員工日常行為規(guī)范與辦公禮儀手冊一、總則（一）編制目的為營造文明、高效、和諧的辦公環(huán)境，塑造專業(yè)、嚴謹?shù)钠髽I(yè)形象，引導(dǎo)員工樹立良好的職業(yè)素養(yǎng)，特制定本手冊。本手冊旨在明確員工日常行為準則與辦公禮儀規(guī)范，助力員工在工作場景中展現(xiàn)專業(yè)風(fēng)范，促進團隊協(xié)作與企業(yè)文化建設(shè)。（二）適用范圍本手冊適用于公司全體在職員工，包括正式員工、實習(xí)生及勞務(wù)派遣人員，涵蓋辦公環(huán)境、職業(yè)形象、溝通協(xié)作、會議管理、設(shè)備使用、信息保密等全場景行為指引。二、辦公環(huán)境管理規(guī)范（一）工位區(qū)域維護保持工位整潔有序每日上班前10分鐘整理工位，桌面文件按“待處理”“進行中”“已歸檔”分類擺放，重要文件鎖入抽屜；個人物品（水杯、包等）統(tǒng)一放置于工位指定位置，避免占用公共區(qū)域；下班前清理桌面雜物，關(guān)閉電腦、顯示器、臺燈等設(shè)備電源，保持工位“人離場、場整潔”。公共區(qū)域共同維護不在茶水間、會議室、走廊等公共區(qū)域堆放個人物品，使用后及時清理（如茶水臺殘留水漬、會議桌椅歸位）；禁止在辦公區(qū)吸煙、飲食（特殊情況如部門聚餐需提前報備，并指定清理區(qū)域）；綠植、裝飾品由行政部門統(tǒng)一管理，員工不得隨意移動或修剪。（二）工位日常檢查表（模板）檢查日期檢查人檢查項目檢查結(jié)果（合格/不合格）整改說明（如有）2023-10-09*桌面文件分類擺放合格——2023-10-09*個人物品占用公共區(qū)域不合格已將背包移至抽屜2023-10-10趙六*設(shè)備電源關(guān)閉合格——三、職業(yè)形象與儀容儀表規(guī)范（一）著裝要求商務(wù)場合（客戶接待、重要會議、商務(wù)談判）男士：深色西裝套裝（深藍、深灰為佳），淺色襯衫，系領(lǐng)帶，深色皮鞋，襪子顏色與西裝協(xié)調(diào)；女士：職業(yè)套裝（套裙或套褲）及西裝外套，內(nèi)搭簡潔襯衫或針織衫，鞋子為包頭中低跟皮鞋，避免露趾或露跟；全體員工避免穿著牛仔褲、運動服、拖鞋、涼鞋等休閑服飾。日常辦公可著商務(wù)休閑裝（如襯衫、Polo衫、西褲及休閑皮鞋），但需保持整潔、得體，避免過于暴露或花哨（如破洞褲、超短裙、奇裝異服）。（二）儀容儀表細節(jié)男士：發(fā)型整潔，前不過眉、側(cè)不過耳，每日剃須，避免蓄須（特殊崗位要求除外）；女士：淡雅職業(yè)妝，發(fā)型干練（長發(fā)需束起），避免佩戴夸張飾品（如大型耳環(huán)、手鏈），指甲修剪整齊，可涂抹淡色指甲油；全體員工保持口腔清潔，避免食用有異味的食物（如大蒜、洋蔥）后近距離溝通。（三）職業(yè)形象自查表（模板）自查日期員工姓名著裝是否符合規(guī)范儀容儀表是否整潔飾品是否得體整改說明（如有）2023-10-08*是是是——2023-10-09*否（穿著運動鞋）是是已更換為皮鞋四、溝通協(xié)作禮儀規(guī)范（一）面對面溝通主動問候：見到同事或客戶時，點頭示意并說“早上好”“您好”，稱呼對方職位+姓氏（如“王經(jīng)理”“陳老師”）；溝通姿態(tài)：保持目光平視，身體微前傾，認真傾聽，不隨意打斷對方發(fā)言；表達清晰：語速適中，邏輯分明，避免使用方言或口頭禪（如“那個”“然后”）；尊重隱私：不隨意打探同事薪資、家庭情況等敏感信息，不傳播未經(jīng)證實的消息。（二）電話溝通接聽流程：電話響鈴三聲內(nèi)接聽，拿起話筒說“您好，[部門名稱]，[姓名]為您服務(wù)”；若對方需轉(zhuǎn)接，確認對方需求后說“請您稍等，我為您轉(zhuǎn)接至[同事姓名]”，若同事不在崗，主動提供留言服務(wù)；結(jié)束通話時，待對方先掛斷，或說“感謝來電，再見”后輕輕掛斷。注意事項：開會、接待客戶時將手機調(diào)至靜音，如需接聽電話，需向在場人員示意后離開場地；撥打電話前確認對方方便，避免在休息時間（如午休12:00-13:00）撥打工作電話。（三）郵件溝通主題明確：郵件標題需概括核心內(nèi)容（如“關(guān)于項目進度匯報的申請”），避免使用“”“你好”等模糊主題；稱呼得體：收件人為多人時，使用“各位同事”“尊敬的客戶”等集體稱呼，單一人選則用“[姓名]先生/女士”；簡潔：段落分明，重點內(nèi)容加粗或標色，結(jié)尾注明“祝好”“順頌商祺”等祝福語，落款包含姓名、部門、聯(lián)系方式；附件說明：如有附件，需在注明“附件為文件，請查收”，并確認附件格式正確（如PDF、Word）。