會(huì)議紀(jì)要編寫及會(huì)議跟進(jìn)流程模板一、適用場景二、會(huì)議紀(jì)要與跟進(jìn)全流程操作步驟1.會(huì)前準(zhǔn)備：明確目標(biāo)，夯實(shí)基礎(chǔ)確定會(huì)議核心目的：根據(jù)會(huì)議類型（如同步進(jìn)度、解決問題、決策事項(xiàng)），明確本次會(huì)議需達(dá)成的具體目標(biāo)（如“確定項(xiàng)目Q3關(guān)鍵里程碑”“解決部門與部門協(xié)作流程卡點(diǎn)”）。提前分發(fā)會(huì)議資料：發(fā)起人需至少提前1天將會(huì)議議程、背景材料、待討論問題清單等發(fā)送給參會(huì)人員，保證各方提前準(zhǔn)備。確認(rèn)參會(huì)人員與分工：明確主持人（控場）、記錄人（紀(jì)要編寫）、參會(huì)人（議題相關(guān)方），如需外部人員參與，提前溝通對接。2.會(huì)中記錄：聚焦關(guān)鍵，精準(zhǔn)捕捉記錄基本信息：實(shí)時(shí)記錄會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員（含缺席人員及原因）、主持人、記錄人等基礎(chǔ)信息。跟蹤會(huì)議議程：按議程順序逐項(xiàng)記錄討論內(nèi)容，重點(diǎn)標(biāo)注：分歧點(diǎn)：不同觀點(diǎn)或爭議焦點(diǎn)（如“工提出方案A成本過高，工建議優(yōu)化方案B”）；共識(shí)點(diǎn)：各方達(dá)成一致的意見（如“同意采用方案B，預(yù)算控制在*萬元以內(nèi)”）；決議事項(xiàng)：需正式確定的結(jié)論（如“項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)間定為月日”）；行動(dòng)項(xiàng)：明確具體任務(wù)、負(fù)責(zé)人、截止時(shí)間（如“工負(fù)責(zé)完成需求文檔初稿，月*日前提交”）。實(shí)時(shí)核對關(guān)鍵信息：對涉及數(shù)據(jù)、時(shí)間、責(zé)任人等核心信息，可隨時(shí)與參會(huì)人確認(rèn)，避免遺漏或誤差。3.會(huì)后整理：梳理歸檔，規(guī)范輸出整理紀(jì)要初稿：會(huì)后2個(gè)工作日內(nèi)，記錄人根據(jù)會(huì)中記錄，按“會(huì)議基本信息-議程討論概況-決議事項(xiàng)-行動(dòng)計(jì)劃-附件清單”結(jié)構(gòu)整理紀(jì)要初稿，保證語言簡潔、邏輯清晰，避免口語化表述。審核與定稿：初稿完成后提交主持人審核，重點(diǎn)核對決議事項(xiàng)準(zhǔn)確性、行動(dòng)項(xiàng)完整性（是否包含任務(wù)、負(fù)責(zé)人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)），審核通過后形成正式紀(jì)要（標(biāo)注版本號(hào)，如V1.0）。分發(fā)與存檔：正式紀(jì)要通過郵件、企業(yè)等工具發(fā)送給所有參會(huì)人及相關(guān)方，并同步至共享文檔平臺(tái)（如公司內(nèi)網(wǎng)、項(xiàng)目管理工具）存檔，注明“會(huì)議紀(jì)要-會(huì)議名稱-日期”。4.跟進(jìn)執(zhí)行：閉環(huán)管理，保證落地建立任務(wù)清單：從會(huì)議紀(jì)要中提取所有行動(dòng)項(xiàng)，錄入《會(huì)議任務(wù)跟進(jìn)表》（見模板表格），明確任務(wù)編號(hào)、名稱、負(fù)責(zé)人、截止時(shí)間等關(guān)鍵信息，同步給責(zé)任人。定期跟蹤進(jìn)度：負(fù)責(zé)人需按節(jié)點(diǎn)更新任務(wù)進(jìn)度（如“已完成”“進(jìn)行中”“需支持”），記錄人/項(xiàng)目助理每周通過周報(bào)或例會(huì)同步整體進(jìn)度，對逾期任務(wù)提前預(yù)警。閉環(huán)反饋：任務(wù)完成后，負(fù)責(zé)人需在跟進(jìn)表中提交成果物（如文檔、報(bào)告）或完成說明，記錄人確認(rèn)后標(biāo)注“已完成”，并歸檔相關(guān)材料；如遇問題未解決，需在跟進(jìn)表中說明原因及下一步計(jì)劃。