章4離職證明1份原單位蓋章5體檢報告1份近3個月內(nèi)，二級以上醫(yī)院附件2：員工檔案目錄表檔案編號：ABC202301HR001員工姓名：*某部門：人力資源部入職日期：2023-01-15序號材料類別材料名稱份數(shù)1基本信息類入職登記表12合同類勞動合同13證書類人力資源管理師證書14培訓(xùn)類新員工入職培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書1附件3：檔案交接登記表交接日期檔案編號員工姓名移交人接收人交接原因監(jiān)交人備注2023-01-16ABC202301HR001*某*某（專員）*某（管理員）新建檔案歸檔*某（經(jīng)理）材料齊全附件4：檔案狀態(tài)變更登記表檔案編號員工姓名原狀態(tài)變更后狀態(tài)變更日期變更原因經(jīng)辦人審批人ABC202301HR001*某在職離職2023-10-01合同到期不續(xù)簽*某*某（總監(jiān)）附件5：檔案借閱申請表借閱人所在部門借閱日期檔案編號員工姓名借閱用途借閱期限*某招聘部2023-09-20ABC202302RD003*某晉升背景調(diào)查10個工作日部門負責人簽字：*某人力資源部負責人簽字：*某分管領(lǐng)導(dǎo)簽字：*某備注：僅限查閱，不得帶出檔案室附件6：檔案借閱登記表借閱日期檔案編號員工姓名借閱人借閱用途歸還日期借閱人簽字接收人簽字2023-09-20ABC202302RD003*某*某晉升調(diào)查2023-09-30*某*某附件7：檔案銷毀清單銷毀日期：2023-11-01銷毀原因：離職員工檔案保管期滿2年序號檔案編號1ABC202101SA0022ABC101011MK005附件8：檔案銷毀監(jiān)銷記錄銷毀時間銷毀地點銷毀方式監(jiān)銷人簽字檔案管理員簽字人力資源部負責人簽字2023-11-0114:00檔案室粉碎*某*某*某備注：已核對《檔案銷毀清單》，材料全部銷毀，無遺漏五、風險防控與合規(guī)要求合規(guī)性管理：嚴格執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國勞動合同法》等法規(guī)，檔案材料收集需經(jīng)員工本人簽字確認，涉及個人隱私的信息（如家庭住址、銀行賬戶）嚴禁非授權(quán)查閱。保密與安全：檔案管理人員需簽訂《保密協(xié)議》，離職時辦理檔案交接手續(xù)；檔案室配備監(jiān)控設(shè)備（24小時錄像），電子檔案設(shè)置訪問權(quán)限與操作日志，定期開展信息安全檢查。完整性保障：嚴禁擅自涂改、抽取檔案材料，確需修改的，需由原出具單位出