合同審核流程與模板文檔庫使用指南一、適用范圍與核心價值本工具模板類文檔庫適用于企業(yè)各部門在對外簽訂各類合同時的標(biāo)準(zhǔn)化管理，涵蓋采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、合作框架協(xié)議、保密協(xié)議等常見類型。通過規(guī)范審核流程與統(tǒng)一模板標(biāo)準(zhǔn)，可實現(xiàn)合同全生命周期管理，有效降低法律風(fēng)險、提升審批效率、保證條款合規(guī)性，同時為企業(yè)合同數(shù)據(jù)統(tǒng)計與復(fù)盤分析提供基礎(chǔ)支撐。二、合同審核全流程操作指引（一）合同發(fā)起與材料準(zhǔn)備發(fā)起主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（如采購專員、銷售經(jīng)理、項目負(fù)責(zé)人等）為合同發(fā)起人，對合同內(nèi)容的真實性、完整性負(fù)首要責(zé)任。材料清單：對方主體資質(zhì)材料（營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人證件號碼明、授權(quán)委托書（若由代理人簽訂））；合同草案（需明確雙方基本信息、合作內(nèi)容、權(quán)利義務(wù)、金額、履行期限、違約責(zé)任、爭議解決方式等核心條款）；與合同相關(guān)的附件（如技術(shù)規(guī)格書、驗收標(biāo)準(zhǔn)、會議紀(jì)要、招投標(biāo)文件等）；《合同審核申請表》（模板見“三、常用模板工具清單”）。內(nèi)部提交：發(fā)起人將上述材料整理成冊，通過企業(yè)OA系統(tǒng)或指定審批路徑提交至部門負(fù)責(zé)人初審。（二）部門初審：業(yè)務(wù)真實性核查審核主體：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人（如采購部經(jīng)理、銷售總監(jiān)）。審核重點：合同內(nèi)容是否符合部門年度業(yè)務(wù)目標(biāo)及公司戰(zhàn)略方向；合作需求是否基于真實業(yè)務(wù)場景（如采購合同需附采購申請單，銷售合同需附客戶需求確認(rèn)函）；對方主體資質(zhì)是否滿足合作要求（如供應(yīng)商是否具備相關(guān)行業(yè)資質(zhì)，客戶信用狀況是否良好）；合同金額、付款方式、交付標(biāo)準(zhǔn)等業(yè)務(wù)條款是否在部門權(quán)限范圍內(nèi)。處理結(jié)果：審核通過：在《合同審核申請表》中簽字確認(rèn)，流轉(zhuǎn)至法務(wù)部門；審核不通過：注明修改意見，退回發(fā)起人調(diào)整后重新提交。（三）法務(wù)審核：合規(guī)性與風(fēng)險把控審核主體：公司法務(wù)專員或外部合作律師（視合同重要性及企業(yè)配置而定）。審核重點：主體合法性：對方營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)，經(jīng)營范圍是否涵蓋合作內(nèi)容，是否存在經(jīng)營異?；蚍稍V訟風(fēng)險；條款完備性：是否包含《民法典》規(guī)定的合同必備條款（當(dāng)事人信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限地點方式、違約責(zé)任、爭議解決等）；法律風(fēng)險：格式條款是否公平（是否存在“霸王條款”），違約責(zé)任是否明確且合理，爭議解決方式（訴訟/仲裁）及管轄地是否有利于企業(yè)；合規(guī)性：合同內(nèi)容是否符合行業(yè)監(jiān)管規(guī)定（如涉及數(shù)據(jù)安全、知識產(chǎn)權(quán)等需額外滿足專項法規(guī)要求）。處理結(jié)果：無重大問題：出具《法務(wù)審核意見表》，標(biāo)注“審核通過，建議簽署”；存在風(fēng)險：列出具體修改條款（如“違約責(zé)任建議增加‘逾期付款按日萬分之五支付違約金’”），發(fā)起人根據(jù)意見調(diào)整后重新提交法務(wù)確認(rèn)；存在法律風(fēng)險（如對方主體存疑、核心條款違法）：建議終止合作流程，并上報管理層。（四）跨部門協(xié)同：專項條款確認(rèn)適用場景：合同涉及財務(wù)、技術(shù)、人力資源等專項內(nèi)容時，需啟動跨部門確認(rèn)。