書(shū)法家協(xié)會(huì)創(chuàng)作工具采購(gòu)辦法

一、總則（一）目的為規(guī)范本書(shū)法家協(xié)會(huì)創(chuàng)作工具的采購(gòu)行為，確保采購(gòu)工作的公正、公平、公開(kāi)，提高采購(gòu)資金的使用效益，保證創(chuàng)作工具的質(zhì)量和及時(shí)供應(yīng)，更好地服務(wù)于協(xié)會(huì)會(huì)員的創(chuàng)作需求，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本書(shū)法家協(xié)會(huì)為滿(mǎn)足會(huì)員創(chuàng)作活動(dòng)、培訓(xùn)、展覽等工作需要而進(jìn)行的創(chuàng)作工具采購(gòu)活動(dòng)。創(chuàng)作工具包括但不限于毛筆、宣紙、墨汁、硯臺(tái)、印章材料、印泥等各類(lèi)與書(shū)法創(chuàng)作直接相關(guān)的物品。（三）采購(gòu)原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。2.公開(kāi)透明原則：采購(gòu)信息、采購(gòu)過(guò)程和采購(gòu)結(jié)果應(yīng)保持公開(kāi)透明，接受協(xié)會(huì)會(huì)員和社會(huì)的監(jiān)督。3.公平競(jìng)爭(zhēng)原則：鼓勵(lì)符合條件的供應(yīng)商平等參與競(jìng)爭(zhēng)，通過(guò)公平競(jìng)爭(zhēng)選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商和合適的創(chuàng)作工具。4.效益原則：在保證創(chuàng)作工具質(zhì)量的前提下，追求采購(gòu)資金的最佳使用效益，降低采購(gòu)成本。5.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、符合書(shū)法創(chuàng)作要求的創(chuàng)作工具，以保障會(huì)員創(chuàng)作的質(zhì)量和效果。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組成立書(shū)法家協(xié)會(huì)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)協(xié)會(huì)的采購(gòu)工作。領(lǐng)導(dǎo)小組由協(xié)會(huì)主席擔(dān)任組長(zhǎng)，副主席和秘書(shū)長(zhǎng)擔(dān)任副組長(zhǎng)，成員包括各部門(mén)負(fù)責(zé)人。其主要職責(zé)如下：1.審議和制定協(xié)會(huì)采購(gòu)工作的政策、制度和規(guī)劃。2.對(duì)重大采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行決策和指導(dǎo)，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的重大問(wèn)題。3.監(jiān)督采購(gòu)工作的執(zhí)行情況，確保采購(gòu)活動(dòng)符合相關(guān)規(guī)定和要求。（二）采購(gòu)工作小組采購(gòu)工作小組在采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組的領(lǐng)導(dǎo)下開(kāi)展具體工作，由協(xié)會(huì)行政主管擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括財(cái)務(wù)人員、會(huì)員代表等。其主要職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)擬定采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)協(xié)會(huì)的工作需求和預(yù)算安排，確定采購(gòu)項(xiàng)目和采購(gòu)數(shù)量。2.組織實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)，包括發(fā)布采購(gòu)信息、邀請(qǐng)供應(yīng)商、組織評(píng)審、簽訂采購(gòu)合同等。3.對(duì)采購(gòu)的創(chuàng)作工具進(jìn)行驗(yàn)收，確保采購(gòu)物品的質(zhì)量、規(guī)格和數(shù)量符合要求。4.整理和保存采購(gòu)檔案，包括采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)文件、評(píng)審記錄、合同文本等資料。（三）其他部門(mén)職責(zé)協(xié)會(huì)其他部門(mén)應(yīng)積極配合采購(gòu)工作，提供相關(guān)需求信息和技術(shù)支持，協(xié)助采購(gòu)工作小組做好采購(gòu)項(xiàng)目的論證、驗(yàn)收等工作。三、采購(gòu)預(yù)算與計(jì)劃（一）采購(gòu)預(yù)算編制1.每年年底，各部門(mén)根據(jù)協(xié)會(huì)下一年度的工作安排和會(huì)員創(chuàng)作需求，提出創(chuàng)作工具的采購(gòu)需求，填寫(xiě)采購(gòu)需求申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)項(xiàng)目、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額等信息。2.采購(gòu)工作小組對(duì)各部門(mén)提交的采購(gòu)需求進(jìn)行匯總和審核，結(jié)合協(xié)會(huì)的財(cái)務(wù)預(yù)算情況，編制年度采購(gòu)預(yù)算草案。3.年度采購(gòu)預(yù)算草案經(jīng)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過(guò)后，提交協(xié)會(huì)理事會(huì)審定，最終納入?yún)f(xié)會(huì)年度財(cái)務(wù)預(yù)算。（二）采購(gòu)計(jì)劃制定1.根據(jù)審定的年度采購(gòu)預(yù)算，采購(gòu)工作小組制定具體的采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目、采購(gòu)方式、采購(gòu)時(shí)間、預(yù)計(jì)金額等內(nèi)容。