跨行業(yè)技術(shù)文檔編寫(xiě)規(guī)范及模板一、適用范圍與應(yīng)用場(chǎng)景本規(guī)范及模板適用于制造業(yè)、信息技術(shù)、能源、醫(yī)療、交通、建筑等多個(gè)行業(yè)的技術(shù)文檔編寫(xiě)，涵蓋產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)、技術(shù)方案、測(cè)試報(bào)告、維護(hù)手冊(cè)、研發(fā)文檔、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)解讀等類(lèi)型。無(wú)論是企業(yè)內(nèi)部技術(shù)沉淀、跨部門(mén)協(xié)作，還是對(duì)外客戶(hù)交付、行業(yè)合規(guī)性文件，均可通過(guò)本規(guī)范保證文檔的一致性、專(zhuān)業(yè)性、可讀性及可追溯性，降低溝通成本，提升技術(shù)信息傳遞效率。二、文檔編寫(xiě)操作流程（一）前期準(zhǔn)備階段明確文檔目標(biāo)與受眾確定文檔核心目的（如指導(dǎo)生產(chǎn)、規(guī)范操作、匯報(bào)成果、培訓(xùn)人員等）。分析受眾背景（如技術(shù)人員、管理人員、終端用戶(hù)、監(jiān)管機(jī)構(gòu)等），調(diào)整內(nèi)容深度與表述方式（例：面向用戶(hù)的文檔需避免過(guò)多專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)，面向技術(shù)人員的文檔需包含詳細(xì)參數(shù)與邏輯）。收集與整理資料梳理現(xiàn)有技術(shù)資料（設(shè)計(jì)圖紙、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、歷史版本文檔等）。確認(rèn)資料準(zhǔn)確性與時(shí)效性，優(yōu)先引用最新發(fā)布的國(guó)家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)內(nèi)部規(guī)范（如GB/T1.1-2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則》）。制定文檔框架根據(jù)文檔類(lèi)型（如方案類(lèi)、報(bào)告類(lèi)、手冊(cè)類(lèi)）和目標(biāo)，搭建初步章節(jié)結(jié)構(gòu)（參考模板表格部分），明確各章節(jié)核心內(nèi)容與邏輯關(guān)系。（二）內(nèi)容編寫(xiě)階段遵循模板結(jié)構(gòu)填充內(nèi)容按照模板表格中的章節(jié)順序（如封面、目錄、引言、附錄等）逐項(xiàng)編寫(xiě)，保證無(wú)遺漏章節(jié)。部分需邏輯清晰：從宏觀到微觀（如“總體要求→具體技術(shù)指標(biāo)→實(shí)現(xiàn)步驟”），或從問(wèn)題到方案（如“背景→痛點(diǎn)→解決方案→效果驗(yàn)證”）。規(guī)范內(nèi)容表述術(shù)語(yǔ)統(tǒng)一：全文使用行業(yè)通用術(shù)語(yǔ)，對(duì)關(guān)鍵術(shù)語(yǔ)首次出現(xiàn)時(shí)標(biāo)注定義（如“物聯(lián)網(wǎng)（IoT）：通過(guò)信息傳感設(shè)備連接物品與互聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)智能化識(shí)別、定位、跟蹤等的技術(shù)體系”）。數(shù)據(jù)準(zhǔn)確：參數(shù)、指標(biāo)、測(cè)試數(shù)據(jù)等需標(biāo)注來(lái)源（如“實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)來(lái)源于2023年10月實(shí)驗(yàn)室測(cè)試報(bào)告（編號(hào)：TEST20231001）”），避免模糊表述（如“大概”“可能”）。