項目文檔管理流程與文檔存檔規(guī)范一、引言為規(guī)范項目全生命周期文檔的創(chuàng)建、審批、分發(fā)、存儲及查閱流程，保證項目文檔的完整性、準(zhǔn)確性、可追溯性，同時提升團(tuán)隊協(xié)作效率與知識沉淀能力，特制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于公司內(nèi)部所有項目（包括但不限于研發(fā)項目、市場推廣項目、工程項目等）的文檔管理活動，旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化流程降低溝通成本，規(guī)避因文檔缺失或混亂導(dǎo)致的項目風(fēng)險。二、適用范圍與場景本規(guī)范適用于以下場景：項目啟動階段：立項申請、需求調(diào)研、可行性分析等文檔的編制與歸檔；項目執(zhí)行階段：周報、會議紀(jì)要、技術(shù)方案、測試報告、變更記錄等文檔的動態(tài)管理；項目收尾階段：驗收報告、總結(jié)報告、審計資料、交付清單等文檔的最終歸檔；項目運維階段：維護(hù)手冊、問題處理記錄、版本更新說明等文檔的長期管理。涉及項目組全員（項目經(jīng)理、產(chǎn)品經(jīng)理、開發(fā)人員、測試人員、運維人員等）及文檔管理員的文檔相關(guān)活動均需遵守本規(guī)范。三、項目全生命周期文檔管理流程（一）項目啟動階段文檔管理文檔編制項目經(jīng)理*牽頭組織編制《項目立項申請書》《項目章程》，明確項目目標(biāo)、范圍、計劃、資源等核心信息；產(chǎn)品經(jīng)理*組織編制《需求規(guī)格說明書》，詳細(xì)描述功能需求、非功能需求及驗收標(biāo)準(zhǔn)，需經(jīng)客戶方（或需求提出方）確認(rèn)簽字。文檔評審立項相關(guān)文檔需組織評審會，參會人員包括部門負(fù)責(zé)人、技術(shù)專家、客戶代表（如需），評審?fù)ㄟ^后由項目經(jīng)理*簽字確認(rèn)；需求說明書評審?fù)ㄟ^后，需提交客戶方（或需求提出方）簽字蓋章，作為后續(xù)開發(fā)依據(jù)。文檔歸檔評審?fù)ㄟ^后的文檔由文檔管理員*統(tǒng)一編號（編號規(guī)則：項目代碼-文檔類型-版本號-日期，如“PROJ001-REQ-V1.0-20240501”），錄入文檔管理系統(tǒng)；紙質(zhì)版文檔需打印簽字版，交由項目組檔案柜統(tǒng)一存放，電子版與紙質(zhì)版同步更新。（二）項目執(zhí)行階段文檔管理日常文檔動態(tài)更新項目周報：每周五17:00前，項目經(jīng)理*匯總本周進(jìn)度、風(fēng)險、下周計劃，提交至項目組群及文檔管理系統(tǒng)；會議紀(jì)要：每次項目會議后24小時內(nèi)，由記錄人整理會議內(nèi)容（含議題、討論結(jié)果、行動項、負(fù)責(zé)人及截止日期），經(jīng)項目經(jīng)理審核后發(fā)布至文檔管理系統(tǒng)；技術(shù)方案/測試報告：開發(fā)人員完成模塊設(shè)計后提交《技術(shù)設(shè)計文檔》，測試人員完成測試后提交《測試報告》，需經(jīng)技術(shù)負(fù)責(zé)人*審核確認(rèn)。變更文檔管理當(dāng)需求、計劃、范圍等發(fā)生變更時，由申請人填寫《文檔變更申請表》，說明變更原因、內(nèi)容及影響，經(jīng)項目經(jīng)理、產(chǎn)品經(jīng)理*審批后，方可更新相關(guān)文檔；變更后的文檔需重新編號（版本號遞增，如V1.0→V1.1），并在文檔管理系統(tǒng)中標(biāo)注變更記錄（變更人、變更日期、變更內(nèi)容摘要）。文檔分發(fā)與查閱涉及跨部門協(xié)作的文檔（如《項目周報》《技術(shù)方案》），由項目經(jīng)理*指定分發(fā)范圍，保證相關(guān)人員及時查閱；文檔查閱權(quán)限：項目組成員可查閱本組所有文檔，非項目組成員需經(jīng)項目經(jīng)理書面審批后，由文檔管理員授權(quán)查閱。（三）項目收尾階段文檔管理最終文檔整理項目經(jīng)理*組織整理項目全周期文檔，包括但不限于：立項文件、需求說明書、技術(shù)文檔、測試報告、驗收報告、會議紀(jì)要、變更記錄等；對文檔完整性進(jìn)行檢查，保證無缺失（參照《項目文檔清單模板》逐項核對）。文檔驗收與歸檔由部門負(fù)責(zé)人、質(zhì)量負(fù)責(zé)人組成驗收小組，對最終文檔進(jìn)行驗收，重點檢查文檔的規(guī)范性、準(zhǔn)確性、完整性；驗收通過后，文檔管理員*將所有文檔（含電子版、紙質(zhì)版簽字版）移交至公司檔案室，歸檔時填寫《文檔歸檔登記表》（記錄文檔名稱、編號、份數(shù)、歸檔人、歸檔日期）。