技術(shù)文檔撰寫及審查指南一、指南概述1.1目的與價值本指南旨在規(guī)范技術(shù)文檔的撰寫流程與審查標準，保證文檔內(nèi)容準確、結(jié)構(gòu)清晰、邏輯嚴謹，滿足不同角色（研發(fā)、產(chǎn)品、測試、運維等）的信息獲取需求，降低溝通成本，提升項目協(xié)作效率與交付質(zhì)量。1.2適用范圍文檔類型：需求規(guī)格說明書、系統(tǒng)設(shè)計文檔、API接口文檔、用戶操作手冊、測試報告、技術(shù)方案等。適用角色：產(chǎn)品經(jīng)理、研發(fā)工程師、技術(shù)文檔工程師、質(zhì)量保證（QA）人員、項目負責(zé)人及相關(guān)干系人。典型場景：新產(chǎn)品研發(fā)立項、版本迭代需求傳遞、系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計評審、跨團隊技術(shù)協(xié)作、項目驗收交付等。二、技術(shù)文檔撰寫全流程2.1需求分析與目標明確核心目標：明確“為誰寫、寫什么、達到什么效果”，避免文檔方向偏離。讀者定位：根據(jù)文檔使用場景確定讀者群體（如研發(fā)團隊關(guān)注技術(shù)實現(xiàn)細節(jié)，產(chǎn)品經(jīng)理關(guān)注需求覆蓋度，終端用戶關(guān)注操作步驟）。核心目標拆解：需求類文檔：需清晰傳遞“背景-目標-范圍-驗收標準”，保證研發(fā)與產(chǎn)品對齊；設(shè)計類文檔：需說明“架構(gòu)-模塊-接口-數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)”，支撐開發(fā)落地；操作類文檔：需提供“步驟-示例-注意事項”，保證用戶可獨立操作。文檔類型確認：根據(jù)需求選擇（如需求文檔選用《需求規(guī)格說明書模板》，設(shè)計文檔選用《系統(tǒng)設(shè)計》）。2.2文檔框架搭建核心目標：通過標準化框架保證文檔結(jié)構(gòu)完整，避免內(nèi)容遺漏。通用框架結(jié)構(gòu)（可根據(jù)文檔類型調(diào)整）：章節(jié)說明引言說明文檔目的、范圍、術(shù)語定義、參考資料等，幫助讀者快速定位信息。背景與目標描述業(yè)務(wù)背景、項目目標、解決的問題，明確文檔的價值導(dǎo)向。核心內(nèi)容按邏輯分層展開（如需求類按功能模塊、設(shè)計類按架構(gòu)層級），保證條理清晰。補充說明非核心但必要的內(nèi)容（如異常處理、名詞解釋、附錄等）?？蚣茉O(shè)計原則：遞進式：從宏觀到微觀，從整體到局部（如先系統(tǒng)架構(gòu)，再模塊設(shè)計，最后接口細節(jié)）；獨立性：各章節(jié)內(nèi)容避免交叉重復(fù)，確需關(guān)聯(lián)時明確標注（如“詳見3.2節(jié)”）。2.3內(nèi)容撰寫規(guī)范核心目標：保證內(nèi)容準確、無歧義，符合技術(shù)文檔的專業(yè)性與可讀性要求。語言表達：使用簡潔、客觀的書面語，避免口語化、模糊表述（如“大概可能”“很快完成”需替換為“預(yù)計響應(yīng)時間≤2s”）；術(shù)語統(tǒng)一：同一概念全文使用固定術(shù)語（如“用戶ID”不混用為“用戶標識”“用戶ID號”），首次出現(xiàn)時標注解釋。邏輯組織：按“總-分”結(jié)構(gòu)展開：先結(jié)論/概述，再細節(jié)支撐（如“功能需求→功能詳述→業(yè)務(wù)流程圖”）；關(guān)聯(lián)內(nèi)容用序號/符號區(qū)分（如功能點用1.1、1.2編號，異常場景用a/b/c列舉）。圖文結(jié)合：復(fù)雜流程、架構(gòu)設(shè)計需配圖（流程圖、架構(gòu)圖、時序圖等），圖表需標注編號（如圖1-1、表2-1）并說明核心信息；圖表下方添加“圖說明/表說明”，解釋圖表內(nèi)容（如“圖1-1用戶登錄流程圖：展示從輸入賬號密碼到登錄成功的6個步驟”）。