會議紀(jì)要撰寫規(guī)范與模板通用版引言會議紀(jì)要是會議過程及成果的書面化載體，準(zhǔn)確、規(guī)范的會議紀(jì)要能夠有效傳遞會議信息、明確行動責(zé)任、跟蹤工作進度，是提升會議效率、保障執(zhí)行落地的關(guān)鍵工具。本規(guī)范結(jié)合各類會議場景特點，系統(tǒng)梳理會議紀(jì)要的撰寫流程、核心要素及注意事項，并提供通用模板，適用于企業(yè)內(nèi)部例會、項目推進會、跨部門協(xié)調(diào)會、專題研討會等各類正式及非正式會議場景。一、適用范圍與典型應(yīng)用場景（一）適用范圍本規(guī)范適用于各類組織（企業(yè)、事業(yè)單位、社團等）在召開會議后形成的正式會議紀(jì)要，涵蓋決策型、執(zhí)行型、溝通型、研討型等多種會議類型。（二）典型應(yīng)用場景常規(guī)管理會議：如周例會、月度總結(jié)會、季度規(guī)劃會，用于同步工作進展、部署階段性任務(wù)。項目專項會議：如項目啟動會、階段評審會、問題復(fù)盤會，聚焦項目目標(biāo)、進度、風(fēng)險及資源協(xié)調(diào)。跨部門協(xié)作會議：如資源協(xié)調(diào)會、流程優(yōu)化會，用于打破部門壁壘、明確協(xié)作分工。決策審議會議：如方案評審會、預(yù)算審批會，記錄關(guān)鍵決策過程及結(jié)論，作為后續(xù)執(zhí)行依據(jù)。問題解決會議：如故障分析會、投訴處理會，聚焦問題根因分析及解決方案制定。二、會議紀(jì)要撰寫全流程操作規(guī)范（一）會前準(zhǔn)備：奠定記錄基礎(chǔ)明確會議核心目標(biāo)提前與會議主持人（*）溝通，知曉會議主題、預(yù)期成果及需重點討論的議題，避免記錄偏離方向。若會議有議程，提前熟悉議程框架；無議程時，主動梳理核心議題邏輯順序。收集背景資料收集與會議相關(guān)的方案、數(shù)據(jù)、上次會議紀(jì)要等背景材料，提前熟悉內(nèi)容，便于快速理解討論context。對專業(yè)術(shù)語、縮寫等提前標(biāo)注解釋，保證記錄準(zhǔn)確。準(zhǔn)備記錄工具電子工具：推薦使用Word、Excel或?qū)I(yè)會議紀(jì)要軟件（如飛書文檔、騰訊文檔），支持實時編輯、多人協(xié)作及后續(xù)格式調(diào)整。紙筆工具：若習(xí)慣手寫，準(zhǔn)備帶橫線的筆記本（便于排版）和不同顏色筆（區(qū)分議題、決議、待辦等）。（二）會中記錄：抓取關(guān)鍵信息聚焦核心內(nèi)容，避免“流水賬”重點記錄“討論過程”而非“發(fā)言細(xì)節(jié)”：記錄不同觀點的核心論點（如“部門認(rèn)為當(dāng)前方案成本過高，建議優(yōu)化環(huán)節(jié)”；“部門提出可通過方式降低成本，具體為……”），而非逐字逐句記錄發(fā)言。突出“決策結(jié)論”和“行動項”：對會議最終明確的決議（如“同意采用方案”）、待辦事項（如“*需在X月X日前完成報告”）需單獨標(biāo)注，避免與普通討論內(nèi)容混淆。運用記錄技巧，提升效率符號速記：使用“→”表示結(jié)論，“△”表示重點，“○”表示待辦，“？”表示存疑問題，如“△成本優(yōu)化方向：環(huán)節(jié)（*負(fù)責(zé)）→X月X日前出方案”。人名簡化：對參會人員用“（部門）”“（職務(wù)）”簡化（如“（研發(fā)部）”“（項目經(jīng)理）”），會后補充完整姓名。