知識沉淀與移交項目經(jīng)理*組織編寫《項目總結(jié)報告》，提煉項目經(jīng)驗教訓(xùn)、技術(shù)亮點、改進(jìn)建議，作為公司知識庫資料；向運維團(tuán)隊移交《項目維護(hù)手冊》《系統(tǒng)部署說明》等文檔，保證項目后續(xù)運維工作順利開展。四、文檔存檔規(guī)范（一）存檔分類與編號規(guī)則存檔分類一級分類二級分類說明項目管理類立項文件、計劃報告、周報、會議紀(jì)要、變更記錄涵蓋項目全周期管理過程文檔需求文檔類需求規(guī)格說明書、用戶手冊、原型圖描述項目需求及用戶使用場景技術(shù)文檔類技術(shù)方案、設(shè)計文檔、測試報告、部署文檔記錄技術(shù)實現(xiàn)細(xì)節(jié)、測試結(jié)果及部署流程驗收交付類驗收報告、交付清單、總結(jié)報告項目交付成果及驗收結(jié)論運維支持類維護(hù)手冊、問題記錄、版本更新說明項目上線后的維護(hù)及優(yōu)化記錄編號規(guī)則電子版編號：項目代碼-一級分類代碼-二級分類代碼-版本號-日期（示例：PROJ001-PMM-REQ-V2.0-20240601，其中PMM=項目管理類，REQ=需求文檔類）紙質(zhì)版編號：與電子版編號一致，右上角標(biāo)注“紙質(zhì)版-份數(shù)”（如“紙質(zhì)版-1/3”）。（二）存檔方式與要求電子版存檔存儲位置：公司文檔管理系統(tǒng)（如：Confluence、SharePoint等），按項目分類建立文件夾；格式要求：文檔統(tǒng)一保存為PDF（正式版）或Office格式（編輯版），圖片類文檔保存為JPG/PNG（分辨率≥300dpi）；版本控制：每次更新文檔時保留歷史版本（至少保留近3個版本），避免覆蓋舊文件。紙質(zhì)版存檔打印要求：A4紙打印，標(biāo)題黑體三號，宋體小四，行距1.5倍，頁碼清晰；裝訂方式：采用膠裝或文件夾封裝，每份文檔首頁附《文檔封面》（含項目名稱、文檔名稱、編號、版本號、編制人、審核人、批準(zhǔn)人、日期）；存放要求：存入防潮檔案柜，按項目編號順序排列，標(biāo)注項目名稱及存檔日期。（三）存檔期限與查閱權(quán)限存檔期限文檔類型存檔期限說明項目管理類項目結(jié)束后5年用于項目復(fù)盤、審計追溯需求/技術(shù)文檔類項目結(jié)束后10年用于后續(xù)版本開發(fā)、技術(shù)參考驗收交付類長期保存作為公司資產(chǎn)及交付依據(jù)運維支持類系統(tǒng)停用后3年用于系統(tǒng)維護(hù)、問題排查查閱權(quán)限項目組成員：可查閱本組所有文檔及跨組協(xié)作文檔；非項目組成員：需提交《文檔查閱申請表》，經(jīng)項目經(jīng)理及部門負(fù)責(zé)人審批后，由文檔管理員*授權(quán)查閱；外部單位（如客戶、審計機(jī)構(gòu)）：需持單位介紹信及有效身份證件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在文檔管理員陪同下查閱，禁止復(fù)印或拍照（特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理*審批）。五、常用示例（一）會議紀(jì)要模板項目會議紀(jì)要會議主題會議時間會議地點參會人員主持人記錄人會議議程討論內(nèi)容決議事項行動項附件分發(fā)范圍編制人審核人日期（二）項目周報模板項目周報項目名稱報告周期報告人報告日期本周進(jìn)度下周計劃風(fēng)險與問題需協(xié)調(diào)資源附件抄送（三）文檔變更申請表模板文檔變更申請表項目名稱文檔名稱文檔編號申請人申請日期變更原因變更內(nèi)容摘要影響范圍評估審批意見變更后文檔編號附件六、執(zhí)行要點與常見問題規(guī)避（一）核心執(zhí)行要點責(zé)任到人：明確各文檔的編制人、審核人、批準(zhǔn)人（如需求說明書由產(chǎn)品經(jīng)理編制、項目經(jīng)理審核、部門負(fù)責(zé)人*批準(zhǔn)），避免職責(zé)不清；及時性：文檔需在相關(guān)活動完成后24小時內(nèi)編制/更新（如會議紀(jì)要、周報），保證信息同步；版本控制：嚴(yán)禁直接修改已歸檔文檔，必須通過變更流程更新，并保留歷史版本；保密管理：涉密文檔（如核心技術(shù)方案、客戶隱私信息）需加密存儲，查閱權(quán)限嚴(yán)格控制，禁止外傳。（二）常見問題規(guī)避文檔缺失：項目啟動時制定《項目文檔清單》，明確各階段需提交的文檔名稱及責(zé)任人，定期檢查清單完成情況；版本混亂：統(tǒng)一文檔編號規(guī)則，文檔管理系統(tǒng)中強(qiáng)制關(guān)聯(lián)版本號，禁止使用“最終版”“最新版”等模糊命