通用采購流程審批表格模板應(yīng)用指南一、適用范圍與應(yīng)用場景本模板適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織的內(nèi)部采購管理場景，涵蓋辦公用品采購、固定資產(chǎn)采購（如設(shè)備、家具）、服務(wù)類采購（如咨詢、維修、外包服務(wù)）、原材料采購等類型。無論是常規(guī)日常采購還是臨時性專項采購，均可通過標(biāo)準(zhǔn)化表格實現(xiàn)流程規(guī)范化、責(zé)任明確化，保證采購活動合規(guī)、高效，同時為財務(wù)審計、成本控制提供完整依據(jù)。特別適用于需要分級審批（如部門負責(zé)人、采購部、財務(wù)部、分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理）的中大型組織，也可根據(jù)規(guī)模簡化審批層級后用于小型企業(yè)。二、詳細操作流程指南（一）采購申請發(fā)起填寫申請信息：申請人根據(jù)實際需求，完整填寫《通用采購審批表》中的“基本信息”部分（包括申請部門、申請日期、采購類型、預(yù)算金額等）及“采購明細”部分（物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、總價、用途等）。注意：采購類型需勾選“辦公用品/固定資產(chǎn)/服務(wù)/其他”，用途描述需具體（如“為市場部展會采購宣傳物料10套”）；若涉及固定資產(chǎn)，需注明“是否為新增資產(chǎn)”及“預(yù)計使用年限”。準(zhǔn)備附件材料：根據(jù)采購類型補充必要附件，作為審批依據(jù)：金額較大或非標(biāo)采購：需提供至少2家供應(yīng)商的報價單（或比價記錄）、技術(shù)參數(shù)要求、需求部門書面說明；服務(wù)類采購：需提供服務(wù)方案、服務(wù)范圍、周期及驗收標(biāo)準(zhǔn)；固定資產(chǎn)采購：需提供資產(chǎn)配置審批單（若有）或可行性分析。提交初審：將填寫完整的審批表及附件提交至部門負責(zé)人進行審核。（二）部門負責(zé)人審核審核需求合理性：部門負責(zé)人需核對采購需求是否符合部門年度/月度工作計劃，是否為必要支出，數(shù)量及規(guī)格是否合理，避免重復(fù)采購或過度采購。審核預(yù)算符合性：確認采購金額是否在部門預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算采購需提前說明超預(yù)算原因并附預(yù)算調(diào)整申請（若有）。簽字確認：審核通過后，在“部門負責(zé)人審核”欄簽字并注明日期；若不通過，需注明退回理由并反饋給申請人修改。（三）采購部門復(fù)核合規(guī)性與可行性審查：采購部門重點審核采購流程是否符合公司制度（如是否履行比價、招標(biāo)程序）、采購類型是否匹配審批權(quán)限、附件材料是否齊全。供應(yīng)商信息確認：對于需采購部門執(zhí)行的采購，采購人員根據(jù)需求對接供應(yīng)商，確認供貨周期、質(zhì)量保障、售后服務(wù)等，并將供應(yīng)商信息填入“供應(yīng)商信息”欄（名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話等，聯(lián)系方式需用號代替，如“聯(lián)系人：某某，電話：13”）。審核意見輸出：審核通過后，在“采購部門審核”欄簽字；若需調(diào)整采購方式或供應(yīng)商，需注明意見并退回申請人或部門負責(zé)人溝通確認。（四）財務(wù)部門審核預(yù)算與資金審查：財務(wù)部門核對采購金額是否已納入年度預(yù)算，預(yù)算指標(biāo)是否充足；若涉及專項資金，需確認是否符合資金使用規(guī)定。成本合理性評估：對于大額采購，財務(wù)部門可參考歷史采購價格、市場價格評估預(yù)估單價的合理性，避免成本虛高。資金支付方式確認：根據(jù)公司財務(wù)制度明確支付方式（如預(yù)付款比例、貨到付款、分期付款等），并在“財務(wù)部門審核”欄簽字注明審核意見及日期。（五）領(lǐng)導(dǎo)審批分級審批：根據(jù)采購金額及類型，由不同層級領(lǐng)導(dǎo)審批（示例，企業(yè)可根據(jù)自身調(diào)整）：金額≤5000元：由分管副總/部門總監(jiān)審批；5000元＜金額≤50000元：由總經(jīng)理審批；金額＞50000元：需提交總經(jīng)理辦公會/決策委員會集體審批，審批意見需會議紀(jì)要支撐。最終決策：領(lǐng)導(dǎo)重點審核采購事項的戰(zhàn)略匹配性、投入產(chǎn)出比及風(fēng)險控制，審批通過后在“領(lǐng)導(dǎo)審批”欄簽字；若未通過，注明退回理由并終止流程。