實例支撐：關(guān)鍵功能、操作步驟需提供示例（如API調(diào)用示例、操作截圖、數(shù)據(jù)樣例），增強可理解性。2.4格式與排版要求核心目標：統(tǒng)一文檔視覺風(fēng)格，提升閱讀體驗。標題層級：一級一、（黑體三號，居中，段前段后12磅）；二級1.1（黑體四號，左對齊，段前段后6磅）；三級1.1.1（宋體小四，加粗，左對齊，段前段后3磅）。格式：字體：宋體五號，西文使用TimesNewRoman；行距：1.5倍，段前段后0行；縮進：首行縮進2字符，兩端對齊。圖表與公式：圖表標題位于圖表下方，五號宋體，居中，編號與標題間空一格（如“圖1-1登錄流程”）；公式需用公式編輯器錄入，編號右對齊（如“（1-1）”）。三、技術(shù)文檔審查全流程3.1審查角色與職責(zé)角色職責(zé)說明撰寫者完成初稿后自審，檢查結(jié)構(gòu)完整性、基礎(chǔ)錯誤（錯別字、格式混亂等）。技術(shù)負責(zé)人（如*工）復(fù)審技術(shù)內(nèi)容準確性，保證需求/設(shè)計符合業(yè)務(wù)目標、技術(shù)可實現(xiàn)性。產(chǎn)品負責(zé)人（如*經(jīng)理）復(fù)審需求覆蓋度，保證文檔內(nèi)容與產(chǎn)品需求一致，無遺漏或偏差。項目負責(zé)人（如*總）終審文檔整體質(zhì)量，確認文檔滿足交付標準，可進入下一環(huán)節(jié)（如開發(fā)/測試）。3.2審查環(huán)節(jié)與要點3.2.1初審（自審）審查重點：結(jié)構(gòu)完整性：是否按框架要求包含所有章節(jié)，章節(jié)順序是否合理；格式規(guī)范性：標題層級、字體、行距、圖表編號是否符合排版要求；基礎(chǔ)錯誤：錯別字、標點符號誤用、語句不通順、術(shù)語不統(tǒng)一等。輸出物：《文檔自檢清單》（可參考附件1），逐項確認無遺漏后提交復(fù)審。3.2.2復(fù)審（交叉審查）技術(shù)負責(zé)人審查要點：技術(shù)準確性：架構(gòu)設(shè)計、接口定義、數(shù)據(jù)邏輯等是否正確，是否存在技術(shù)風(fēng)險；邏輯一致性：前后內(nèi)容是否矛盾（如需求描述與設(shè)計實現(xiàn)是否匹配）；可實現(xiàn)性：設(shè)計是否超出團隊能力范圍，技術(shù)選型是否合理。產(chǎn)品負責(zé)人審查要點：需求完整性：是否覆蓋所有已定義需求，驗收標準是否明確可量化；用戶場景：是否包含典型用戶操作流程，是否滿足終端用戶需求；價值對齊：文檔內(nèi)容是否支撐產(chǎn)品目標（如提升用戶體驗、降低運營成本）。3.2.3終審（終版確認）審查重點：目標達成度：文檔是否滿足預(yù)設(shè)撰寫目標（如“指導(dǎo)開發(fā)落地”“用戶可獨立操作”）；合規(guī)性：是否符合公司文檔管理規(guī)范、行業(yè)標準（如ISO文檔標準）；可讀性：整體是否通俗易懂，關(guān)鍵信息是否突出（如通過加粗、顏色標注重點）。3.3審查輸出與閉環(huán)審查意見記錄：使用《文檔審查意見表》（參考附件2），明確以下信息：審查環(huán)節(jié)審查人審查意見（具體到章節(jié)、條款）修改建議確認狀態(tài)（待修改/已通過）復(fù)審*工3.2節(jié)接口定義缺少異常場景說明補充“接口超時重試機制”待修改終審*總5.1節(jié)操作流程未配截圖，用戶理解困難添加登錄界面截圖待修改修改閉環(huán)：撰寫者根據(jù)審查意見逐項修改，保留修改痕跡（如Word“修訂模式”）；修改后反饋至原審查人確認，直至所有意見關(guān)閉；終審?fù)ㄟ^后，文檔定稿并歸檔（命名規(guī)則：“文檔類型_項目名_版本號_日期”，如“需求說明書_用戶中心_V1.0_20231001”）。