書法家協(xié)會毛氈采購驗收制度

一、總則（一）目的為加強本書法家協(xié)會毛氈采購管理，規(guī)范采購流程，確保所采購毛氈的質(zhì)量符合協(xié)會使用要求，特制定本制度。通過嚴(yán)格的采購驗收制度，保障協(xié)會各項書法活動、創(chuàng)作及教學(xué)工作的順利開展，提高協(xié)會資源的利用效率，維護協(xié)會及會員的利益。（二）適用范圍本制度適用于本書法家協(xié)會因工作需要進行的所有毛氈采購及驗收活動。包括但不限于協(xié)會日常書法練習(xí)、展覽布展、書法培訓(xùn)教學(xué)等場景下所需毛氈的采購與驗收。（三）職責(zé)分工1.采購部門負責(zé)毛氈采購計劃的制定與執(zhí)行，尋找合格的供應(yīng)商，進行采購談判，簽訂采購合同，跟蹤采購進度等工作。采購人員應(yīng)具備良好的市場調(diào)研能力、商務(wù)談判能力和供應(yīng)商管理能力，確保以合理的價格采購到符合質(zhì)量要求的毛氈。2.驗收部門負責(zé)對采購回來的毛氈進行驗收工作，依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和合同要求，檢驗毛氈的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等是否達標(biāo)。驗收人員應(yīng)具備專業(yè)的知識和技能，熟悉書法用品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)謹認真地履行驗收職責(zé)。3.使用部門使用部門提出毛氈采購需求，參與驗收過程，對毛氈的適用性提供意見和建議。使用部門應(yīng)根據(jù)實際工作需求，準(zhǔn)確提出毛氈的規(guī)格、數(shù)量等要求，協(xié)助采購和驗收部門做好相關(guān)工作。二、采購流程（一）采購需求提出1.各使用部門根據(jù)協(xié)會工作安排和實際需求，填寫《毛氈采購需求申請表》，詳細注明所需毛氈的規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計使用時間等信息。2.將填寫好的申請表提交給部門負責(zé)人審核，部門負責(zé)人根據(jù)部門工作安排和預(yù)算情況進行審核，確認無誤后簽字提交至采購部門。（二）采購計劃制定1.采購部門收到各使用部門提交的《毛氈采購需求申請表》后，進行匯總和分析。結(jié)合協(xié)會的庫存情況、資金預(yù)算等因素，制定《毛氈采購計劃》。2.《毛氈采購計劃》應(yīng)包括采購毛氈的總數(shù)量、各規(guī)格數(shù)量、預(yù)計采購金額、采購時間安排、供應(yīng)商選擇意向等內(nèi)容。采購計劃需經(jīng)采購部門負責(zé)人審核，并報協(xié)會分管領(lǐng)導(dǎo)審批后實施。（三）供應(yīng)商選擇與評估1.采購部門通過多種渠道收集毛氈供應(yīng)商信息，包括供應(yīng)商的名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面的資料。2.對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，選擇具有良好信譽、生產(chǎn)能力和質(zhì)量保證的供應(yīng)商作為候選對象。采購部門可以通過實地考察、查閱供應(yīng)商過往業(yè)績、向其他客戶咨詢等方式對候選供應(yīng)商進行評估。3.建立供應(yīng)商評估檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評估情況、合作歷史等內(nèi)容，為后續(xù)選擇供應(yīng)商提供參考依據(jù)。（四）采購談判與合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商進行采購談判，就毛氈的價格、規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時間、交貨地點、付款方式、售后服務(wù)等條款進行協(xié)商，爭取最有利的采購條件。2.談判達成一致后，采購部門起草《毛氈采購合同》，合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保條款清晰、準(zhǔn)確、完整。合同文本需經(jīng)協(xié)會法務(wù)人員審核，審核通過后由采購部門負責(zé)人簽字，并加蓋協(xié)會公章。3.將簽訂好的采購合同副本分發(fā)給驗收部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。（五）采購執(zhí)行與跟蹤1.采購部門按照采購合同的約定，及時向供應(yīng)商支付預(yù)付款（如有要求），并跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量完成生產(chǎn)和發(fā)貨任務(wù)。