合同管理部門職責(zé)說明書一、職責(zé)定位合同管理部門作為企業(yè)合規(guī)運營的核心保障單元，以全周期合同管控為核心，通過規(guī)范合同從起草、簽訂到履行、歸檔的全流程管理，防范法律與商業(yè)風(fēng)險，維護企業(yè)合法權(quán)益；同時推動合同管理體系與業(yè)務(wù)發(fā)展深度適配，提升組織運營效率與合規(guī)水平，實現(xiàn)“風(fēng)險防控”與“業(yè)務(wù)賦能”的雙向支撐。二、核心職責(zé)范疇（一）合同全流程管理1.合同起草與審核主導(dǎo)或參與各類業(yè)務(wù)合同的文本起草，結(jié)合行業(yè)慣例、企業(yè)風(fēng)控要求優(yōu)化合同模板庫；對業(yè)務(wù)部門提交的合同文本開展合法性、合規(guī)性、合理性審查，重點核查權(quán)利義務(wù)平衡、違約責(zé)任、爭議解決條款等核心內(nèi)容，提出修改建議并跟蹤落地，確保合同條款既符合法律要求，又適配商業(yè)目標。2.合同簽訂管理規(guī)范合同簽訂流程，核驗簽約主體資質(zhì)（如營業(yè)執(zhí)照、信用記錄），監(jiān)督簽約授權(quán)手續(xù)完整性；統(tǒng)籌合同用印、簽署備案等工作，避免“陰陽合同”“越權(quán)簽約”等風(fēng)險，確保簽訂環(huán)節(jié)合規(guī)、高效。3.合同履行監(jiān)控建立合同履約臺賬，跟蹤標的物交付、款項收付、服務(wù)履約等關(guān)鍵節(jié)點；定期與業(yè)務(wù)部門、合作方溝通履約進展，對逾期履約、違約風(fēng)險等異常情況及時預(yù)警，協(xié)調(diào)資源推動問題解決（如催款、協(xié)商變更條款），保障合同約定落地。4.合同檔案管理搭建合同檔案分類管理體系，按項目、類型、時間等維度歸檔合同文本及附件（如招投標文件、驗收單）；運用電子檔案系統(tǒng)實現(xiàn)合同檢索、借閱的規(guī)范化管理，保障檔案安全與查閱效率，滿足審計、監(jiān)管等外部核查需求。（二）風(fēng)險管控與合規(guī)管理1.合規(guī)性審查對照國家法律法規(guī)（如《民法典》合同編）、行業(yè)監(jiān)管要求及企業(yè)內(nèi)部制度，對合同條款進行合規(guī)性篩查，識別潛在法律風(fēng)險（如格式條款無效、締約過失責(zé)任），從源頭規(guī)避合規(guī)漏洞。2.風(fēng)險預(yù)警與處置分析合同履約數(shù)據(jù)、合作方信用變化等信息，建立風(fēng)險分級預(yù)警機制（如紅色/黃色預(yù)警）；針對重大風(fēng)險（如合作方破產(chǎn)、政策變動影響履約），聯(lián)合法務(wù)、財務(wù)部門制定應(yīng)對方案（如啟動解約流程、主張損失賠償），最大限度降低企業(yè)損失。3.合同糾紛處理牽頭合同糾紛的內(nèi)部協(xié)調(diào)與外部應(yīng)對，收集履約證據(jù)、梳理爭議焦點；協(xié)同法務(wù)部門制定糾紛解決方案（協(xié)商、調(diào)解、仲裁/訴訟），全程跟蹤糾紛處理進展，維護企業(yè)經(jīng)濟與聲譽權(quán)益。（三）制度與體系建設(shè)1.管理體系搭建制定《合同管理辦法》《合同審批流程細則》等核心制度，明確各部門在合同管理中的權(quán)責(zé)邊界；結(jié)合業(yè)務(wù)場景（如采購、銷售、投融資）細化專項合同管理規(guī)范，形成“總-分”結(jié)合的制度體系，實現(xiàn)管理有據(jù)可依。2.流程優(yōu)化與數(shù)字化梳理合同管理全流程痛點（如審批效率低、信息孤島），推動流程簡化與標準化；引入合同管理系統(tǒng)（如電子簽約、智能審核工具），實現(xiàn)合同從起草到歸檔的線上化管理，提升數(shù)據(jù)統(tǒng)計與風(fēng)險分析能力。3.培訓(xùn)與宣貫組織面向業(yè)務(wù)部門的合同管理培訓(xùn)，解讀法律條款、風(fēng)險案例及操作規(guī)范；通過案例分享、制度宣講等形式，提升全員合同合規(guī)意識，推動“業(yè)務(wù)合規(guī)前置”的管理文化落地。三、協(xié)作與支持職責(zé)（一）跨部門協(xié)同與業(yè)務(wù)部門：前置介入重大業(yè)務(wù)談判，提供合同條款設(shè)計建議；定期復(fù)盤業(yè)務(wù)需求，優(yōu)化合同模板以適配業(yè)務(wù)場景，實現(xiàn)“業(yè)務(wù)需求”與“合規(guī)風(fēng)控”的協(xié)同。與財務(wù)部門：協(xié)同推進合同收付款管理，核對履約進度與財務(wù)記賬的一致性，防范“賬實不符”風(fēng)險，保障資金安全。與法務(wù)部門：共享合規(guī)審查經(jīng)驗，聯(lián)合開展重大合同法律論證；在糾紛處理中配合法務(wù)完成證據(jù)固化、訴訟策略制定，形成風(fēng)險應(yīng)對合力。（二）外部對接與合作方：就合同條款爭議、履約變更等事項進行商務(wù)溝通，維護企業(yè)商業(yè)信譽與合作關(guān)系，推動爭議問題高效解決。與監(jiān)管機構(gòu)：按要求報送合同管理相關(guān)數(shù)據(jù)（如重大合同備案），配合完成合規(guī)檢查，展現(xiàn)企業(yè)合規(guī)管理能力。四、能力與素養(yǎng)要求（一）專業(yè)能力具備扎實的合同法、公司法等法律知識，熟悉行業(yè)監(jiān)管政策（如建筑、金融領(lǐng)域特殊要求）；掌握合同風(fēng)險識別與條款設(shè)計技巧，能結(jié)合業(yè)務(wù)場景平衡“合規(guī)性”與“商業(yè)可行性”，為業(yè)務(wù)提供專業(yè)支撐。（二）綜合素養(yǎng)強溝通協(xié)調(diào)能力：能在業(yè)務(wù)、法務(wù)、合作方間有效傳遞信息，推動爭議問題達成共識，保障合同管理全流程順暢。敏銳風(fēng)險意識：對市場變化、政策調(diào)整敏感，提前預(yù)判合同履約風(fēng)險，制定針對性防控措施。數(shù)字化思維：熟練運用合同管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)分析工具，提升管理效率與風(fēng)險洞察能力，適配數(shù)字化管理趨勢。五、履職保障機制（一）資源支持配備合同管理系統(tǒng)、電子簽約工具等數(shù)字化平臺，保障合同全流程線上化管理，提升管理效率與數(shù)據(jù)安全性。根據(jù)業(yè)務(wù)規(guī)模配置專職合同管理員，復(fù)雜業(yè)務(wù)場景可引入外部法律顧問提供專業(yè)支持，強化風(fēng)險防控能力。（二）考核與激勵建立KPI考核體系，核心指標包括合同合規(guī)率、糾紛發(fā)生率、流程效率提升幅度等，量化評價履職效果。對重大風(fēng)險防控、流程優(yōu)化創(chuàng)新等突