企業(yè)文件歸檔與管理制度模板一、制度適用范圍與背景本制度適用于各類企業(yè)（含分公司、子公司）內(nèi)部各類文件的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用及銷毀等全生命周期管理，旨在規(guī)范文件管理流程，保障文件完整性、安全性及可追溯性，提高企業(yè)運(yùn)營效率，滿足合規(guī)性要求（如《檔案法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等）。本制度適用于企業(yè)各部門、全體員工及外部協(xié)作單位在參與企業(yè)文件處理過程中的相關(guān)行為。二、文件歸檔全流程操作規(guī)范（一）文件分類與編碼規(guī)則文件分類根據(jù)文件來源、性質(zhì)及用途，分為以下類別（可根據(jù)企業(yè)實際調(diào)整）：管理類文件：制度、流程、會議紀(jì)要、請示報告、工作計劃/總結(jié)等；業(yè)務(wù)類文件：合同、訂單、招投標(biāo)文件、客戶資料、項目方案等；財務(wù)類文件：憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務(wù)資料等；人事類文件：勞動合同、入職/離職手續(xù)、薪酬記錄、培訓(xùn)檔案等；科技類文件：研發(fā)報告、專利證書、技術(shù)圖紙、軟件文檔等；聲像類文件：照片、錄音、錄像、多媒體資料等；實物類文件：獎杯、錦旗、樣品、紀(jì)念品等（需附文字說明）。文件編碼規(guī)則采用“部門代碼-文件類別代碼-年份-流水號”格式，示例：部門代碼：行政部（XZ）、財務(wù)部（CW）、業(yè)務(wù)部（YW）；文件類別代碼：制度（ZD）、合同（HT）、會議紀(jì)要（HY）；編碼示例：XZ-ZD-2023-001（行政部2023年第1份制度文件）。（二）文件收集與整理文件收集責(zé)任各部門負(fù)責(zé)人為本部門文件歸檔第一責(zé)任人，需指定專人（兼職檔案員）負(fù)責(zé)本部門文件收集；涉密文件由指定保密人員單獨(dú)收集，保證不外泄。文件整理要求紙質(zhì)文件：去除夾帶物（如回形針、大頭針），按件裝訂（左側(cè)裝訂），每份文件附“文件處理簽”（含形成日期、經(jīng)手人、審核人等信息）；電子文件：命名規(guī)則與編碼一致，存儲于指定服務(wù)器或云盤（如“企業(yè)文件管理系統(tǒng)-行政部-2023”），格式優(yōu)先采用PDF、Office等通用格式，避免使用加密或過期格式；聲像/實物文件：聲像文件需標(biāo)注拍攝時間、地點(diǎn)、人物、事件說明；實物文件需貼標(biāo)簽（標(biāo)注名稱、來源、日期），并拍攝存檔照片。（三）文件歸檔移交歸檔時間年度文件：次年3月31日前完成上一年度文件歸檔；專項文件（如項目文件）：項目結(jié)束后30日內(nèi)完成歸檔；日常文件：每月最后一個工作日匯總當(dāng)月文件，整理后移交。移交流程移交前準(zhǔn)備：兼職檔案員核對文件清單（含文件編號、題名、份數(shù)、頁數(shù)等），保證與實物一致；移交驗收：檔案管理員（或行政部指定人員）現(xiàn)場核對文件完整性、規(guī)范性，填寫《文件歸檔移交登記表》（見表1），雙方簽字確認(rèn)；入庫上架：檔案管理員將文件按分類編碼順序存入檔案柜（或電子檔案系統(tǒng)），標(biāo)注存放位置（如“X號柜-第X層-X盒”）。（四）文件保管與維護(hù)保管場所要求紙質(zhì)檔案庫房：配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光設(shè)施，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45-60%；電子檔案存儲：定期備份（本地備份+異地備份），備份周期為每月1次，重要文件實時備份；涉密檔案：存放于專用保密柜，雙人雙鎖管理，出入庫登記。保管期限劃分永久保存：企業(yè)章程、股東會決議、年度審計報告、核心專利文件等；長期保存（10-30年）：重要合同、發(fā)展規(guī)劃、財務(wù)總賬、員工檔案等；短期保存（10年以下）：日常通知、會議記錄、普通業(yè)務(wù)單據(jù)等。（五）文件借閱與利用借閱權(quán)限普通文件：員工經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后可借閱；涉密文件：需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)（如總經(jīng)理/保密總監(jiān)）審批，僅限在指定場所查閱，不得帶出；外部單位借閱：需持單位介紹信，經(jīng)法務(wù)部及總經(jīng)理批準(zhǔn)，簽訂《文件借閱保密協(xié)議》。借閱流程借閱人填寫《文件借閱申請表》（見表2），注明文件編號、題名、借閱用途、歸還時間；審批通過后，檔案管理員登記借閱信息，借閱人簽字確認(rèn)；歸還時檔案管理員核對文件完整性，注銷借閱記錄，逾期未還需催告并記錄。（六）文件鑒定與銷毀鑒定組織每年12月由檔案管理員牽頭，組織行政部、法務(wù)部、相關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，對到期文件進(jìn)行價值鑒定。銷毀流程鑒定小組提出《文件銷毀清單》（見表3），注明文件編號、題名、保管期限、銷毀原因；清單經(jīng)總經(jīng)理審批后，由2人以上（含檔案管理員、監(jiān)銷人）共同監(jiān)銷；紙質(zhì)文件采用粉碎或焚燒方式（需符合環(huán)保要求），電子文件進(jìn)行徹底刪除（低級格式化+物理銷毀），監(jiān)銷人簽字確認(rèn)《文件銷毀記錄表》。三、配套表格模板表1：文件歸檔移交登記表移交部門移交人接收人移交日期文件編號文件題名份數(shù)頁數(shù)保管期限備注行政部2024-03-20XZ-ZD-2023-001《文件管理制度》115長期財務(wù)部2024-03-20CW-HT-2023-015采購合同220長期正本1份，副本1份業(yè)務(wù)部趙六2024-03-20YW-XM-2023-008項目方案130永久備注：本表一式兩份，移交部門、檔案室各存一份。表2：文件借閱申請表借閱人所在部門借閱日期歸還日期文件編號文件題名借閱用途審批人部門負(fù)責(zé)人簽字檔案管理員簽字劉七市場部2024-03-212024-03-25YW-HT-2023-015客戶合同投標(biāo)方案周八是是備注：涉密文件需另附審批單，借閱時需出示身份證件。表3：文件銷毀清單鑒定日期文件編號文件題名保管期限銷毀原因鑒定小組意見審批人監(jiān)銷人銷毀日期2024-12-15XZ-TZ-2023-005通知文件短期保管期滿同意銷毀錢九、孫十2024-12-20備注：銷毀記錄需永久保存。四、執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險提示責(zé)任到人：各部門負(fù)責(zé)人需定期檢查本部門文件歸檔情況，避免文件遺漏或拖延歸檔；檔案管理員需每季度對文件保管情況進(jìn)行抽查，發(fā)覺問題及時整改。保密管理：涉密文件需單獨(dú)登記、專柜存放，嚴(yán)禁復(fù)印、拍照或通過非加密渠道傳遞；電子檔案需設(shè)置訪問權(quán)限，定期更新密碼。電子文件備份：電子檔案需采用“本地+異地+云端”三備份模式，保證數(shù)據(jù)安全；定期對備份數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)測試，驗證有效性。合規(guī)性審查：文件歸檔需符合《檔案法》《數(shù)據(jù)安全法》等