四、技術(shù)參考4.1需求規(guī)格說明書模板（核心章節(jié)）章節(jié)內(nèi)容要點填寫說明1引言1.1目的（說明文檔編寫目標）；1.2范圍（適用模塊/版本）；1.3術(shù)語定義目標需明確“本文檔用于指導(dǎo)模塊開發(fā)V1.0版本”，術(shù)語定義需與團隊術(shù)語表一致。2總體描述2.1產(chǎn)品背景（業(yè)務(wù)場景、解決的問題）；2.2用戶特征（角色、操作習(xí)慣）背景需結(jié)合業(yè)務(wù)痛點（如“當前手動處理訂單效率低，需自動化審核”）。3功能需求3.1功能列表（按模塊劃分）；3.2功能詳述（輸入/處理/輸出）；3.3業(yè)務(wù)流程圖功能詳述用“前置條件-操作步驟-后置條件”描述，流程圖使用標準符號（如泳道圖）。4非功能需求4.1功能（響應(yīng)時間、并發(fā)量）；4.2安全（權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密）；4.3可用性功能需量化（如“訂單審核響應(yīng)時間≤3s”），安全需明確加密方式（如“MD5+鹽”）。5附錄5.1名詞解釋；5.2參考資料（需求文檔、行業(yè)標準）參考資料注明版本號（如《產(chǎn)品需求說明書V2.1》）。4.2系統(tǒng)設(shè)計（核心章節(jié)）章節(jié)內(nèi)容要點填寫說明1引言1.1設(shè)計目的（支撐需求實現(xiàn)）；1.2設(shè)計原則（高可用、擴展性等）設(shè)計原則需與業(yè)務(wù)目標匹配（如“為支撐未來用戶量增長，設(shè)計需具備水平擴展能力”）。2系統(tǒng)架構(gòu)2.1總體架構(gòu)圖（分層架構(gòu)/微服務(wù)架構(gòu)）；2.2核心模塊說明（模塊職責(zé)、交互關(guān)系）架構(gòu)圖需標注技術(shù)棧（如“SpringBoot+MySQL+Redis”），模塊說明避免重疊。3模塊設(shè)計3.1模塊接口（API定義、參數(shù)說明）；3.2數(shù)據(jù)庫設(shè)計（表結(jié)構(gòu)、字段注釋）接口需包含請求/響應(yīng)示例，數(shù)據(jù)庫表需說明索引設(shè)計（如“user_id索引加速查詢”）。4異常處理4.1異常場景（如網(wǎng)絡(luò)超時、數(shù)據(jù)校驗失?。?；4.2處理流程（重試/降級/日志記錄）異常處理需明確觸發(fā)條件（如“調(diào)用第三方接口超時5s觸發(fā)重試，最多3次”）。五、撰寫與審查常見問題及規(guī)避建議5.1撰寫常見問題問題現(xiàn)象具體表現(xiàn)規(guī)避建議術(shù)語不統(tǒng)一同一概念在不同章節(jié)表述不同（如“用戶ID”和“用戶標識”混用）撰寫前查閱團隊術(shù)語表，建立文檔專屬術(shù)語表，全文統(tǒng)一使用。邏輯跳躍章節(jié)間缺乏過渡（如直接從“需求背景”跳到“技術(shù)實現(xiàn)”，未說明“為什么選此方案”）梳理章節(jié)邏輯線，添加過渡句（如“基于上述需求，本章節(jié)采用微服務(wù)架構(gòu)設(shè)計”）。內(nèi)容空洞描述無數(shù)據(jù)/實例（如“系統(tǒng)功能良好”未量化）關(guān)鍵內(nèi)容需量化（如“系統(tǒng)支持1000并發(fā)，響應(yīng)時間≤500ms”），復(fù)雜流程配示例。5.2審查常見問題問題現(xiàn)象具體表現(xiàn)規(guī)避建議審查流于形式僅檢查格式未深挖技術(shù)細節(jié)（如接口文檔未校驗參數(shù)類型是否匹配）制定審查checklist（強制檢查“參數(shù)類型、異常場景、返回示例”），模擬實際調(diào)用。修改意見模糊意見表述不明確（如“此處需優(yōu)化”未說明優(yōu)化方向）審查意見需具體到章節(jié)條款（如“3.2.1節(jié)接口參數(shù)‘user_name’需補充長度限制