企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)（ERP）操作手冊第一章：系統(tǒng)概述與業(yè)務(wù)應(yīng)用場景1.1系統(tǒng)簡介企業(yè)資源規(guī)劃（ERP）系統(tǒng)是集成企業(yè)核心業(yè)務(wù)流程的管理平臺，涵蓋基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理、采購、銷售、庫存、財(cái)務(wù)等模塊，實(shí)現(xiàn)信息共享與流程協(xié)同，提升企業(yè)運(yùn)營效率。本手冊以主流ERP系統(tǒng)為例，詳解各模塊操作方法，適用于企業(yè)內(nèi)部員工培訓(xùn)與日常操作參考。1.2典型業(yè)務(wù)應(yīng)用場景1.2.1新員工入職初始化新員工入職時(shí)，需通過ERP系統(tǒng)創(chuàng)建用戶賬號、分配部門權(quán)限，并錄入基礎(chǔ)信息（如聯(lián)系方式、崗位角色），保證其具備操作權(quán)限且符合組織架構(gòu)管理要求。1.2.2月度庫存盤點(diǎn)每月末，倉庫管理員需通過ERP系統(tǒng)盤點(diǎn)任務(wù)，按物料編碼逐一清點(diǎn)實(shí)物數(shù)量，系統(tǒng)自動對比賬面數(shù)據(jù)，盤點(diǎn)差異表，經(jīng)財(cái)務(wù)審核后調(diào)整庫存賬目。1.2.3采購訂單全流程處理采購部門根據(jù)物料需求計(jì)劃，在ERP系統(tǒng)中提交采購申請，經(jīng)*經(jīng)理審批后采購訂單，供應(yīng)商發(fā)貨后錄入到貨信息，倉庫驗(yàn)收確認(rèn)后自動更新庫存，財(cái)務(wù)根據(jù)訂單與到貨單應(yīng)付憑證。1.2.4銷售訂單與發(fā)貨管理銷售部門接收客戶訂單后，在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建銷售訂單，確認(rèn)庫存后發(fā)起發(fā)貨申請，倉庫審核出庫，物流信息同步更新，財(cái)務(wù)根據(jù)出庫單開具應(yīng)收發(fā)票，實(shí)現(xiàn)銷售全流程跟蹤。第二章：核心模塊操作流程2.1基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理2.1.1物料主數(shù)據(jù)創(chuàng)建操作步驟：登錄ERP系統(tǒng)，“基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理”→“物料主數(shù)據(jù)”→“新增”；錄入物料基本信息：物料編碼（系統(tǒng)自動，不可修改）、物料名稱（需與實(shí)物一致）、規(guī)格型號、計(jì)量單位（如“個(gè)”“kg”）、物料分類（如“原材料”“半成品”）；填寫采購與銷售屬性：默認(rèn)供應(yīng)商、采購提前期、銷售稅率；“保存”，系統(tǒng)校驗(yàn)通過后生效。2.1.2供應(yīng)商信息維護(hù)操作步驟：進(jìn)入“基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理”→“供應(yīng)商檔案”→“添加供應(yīng)商”；錄入供應(yīng)商編碼（自定義規(guī)則，如“GYS+年份+序號”）、名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話（內(nèi)部虛擬號，如“8888”）、開戶行、銀行賬號；設(shè)置供應(yīng)商屬性：是否為“合格供應(yīng)商”（需經(jīng)采購部*經(jīng)理審批）、付款條件（如“月結(jié)30天”）；保存并提交審核，審核通過后可在采購模塊中使用。