銷售合同制作及審批流程工具指南一、適用場景與價值本工具適用于企業(yè)銷售團隊日常合同處理全流程，覆蓋從客戶需求對接到合同最終歸檔的全周期管理場景。具體包括：標準化合同制作：針對常規(guī)銷售業(yè)務(wù)（如產(chǎn)品銷售、服務(wù)提供等），快速調(diào)用標準化模板，減少重復(fù)勞動；跨部門協(xié)作審批：整合銷售、法務(wù)、財務(wù)、管理層等多方審批節(jié)點，保證合同條款合規(guī)、數(shù)據(jù)準確；風(fēng)險前置管控：通過模板預(yù)設(shè)條款、法務(wù)審核環(huán)節(jié)，規(guī)避合同法律風(fēng)險及商業(yè)條款漏洞；流程效率提升：明確各環(huán)節(jié)職責及時限，減少合同流轉(zhuǎn)延誤，縮短簽約周期。二、操作流程詳解步驟1：合同發(fā)起與需求明確發(fā)起人：銷售人員（或客戶經(jīng)理）操作說明：與客戶溝通確認核心交易要素，包括：合同主體信息（客戶名稱、統(tǒng)一社會信用代碼等）、標的物詳情（產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量/服務(wù)內(nèi)容）、價格條款（單價、總價、是否含稅）、交付要求（時間、地點、方式）、付款條件（預(yù)付款比例、尾款支付節(jié)點）、違約責任等；登錄企業(yè)合同管理系統(tǒng)（或線下填寫《合同需求申請表》），錄入上述基礎(chǔ)信息，并附件（如報價單、技術(shù)規(guī)格書、客戶資質(zhì)文件等）。步驟2：合同模板選擇與調(diào)用操作說明：根據(jù)業(yè)務(wù)類型（如“標準產(chǎn)品銷售合同”“定制化服務(wù)合同”“框架協(xié)議補充合同”等），從系統(tǒng)模板庫中選擇對應(yīng)模板；若無完全匹配模板，可基于“標準銷售合同模板”發(fā)起定制化申請，注明需調(diào)整的核心條款（如交付周期、付款方式等），經(jīng)法務(wù)部門審核確認后新模板。步驟3：合同內(nèi)容填寫與初步核對操作說明：按模板要求逐項填寫合同，重點核對：雙方主體信息（名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式等）與客戶提供的資質(zhì)文件一致；標的物描述、數(shù)量、價格、金額等數(shù)據(jù)與報價單、訂單信息一致；交付時間、付款節(jié)點等關(guān)鍵條款與雙方溝通結(jié)果一致；銷售負責人對合同內(nèi)容的完整性、準確性進行初審，簽字確認后提交至法務(wù)部門。步驟4：內(nèi)部審批流程執(zhí)行審批節(jié)點及職責（根據(jù)合同金額/類型可調(diào)整）：審批節(jié)點職責說明銷售部門負責人審核合同業(yè)務(wù)真實性、價格策略是否符合公司政策、客戶信用狀況是否達標。法務(wù)部門審核合同條款合法性、合規(guī)性，排查法律風(fēng)險（如違約責任、知識產(chǎn)權(quán)、爭議解決等）。財務(wù)部門審核付款方式、開票信息、稅務(wù)處理是否符合財務(wù)制度，客戶授信額度是否充足。分管總經(jīng)理/高管審批大額合同（如金額超過萬元）或特殊業(yè)務(wù)合同，最終確認合同簽署權(quán)限。操作說明：系統(tǒng)自動將合同推送至各審批節(jié)點，審批人需在規(guī)定時限內(nèi)（一般為1-3個工作日）完成審批；審批通過后，合同進入“待客戶確認”環(huán)節(jié)；若駁回，需注明修改意見，退回銷售部門調(diào)整。步驟5：客戶確認與反饋處理操作說明：銷售人員將審批通過的合同版本（加蓋公司公章掃描件或電子合同）發(fā)送至客戶聯(lián)系人，明確確認要求（如“請于X年X月X日前書面確認”）；客戶提出修改意見的，銷售部門需與內(nèi)部團隊（法務(wù)、財務(wù)等）溝通確認后調(diào)整合同，重新履行審批流程；客戶確認無誤后，獲取《合同確認回函》（或客戶簽字蓋章的合同掃描件），作為后續(xù)簽署依據(jù)。