書法家協(xié)會檔案庫房管理規(guī)定

第一章總則第一條為加強本書法家協(xié)會檔案庫房的科學管理，確保檔案的完整與安全，充分發(fā)揮檔案在協(xié)會各項工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本協(xié)會實際情況，特制定本規(guī)定。第二條檔案庫房是集中保管協(xié)會各類檔案的重要場所，其管理工作應遵循“科學、規(guī)范、安全、高效”的原則，保證檔案管理工作的有序開展。第三條本規(guī)定適用于本書法家協(xié)會檔案庫房的管理、檔案的收集、整理、存儲、利用等相關(guān)活動。第二章檔案庫房設(shè)施與環(huán)境管理第四條檔案庫房選址應充分考慮安全因素，遠離易燃、易爆、易污染等區(qū)域，確保庫房建筑符合防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防光、防鼠等要求。第五條庫房應配備必要的基礎(chǔ)設(shè)施，包括但不限于檔案存儲架、密集架、防火設(shè)備（如滅火器、消防栓等）、防盜設(shè)備（如監(jiān)控攝像頭、門禁系統(tǒng)等）、溫濕度調(diào)控設(shè)備（如空調(diào)、除濕機等）、防蟲防鼠設(shè)備（如驅(qū)蟲藥、防鼠板等）。第六條對庫房的基礎(chǔ)設(shè)施應定期進行檢查和維護，確保其正常運行。每月至少進行一次全面檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時記錄并安排維修或更換。第七條庫房應保持適宜的溫濕度環(huán)境，溫度控制在14℃-24℃之間，相對濕度控制在45%-60%之間。每天定時記錄溫濕度數(shù)據(jù)，根據(jù)實際情況合理使用溫濕度調(diào)控設(shè)備進行調(diào)節(jié)。第八條庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，每周至少進行一次全面清掃，防止灰塵、霉菌等對檔案造成損害。嚴禁在庫房內(nèi)堆放雜物。第三章檔案收集與整理第九條協(xié)會各部門應按照規(guī)定及時向檔案庫房移交需歸檔的文件、資料、作品等。歸檔范圍包括但不限于協(xié)會會議文件、會員信息、活動記錄、獲獎資料、書法作品原稿等。第十條檔案管理人員在接收檔案時，應對檔案的完整性、準確性進行檢查，對不符合要求的檔案應及時退回相關(guān)部門進行補充或修正。第十一條檔案整理應遵循檔案形成的規(guī)律和特點，按照分類標準進行科學分類、編號、編目、裝訂等工作。分類方法應保持一致性和穩(wěn)定性，便于檔案的管理和利用。第十二條對書法作品原稿等特殊檔案，應進行單獨整理和保管，采取必要的保護措施，如使用專用的裝裱材料、存儲盒等，確保作品不受損壞。第十三條建立電子檔案與紙質(zhì)檔案同步管理制度，對重要檔案應及時進行數(shù)字化處理，存儲在專門的電子存儲設(shè)備中，并進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。第四章檔案存儲與保管第十四條檔案應按照分類編號順序存放在相應的檔案存儲架或密集架上，排列整齊，標識清晰，便于查找和管理。第十五條對不同類型、不同保管期限的檔案應進行分區(qū)存放，設(shè)置明顯的標識牌。長期保管的檔案應存放在相對穩(wěn)定、安全的區(qū)域。第十六條檔案管理人員應定期對檔案進行盤點清查，每年至少進行一次全面盤點，確保檔案的數(shù)量、完整性與檔案目錄記錄一致。對盤點中發(fā)現(xiàn)的問題應及時查明原因并進行處理。第十七條嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確因工作需要進入庫房的，須經(jīng)檔案主管領(lǐng)導批準，并進行登記，注明進入時間、事由、離開時間等信息。第十八條檔案庫房應建立嚴格的安全管理制度，嚴禁在庫房內(nèi)吸煙、使用明火或違規(guī)使用電器設(shè)備。庫房鑰匙應由專人保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。第五章檔案利用與借閱第十九條本協(xié)會會員及工作人員因工作需要利用檔案的，應填寫《檔案利用申請表》，注明利用檔案的目的、名稱、數(shù)量等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案庫房管理人員辦理利用手續(xù)。第二十條檔案一般不允許外借，如因特殊情況確需外借的，須經(jīng)協(xié)會主管領(lǐng)導批準，并簽訂《檔案借閱承諾書》，明確借閱期限、歸還時間及保管責任等。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。