2.供應(yīng)商發(fā)貨后，采購部門應(yīng)及時獲取物流信息，掌握貨物運輸進度，如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)解決。三、驗收標(biāo)準(zhǔn)（一）外觀檢查1.檢查毛氈表面是否平整，有無明顯的褶皺、孔洞、破損等缺陷。2.觀察毛氈顏色是否均勻一致，有無色斑、色差等現(xiàn)象。3.查看毛氈邊緣是否整齊，有無毛邊、脫線等問題。（二）尺寸規(guī)格驗收1.依據(jù)采購合同要求，使用量具對毛氈的長度、寬度、厚度等尺寸進行測量。測量結(jié)果應(yīng)在合同規(guī)定的公差范圍內(nèi)，誤差超出規(guī)定范圍的視為不合格。2.檢查毛氈的形狀是否符合要求，對于特殊形狀的毛氈，應(yīng)嚴(yán)格按照設(shè)計圖紙或樣品進行比對驗收。（三）質(zhì)量性能檢驗1.材質(zhì)成分要求供應(yīng)商提供毛氈材質(zhì)成分的說明文件，必要時可委托專業(yè)機構(gòu)進行檢測，確保毛氈的材質(zhì)符合協(xié)會對環(huán)保、耐用等方面的要求。2.吸水性通過簡單的測試方法，檢驗毛氈的吸水性是否良好。將水滴在毛氈表面，觀察水被吸收的速度和程度，吸水性能應(yīng)滿足書法創(chuàng)作過程中的實際需求。3.耐磨性采用模擬書法書寫或其他合適的方法，對毛氈的耐磨性能進行測試。經(jīng)過一定次數(shù)的摩擦后，毛氈表面不應(yīng)出現(xiàn)明顯的磨損、起毛等現(xiàn)象。4.柔韌性輕輕彎曲、折疊毛氈，檢查其柔韌性，毛氈應(yīng)具有一定的彈性，不易折斷或破裂，以保證在使用過程中能夠適應(yīng)不同的操作需求。（四）數(shù)量核對1.驗收人員根據(jù)采購合同和送貨清單，對到貨毛氈的數(shù)量進行仔細核對。確保實際到貨數(shù)量與合同約定數(shù)量一致，如有數(shù)量短缺或溢余情況，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通核實。2.對于按卷、捆等包裝形式供應(yīng)的毛氈，應(yīng)檢查包裝的完整性，并隨機抽取部分包裝進行詳細數(shù)量清點，以確保整體數(shù)量的準(zhǔn)確性。四、驗收流程（一）到貨通知1.采購部門在收到供應(yīng)商的到貨通知后，應(yīng)及時將到貨信息傳達給驗收部門，包括到貨時間、地點、貨物數(shù)量、規(guī)格等詳細信息。2.采購部門同時通知使用部門，安排相關(guān)人員參與驗收工作。（二）驗收準(zhǔn)備1.驗收部門在接到到貨通知后，做好驗收前的準(zhǔn)備工作。包括準(zhǔn)備驗收所需的工具和設(shè)備，如量具、檢測儀器等；查閱采購合同、技術(shù)文件等資料，明確驗收標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.安排驗收人員，確保驗收工作能夠順利進行。驗收人員應(yīng)熟悉驗收標(biāo)準(zhǔn)和流程，具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能。（三）現(xiàn)場驗收1.驗收人員在貨物到達指定地點后，首先檢查貨物的外包裝是否完好，有無破損、變形等情況。如發(fā)現(xiàn)外包裝異常，應(yīng)及時記錄并與供應(yīng)商溝通。2.按照驗收標(biāo)準(zhǔn)，對毛氈的外觀、尺寸規(guī)格、質(zhì)量性能等方面進行逐一檢查。驗收過程中，應(yīng)詳細記錄驗收結(jié)果，包括發(fā)現(xiàn)的問題、不合格項等。3.使用部門人員對毛氈的適用性進行檢查，從實際使用的角度評估毛氈是否滿足協(xié)會工作的需求。（四）驗收報告編制1.驗收工作完成后，驗收人員根據(jù)驗收結(jié)果編制《毛氈驗收報告》。報告應(yīng)包括驗收日期、驗收地點、供應(yīng)商名稱、貨物名稱及規(guī)格、實際到貨數(shù)量、驗收標(biāo)準(zhǔn)、驗收結(jié)果、不合格項描述等內(nèi)容。2.驗收報告由驗收人員簽字確認，并加蓋驗收部門公章。驗收報告一式多份，分發(fā)給采購部門、使用部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門存檔。（五）驗收結(jié)果處理1.合格處理如果驗收結(jié)果全部符合采購合同要求，驗收部門出具合格驗收報告，采購部門按照合同約定辦理付款手續(xù)，財務(wù)部門進行相應(yīng)的賬務(wù)處理。貨物辦理入庫手續(xù)，交付使用部門使用。2.不合格處理如果驗收過程中發(fā)現(xiàn)毛氈存在不合格情況，驗收部門應(yīng)及時通知采購部門，采購部門負責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。