數(shù)據(jù)標(biāo)注：關(guān)鍵數(shù)據(jù)（如時間、金額、數(shù)量）需當(dāng)場核對，如“預(yù)算上限：100萬元（*財務(wù)部確認(rèn)）”。確認(rèn)模糊信息，避免歧義對表述不清、存疑的討論點，當(dāng)場向主持人或發(fā)言人確認(rèn)，如“請問剛才提到的‘節(jié)點’是指X月X日還是X月X日？”；對未達成一致的意見，需明確記錄分歧點（如“關(guān)于問題，部門建議A方案，部門建議B方案，未達成共識，需下次會議繼續(xù)討論”）。（三）會后整理：形成規(guī)范紀(jì)要信息核對與補充會議結(jié)束后2小時內(nèi)整理初稿，對照會議錄音（若允許）、筆記及背景資料，補充遺漏信息，修正記錄偏差。向參會人員（尤其是決議責(zé)任人和發(fā)言人）核對關(guān)鍵信息（如待辦事項內(nèi)容、完成時限），保證準(zhǔn)確無誤。結(jié)構(gòu)化梳理內(nèi)容按“會議基本信息→會議議程→核心討論內(nèi)容→決議事項→待辦事項→附件說明”的邏輯框架梳理內(nèi)容，保證條理清晰。對冗長討論內(nèi)容提煉核心觀點，刪除無關(guān)細(xì)節(jié)（如“會議開始后大家互相問候”等無效信息）。語言規(guī)范與格式排版使用書面語，避免口語化表達（如將“我覺得這個方案不行”改為“*認(rèn)為該方案存在風(fēng)險，需進一步調(diào)整”）。統(tǒng)一格式：標(biāo)題用二號黑體，一級標(biāo)題用三號黑體，二級標(biāo)題用四號黑體，用宋體小四，行距1.5倍；表格內(nèi)文字用宋體五號，居中對齊。審核與分發(fā)初稿完成后提交會議主持人（*）審核，重點檢查決議是否準(zhǔn)確、待辦是否明確、有無遺漏關(guān)鍵信息。審核通過后，在24小時內(nèi)按分發(fā)范圍（參會人員、相關(guān)部門、上級領(lǐng)導(dǎo)）發(fā)送電子版（PDF格式，避免格式錯亂），并抄送存檔部門。三、通用會議紀(jì)要模板會議紀(jì)要會議基本信息項目內(nèi)容會議名稱[例：項目2024年Q3季度目標(biāo)推進會]會議時間[例：2024年7月15日14:00-16:30]會議地點[例：公司301會議室/線上會議（騰訊會議號X）]主持人*[例：（總經(jīng)理）]記錄人*[例：（行政部）]參會人員*[例：（研發(fā)部）、趙六（市場部）、孫七（財務(wù)部）、周八（運營部）]缺席人員[例：吳九（人事部，因公出差）]會議類型[例：項目推進會/決策會/溝通會]分發(fā)范圍[例：全體參會人員、公司管理層、存檔（行政部）]會議議程議題一：Q3季度目標(biāo)拆解及部門分工（負(fù)責(zé)人：*）議題二：當(dāng)前項目進度風(fēng)險及應(yīng)對措施（負(fù)責(zé)人：*）議題三：預(yù)算調(diào)整方案審議（負(fù)責(zé)人：*）議題四：其他事項核心討論內(nèi)容議題討論過程摘要Q3季度目標(biāo)拆解（市場部）匯報Q3核心目標(biāo)：銷售額提升30%，新用戶增長5萬；建議研發(fā)部聚焦產(chǎn)品迭代，運營部加強用戶拉新活動。（研發(fā)部）反饋：產(chǎn)品迭代需2周完成，建議優(yōu)先開發(fā)A功能模塊（用戶需求最高）。項目進度風(fēng)險（運營部）提出：當(dāng)前項目滯后3天，主要因第三方接口對接延遲；（技術(shù)部）建議：協(xié)調(diào)第三方優(yōu)先處理接口問題，同時調(diào)整內(nèi)部測試計劃。