三、會(huì)議紀(jì)要及跟進(jìn)表單模板模板1：會(huì)議紀(jì)要模板會(huì)議基本信息會(huì)議名稱*項(xiàng)目需求評(píng)審會(huì)會(huì)議編號(hào)M-20231027-001時(shí)間年月*日14:00-16:00地點(diǎn)*會(huì)議室A/線上會(huì)議主持人*經(jīng)理記錄人*助理參會(huì)人員工、主管、工、客戶代表缺席人員*工（事假）會(huì)議議程1.項(xiàng)目背景介紹；2.需求清單評(píng)審；3.開發(fā)周期確認(rèn)；4.下一步計(jì)劃議程討論概況議題1：項(xiàng)目背景介紹（負(fù)責(zé)人：工）說明項(xiàng)目目標(biāo)、客戶核心需求及當(dāng)前進(jìn)展，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)“需在月底前完成交付”的時(shí)間要求。議題2：需求清單評(píng)審（負(fù)責(zé)人：主管）-工提出“功能模塊A需增加數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能”，*工表示開發(fā)資源緊張，建議優(yōu)先級(jí)延后；-共識(shí)：暫不增加功能模塊A，后續(xù)可迭代優(yōu)化。議題3：開發(fā)周期確認(rèn)（負(fù)責(zé)人：工）-原計(jì)劃周期8周，工評(píng)估增加“功能模塊B”后需延長2周；-決議：開發(fā)周期調(diào)整為10周，月日啟動(dòng)，月日交付。決議事項(xiàng)1.項(xiàng)目開發(fā)周期確定為10周，月日啟動(dòng)；2.暫不增加功能模塊A的數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能，需求納入二期規(guī)劃；3.工負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)部門，月日前輸出詳細(xì)開發(fā)計(jì)劃。行動(dòng)計(jì)劃任務(wù)編號(hào)任務(wù)描述負(fù)責(zé)人截止時(shí)間優(yōu)先級(jí)T-20231027-001輸出詳細(xì)開發(fā)計(jì)劃*工年月*日高T-20231027-002更新項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)清單*助理年月*日中T-20231027-003與客戶確認(rèn)需求變更說明*主管年月*日高附件清單1.《項(xiàng)目需求說明書V2.0》；2.《開發(fā)資源評(píng)估表》備注|如需協(xié)調(diào)部門資源，由工對接|模板2：會(huì)議任務(wù)跟進(jìn)表任務(wù)編號(hào)任務(wù)名稱所屬會(huì)議負(fù)責(zé)人協(xié)助人計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間當(dāng)前狀態(tài)備注完成確認(rèn)人T-20231027-001輸出詳細(xì)開發(fā)計(jì)劃*項(xiàng)目需求評(píng)審會(huì)*工*助理年月*日年月*日已完成已提交*經(jīng)理審核*經(jīng)理T-20231027-002更新項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)清單*項(xiàng)目需求評(píng)審會(huì)*助理-年月*日年月*日+3天逾期（需支持）等待*部門提供數(shù)據(jù)*主管T-20231027-003與客戶確認(rèn)需求變更說明*項(xiàng)目需求評(píng)審會(huì)*主管*工年月*日-進(jìn)行中已預(yù)約客戶月日溝通-四、執(zhí)行注意事項(xiàng)記錄客觀性：紀(jì)要需忠實(shí)反映會(huì)議內(nèi)容，避免加入記錄人主觀判斷，對分歧點(diǎn)應(yīng)同時(shí)標(biāo)注不同意見方（如“工建議…，工認(rèn)為…”）。行動(dòng)項(xiàng)可操作性：任務(wù)描述需具體（如“完成需求文檔”而非“推進(jìn)需求工作”），負(fù)責(zé)人明確為單一責(zé)任人（避免多人無主），截止時(shí)間精確到“日”。跟進(jìn)及時(shí)性：任務(wù)負(fù)責(zé)人需在截止時(shí)間前1天更新進(jìn)度，逾期未完成的需在跟進(jìn)表中說明原因及解決方案，避免“重記錄、輕跟進(jìn)”。保密管理：涉密會(huì)議（如