檔案管理系統(tǒng)需求

一、硬件系統(tǒng)配置需求（依據(jù)實(shí)際需求更改）

此次招標(biāo)硬件系統(tǒng)包含以卜內(nèi)容：

硬件配置方案

序號(hào)名稱型號(hào)數(shù)量備注

1檔案服務(wù)器IBMX3650M21機(jī)架式

UNISTORENNAS92004

2存放設(shè)備1清華紫光NAS存放器、

塊500G硬盤(pán)

3高速文檔掃描儀虹光Avision1含有雙頁(yè)掃描

以上硬件配置品牌僅供參考，不局限于此配置。

二、軟件平臺(tái)

投標(biāo)人需要依據(jù)企業(yè)要求制訂具體處理方案。

尤其申明：項(xiàng)目實(shí)施完成后，此項(xiàng)目軟件平臺(tái)產(chǎn)權(quán)屬企業(yè)全部。

三、項(xiàng)目工期

簽署協(xié)議2個(gè)月內(nèi)完工。

四、系統(tǒng)總體功效要求

1.建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

開(kāi)放性標(biāo)準(zhǔn)

電子檔案管理系統(tǒng)除了完成本系統(tǒng)內(nèi)多種業(yè)務(wù)工作之外，還應(yīng)能夠和其它系統(tǒng)互聯(lián)。在

系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，采取數(shù)據(jù)接口技術(shù)并考慮軟件系統(tǒng)以后擴(kuò)充問(wèn)題，將該軟件系統(tǒng)設(shè)計(jì)成一個(gè)可

擴(kuò)充開(kāi)放性系統(tǒng)。

擴(kuò)展性標(biāo)準(zhǔn)

在該軟件系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，全部產(chǎn)品（包含軟硬件）選型及配置全部應(yīng)充足考慮

到整個(gè)系統(tǒng)可擴(kuò)展性。系統(tǒng)將滿足伴隨業(yè)務(wù)不停發(fā)展而隨時(shí)增加用戶及軟硬件產(chǎn)

品需求。

安全性標(biāo)準(zhǔn)

在系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，采取良好安全機(jī)制；在數(shù)據(jù)傳輸中，選擇目前成熟數(shù)據(jù)加密

技術(shù)確保數(shù)據(jù)安全；在網(wǎng)絡(luò)上，選擇多層結(jié)構(gòu)技術(shù)。同時(shí)，利用大型數(shù)據(jù)庫(kù)安全

性能確保留放數(shù)據(jù)安全。

優(yōu)異性標(biāo)準(zhǔn)

采取優(yōu)異成熟技術(shù)，確保系統(tǒng)優(yōu)異性和實(shí)用性。

規(guī)范性標(biāo)準(zhǔn)

開(kāi)發(fā)過(guò)程控制、開(kāi)發(fā)技術(shù)、系統(tǒng)編碼、文檔應(yīng)規(guī)范化，并遵照對(duì)應(yīng)中國(guó)外標(biāo)

準(zhǔn)。開(kāi)發(fā)結(jié)束，需要提供必需文檔資料。

可靠性標(biāo)準(zhǔn)

確保系統(tǒng)可靠運(yùn)行和在升級(jí)過(guò)程中方便快捷。

2.系統(tǒng)總體功效要求

基礎(chǔ)要求

1、檔案管理軟件應(yīng)含有數(shù)據(jù)錄入、整理編目、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、檢索查詢、統(tǒng)計(jì)

報(bào)表、借閱管理、權(quán)限設(shè)置、系統(tǒng)設(shè)置、數(shù)據(jù)維護(hù)、銷毀管理、光盤(pán)制作、WEB

查詢系統(tǒng)、全文檢索模塊、在線識(shí)別（OCR）等基礎(chǔ)功效，并能輔助實(shí)體管理及

依據(jù)特殊需求增擴(kuò)其它對(duì)應(yīng)功效。

2、檔案管理軟件功效設(shè)計(jì)必需符合國(guó)家相關(guān)檔案工作和計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管

理法律法規(guī)和業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

3、檔案管理軟件安裝和使用，必需含有嚴(yán)格安全保密機(jī)制。

4、檔案管理軟件應(yīng)含有良好實(shí)用性、兼容性及可擴(kuò)展性，并做到界面友好,

用語(yǔ)規(guī)范，操作簡(jiǎn)單，使用方便。

5、檔案管理軟件應(yīng)含有較強(qiáng)數(shù)據(jù)獨(dú)立性，確保在軟硬件環(huán)境發(fā)生改變時(shí)數(shù)