（四）電話溝通記錄表（模板）通話日期通話時間通話對象（姓名/單位）通話主題主要內(nèi)容記錄后續(xù)跟進事項責(zé)任人2023-10-0914:30王經(jīng)理*（公司）項目合同細節(jié)溝通確認付款周期為30天發(fā)送正式合同文本*2023-10-1009:15*（市場部）市場活動方案討論調(diào)整活動預(yù)算分配比例今日17:00前提交修改稿趙六*五、會議管理規(guī)范（一）會前準備組織者：提前24小時發(fā)送會議通知（含議題、時間、地點、參會人員、所需材料），預(yù)訂會議室并調(diào)試設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)、視頻會議系統(tǒng)）；參會人員：提前熟悉議題，準備相關(guān)材料，準時到達會場（如需線上參會，提前5分鐘測試網(wǎng)絡(luò)及設(shè)備）。（二）會中紀律準時到場，不遲到、不早退，特殊情況需提前向組織者請假；手機調(diào)至靜音或震動模式，不隨意接打電話、玩手機或處理與會議無關(guān)的事務(wù)；發(fā)言需舉手示意，圍繞議題展開，避免偏離主題；認真記錄會議要點，對有疑問的地方待發(fā)言環(huán)節(jié)提出，不隨意打斷他人。（三）會后跟進組織者需在24小時內(nèi)整理會議紀要（含決議事項、責(zé)任人、完成時限），并發(fā)送至所有參會人員及相關(guān)部門；責(zé)任人需按會議紀要要求落實工作，并在截止日期前反饋進度，如遇問題及時溝通。（四）會議紀要模板（模板）會議名稱項目進度推進會會議日期2023-10-10會議地點3樓第一會議室參會人員（項目經(jīng)理）、（設(shè)計部）、*（市場部）會議議題1.項目當(dāng)前進度匯報；2.下一階段任務(wù)分配決議事項1.設(shè)計部需在10月15日前完成UI初稿；2.市場部同步準備用戶調(diào)研問卷責(zé)任人/時限（10月15日前）；（10月12日前）后續(xù)跟進項目經(jīng)理*將于10月16日組織二次會議，確認初稿完成情況六、辦公設(shè)備與信息安全規(guī)范（一）辦公設(shè)備使用電腦：工作電腦僅用于處理公務(wù)，不安裝與工作無關(guān)的軟件（如游戲、非工作類聊天工具），定期更新殺毒軟件，設(shè)置開機密碼（密碼長度不少于8位，包含字母+數(shù)字）；打印/復(fù)印機：使用前檢查紙張余量，打印文件需確認無誤，避免浪費紙張；重要文件需使用碎紙機銷毀，不隨意丟棄含敏感信息的紙質(zhì)材料；會議室：使用后關(guān)閉投影儀、燈光、空調(diào)，將桌椅恢復(fù)原位，借用會議室需通過行政部預(yù)約系統(tǒng)登記。（二）信息安全與保密文件管理：涉密文件（如合同、財務(wù)數(shù)據(jù)、客戶信息）需加密存儲，傳遞時通過公司內(nèi)部系統(tǒng)，不使用個人郵箱或社交軟件發(fā)送；網(wǎng)絡(luò)安全：不不明或未知附件，不在公共Wi-Fi下處理敏感工作信息；離職交接：員工離職時，需將工作文件、設(shè)備賬號、權(quán)限等交接給指定人員，經(jīng)部門負責(zé)人確認后方可離職。（三）辦公設(shè)備使用登記表（模板）使用日期設(shè)備名稱使用人使用事由歸還時間設(shè)備狀態(tài)（正常/異常）管理人簽字2023-10-09會議室投影儀趙六*客戶產(chǎn)品演示17:30正常陳七*2023-10-10部門打印機*項目合同打?。?份）11:00卡紙（已清理）*七、行為規(guī)范獎與改進指引（一）正面激勵對于嚴格遵守本手冊規(guī)范、在辦公禮儀或團隊協(xié)作中表現(xiàn)突出的員工，部門可月度提名“優(yōu)秀員工”，經(jīng)行政部審核后給予通報表揚及獎勵；員工提出的辦公環(huán)境優(yōu)化建議（如工位整理流程、設(shè)備使用規(guī)范等），經(jīng)采納后給予適當(dāng)獎勵。（二）改進機制行政部每月組織1次辦公環(huán)境與行為規(guī)范抽查，檢查結(jié)果納入部門績效考核；對于未規(guī)范行為的員工，由部門負責(zé)人進行一對一溝通指導(dǎo)，明確整改要求及期限；連續(xù)3次抽查不合格的員工，需參加公司組織的職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)，培訓(xùn)后方可恢復(fù)正常崗位工作。（三）員工行為反饋表（模板）反饋日期反饋人反饋對象（姓名/部門）反饋內(nèi)容（表揚/改進建議）處理結(jié)果責(zé)任部門2023-10-08**（市場部）表揚：主動協(xié)助整理會議室，效率高