根據(jù)不合格情況的嚴(yán)重程度，采取以下處理措施：-對于一般不合格項，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)進行整改或更換不合格產(chǎn)品，重新進行驗收。-對于嚴(yán)重不合格項，影響協(xié)會正常使用的，采購部門可根據(jù)合同約定，要求供應(yīng)商退貨退款，或采取其他違約責(zé)任追究措施。同時，采購部門應(yīng)及時調(diào)整采購計劃，確保協(xié)會工作不受影響。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商評價1.每次采購驗收完成后，采購部門、驗收部門和使用部門應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面的表現(xiàn)，對供應(yīng)商進行評價。評價指標(biāo)包括但不限于產(chǎn)品合格率、按時交貨率、售后服務(wù)響應(yīng)速度等。2.建立供應(yīng)商評價檔案，記錄供應(yīng)商每次的評價結(jié)果，作為后續(xù)合作的重要參考依據(jù)。（二）供應(yīng)商獎懲1.對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，協(xié)會將給予一定的獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先合作機會、頒發(fā)優(yōu)秀供應(yīng)商證書等，激勵供應(yīng)商持續(xù)提高產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平。2.對于多次出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量問題、交貨延遲、售后服務(wù)不到位等情況的供應(yīng)商，協(xié)會將采取相應(yīng)的懲罰措施，如減少采購份額、暫停合作、終止合作等。（三）供應(yīng)商溝通與合作1.采購部門應(yīng)定期與供應(yīng)商進行溝通，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品改進情況等信息，及時反饋協(xié)會對產(chǎn)品的使用意見和建議，促進雙方的合作關(guān)系不斷優(yōu)化。2.鼓勵供應(yīng)商積極參與協(xié)會的相關(guān)活動，加強與協(xié)會的互動與合作，共同推動書法事業(yè)的發(fā)展。同時，協(xié)會也可以為供應(yīng)商提供一定的宣傳推廣機會，實現(xiàn)互利共贏。六、監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.協(xié)會內(nèi)部審計部門對毛氈采購驗收制度的執(zhí)行情況進行定期監(jiān)督檢查，重點檢查采購流程是否合規(guī)、驗收標(biāo)準(zhǔn)是否執(zhí)行、供應(yīng)商管理是否規(guī)范等方面。2.對于監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，內(nèi)部審計部門應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況，確保制度的有效執(zhí)行。（二）審計與評估1.定期對毛氈采購項目進行審計，審查采購項目的合法性、合規(guī)性和效益性。審計內(nèi)容包括采購計劃的制定與執(zhí)行、采購合同的簽訂與履行、驗收工作的開展、資金使用情況等方面。2.根據(jù)審計結(jié)果，對毛氈采購驗收制度進行評估，提出完善制度和改進工作的建議，不斷提高協(xié)會采購管理水平。七、培訓(xùn)與宣貫（一）培訓(xùn)計劃1.為確保協(xié)會相關(guān)人員熟悉毛氈采購驗收制度和流程，掌握驗收標(biāo)準(zhǔn)和方法，采購部門和驗收部門應(yīng)聯(lián)合制定培訓(xùn)計劃。培訓(xùn)計劃應(yīng)明確培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時間安排等內(nèi)容。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括毛氈的基本知識、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、采購流程、驗收方法與技巧、供應(yīng)商管理等方面的知識。培訓(xùn)方式可采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部專家講座、實地操作演示等多種形式相結(jié)合。（二）宣貫活動1.通過協(xié)會內(nèi)部會議、宣傳欄、網(wǎng)站等渠道，對毛氈采購驗收制度進行宣傳貫徹，提高協(xié)會全體人員對制度的知曉度和重視程度。2.組織相關(guān)人員進行制度學(xué)習(xí)和討論活動，解答疑問，確保制度的各項要求