行政公文寫(xiě)作格式規(guī)范模板正式文件版引言行政公文是政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在社會(huì)管理、公務(wù)活動(dòng)中具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是傳達(dá)貫徹方針政策、部署指導(dǎo)工作、請(qǐng)示答復(fù)問(wèn)題、交流信息的重要工具。為規(guī)范公文寫(xiě)作流程，統(tǒng)一格式標(biāo)準(zhǔn)，提升公文處理效率與質(zhì)量，特制定本正式文件版模板。本模板涵蓋公文撰寫(xiě)全流程、格式規(guī)范及常見(jiàn)問(wèn)題規(guī)避要點(diǎn)，適用于各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位的正式公文制作。一、適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景（一）適用范圍本模板適用于《政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》中規(guī)定的15種主要公文文種（決議、決定、命令、公報(bào)、公告、通告、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要）的正式文件撰寫(xiě)，同時(shí)適用于機(jī)關(guān)內(nèi)部規(guī)章制度、請(qǐng)示報(bào)告、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要等具有規(guī)范體式的行政文書(shū)。（二）典型應(yīng)用場(chǎng)景決策部署類：如《單位關(guān)于2024年年度工作部署的通知》《市人民關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)安全生產(chǎn)工作的決定》；請(qǐng)示報(bào)告類：如《部門(mén)關(guān)于申請(qǐng)辦公經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示》《局關(guān)于2023年度工作情況的報(bào)告》；溝通協(xié)調(diào)類：如《高校與企業(yè)關(guān)于共建實(shí)習(xí)基地的函》《局關(guān)于項(xiàng)目審批事宜的批復(fù)》；信息傳達(dá)類：如《辦公室關(guān)于2024年春節(jié)放假安排的通告》《公司關(guān)于表彰2023年度先進(jìn)個(gè)人的通報(bào)》；會(huì)議記錄類：如《項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)會(huì)議紀(jì)要》《委理論學(xué)習(xí)中心組學(xué)習(xí)會(huì)議紀(jì)要》。二、行政公文標(biāo)準(zhǔn)化撰寫(xiě)流程（一）第一步：明確發(fā)文目的與依據(jù)核心任務(wù)：清晰界定“為何發(fā)文”（目的）和“依據(jù)什么發(fā)文”（依據(jù)）。目的：如部署工作、請(qǐng)求指示、回復(fù)問(wèn)題、通報(bào)情況等，需單一明確，避免一文多事。依據(jù)：需引用上級(jí)文件、法律法規(guī)、會(huì)議精神或?qū)嶋H工作需求，例如“根據(jù)《省人民辦公廳關(guān)于深化‘放管服’改革的實(shí)施意見(jiàn)》（X政辦發(fā)〔2023〕X號(hào)）精神……”操作要點(diǎn)：撰寫(xiě)前與相關(guān)負(fù)責(zé)人溝通，保證發(fā)文目的與單位整體工作方向一致，依據(jù)文件需核對(duì)原文，避免引用錯(cuò)誤或過(guò)時(shí)文件。（二）第二步：確定文種與標(biāo)題文種選擇：根據(jù)行文關(guān)系和內(nèi)容性質(zhì)選擇恰當(dāng)文種，常見(jiàn)規(guī)則下行文（上級(jí)對(duì)下級(jí)）：通知、決定、通報(bào)、批復(fù)等；上行文（下級(jí)對(duì)上級(jí)）：請(qǐng)示、報(bào)告等（“請(qǐng)示”需一事一請(qǐng)，“報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)）；平行文（不相隸屬機(jī)關(guān)）：函、意見(jiàn)等。