2.2采購管理2.2.1采購申請?zhí)峤徊僮鞑襟E：“采購管理”→“采購申請”→“新建申請”；選擇申請部門（如“生產(chǎn)部”）、申請日期、申請人（當(dāng)前登錄人）；添加物料：“添加物料”，輸入物料編碼或名稱，系統(tǒng)自動帶出規(guī)格型號、單位，錄入申請數(shù)量；填寫申請?jiān)颍ㄈ纭吧a(chǎn)A產(chǎn)品急需補(bǔ)料”）；“提交”，系統(tǒng)自動流轉(zhuǎn)至部門主管*主管審批。2.2.2采購訂單審批與執(zhí)行操作步驟：采購員在“采購管理”→“采購申請審批”中查看待審批申請，“審批”通過后采購訂單；進(jìn)入“采購訂單”→“新建訂單”，選擇供應(yīng)商、關(guān)聯(lián)采購申請編號，系統(tǒng)自動填充物料信息；錄入訂單數(shù)量、單價(jià)、交貨日期、交貨地點(diǎn)；“保存”并提交，經(jīng)*經(jīng)理審批后生效；訂單生效后，系統(tǒng)自動發(fā)送通知給供應(yīng)商，采購員可跟蹤訂單執(zhí)行狀態(tài)。2.3銷售管理2.3.1銷售訂單創(chuàng)建操作步驟：“銷售管理”→“銷售訂單”→“新建訂單”；選擇客戶（從客戶檔案中選擇或新增）、訂單日期、訂單類型（如“正常訂單”“緊急訂單”）；添加商品：輸入物料編碼，錄入數(shù)量、單價(jià)，系統(tǒng)自動計(jì)算金額；填寫交貨日期、收貨地址、聯(lián)系方式；“保存”，提交銷售主管*主管審核。2.3.2發(fā)貨出庫與物流跟蹤操作步驟：審核通過的銷售訂單，“發(fā)貨”→“出庫單”；倉庫管理員核對出庫單信息（物料、數(shù)量、客戶），確認(rèn)庫存充足后“確認(rèn)出庫”；系統(tǒng)自動扣減庫存，出庫編號，打印出庫單交物流部門；物流人員發(fā)貨后，在ERP系統(tǒng)中錄入物流單號，客戶可在線查詢物流狀態(tài)。2.4庫存管理2.4.1庫存盤點(diǎn)操作操作步驟：月末，倉庫管理員“庫存管理”→“盤點(diǎn)任務(wù)”→“創(chuàng)建盤點(diǎn)任務(wù)”，選擇盤點(diǎn)庫區(qū)（如“原料庫”“成品庫”）；系統(tǒng)《庫存盤點(diǎn)表》，包含物料編碼、賬面數(shù)量、存放位置；盤點(diǎn)人員按實(shí)物清點(diǎn)數(shù)量，在盤點(diǎn)表中錄入實(shí)盤數(shù)量，簽字確認(rèn)；倉管員將盤點(diǎn)數(shù)據(jù)錄入ERP系統(tǒng)，系統(tǒng)自動計(jì)算盤點(diǎn)差異（賬面數(shù)量-實(shí)盤數(shù)量）；《庫存盤點(diǎn)差異表》，提交財(cái)務(wù)部*會計(jì)審核，經(jīng)批準(zhǔn)后調(diào)整庫存賬目。2.4.2庫存調(diào)撥處理操作步驟：當(dāng)需將物料從A倉庫調(diào)撥至B倉庫時(shí)，“庫存管理”→“調(diào)撥管理”→“新建調(diào)撥單”；選擇調(diào)出倉庫、調(diào)入倉庫、物料編碼、調(diào)撥數(shù)量、調(diào)撥原因（如“B倉庫生產(chǎn)需求”）；“提交”，經(jīng)倉庫主管*主管審批后生效；調(diào)出倉庫發(fā)貨后，在系統(tǒng)中確認(rèn)“調(diào)撥出庫”，調(diào)入倉庫確認(rèn)“調(diào)撥入庫”，系統(tǒng)自動更新兩倉庫庫存。2.5財(cái)務(wù)管理2.5.1應(yīng)付單據(jù)操作步驟：財(cái)務(wù)人員進(jìn)入“財(cái)務(wù)管理”→“應(yīng)付管理”→“應(yīng)付單錄入”；選擇供應(yīng)商、關(guān)聯(lián)采購訂單編號、發(fā)票號碼（供應(yīng)商提供）；錄入發(fā)票金額、稅率、不含稅金額，系統(tǒng)自動計(jì)算稅額；發(fā)票掃描件（如需），“保存”應(yīng)付單；審核通過后，《應(yīng)付賬款明細(xì)表》，作為付款依據(jù)。2.5.2總賬憑證錄入操作步驟：“財(cái)務(wù)管理”→“總賬”→“憑證錄入”；選擇憑證類型（如“記賬憑證”“收款憑證”）、憑證日期；添加分錄：輸入摘要（如“采購原材料A”）、借方科目（如“1403原材料”）、金額，貸方科目（如“2202應(yīng)付賬款”）、金額；錄制完成后，“保存”，提交財(cái)務(wù)主管*主管審核；審核通過后，憑證過賬至總賬，財(cái)務(wù)報(bào)表。