部門職責(zé)：財務(wù)部門：審核付款方式、稅務(wù)處理、發(fā)票開具要求、財務(wù)擔(dān)保條款等，保證資金安全及合規(guī)入賬；技術(shù)部門：審核技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、交付成果、驗收流程、知識產(chǎn)權(quán)歸屬等，保證技術(shù)可行性與權(quán)屬清晰；人力資源部門：涉及勞動合同、服務(wù)外包等合同時審核用工性質(zhì)、保密義務(wù)、競業(yè)限制條款是否符合《勞動合同法》規(guī)定。確認(rèn)方式：各專項部門在《合同審核申請表》對應(yīng)欄位簽署意見，或出具專項確認(rèn)函作為審核附件。（五）最終審批：決策與授權(quán)審批權(quán)限：根據(jù)合同金額及重要性分級審批（示例）：金額≤5萬元：部門負(fù)責(zé)人+法務(wù)專員雙簽即可；5萬元＜金額≤50萬元：需分管副總（如運營副總、財務(wù)副總）審批；金額＞50萬元或涉及重大戰(zhàn)略合作：需總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公會審批。審批內(nèi)容：最終審批人對合同的整體業(yè)務(wù)價值、風(fēng)險可控性及決策合規(guī)性負(fù)責(zé)，簽署《合同審批意見表》后，合同審批流程正式結(jié)束。（六）合同簽署與歸檔簽署規(guī)范：合同文本需與最終審批版本完全一致，未經(jīng)允許不得擅自修改；簽署人需為法定代表人或其合法授權(quán)代理人（需提供授權(quán)委托書并作為合同附件）；建議采用“騎縫章”形式簽署多頁合同，避免單頁被抽換。歸檔管理：審批通過的合同原件（含附件、審核記錄）由行政部或法務(wù)部統(tǒng)一編號、登記，納入企業(yè)合同管理系統(tǒng)；電子版合同加密存儲，紙質(zhì)版合同按“年度-合同類型-編號”分類歸檔，保存期限不少于合同履行期滿后5年。三、常用模板工具清單（一）合同審核申請表合同編號合同名稱對方單位名稱合同金額（元）簽訂日期發(fā)起部門發(fā)起人聯(lián)系方式合同類型（□采購□銷售□服務(wù)□其他）合同主要內(nèi)容摘要（200字內(nèi)）：審核環(huán)節(jié)及意見部門負(fù)責(zé)人初審意見：簽字：日期：法務(wù)審核意見：簽字：日期：財務(wù)/技術(shù)/人力專項意見（若有）：簽字：日期：最終審批意見：簽字：日期：附件清單（請列明所有附件名稱及份數(shù)）：（二）合同條款審核表序號條款類型（如付款、違約、爭議解決）原條款內(nèi)容審核意見（風(fēng)險點/修改建議）修改后確認(rèn)審核人日期1付款方式“驗收后3個月內(nèi)付清全款”建議明確“驗收合格”的標(biāo)準(zhǔn)及驗收流程，避免爭議“驗收合格后30日內(nèi)支付80%，質(zhì)保期滿無質(zhì)量問題后支付剩余20%”*法務(wù)2023–2違約責(zé)任“違約方賠償守約方實際損失”過于籠統(tǒng)，建議量化違約金計算方式“逾期付款按日萬分之五支付違約金，逾期超過30日守約方有權(quán)解除合同”*法務(wù)2023–（三）合同履行跟蹤表合同編號合同名稱履行階段（□簽訂□履行中□驗收□質(zhì)保期□終止）時間節(jié)點履行情況描述責(zé)任人備注（如風(fēng)險預(yù)警）四、關(guān)鍵風(fēng)險提示與規(guī)范要求（一）主體資質(zhì)審查簽訂前務(wù)必核實對方營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)許可證件（如食品經(jīng)營許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證等）原件，留存復(fù)印件加蓋公章；對方為自然人的，需核對證件號碼原件并留存復(fù)印件，保證簽約主體與實際履行主體一致。（二）核心條款規(guī)范標(biāo)的條款：需明確名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等，避免使用“一批”“大概”等模糊表述；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：約定國家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、具體技術(shù)參數(shù)或封樣樣品，作為驗收依據(jù)；履行期限：明確起止時間、階段性節(jié)點（如“2024年12月31日前完成交付，2025年1月31日前完成驗收”）；違約責(zé)任：避免只約定“承擔(dān)違約責(zé)任”而未明確具體金額或計算方式，否則可能被認(rèn)定為條款無效。（三）審核流程紀(jì)律嚴(yán)禁“先簽后審”，所有合同必須完成全部審核流程后方可簽署；審核意見需具體明確，禁止“同意”“不同意”等模糊表述，應(yīng)說明修改理由及調(diào)整方向；涉及重大