圖表規(guī)范：圖表需有編號(hào)（如圖1、表2）和標(biāo)題，圖表內(nèi)容需與描述一致，圖表下方注明數(shù)據(jù)來(lái)源（如“圖1設(shè)備結(jié)構(gòu)示意圖（來(lái)源：設(shè)計(jì)部張工，2023年9月）”）。引用標(biāo)準(zhǔn)與文獻(xiàn)引用標(biāo)準(zhǔn)需注明標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)、名稱(chēng)、發(fā)布年份（如“GB/T25000.51-2016《系統(tǒng)與軟件工程系統(tǒng)與軟件質(zhì)量要求和評(píng)價(jià)第51部分：就緒可用軟件產(chǎn)品的質(zhì)量要求和測(cè)試細(xì)則》”）。引用文獻(xiàn)需按規(guī)范格式標(biāo)注（如“[1]李工.智能制造設(shè)備運(yùn)維技術(shù)研究[D].北京：大學(xué)，2022.”）。（三）審核與修訂階段內(nèi)部交叉審核技術(shù)審核：由領(lǐng)域?qū)＜遥ㄈ缰魅喂こ處煟z查內(nèi)容準(zhǔn)確性、技術(shù)細(xì)節(jié)合理性。格式審核：由文檔專(zhuān)員檢查格式是否符合模板要求（字體、字號(hào)、頁(yè)邊距、圖表編號(hào)等）。邏輯審核：由項(xiàng)目組長(zhǎng)檢查章節(jié)連貫性、結(jié)論與論據(jù)的一致性。修訂與完善根據(jù)審核意見(jiàn)逐條修改，記錄修訂內(nèi)容（可在文檔末尾添加“修訂記錄表”，注明修訂人*、修訂日期、修訂章節(jié)、修訂說(shuō)明）。對(duì)重大修改需重新組織審核，保證問(wèn)題閉環(huán)。（四）發(fā)布與歸檔階段最終版本確認(rèn)經(jīng)編制人、審核人、批準(zhǔn)人*簽字確認(rèn)后，定為正式發(fā)布版本（標(biāo)注“V1.0”等版本號(hào)）。歸檔管理按企業(yè)文檔管理要求存儲(chǔ)（如電子文檔存入指定服務(wù)器文件夾，紙質(zhì)文檔加蓋公章后存檔），保證文檔可追溯、可檢索。三、模板結(jié)構(gòu)與內(nèi)容規(guī)范（一）文檔封面項(xiàng)目?jī)?nèi)容要求示例文檔編號(hào)企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)一編號(hào)（如“Q/ABC-SC-2023-001”）Q/ABC-SC-2023-001標(biāo)題簡(jiǎn)潔明確，包含核心內(nèi)容（如“型智能傳感器技術(shù)說(shuō)明書(shū)”）型智能傳感器技術(shù)說(shuō)明書(shū)版本號(hào)格式“V主版本號(hào).次版本號(hào)”（如“V1.2”）V1.2編制部門(mén)負(fù)責(zé)編制的部門(mén)（如“研發(fā)一部”）研發(fā)一部編制人編制人員姓名（用*代替）**審核人審核人員姓名（用*代替）**批準(zhǔn)人批準(zhǔn)人員姓名（用*代替）趙六發(fā)布日期YYYY-MM-DD格式2023-11-15密級(jí)根據(jù)內(nèi)容敏感度標(biāo)注（如“公開(kāi)”“內(nèi)部秘密”“機(jī)密”）內(nèi)部秘密（二）目錄自動(dòng)目錄，包含章節(jié)標(biāo)題（如“1引言”“2術(shù)語(yǔ)定義”）及對(duì)應(yīng)頁(yè)碼。章節(jié)編號(hào)采用層級(jí)格式（如“1→1.1→1.1.1”），標(biāo)題與頁(yè)碼右對(duì)齊。