第三章：業(yè)務(wù)操作模板表格3.1物料主數(shù)據(jù)維護(hù)表序號物料編碼物料名稱規(guī)格型號計(jì)量單位物料分類默認(rèn)供應(yīng)商采購提前期（天）狀態(tài)（啟用/停用）創(chuàng)建人創(chuàng)建日期1YL2024001原材料AΦ10mmkg原材料供應(yīng)商A3啟用*員工2024-01-152CP2024001半成品B5V-2A個(gè)半成品--啟用*員工2024-01-203.2采購申請單模板申請單號：CGSQ2024015001申請日期：2024-01-20申請部門：生產(chǎn)部申請人：*員工序號物料編碼物料名稱規(guī)格型號—————-———-———-1YL2024001原材料AΦ10mm2YL2024002原材料CΦ5mm審批意見：同意采購，按流程執(zhí)行。審批人：*主管審批日期：2024-01-213.3銷售出庫單模板出庫單號：XSCK2024013001出庫日期：2024-01-25客戶名稱：客戶B出庫倉庫：成品庫序號物料編碼物料名稱規(guī)格型號—————-———-———-1CP2024001半成品B5V-2A2CP2024002成品C220V-10A倉管員簽字：*倉管客戶簽字：__________3.4庫存盤點(diǎn)差異表盤點(diǎn)單號：PDDC2024013101盤點(diǎn)日期：2024-01-30盤點(diǎn)庫區(qū)：原料庫盤點(diǎn)人員：*倉管序號物料編碼物料名稱賬面數(shù)量—————-———-———-1YL2024001原材料A10002YL2024002原材料C500財(cái)務(wù)審核：會計(jì)倉庫主管：主管3.5費(fèi)用報(bào)銷單模板報(bào)銷單號：FYBX2024012801報(bào)銷日期：2024-01-28報(bào)銷部門：銷售部報(bào)銷人：*員工費(fèi)用類型金額（元）發(fā)票號碼發(fā)票日期差旅費(fèi)1500.0056782024-01-25辦公費(fèi)300.00876543212024-01-20合計(jì)金額（大寫）：壹仟捌佰元整小寫：￥1800.00審批意見：報(bào)銷真實(shí)，準(zhǔn)予報(bào)銷。審批人：經(jīng)理財(cái)務(wù)審核：會計(jì)第四章：操作規(guī)范與風(fēng)險(xiǎn)提示4.1數(shù)據(jù)錄入規(guī)范準(zhǔn)確性：物料編碼、數(shù)量、金額等關(guān)鍵信息需反復(fù)核對，保證與實(shí)物、單據(jù)一致，禁止隨意修改已審核數(shù)據(jù)；完整性：必填項(xiàng)（如物料名稱、供應(yīng)商、客戶信息）不得為空，備注欄需填寫操作原因，便于追溯；及時(shí)性：業(yè)務(wù)發(fā)生后24小時(shí)內(nèi)完成數(shù)據(jù)錄入，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)更新，避免信息滯后。4.2權(quán)限管理要求員工僅可操作被授權(quán)的模塊與功能（如倉管員不可修改財(cái)務(wù)憑證），嚴(yán)禁越權(quán)操作；定期更新密碼（至少每季度一次），不得泄露賬號信息，離職時(shí)需及時(shí)禁用賬號；敏感操作（如刪除訂單、調(diào)整庫存）需經(jīng)多級審批，審批流程不可跳過。4.3常見錯(cuò)誤及規(guī)避方法錯(cuò)誤1：采購申請物料編碼錯(cuò)誤，導(dǎo)致采購物料不符。規(guī)避：錄入物料編碼時(shí)，優(yōu)先通過系統(tǒng)搜索功能選擇，避免手動輸入；錯(cuò)誤2：銷售訂單出庫數(shù)量超庫存。規(guī)避：出庫前通過“庫存查詢”功能確認(rèn)可用庫存，不足時(shí)及時(shí)聯(lián)系生產(chǎn)或采購部門；錯(cuò)誤3：財(cái)務(wù)憑證借貸不