質(zhì)量管理體系日常維護記錄表（全面質(zhì)量管理參考版）一、適用場景與價值定位本記錄表適用于各類組織（制造業(yè)、服務業(yè)、建筑業(yè)等）在推行全面質(zhì)量管理（TQM）過程中，對質(zhì)量管理體系的日常運行狀態(tài)進行系統(tǒng)性跟蹤、記錄與維護。具體場景包括：體系文件（如程序文件、作業(yè)指導書）的定期評審與更新；內(nèi)部審核、外部審核（如ISO9001認證審核）發(fā)覺問題的整改跟蹤；質(zhì)量目標（如產(chǎn)品合格率、客戶滿意度）的月度/季度監(jiān)測與分析；不合格品處理、糾正預防措施的執(zhí)行與驗證；員工質(zhì)量培訓、設備校準、供應商評估等關聯(lián)活動的記錄與追溯；為管理評審提供輸入，保證體系持續(xù)有效改進。通過系統(tǒng)化記錄，可實現(xiàn)質(zhì)量問題的“早發(fā)覺、早整改、早預防”，避免體系運行與實際業(yè)務脫節(jié)，同時為組織提供可追溯的質(zhì)量管理證據(jù)，增強內(nèi)外部信任。二、日常維護記錄操作流程詳解（一）前期準備：明確職責與信息收集職責劃分：各部門負責人：指定本部門質(zhì)量記錄員（如質(zhì)量專員），負責日常維護記錄的填寫與初審；質(zhì)量管理部門：統(tǒng)一記錄表格式，對記錄內(nèi)容進行定期審核與匯總分析；管理層：審批重大體系變更，推動跨部門問題解決。信息梳理：收集近期體系運行關鍵數(shù)據(jù)（如上月客戶投訴次數(shù)、內(nèi)審不符合項清單）；確認當期維護重點（如年度體系文件評審計劃、新員工培訓安排）。（二）填寫記錄：逐項維護，規(guī)范表述基礎信息填寫：記錄周期：按自然月/季度填寫，如“2024年3月”；記錄部門：填寫具體部門（如“生產(chǎn)部”“采購部”）；記錄人：由部門質(zhì)量記錄員簽字（如**）；審核人：部門負責人簽字（如**）。維護項目分類填寫：體系文件維護：記錄文件名稱（如《生產(chǎn)過程控制程序V3.0》）、變更原因（如“工藝優(yōu)化調(diào)整”）、變更內(nèi)容摘要（“增加‘自動檢測設備操作規(guī)范’章節(jié)”）、生效日期、分發(fā)范圍；審核問題整改：記錄審核類型（如“內(nèi)部審核”）、問題描述（如“倉庫物料標識未按最新標準執(zhí)行”）、整改措施（“重新制作物料標簽，3日內(nèi)完成”）、責任人（**）、完成情況（“已完成，驗證人：趙六”）；質(zhì)量目標監(jiān)測：填寫目標項（如“產(chǎn)品一次交驗合格率”）、目標值（≥98%）、實際值（99.2%）、差異分析（“本月加強首件檢驗，不良品率下降0.5%”）、改進措施；其他維護項：如“設備校準記錄”（設備編號、校準日期、校準結(jié)果）、“供應商評估”（供應商名稱、評估得分、改進要求）等，根據(jù)實際業(yè)務補充。填寫規(guī)范：內(nèi)容真實：不得虛構(gòu)數(shù)據(jù)或隱瞞問題；語言簡練：用“動詞+賓語”結(jié)構(gòu)描述（如“完成文件修訂”“通過整改驗證”）；關聯(lián)可追溯：涉及問題需標注關聯(lián)編號（如“內(nèi)審不符合項NC-2024-03”）。（三）審核與歸檔：保證閉環(huán)管理部門審核：記錄人填寫完成后，部門負責人需對內(nèi)容的完整性、真實性進行審核，簽字確認并加蓋部門公章（或電子簽章）。體系歸檔：每月5日前，各部門將記錄表提交至質(zhì)量管理部門，質(zhì)量管理部門匯總后，按“年度-月份”分類存檔（電子檔+紙質(zhì)檔），保存期限不少于3年（體系文件類保存期限不少于6年）。（四）問題跟蹤：動態(tài)管理，持續(xù)改進對于記錄中未完成項（如“整改措施未到期”），質(zhì)量管理部門需在每周例會上跟蹤進度，更新“問題跟蹤表”；對反復出現(xiàn)的問題（如“物料標識錯誤連續(xù)2個月發(fā)生”），需啟動“糾正預防措施流程”，分析根本原因并制定長效改進方案。