第二十一條檔案利用過程中，利用者應在指定區(qū)域內(nèi)進行查閱，嚴禁擅自將檔案帶出指定區(qū)域。不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損、抽取或撕毀檔案內(nèi)容。第二十二條檔案管理人員應對檔案的利用情況進行詳細記錄，包括利用者姓名、部門、利用時間、檔案名稱、歸還時間等信息，以便跟蹤和統(tǒng)計檔案的利用情況。第二十三條歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和完好程度，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失等情況，應及時報告并按照相關(guān)規(guī)定進行處理。第六章檔案保密管理第二十四條檔案庫房管理人員應嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和協(xié)會的保密制度，保守檔案機密，不得泄露檔案內(nèi)容。第二十五條對涉及國家機密、協(xié)會商業(yè)秘密及會員個人隱私等敏感信息的檔案，應進行嚴格的保密管理，設(shè)置專門的存儲區(qū)域，并采取加密等技術(shù)手段進行保護。第二十六條檔案的查閱、借閱等利用環(huán)節(jié)應嚴格執(zhí)行保密審批程序，對涉及保密檔案的利用申請，須經(jīng)協(xié)會保密工作領(lǐng)導小組審批同意后方可辦理。第二十七條在檔案數(shù)字化處理過程中，應采取有效的保密措施，防止電子檔案信息泄露。對參與數(shù)字化處理的工作人員應進行保密教育，并簽訂保密協(xié)議。第二十八條如發(fā)現(xiàn)檔案保密信息泄露事件，應立即啟動應急預案，采取有效措施進行處理，減少損失，并及時向上級主管部門報告。對相關(guān)責任人應依法依規(guī)追究責任。第七章檔案銷毀第二十九條對保管期限已滿且無保存價值的檔案，應按照規(guī)定進行銷毀處理。檔案銷毀前，檔案管理人員應編制《檔案銷毀清冊》，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、形成時間、保管期限等信息。第三十條《檔案銷毀清冊》須經(jīng)協(xié)會主管領(lǐng)導審核批準后，方可進行銷毀操作。銷毀清冊應永久保存，以備查考。第三十一條檔案銷毀應采用安全可靠的方式，如粉碎、焚燒等。對于電子檔案，應進行徹底的數(shù)據(jù)擦除或物理銷毀存儲設(shè)備，確保檔案信息無法恢復。第三十二條檔案銷毀過程應有專人負責監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和合規(guī)性。監(jiān)督人員應在銷毀清冊上簽字確認銷毀情況。第八章檔案管理人員職責第三十三條檔案管理人員應具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務流程，定期參加相關(guān)培訓和學習，不斷提高業(yè)務水平。第三十四條負責檔案庫房的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、存儲、利用、保密、銷毀等環(huán)節(jié)的具體操作和執(zhí)行。第三十五條嚴格遵守檔案庫房的各項管理制度，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。對檔案管理過程中出現(xiàn)的問題及時向上級報告，并提出合理的改進建議。第三十六條負責檔案庫房設(shè)施設(shè)備的日常檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)并解決設(shè)施設(shè)備存在的問題，確保庫房環(huán)境符合檔案保管要求。第三十七條做好檔案利用服務工作，熱情接待檔案利用者，及時為其提供所需檔案，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。第三十八條協(xié)助協(xié)會其他部門開展與檔案管理相關(guān)的工作，提供必要的檔案支持和服務。第九章監(jiān)督與考核第三十九條協(xié)會成立檔案管理監(jiān)督小組，定期對檔案庫房的管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的完整性和安全性、庫房設(shè)施設(shè)備的運行情況等。第四十條監(jiān)督小組應定期向協(xié)會領(lǐng)導匯報檔案管理監(jiān)督檢查情況，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，督促檔案庫房管理人員限期整改。第四十一條建立檔案管理人員考核制度，將檔案管理工作質(zhì)量、服務水平、工作效率等納入考核指標體系，定期對檔案管理人員進行考核評價。第四十二條對在檔案管理工