（三）引言章節(jié)內(nèi)容要點(diǎn)格式要求1.1目的說(shuō)明文檔編寫(xiě)目的（如“指導(dǎo)用戶(hù)正確安裝、操作設(shè)備”）宋體小四，段前空2字符1.2背景介紹文檔相關(guān)的技術(shù)背景、項(xiàng)目來(lái)源或行業(yè)需求（如“為響應(yīng)智能制造升級(jí)需求，研發(fā)型設(shè)備”）1.3適用范圍明確文檔適用的對(duì)象、場(chǎng)景或條件（如“適用于設(shè)備的生產(chǎn)、運(yùn)維人員及終端用戶(hù)”）1.4參考資料列出編寫(xiě)文檔時(shí)引用的標(biāo)準(zhǔn)、文獻(xiàn)或資料（標(biāo)注編號(hào)和名稱(chēng)）參考文獻(xiàn)格式統(tǒng)一，如“[1]GB/T1.1-2020”（四）核心章節(jié)（以技術(shù)方案為例）章節(jié)內(nèi)容要點(diǎn)示2總體要求闡述方案設(shè)計(jì)原則（如“可靠性、兼容性、擴(kuò)展性”）、目標(biāo)（如“實(shí)現(xiàn)設(shè)備數(shù)據(jù)采集準(zhǔn)確率≥99%”）分點(diǎn)列出，每點(diǎn)1行，加粗標(biāo)題3技術(shù)指標(biāo)列出具體技術(shù)參數(shù)（如“工作溫度：-20℃~+60℃”“通信接口：RS485/以太網(wǎng)”）采用表格形式，包含“參數(shù)名稱(chēng)”“指標(biāo)值”“單位”“備注”四列4實(shí)現(xiàn)方案分模塊描述技術(shù)實(shí)現(xiàn)路徑（如“硬件模塊：采用芯片；軟件模塊：基于Python開(kāi)發(fā)”）配流程圖或結(jié)構(gòu)示意圖，圖注在圖下方5測(cè)試驗(yàn)證說(shuō)明測(cè)試方法、環(huán)境、結(jié)果（如“在標(biāo)準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室環(huán)境下，連續(xù)運(yùn)行72小時(shí)，無(wú)故障”）數(shù)據(jù)用圖表展示，注明測(cè)試條件與結(jié)論（五）附錄項(xiàng)目?jī)?nèi)容要求附錄A補(bǔ)充資料（如設(shè)備電路圖、代碼片段、詳細(xì)計(jì)算公式）附錄B名詞解釋?zhuān)ㄡ槍?duì)文檔中非常用術(shù)語(yǔ)）修訂記錄表包含“版本號(hào)”“修訂日期”“修訂人”“修訂說(shuō)明”“審核人”等列四、編寫(xiě)要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）內(nèi)容準(zhǔn)確性數(shù)據(jù)、參數(shù)、引用標(biāo)準(zhǔn)需反復(fù)核對(duì)，避免因錯(cuò)誤信息導(dǎo)致技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)（如設(shè)備參數(shù)錯(cuò)誤可能導(dǎo)致生產(chǎn)）。技術(shù)方案需經(jīng)過(guò)充分驗(yàn)證，保證可行性（如實(shí)驗(yàn)室測(cè)試或試點(diǎn)應(yīng)用）。（二）格式規(guī)范性全文字體、字號(hào)、行距統(tǒng)一（如宋體小四，1.5倍行距，一級(jí)標(biāo)題黑體三號(hào)，二級(jí)標(biāo)題黑體四號(hào)）。圖表編號(hào)連續(xù)（如圖1、圖2…，表1、表2…），圖表內(nèi)文字清晰（最小字號(hào)不小于小五）。（三）術(shù)語(yǔ)一致性建立術(shù)語(yǔ)表（可放在附錄），全文統(tǒng)一使用術(shù)語(yǔ)，避免同物異名（如“物聯(lián)網(wǎng)”不可交替使用為“物聯(lián)網(wǎng)絡(luò)”）。（四）版本管理文檔修訂時(shí)需更新版本號(hào)（主版本號(hào)升級(jí)表示重大修改，次版本號(hào)升級(jí)表示minor修改），保留歷史版本至少3個(gè)，便于追溯。（五）保密與合規(guī)涉及企業(yè)核心技術(shù)或客戶(hù)隱私的內(nèi)容，需標(biāo)注密級(jí)并控制訪問(wèn)權(quán)限。遵守行業(yè)法規(guī)