標(biāo)題擬定：格式為“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”，要求準(zhǔn)確簡(jiǎn)潔、概括性強(qiáng)，避免使用模糊或口語(yǔ)化表述。示例：《市人民+關(guān)于開(kāi)展2024年春季植樹(shù)造林活動(dòng)+的通知》（正確）；錯(cuò)誤示例：《關(guān)于植樹(shù)造林的通知》（缺少發(fā)文機(jī)關(guān)）、《關(guān)于搞春季植樹(shù)的通知》（“搞”字口語(yǔ)化）。（三）第三步：規(guī)范主送機(jī)關(guān)與抄送機(jī)關(guān)主送機(jī)關(guān)：指公文的主要受理機(jī)關(guān)，需頂格書(shū)寫(xiě)，后加冒號(hào)，多個(gè)機(jī)關(guān)之間用頓號(hào)分隔（“類、排、號(hào)”順序：同類機(jī)關(guān)按、政、軍、群排列，不同類機(jī)關(guān)按系統(tǒng)級(jí)別排列）。示例：“各縣（市、區(qū)）人民，市各部門(mén)、各直屬機(jī)構(gòu)：”注意：主送機(jī)關(guān)應(yīng)明確具體，避免使用“各有關(guān)單位”“相關(guān)部門(mén)”等模糊表述；若主送機(jī)關(guān)過(guò)多導(dǎo)致一行寫(xiě)不下，需回行時(shí)縮進(jìn)兩字。抄送機(jī)關(guān)：指除主送機(jī)關(guān)外需要知曉公文內(nèi)容的上級(jí)、下級(jí)或不相隸屬機(jī)關(guān)，標(biāo)注于成文日期和印章之后（如有附注，在附注下方），格式為“抄送：X，X”。（四）第四步：撰寫(xiě)內(nèi)容是公文的核心，需邏輯清晰、層次分明、語(yǔ)言規(guī)范，一般分為“開(kāi)頭-主體-結(jié)尾”三部分。1.開(kāi)頭：闡明發(fā)文緣由常用寫(xiě)法：依據(jù)式（引用文件/會(huì)議精神）、原因式（說(shuō)明背景/問(wèn)題）、目的式（直接說(shuō)明發(fā)文目的）。示例：“為深入貫徹落實(shí)的二十大精神，根據(jù)《省教育廳關(guān)于推進(jìn)職業(yè)教育高質(zhì)量發(fā)展的實(shí)施意見(jiàn)》（X教發(fā)〔2023〕X號(hào)）要求，結(jié)合我市實(shí)際，現(xiàn)就推進(jìn)職業(yè)教育產(chǎn)教融合工作通知”2.主體：明確事項(xiàng)與要求結(jié)構(gòu)安排：可采用“分條列項(xiàng)法”（用“一、”“（一）”“1.”“（1）”序號(hào)標(biāo)注層次，層次序數(shù)不交叉使用）、“總分總法”“遞進(jìn)法”等。內(nèi)容要求：事項(xiàng)具體、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、責(zé)任明確，避免空話套話。如部署工作需明確“誰(shuí)來(lái)做、做什么、何時(shí)完成”；請(qǐng)示事項(xiàng)需提出具體建議。示例：“一、目標(biāo)任務(wù)（一）到2025年，全市職業(yè)院校建成10個(gè)以上產(chǎn)教融合實(shí)訓(xùn)基地……（二）支持職業(yè)技術(shù)學(xué)院與企業(yè)共建智能制造專業(yè)……”3.結(jié)尾：提出執(zhí)行要求或希望常用規(guī)范表述：通知類：“請(qǐng)各單位認(rèn)真貫徹執(zhí)行，并將落實(shí)情況于X月X日前報(bào)送辦公室?！闭?qǐng)示類：“以上請(qǐng)示妥否，請(qǐng)批復(fù)?！眻?bào)告類：“特此報(bào)告。”函類：“專此函達(dá)，盼復(fù)?！保ㄎ澹┑谖宀剑簶?biāo)注附件說(shuō)明與發(fā)文機(jī)關(guān)附件說(shuō)明：若有附件，需在下空一行左空二字標(biāo)注“附件：”，后加冒號(hào)，附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。多個(gè)附件需標(biāo)注序號(hào)，如“附件：1.《項(xiàng)目實(shí)施方案》2.《經(jīng)費(fèi)預(yù)算表》”。