2.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)具有前瞻性和合理性，充分考慮協(xié)會(huì)的工作進(jìn)度和會(huì)員的實(shí)際需求，避免出現(xiàn)采購(gòu)滯后或過(guò)度采購(gòu)的情況。3.對(duì)于臨時(shí)性的采購(gòu)需求，相關(guān)部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)表，說(shuō)明采購(gòu)原因、采購(gòu)項(xiàng)目、預(yù)算金額等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組審批后，納入采購(gòu)計(jì)劃。四、采購(gòu)方式本協(xié)會(huì)根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的金額、性質(zhì)和特點(diǎn)，選擇合適的采購(gòu)方式，主要包括以下幾種：（一）公開(kāi)招標(biāo)1.對(duì)于單項(xiàng)采購(gòu)金額較大、技術(shù)復(fù)雜或具有廣泛社會(huì)影響的創(chuàng)作工具采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)采用公開(kāi)招標(biāo)方式。2.采購(gòu)工作小組通過(guò)協(xié)會(huì)官方網(wǎng)站、行業(yè)媒體等渠道發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)符合條件的供應(yīng)商參與投標(biāo)。招標(biāo)公告應(yīng)明確招標(biāo)項(xiàng)目的基本信息、投標(biāo)要求、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、投標(biāo)截止時(shí)間等內(nèi)容。3.組織開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)和定標(biāo)工作。開(kāi)標(biāo)應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)公開(kāi)進(jìn)行，由采購(gòu)工作小組和監(jiān)督人員共同參與。評(píng)標(biāo)委員會(huì)由協(xié)會(huì)相關(guān)專(zhuān)家、會(huì)員代表和采購(gòu)工作人員組成，按照評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，推薦中標(biāo)候選人。定標(biāo)由采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)評(píng)標(biāo)委員會(huì)的推薦意見(jiàn)確定中標(biāo)供應(yīng)商。4.與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂書(shū)面采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（二）邀請(qǐng)招標(biāo)1.對(duì)于技術(shù)復(fù)雜、有特殊要求或者受自然環(huán)境限制，只有少量潛在供應(yīng)商可供選擇的采購(gòu)項(xiàng)目，可以采用邀請(qǐng)招標(biāo)方式。2.采購(gòu)工作小組從符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商中，通過(guò)隨機(jī)方式選擇三家以上供應(yīng)商，并向其發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書(shū)。3.后續(xù)的開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)和簽訂合同等程序與公開(kāi)招標(biāo)方式相同。（三）競(jìng)爭(zhēng)性談判1.對(duì)于采購(gòu)項(xiàng)目技術(shù)規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購(gòu)項(xiàng)目，或者時(shí)間緊迫需要盡快完成采購(gòu)的項(xiàng)目，可以采用競(jìng)爭(zhēng)性談判方式。2.采購(gòu)工作小組成立談判小組，由協(xié)會(huì)相關(guān)專(zhuān)家、會(huì)員代表和采購(gòu)工作人員組成。談判小組從符合資格條件的供應(yīng)商中確定不少于三家的供應(yīng)商參加談判，并向其提供談判文件。3.談判小組與供應(yīng)商就采購(gòu)項(xiàng)目的價(jià)格、技術(shù)、服務(wù)等方面進(jìn)行談判，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交最后報(bào)價(jià)。談判小組根據(jù)供應(yīng)商的最后報(bào)價(jià)和談判情況，確定成交供應(yīng)商。4.與成交供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。（四）詢(xún)價(jià)采購(gòu)1.對(duì)于采購(gòu)項(xiàng)目規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)單一，現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格比較穩(wěn)定的采購(gòu)項(xiàng)目，可以采用詢(xún)價(jià)采購(gòu)方式。2.采購(gòu)工作小組向三家以上符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商發(fā)出詢(xún)價(jià)通知書(shū)，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)一次性報(bào)出不得更改的價(jià)格。3.采購(gòu)工作小組對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較，在質(zhì)量和服務(wù)均能滿(mǎn)足采購(gòu)需求的前提下，選擇報(bào)價(jià)最低的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。