（五）定期回顧：數(shù)據(jù)驅(qū)動決策質(zhì)量管理部門每季度對記錄表進行匯總分析，輸出《質(zhì)量管理體系運行報告》，內(nèi)容包括：體系維護完成率（如“文件評審完成率100%”“整改項按期關閉率95%”）；質(zhì)量目標趨勢圖（如“近6個月客戶投訴率變化”）；典型問題案例分析（如“設備校準超風險點及改進措施”）；提出體系優(yōu)化建議（如“修訂《供應商準入標準》，增加質(zhì)量指標權(quán)重”），為管理評審提供依據(jù)。三、質(zhì)量管理體系日常維護記錄表（參考模板）質(zhì)量管理體系日常維護記錄表（2024年3月）記錄周期2024年3月1日-2024年3月31日記錄部門生產(chǎn)部記錄人**審核人**維護類別維護項目具體內(nèi)容/問題描述責任部門/人完成情況（已完成/進行中/未開始）備注（關聯(lián)編號/證據(jù)索引）體系文件維護《生產(chǎn)過程控制程序》更新因新增“智能生產(chǎn)線作業(yè)流程”，修訂第5.3條，增加“自動化設備點檢要求”，生效日期：2024-04-01技術(shù)部/**已完成文件編號：QP-SC-005-V4.0審核問題整改內(nèi)審不符合項NC-2024-02問題描述：3#車間“首件檢驗記錄”未簽字確認整改措施：當日完成記錄補簽，對檢驗員趙六復培訓生產(chǎn)部/趙六已完成驗證報告：ZR-NC-2024-002質(zhì)量目標監(jiān)測產(chǎn)品一次交驗合格率目標值：≥98%實際值：99.2%差異分析：加強首件檢驗，減少尺寸公差超標問題質(zhì)量部/周七已達標月度質(zhì)量報表：MB-Q-2024-03設備維護精密檢測儀校準設備編號：JY-2024-01校準日期：2024-03-15校準結(jié)果：合格，有效期至2024-09-15設備部/吳八已完成校準證書：CB-JY-2024-01供應商管理A供應商年度績效評估評估項：質(zhì)量交貨期服務得分：92分（目標≥90分）改進要求：提升包裝合格率（當前95%）采購部/鄭九已完成評估報告：SR-SUP-2024-A001培訓與能力新員工質(zhì)量意識培訓培訓內(nèi)容：質(zhì)量方針目標、不合格品處理流程參訓人數(shù)：15人，考核通過率：100%人力資源部/馮十已完成培訓記錄：TR-HR-2024-03四、使用規(guī)范與關鍵提示（一）數(shù)據(jù)真實性與及時性記錄內(nèi)容需基于實際業(yè)務發(fā)生，禁止事后補填或偽造數(shù)據(jù)；涉及整改、培訓等時效性事項，需在完成后24小時內(nèi)完成記錄。質(zhì)量目標數(shù)據(jù)需與財務、生產(chǎn)等系統(tǒng)數(shù)據(jù)一致，保證來源可追溯（如“產(chǎn)品合格率”需以檢驗日報表為依據(jù)）。（二）術(shù)語與格式規(guī)范統(tǒng)一使用組織內(nèi)部發(fā)布的《質(zhì)量管理體系術(shù)語手冊》，避免口語化表述（如“返工”規(guī)范為“返工處置”，“客戶投訴”規(guī)范為“外部顧客投訴”）；文件編號、記錄編號需按《文件控制程序》規(guī)則填寫，保證唯一性（如“QP-”代表程序文件，“MB-”代表記錄表）。（三）問題分類與優(yōu)先級管理維護項目按“緊急重要”矩陣分類：緊急且重要（如內(nèi)審嚴重不符合項）：24小時內(nèi)啟動整改；重要不緊急（如體系文件年度評審）：按計劃推進，每月跟蹤進度；緊急不重要（如臨時設備校準）：指定專人協(xié)調(diào)，保證不影響生產(chǎn)；不緊急不重要（如常規(guī)培訓記錄）：按月匯總整理。（四）保密與權(quán)限管理記錄表涉及組織核心質(zhì)量數(shù)據(jù)（如客戶信息、工藝參數(shù)），需限定查閱權(quán)限：記錄人、部門負責人：可查看本部門記錄；質(zhì)量管理部門：可查看全體系記錄；外部人員（如審核員）：需經(jīng)管理者代表批準后查閱，并由質(zhì)量專人陪同。（五）持續(xù)優(yōu)化機制每年度末，質(zhì)量管理部門組織