供應鏈采購合同審核管理工具一、工具概述本工具旨在規(guī)范企業(yè)采購合同審核全流程，通過標準化操作步驟、結構化審核模板及關鍵風險點提示，保證采購合同內(nèi)容合規(guī)、條款嚴謹、風險可控，同時提升跨部門協(xié)作效率，適用于企業(yè)采購部門、法務部門、財務部門及相關業(yè)務單元的合同管理工作。二、合同審核工具的應用場景與價值（一）新供應商首次合作審核當企業(yè)與供應商建立首次合作時，需通過本工具對合同主體資格、履約能力、核心條款進行全面審核，避免因供應商資質不足或條款漏洞導致合作風險。（二）常規(guī)采購合同年度審核對于年度框架協(xié)議、周期性采購合同（如原材料、辦公用品等），本工具可幫助審核合同續(xù)簽條款、價格調(diào)整機制、服務標準更新等內(nèi)容，保證長期合作條款的持續(xù)適用性。（三）重大采購項目專項審核針對設備采購、工程項目等金額較大、技術復雜的采購項目，本工具通過分階段深度審核（如技術條款、驗收標準、違約責任等），保障企業(yè)重大利益不受損害。（四）合同變更與續(xù)簽審核在采購執(zhí)行過程中如發(fā)生合同變更（如數(shù)量、價格、交付時間調(diào)整）或到期續(xù)簽，本工具可系統(tǒng)化審核變更內(nèi)容的合理性、續(xù)簽條件的符合性，保證流程合規(guī)。三、合同審核全流程操作步驟（一）前置準備：資料收集與審核要點梳理資料清單整理采購專員*需收集以下基礎資料，保證信息完整：供應商營業(yè)執(zhí)照、相關資質證書（如行業(yè)許可證、ISO認證等）；采購訂單（PO）、技術規(guī)格書、招投標文件（如有）；供應商報價單、付款條件說明；歷史合作合同（續(xù)簽時提供）及履約評價報告。審核要點明確根據(jù)采購類型（如物料采購、服務外包、工程外包），對照《合同審核要點清單》（見模板1）梳理核心審核項，包括主體資格、標的物描述、價格條款、交付與驗收、付款方式、違約責任、爭議解決等。（二）初審：基礎信息與條款完整性審核責任人：采購專員*審核時限：收到完整資料后1個工作日內(nèi)合同主體資格審核核對供應商名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人信息與營業(yè)執(zhí)照是否一致；檢查供應商資質證書是否在有效期內(nèi)，是否符合行業(yè)準入要求（如食品供應商需提供SC認證）。合同基礎條款完整性檢查確認合同包含以下必備要素：合同編號、簽約主體、標的物名稱/規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總金額、交付時間地點、驗收標準、付款方式、違約責任、爭議解決方式、簽約日期等；核對標的物描述、數(shù)量、價格是否與采購訂單（PO）完全一致，避免“口合同”與書面合同沖突。商務條款初審審核付款條件是否符合公司財務制度（如預付款比例、進度款節(jié)點、質保金比例）；檢查交付周期是否滿足生產(chǎn)/運營需求，物流責任劃分是否明確。輸出結果：填寫《合同初審表》（見模板2），對基礎問題標注修改意見并反饋至供應商或業(yè)務部門。（三）復審：法律合規(guī)性與風險深度審核責任人：法務專員（或部門經(jīng)理）審核時限：收到初審通過后的合同2個工作日內(nèi)法律條款合規(guī)性審核對照《民法典》《合同法》及相關行業(yè)法規(guī)，審核合同條款是否存在無效或可撤銷情形（如格式條款是否盡到提示義務、違約責任是否顯失公平）；重點審核知識產(chǎn)權歸屬、保密條款、不可抗力條款的合法性與可執(zhí)行性。風險點深度排查履約風險：檢查供應商履約能力保障措施（如質量保證金、履約保函）；財務風險：確認付款節(jié)點與項目進度、驗收結果掛鉤，避免提前付款；合規(guī)風險：審核合同內(nèi)容是否符合反商業(yè)賄賂、數(shù)據(jù)安全等內(nèi)部政策要求?？绮块T意見協(xié)調(diào)涉及技術復雜性的合同，需技術部門*確認驗收標準的可行性；涉及大額資金支付的合同，需財務部門*確認付款計劃的合理性。輸出結果：出具《合同復審意見表》（見模板3），明確“通過”“修改后通過”“不通過”的結論，并標注法律風險點及修改建議。（四）終審：關鍵條款與管理層審批責任人：分管副總或總經(jīng)理審核時限：收到復審通過后的合同1個工作日內(nèi)重點條款最終確認審批合同核心商務條款（如總金額、付款方式）及法律條款（如違約責任上限、爭議解決方式）是否符合公司戰(zhàn)略利益；對于重大采購項目（如單筆金額超過萬元），需管理層集體決策。審批流程簽署審批通過后，在《合同審批單》（見模板4）中簽署最終意見；若需修改，退回至采購專員或法務專員組織修訂，重新履行審核流程。（五）合同簽訂與歸檔用印與簽署采購專員*憑審批通過的《合同審批單》到行政部門辦理用印手續(xù)，保證合同文本與審批版本一致，雙方簽字蓋章頁齊全。分發(fā)與存檔正本合同：采購部門、財務部門、法務部門各留存1份，供應商留存1份；電子版：至公司合同管理系統(tǒng)，注明歸檔日期及編號；填寫《合同歸檔登記表》（見模板5），記錄合同基本信息、存放位置、查閱權限等。