（六）采購執(zhí)行與歸檔訂單下達：審批通過后，采購部門根據(jù)審批表下達采購訂單（或簽訂合同），訂單編號/合同號需關(guān)聯(lián)審批單號，便于追溯。進度跟蹤：采購人員跟蹤訂單執(zhí)行進度，保證按時到貨/服務(wù)交付，并及時將進展反饋給需求部門。驗收確認：物品/服務(wù)送達后，需求部門與采購部門共同驗收（固定資產(chǎn)需填寫《資產(chǎn)驗收單》），驗收合格后在“驗收結(jié)果”欄簽字確認。資料歸檔：審批表（含所有附件）、采購訂單、合同、驗收單、發(fā)票等資料由采購部門統(tǒng)一整理歸檔，保存期限不少于5年（固定資產(chǎn)類保存期限不少于10年）。三、通用采購審批模板表格設(shè)計通用采購流程審批表基本信息申請單號（由采購部門自動，格式：CG-YYYYMMDD-X，如CG20231001-001）申請部門申請日期年月日采購類型□辦公用品□固定資產(chǎn)□服務(wù)□其他（請注明：________）預(yù)算金額￥_____________元實際采購金額￥_____________元（采購?fù)瓿珊筇顚懀┕?yīng)商名稱供應(yīng)商聯(lián)系人*某某供應(yīng)商聯(lián)系電話13（用*號代替真實號碼）供貨周期/服務(wù)周期預(yù)計到貨/服務(wù)開始日期年月日采購明細序號物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號/服務(wù)內(nèi)容單位數(shù)量預(yù)估單價（元）預(yù)估總價（元）實際單價（元）實際總價（元）用途說明12…（可根據(jù)采購項數(shù)量增減）審批流程審核環(huán)節(jié)審核意見簽字日期需求部門部門負責(zé)人□同意□不同意（理由：________________________）*某某年月日采購部門采購專員/經(jīng)理□同意□不同意（理由：________________________）*某某年月日財務(wù)部門財務(wù)負責(zé)人□同意□不同意（理由：________________________）*某某年月日領(lǐng)導(dǎo)審批（根據(jù)金額填寫）□同意□不同意（理由：________________________）*某某年月日驗收確認需求部門□驗收合格□驗收不合格（說明：________________________）*某某年月日采購部門□確認□異議（說明：________________________）*某某年月日備注信息1.采購緊急程度：□緊急（需注明原因：________________）□常規(guī)2.附件清單：□報價單（____份）□技術(shù)參數(shù)□合同草案□其他（________________）3.其他說明：________________________________________________________________四、使用過程中的關(guān)鍵注意事項（一）填寫規(guī)范要求信息真實完整：所有字段（尤其是采購明細、預(yù)算金額、供應(yīng)商信息）必須如實填寫，不得漏填、錯填；規(guī)格型號、用途等描述需清晰具體，避免模糊表述（如“一批辦公用品”需明確具體品名及數(shù)量）。附件齊全有效：附件需與采購內(nèi)容一一對應(yīng)，報價單需加蓋供應(yīng)商公章（或電子簽章），技術(shù)參數(shù)需經(jīng)需求部門確認，保證審批依據(jù)的權(quán)威性。簽字清晰可辨：審批人需手寫簽字（或使用公司統(tǒng)一電子簽章），姓名需打印清晰，日期需填寫準(zhǔn)確，不得代簽或漏簽。（二）審批時限管理常規(guī)流程時限：各部門審核環(huán)節(jié)需在收到申請后1-3個工作日內(nèi)完成（緊急采購可縮短至24小時內(nèi)），避免因?qū)徟涎佑绊懖少忂M度。超預(yù)算采購處理：超預(yù)算采購需提前啟動預(yù)算調(diào)整流程，待預(yù)算審批通過后再提交采購審批，嚴(yán)禁“先采購后補預(yù)算”。緊急采購綠色通道：對突發(fā)性、急需性采購（如設(shè)備故障搶修），可先通過電話/口頭向分管領(lǐng)導(dǎo)請示，獲批后啟動采購，但需在2個工作日內(nèi)補填審批表并完善手續(xù)。（三）特殊情況處理分批采購：同一需求因供應(yīng)商供貨限制需分批交付的，需在首次審批時注明“分批采購計劃”，后續(xù)批次只需在采購部門備案，無需重復(fù)審批。采購變更：若已審批采購的規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等需變更，需填寫《采購變更申請表》，說明變更原因及影響，重新履行審批流程（金額未變更且不影響核心需求的，可簡化審批）。驗收異常：驗收不合格時，需求部門需在24小時內(nèi)書面反饋采購部門，采購部門負