4.與成交供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。（五）單一來(lái)源采購(gòu)1.符合下列情形之一的采購(gòu)項(xiàng)目，可以采用單一來(lái)源采購(gòu)方式：（1）只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的；（2）發(fā)生了不可預(yù)見(jiàn)的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的；（3）必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)，且添購(gòu)資金總額不超過(guò)原合同采購(gòu)金額百分之十的。2.采用單一來(lái)源采購(gòu)方式的，采購(gòu)工作小組應(yīng)向協(xié)會(huì)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組提交書(shū)面報(bào)告，說(shuō)明采購(gòu)理由、擬采購(gòu)供應(yīng)商等情況，經(jīng)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后實(shí)施采購(gòu)。3.與單一來(lái)源供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，確定采購(gòu)價(jià)格、技術(shù)、服務(wù)等條款，簽訂采購(gòu)合同。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商資格審查1.參與協(xié)會(huì)創(chuàng)作工具采購(gòu)的供應(yīng)商應(yīng)具備以下基本資格條件：（1）具有獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的能力；（2）具有良好的商業(yè)信譽(yù)和健全的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度；（3）具有履行合同所必需的設(shè)備和專(zhuān)業(yè)技術(shù)能力；（4）有依法繳納稅收和社會(huì)保障資金的良好記錄；（5）參加采購(gòu)活動(dòng)前三年內(nèi)，在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中沒(méi)有重大違法記錄；（6）法律、行政法規(guī)規(guī)定的其他條件。2.采購(gòu)工作小組在采購(gòu)活動(dòng)前，應(yīng)對(duì)供應(yīng)商的資格進(jìn)行審查，要求供應(yīng)商提供相關(guān)證明材料，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人授權(quán)書(shū)、業(yè)績(jī)證明材料等。經(jīng)審查合格的供應(yīng)商方可參與采購(gòu)活動(dòng)。（二）供應(yīng)商評(píng)價(jià)與選擇1.建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系，從產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等方面對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。2.在采購(gòu)過(guò)程中，采購(gòu)工作小組應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商的投標(biāo)文件、報(bào)價(jià)、談判情況等，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行初步評(píng)價(jià)。在采購(gòu)項(xiàng)目完成后，采購(gòu)工作小組應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收情況、會(huì)員反饋等，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行最終評(píng)價(jià)。3.根據(jù)供應(yīng)商評(píng)價(jià)結(jié)果，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商作為協(xié)會(huì)的長(zhǎng)期合作伙伴。對(duì)于評(píng)價(jià)不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)終止合作關(guān)系。（三）供應(yīng)商信息管理1.建立供應(yīng)商信息庫(kù)，對(duì)供應(yīng)商的基本信息、采購(gòu)記錄、評(píng)價(jià)結(jié)果等進(jìn)行記錄和管理。2.定期對(duì)供應(yīng)商信息庫(kù)進(jìn)行更新和維護(hù)，確保供應(yīng)商信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通與交流，及時(shí)了解供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)狀況、產(chǎn)品質(zhì)量等情況，為采購(gòu)工作提供參考。六、采購(gòu)合同管理（一）合同簽訂1.采購(gòu)項(xiàng)目確定成交供應(yīng)商后，采購(gòu)工作小組應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)與供應(yīng)商簽訂書(shū)面采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)項(xiàng)目、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購(gòu)合同應(yīng)采用協(xié)會(huì)統(tǒng)一制定的合同文本，合同條款應(yīng)符合法律法規(guī)和相關(guān)政策的要求。合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)協(xié)會(huì)法律顧問(wèn)審核，確保合同的合法性和有效性。3.采購(gòu)合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行各自的義務(wù)。