四、關鍵模板表格模板1：合同審核要點清單審核模塊核心審核項審核標準說明主體資格供應商營業(yè)執(zhí)照、資質證書需在有效期內(nèi)，與合同主體名稱一致，行業(yè)資質符合采購項目要求（如特種設備供應商需生產(chǎn)許可證）標的物描述名稱、規(guī)格型號、技術參數(shù)、質量標準與采購訂單（PO）、技術規(guī)格書完全一致，避免模糊描述（如“優(yōu)質”“合格”）價格條款單價、總金額、價格構成（是否含稅、運費等）、調(diào)價機制（如有）總價不超過采購預算，調(diào)價條件需明確（如原材料漲幅超過X%時雙方協(xié)商）交付與驗收交付時間、地點、方式、驗收流程、驗收標準、異議期交付時間需滿足生產(chǎn)計劃，驗收標準需量化（如“一次交驗合格率≥98%”）付款方式付款節(jié)點（預付款、進度款、尾款）、比例、賬戶信息預付款一般≤30%，尾款需留質保金（通常5%-10%），賬戶信息與供應商一致違約責任違約情形、違約金計算方式、賠償范圍違約金需合理（一般不超過實際損失的30%），明確不可抗力的定義及處理方式爭議解決爭議解決方式（訴訟/仲裁）、管轄地/機構優(yōu)先選擇公司所在地法院或仲裁機構，避免選擇異地爭議解決方式模板2：合同初審表合同編號采購項目名稱供應商名稱初審人審核日期審核模塊審核內(nèi)容存在問題修改意見是否通過主體資格營業(yè)執(zhí)照、資質證書資質證書即將30天后到期建議供應商延期或提供新證書是（待修改）基礎條款合同必備要素未約定爭議解決方式補充“如發(fā)生爭議，提交公司所在地法院訴訟”是（待修改）商務條款付款條件預付款比例40%調(diào)整為30%（符合公司財務制度）是（待修改）綜合意見初審通過，需按上述意見修改后進入復審環(huán)節(jié)模板3：合同復審意見表合同編號采購項目名稱供應商名稱復審人復審日期審核模塊風險點描述修改建議責任部門完成時限法律條款違約責任僅約定“承擔相應責任”，無具體計算方式明確“逾期交付按日萬分之五支付違約金，上限為合同總額的10%”法務專員*1個工作日內(nèi)技術條款驗收標準描述為“符合行業(yè)標準”引用具體行業(yè)標準號（如GB/T19001-2016）技術部門*1個工作日內(nèi)復審結論□通過□修改后通過□不通過（請注明原因：________________________）模板4：合同審批單合同編號采購項目名稱合同總金額采購類型□物料采購□服務外包□工程外包審核環(huán)節(jié)審核人審核意見簽字日期附件清單初審采購專員*通過，修改意見詳見模板22023–1.供應商營業(yè)執(zhí)照復印件2.PO單3.技術規(guī)格書復核法務專員*修改后通過，詳見模板32023–終審分管副總*同意簽署2023–審批結論同意按終審意見簽訂合同，合同文本經(jīng)核對無誤后用印。模板5：合同歸檔登記表歸檔日期合同編號采購項目名稱供應商名稱合同金額存放位置（柜號/頁碼）查閱權限（部門/人員）2023–CG-2023-X生產(chǎn)設備采購科技有限公司500,000元檔案室-A02-015采購部、財務部、法務部2023–CG-2023-X年度保潔服務物業(yè)服務有限公司120,000元檔案室-A03-008行政部、財務部五、合同審核關鍵注意事項與風險規(guī)避（一）合規(guī)性審核“三查三對”查資質：核對供應商資質證書的真實性與有效性，可通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢企業(yè)工商信息；對條款：保證合同條款與公司內(nèi)部制度（如《采購管理辦法》《財務報銷制度》）不沖突；查依據(jù)：法律條款引用需準確（如《民法典》第585條關于違約金的規(guī)定），避免過時法規(guī)引用。（二）風險點“四不放過”主體資格不合規(guī)不放過：禁止與無資質或超范圍經(jīng)營的供應商簽約；條款模糊不放過：避免使用“合理期限”“適當金額”等表述，需量化或明確界定；跨部門意見不一致不放過：技術、財務、法務部門存在爭議時，需協(xié)調(diào)達成一致后再提交終審；歷史履約問題未解決不放過：供應商存在歷史逾期交付、質量糾紛的，需在合同中增加履約保證金條款或終止合作。（三）溝通協(xié)作“及時響應”采購專員*需全程跟蹤合同審核進度，對各部門提出的審核意見24小時內(nèi)反饋；供應商對合同條款的異議，由采購專員*統(tǒng)一對接，避免多口徑溝通導致信息混亂。（四）文檔管理“全程留痕”合同審核過程中的郵件、意見表、審批單等需同步存檔，保證可追溯；電子合同需加密存儲，設置查閱權限，防止信息泄露。（五）特殊情況處理緊急采購：如遇生產(chǎn)急需等特殊情況，可啟動“綠色審核通道”，先通過電話/郵件確認關鍵條款，事后補齊書面審核流程；跨部門爭議：對審核意見存在重大分歧時，由分管副總*牽頭召開協(xié)調(diào)會，最終以會議紀要為準。六、工具使用優(yōu)化建議定期培訓：每季度組