發(fā)文機(jī)關(guān)署名：應(yīng)使用機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，多個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文時(shí)，主辦機(jī)關(guān)排列在前。示例：“市人民辦公室”或“市發(fā)展和改革委員會(huì)”。（六）第六步：規(guī)范成文日期與印章成文日期：以負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)；會(huì)議通過(guò)的決定、決議等以會(huì)議通過(guò)日期為準(zhǔn)。日期格式為“年月日”，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，不編虛位（如“2024年3月1日”不得寫(xiě)作“二〇二四年零三月一日”）。印章：公文除“會(huì)議紀(jì)要”和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，均需加蓋印章。印章用紅色，應(yīng)上不壓、下壓成文日期（騎年蓋月），即中心線壓成文日期年、月、日。（七）第七步：完善附注與版記附注：用于說(shuō)明公文的印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說(shuō)明的事項(xiàng)，標(biāo)注于成文日期左下方，左空二字加圓括號(hào)，如“（此件公開(kāi)發(fā)布）”“（聯(lián)系人：X，聯(lián)系方式：-X）”（注：此處電話為示例，實(shí)際使用需用占位符或單位公開(kāi)電話）。版記：包括抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期，位于公文最后一頁(yè)（封四）。抄送機(jī)關(guān)：如前文所述；印發(fā)機(jī)關(guān)：通常為機(jī)關(guān)辦公廳（室），標(biāo)注“市人民辦公室印發(fā)”；印發(fā)日期：公文付印的日期，格式同成文日期；版記中的分隔線為紅色，寬度同版心，首條分隔線位于版記中第一個(gè)要素之上，末條分隔線與公文最后一頁(yè)的版心下邊緣重合。三、正式文件格式規(guī)范模板（含排版要素）（一）公文用紙與排版項(xiàng)目規(guī)范要求用紙采用A4型紙（210mm×297mm），成品幅面尺寸允許誤差±2mm排版規(guī)格用3號(hào)仿宋體字，一般每頁(yè)22行，每行28字，行距28磅頁(yè)邊距上邊距3.7cm，下邊距3.5cm，左邊距2.8cm，右邊距2.6cm字號(hào)與字體2號(hào)小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；一級(jí)3號(hào)黑體字；二級(jí)3號(hào)楷體字加粗；三級(jí)3號(hào)仿宋體字加粗（二）公文各要素格式模板（以“通知”為例）市人民文件X府發(fā)〔2024〕X號(hào)簽發(fā)人：X市人民關(guān)于開(kāi)展2024年春季植樹(shù)造林活動(dòng)的通知各縣（市、區(qū)）人民，市各部門(mén)、各直屬機(jī)構(gòu)：為深入貫徹習(xí)近平生態(tài)文明思想，加快我市生態(tài)文明建設(shè)步伐，根據(jù)《省人民辦公廳關(guān)于開(kāi)展2024年春季植樹(shù)造林工作的通知》（X政辦發(fā)〔2024〕X號(hào)）精神，現(xiàn)就有關(guān)事項(xiàng)通知一、總體目標(biāo)（一）2024年全市計(jì)劃完成植樹(shù)造林面積5萬(wàn)畝，義務(wù)植樹(shù)盡責(zé)率達(dá)95%以上；（二）新建、提升綠化示范道路20條，社區(qū)公園10個(gè)。二、主要任務(wù)（一）科學(xué)規(guī)劃選址。由市自然資源和規(guī)劃局牽頭，結(jié)合國(guó)土空間規(guī)劃，于3月20日前完成造林地塊選址，明確樹(shù)種配置和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。（二）強(qiáng)化苗木保障。市林業(yè)局負(fù)責(zé)組織優(yōu)質(zhì)苗木采購(gòu)，保證苗木質(zhì)量合格率達(dá)100%，于3月底前完成苗木調(diào)運(yùn)。（三）嚴(yán)格施工管理。