（二）合同執(zhí)行與變更1.采購(gòu)工作小組負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，督促供應(yīng)商按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)交付貨物。供應(yīng)商在履行合同過(guò)程中如有問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)工作小組溝通解決。2.如因特殊原因需要變更采購(gòu)合同條款，采購(gòu)工作小組應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂書(shū)面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)經(jīng)協(xié)會(huì)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)，并報(bào)協(xié)會(huì)財(cái)務(wù)部門(mén)備案。（三）合同驗(yàn)收與付款1.采購(gòu)項(xiàng)目完成后，采購(gòu)工作小組應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)采購(gòu)的創(chuàng)作工具進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括貨物的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否符合合同要求。驗(yàn)收人員應(yīng)填寫(xiě)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，對(duì)驗(yàn)收情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.驗(yàn)收合格后，供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定提交付款申請(qǐng)和相關(guān)發(fā)票等資料。采購(gòu)工作小組審核無(wú)誤后，報(bào)協(xié)會(huì)財(cái)務(wù)部門(mén)辦理付款手續(xù)。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照財(cái)務(wù)管理制度和合同約定，及時(shí)支付采購(gòu)款項(xiàng)。七、采購(gòu)監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.協(xié)會(huì)成立采購(gòu)監(jiān)督小組，由協(xié)會(huì)監(jiān)事、會(huì)員代表等組成，負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行全程監(jiān)督。監(jiān)督小組應(yīng)定期檢查采購(gòu)工作的執(zhí)行情況，對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的違規(guī)行為及時(shí)提出整改意見(jiàn)。2.采購(gòu)工作應(yīng)接受協(xié)會(huì)會(huì)員的監(jiān)督，會(huì)員有權(quán)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)提出質(zhì)疑和建議。采購(gòu)工作小組應(yīng)及時(shí)回復(fù)會(huì)員的質(zhì)疑，對(duì)合理的建議應(yīng)予以采納。（二）審計(jì)監(jiān)督1.協(xié)會(huì)財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)資金的使用情況進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)資金是否專(zhuān)款專(zhuān)用、是否存在浪費(fèi)和挪用等情況。2.協(xié)會(huì)可根據(jù)需要，委托外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)重大采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)，審計(jì)結(jié)果應(yīng)向協(xié)會(huì)理事會(huì)報(bào)告。（三）違規(guī)處理1.對(duì)在采購(gòu)活動(dòng)中存在違規(guī)行為的供應(yīng)商，采購(gòu)工作小組應(yīng)視情節(jié)輕重，采取警告、暫停合作、取消供應(yīng)商資格等措施，并依法追究其法律責(zé)任。2.對(duì)在采購(gòu)活動(dòng)中存在違規(guī)行為的協(xié)會(huì)工作人員，協(xié)會(huì)應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定給予紀(jì)律處分，構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)處理。八、采購(gòu)檔案管理（一）檔案范圍采購(gòu)檔案是指在采購(gòu)活動(dòng)中形成的各種文件、資料和記錄，包括采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)文件、投標(biāo)文件、評(píng)審記錄、合同文本、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等。（二）檔案整理與保管1.采購(gòu)工作完成后，采購(gòu)工作小組應(yīng)及時(shí)對(duì)采購(gòu)檔案進(jìn)行整理和歸檔，按照采購(gòu)項(xiàng)目的類(lèi)別、時(shí)間等進(jìn)行分類(lèi)存放，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.采購(gòu)檔案應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，保管期限按照國(guó)家有關(guān)檔案管理的規(guī)定執(zhí)行。保管人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止檔案損壞、丟失。（三）檔案查閱與利用1.協(xié)會(huì)內(nèi)部人員因工作需