預(yù)算調(diào)整方案*（財務(wù)部）提案：因市場推廣成本增加，Q3預(yù)算需上調(diào)15萬元；經(jīng)討論，同意從“預(yù)留應(yīng)急費用”中列支10萬元，另5萬元需下月審批。決議事項序號決議內(nèi)容責(zé)任部門/人完成時限1確定Q3季度目標(biāo)：銷售額提升30%，新用戶增長5萬，各部門按分工方案執(zhí)行各部門負(fù)責(zé)人7月20日前啟動2同意產(chǎn)品迭代優(yōu)先開發(fā)A功能模塊，研發(fā)部7月17日前提交詳細(xì)開發(fā)計劃*（研發(fā)部）7月17日3預(yù)算上調(diào)15萬元，其中10萬元從應(yīng)急費用列支，5萬元由*（財務(wù)部）下月提交申請*（財務(wù)部）7月31日前完成待辦事項（行動項）序號待辦內(nèi)容責(zé)任人協(xié)助部門完成時限產(chǎn)出物1制定Q3季度各部門詳細(xì)執(zhí)行計劃（含關(guān)鍵節(jié)點、責(zé)任人）*（市場部）-7月20日Word版執(zhí)行計劃2協(xié)調(diào)第三方接口優(yōu)先對接，同步更新項目進度表*（運營部）技術(shù)部7月18日進度表更新版3向管理層提交預(yù)算調(diào)整申請（5萬元部分）*（財務(wù)部）-8月5日申請報告附件說明《Q3季度目標(biāo)拆解方案（初稿）》《項目進度風(fēng)險清單》《Q3預(yù)算調(diào)整明細(xì)表》備注[例：下次會議時間暫定8月10日，具體地點另行通知；本次會議錄音僅限存檔，請勿外傳]四、撰寫注意事項與常見問題規(guī)避（一）核心原則客觀性：記錄需基于事實，不摻雜個人觀點，避免使用“我認(rèn)為”“應(yīng)該”等主觀表述，改用“*提出”“會議明確”等客觀措辭。準(zhǔn)確性：人名、部門、時間、數(shù)據(jù)等關(guān)鍵信息必須反復(fù)核對，杜絕“大概”“可能”等模糊表述。完整性：需包含會議核心要素（時間、地點、人物、議題、決議、待辦），避免遺漏關(guān)鍵結(jié)論或行動項。簡潔性：用精煉語言表達核心內(nèi)容，避免冗長描述，重點突出“做什么、誰來做、何時完成”。（二）常見問題及規(guī)避方法問題：記錄成“發(fā)言流水賬”規(guī)避：提前明確“決議>討論>背景”的記錄優(yōu)先級，對非核心討論內(nèi)容（如背景介紹、無關(guān)吐槽）簡化或刪除。問題：待辦事項責(zé)任不明確規(guī)避：待辦項必須明確“責(zé)任人”（而非部門），如“由*（研發(fā)部經(jīng)理）負(fù)責(zé)”而非“由研發(fā)部負(fù)責(zé)”；若需多人協(xié)作，需標(biāo)注第一責(zé)任人。問題：決議與待辦混淆區(qū)分：“決議”是會議達成的結(jié)論（如“同意方案”），“待辦”是基于決議需執(zhí)行的具體行動（如“*負(fù)責(zé)在X月X日前提交方案”），需分模塊記錄。問題：分發(fā)不及時或范圍不當(dāng)規(guī)避：保證會后24小時內(nèi)分發(fā)，分發(fā)范圍需包含“執(zhí)行人、協(xié)辦人、上級領(lǐng)導(dǎo)、存檔部門”，避免關(guān)鍵人員未收到紀(jì)要導(dǎo)致執(zhí)行脫節(jié)。問題：涉密信息處理不當(dāng)規(guī)避：對涉及公司機密、客戶隱私的內(nèi)容，需脫敏處理（如隱去具體數(shù)據(jù)、用“項目”代替真實