步驟6：合同簽署與歸檔管理操作說明：簽署方式：紙質(zhì)合同：打印正本一式X份（根據(jù)雙方約定），由公司授權(quán)代表簽字并加蓋公章后，郵寄或送達客戶；客戶簽字蓋章后，回收至少正本1份；電子合同：通過第三方電子簽約平臺（如e簽寶、法大大等）完成雙方在線簽署，具有法律效力的電子合同文件；歸檔要求：銷售部門在合同簽署后2個工作日內(nèi)，將合同正本（或電子合同）、審批流程記錄、客戶確認回函等資料整理歸檔，至合同管理系統(tǒng)或指定檔案室；系統(tǒng)自動記錄合同關(guān)鍵信息（如編號、簽署日期、金額、到期日等），便于后續(xù)查詢、履約跟蹤及統(tǒng)計分析。三、合同模板核心條款以下為“標準銷售合同”模板核心條款具體內(nèi)容可根據(jù)業(yè)務(wù)需求調(diào)整：合同編號：[年份]-[銷售部門代碼]-[序號]甲方（采購方）：名稱：________________________統(tǒng)一社會信用代碼：____________地址：________________________聯(lián)系人：*聯(lián)系方式：*乙方（銷售方）：名稱：*有限公司統(tǒng)一社會信用代碼：*地址：*聯(lián)系人：*聯(lián)系方式：*標的物詳情產(chǎn)品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價（元）總價（元）備注注：總價含稅/不含稅，稅率：____%；最終以雙方確認的訂單為準。交付條款2.1交付時間：乙方應(yīng)于_年_月____日前完成交付；2.2交付地點：________________________；2.3交付方式：□乙方送貨□甲方自提□物流配送（運費由____方承擔）；2.4驗收：甲方應(yīng)在收到標的物后____個工作日內(nèi)驗收，驗收標準以雙方確認的技術(shù)規(guī)格書為準。付款條款3.1付款方式：□銀行轉(zhuǎn)賬□支票□承兌匯票；3.2付款節(jié)點：首付款：合同簽訂后_個工作日內(nèi)，甲方向乙方支付合同總價的_%；到貨款：標的物驗收合格后_個工作日內(nèi)，甲方向乙方支付合同總價的_%；質(zhì)保金：質(zhì)保期（____個月）屆滿無質(zhì)量問題后_個工作日內(nèi)，甲方向乙方支付剩余_%；3.3乙方收款賬戶信息：開戶名：*有限公司開戶行：*賬號：*違約責任4.1逾期交付：每逾期1日，乙方應(yīng)按合同總價的_%向甲方支付違約金，逾期超過_日的，甲方有權(quán)解除合同；4.2逾期付款：每逾期1日，甲方應(yīng)按應(yīng)付未付款項的____%向乙方支付違約金；4.3標的物質(zhì)量問題：乙方應(yīng)在接到甲方通知后____個工作日內(nèi)負責更換或修復(fù)，否則甲方有權(quán)要求退貨并要求乙方賠償損失。爭議解決因本合同引起的或與本合同有關(guān)的任何爭議，雙方應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，任何一方均有權(quán)向乙方所在地人民法院提起訴訟。其他約定6.1本合同自雙方簽字蓋章之日起生效，一式_份，甲乙雙方各執(zhí)_份，具有同等法律效力；6.2本合同未盡事宜，可簽訂補充協(xié)議，補充協(xié)議與本合同具有同等法律效力。甲方（蓋章）：________________法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：*日期：____年_月_日乙方（蓋章）：*有限公司法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：*日期：____年_月_日四、關(guān)鍵注意事項合規(guī)性優(yōu)先：合同條款必須符合《_________民法典》《_________公司法》等法律法規(guī)，禁止設(shè)置違反法律強制性規(guī)定的條款（如“爭議管轄僅由甲方所在地法院管轄”等顯失公平條款）；信息準確性：合同中涉及的企業(yè)名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、銀行賬戶、聯(lián)系方式等信息需與客戶提供的資質(zhì)文件（如營業(yè)執(zhí)照、開戶許可證等）嚴格一致，避免因信息錯誤導(dǎo)致合同無效或無法履行；審批時效管理：各審批節(jié)點需在規(guī)定時限內(nèi)完成，若遇特殊情況需延期，應(yīng)及時通知發(fā)起人并說明原因，避免因?qū)徟诱`影響客戶簽約；客戶溝通技巧：向客戶發(fā)送合同前，需提前溝通核心條款（如價格、交付時間），減少客戶后續(xù)修改意見；客戶提出修改需求時，需及時評估對公司利益