各縣（市、區(qū)）要成立專項(xiàng)工作組，落實(shí)管護(hù)責(zé)任，保證4月底前完成全部栽植任務(wù)，成活率達(dá)90%以上。三、工作要求（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。各級(jí)要建立“一把手”負(fù)總責(zé)的工作機(jī)制，將造林任務(wù)納入年度考核。（二）加大資金投入。市財(cái)政安排專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)2000萬(wàn)元，不足部分由縣（市、區(qū)）統(tǒng)籌解決。（三）強(qiáng)化督導(dǎo)檢查。市綠化委員會(huì)辦公室將于5月上旬組織專項(xiàng)督查，結(jié)果向社會(huì)通報(bào)。市人民2024年3月1日（此件公開(kāi)發(fā)布）抄送：市委各部門(mén)，市人大常委會(huì)辦公室，市政協(xié)辦公室，市監(jiān)委，市法院，市檢察院，軍分區(qū)。各人民團(tuán)體，各新聞單位。市人民辦公室2024年3月2日印發(fā)四、常見(jiàn)問(wèn)題與規(guī)避要點(diǎn)（一）格式不規(guī)范問(wèn)題標(biāo)題錯(cuò)誤：如缺少發(fā)文機(jī)關(guān)、文種使用不當(dāng)（如“請(qǐng)示”寫(xiě)成“報(bào)告”）、事由表述模糊。規(guī)避：嚴(yán)格遵循“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”格式，根據(jù)行文關(guān)系選擇文種，事由需明確具體事項(xiàng)。主送機(jī)關(guān)混亂：頂格書(shū)寫(xiě)不規(guī)范、多個(gè)機(jī)關(guān)排序錯(cuò)誤、使用模糊表述。規(guī)避：主送機(jī)關(guān)頂格書(shū)寫(xiě)，按“、政、軍、群”或系統(tǒng)級(jí)別排序，避免使用“有關(guān)單位”；若主送機(jī)關(guān)過(guò)多，需分行排列并縮進(jìn)兩字。成文日期與印章錯(cuò)誤：日期使用漢字?jǐn)?shù)字、印章未騎年蓋月、漏蓋印章。規(guī)避：成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字，格式為“年月日”；印章需紅色、居中、上不壓、下壓日期；聯(lián)合行文時(shí)，所有發(fā)文機(jī)關(guān)均需加蓋印章（主辦機(jī)關(guān)在前）。（二）內(nèi)容邏輯問(wèn)題一文多事：一份公文包含多個(gè)不相干事項(xiàng)，導(dǎo)致主送機(jī)關(guān)難以處理。規(guī)避：堅(jiān)持“一文一事”原則，一份公文只集中說(shuō)明一件事情，復(fù)雜事項(xiàng)可拆分為多份文件。結(jié)構(gòu)層次不清：未分條列項(xiàng)，或序號(hào)使用混亂（如“（一）”與“1.”混用）。規(guī)避：采用“一、”“（一）”“1.”“（1）”四級(jí)序號(hào)，序號(hào)不交叉、不越級(jí)；內(nèi)容較多時(shí)，按“總-分”結(jié)構(gòu)或邏輯遞進(jìn)關(guān)系分段。語(yǔ)言不規(guī)范：使用口語(yǔ)化表述（如“搞”“弄”）、錯(cuò)別字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)錯(cuò)誤（如逗號(hào)、句號(hào)混用）。規(guī)避：使用書(shū)面語(yǔ)、規(guī)范用語(yǔ)，撰寫(xiě)后仔細(xì)校對(duì)文字和標(biāo)點(diǎn)，必要時(shí)交由他人復(fù)核。（三）程序合規(guī)問(wèn)題未履行簽發(fā)程序：未經(jīng)負(fù)責(zé)人簽發(fā)即印發(fā)，或聯(lián)合行文時(shí)未最后簽發(fā)。規(guī)避：嚴(yán)格按照公文簽發(fā)權(quán)限履行簽發(fā)手續(xù)，上行文需主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)，下行文需分管負(fù)責(zé)人簽發(fā)。附件遺漏或標(biāo)注錯(cuò)誤：中提及附件但未標(biāo)注，或附件名稱與實(shí)際不符。規(guī)避：提及附件