據(jù)完整、安全遷移及有效利用。

6、檔案管理軟件應(yīng)配有完備安裝和使用技術(shù)資料，關(guān)鍵包含：系統(tǒng)說(shuō)明、

使用手冊(cè)、安裝程序、培訓(xùn)手冊(cè)等。

（一）數(shù)據(jù)錄入功效

數(shù)據(jù)錄入模塊應(yīng)該含有以下功效，可在自定義界面下錄入、編輯修改多種檔

案數(shù)據(jù)和完成檔案文本和多種電子檔案原件（掃描光柵圖或矢量圖）掛接。在此

處可完成項(xiàng)目錄入、案卷錄入、文件錄入等工作。

I編輯修改卜-------1檔案若詢

1、數(shù)據(jù)錄入功效和步驟應(yīng)該如上圖所表示，檔案人員在進(jìn)行項(xiàng)目、案卷和

文件錄入工作時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)提供添加、編輯、刪除、檢索、排序和插入操作，并可

任意指定某一統(tǒng)計(jì)進(jìn)行復(fù)制。

2、修改后重歸檔功效應(yīng)該能夠使被修改后電子檔案替換掉舊檔案，使電廠

用戶能夠在檢索查詢時(shí)直接瀏覽到修改后新電子文件。同時(shí)，統(tǒng)計(jì)了修改信息和

舊檔案，以備電廠用戶對(duì)檔案修改情況跟蹤。

3、電子文件批量掛接功效能夠?qū)n案人員已錄入檔案統(tǒng)計(jì)和電子檔案原件

依據(jù)某種規(guī)則自動(dòng)對(duì)應(yīng)，以使電廠杳詢用戶能夠在檢索到檔案條目標(biāo)同時(shí)瀏監(jiān)電

子原件。

（二）整理編目功效

整理編目部分應(yīng)含有以下功效：對(duì)未歸檔文件、資料、圖紙管理、存放和預(yù)

歸檔（分類組卷），并可為電廠用戶提供上述未歸檔文件檢索、查詢和利用，對(duì)

于在公文流轉(zhuǎn)過(guò)程中產(chǎn)生文件和設(shè)計(jì)過(guò)程中產(chǎn)生圖紙文件，可由辦公人員、設(shè)計(jì)

人員或檔案人員先錄入到臨時(shí)整編庫(kù)中，到一定階段由檔案管理人員進(jìn)行整理編

目，編目后再由臨時(shí)庫(kù)轉(zhuǎn)入正式檔案庫(kù)中，供檢索利用。

檔案管理員可依據(jù)本行業(yè)檔案分類規(guī)范建立對(duì)應(yīng)樹(shù)型分類結(jié)構(gòu)（分類表）。

任意添加、添加子項(xiàng)、刪除、刪除子項(xiàng)分類字及其內(nèi)容（含義），并可任意選擇

分類字連接符，還能夠從參數(shù)表中掛接分類項(xiàng)。

?日志庫(kù)維護(hù)

系統(tǒng)提供日志庫(kù)可滿足檔案管理人員對(duì)檔案管理系統(tǒng)監(jiān)控并為檔案各項(xiàng)統(tǒng)

計(jì)提供依據(jù)。

?代碼表設(shè)置

檔案管理員可對(duì)代碼表進(jìn)行新建、修改、錄入、刪除等操作。

（四）數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換部分

數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換是指：用戶能夠經(jīng)過(guò)該模塊將用戶以前或正在應(yīng)用其它管理軟件所

錄入檔案數(shù)據(jù)，轉(zhuǎn)換到檔案庫(kù)中來(lái)。

（五）權(quán)限設(shè)置部分

檔案管理人員可經(jīng)過(guò)權(quán)限設(shè)置部分對(duì)網(wǎng)上每一個(gè)用戶及其權(quán)限、和本單位各

部門(mén)或?qū)I(yè)對(duì)檔案權(quán)限等進(jìn)行一系列靈活設(shè)置.，井可細(xì)化到某一案卷和文件權(quán)限

（六）銷毀管理部分

銷毀管理部分功效為：許可用戶對(duì)經(jīng)過(guò)判定舊檔案進(jìn)行銷毀處理，即從檔案

庫(kù)中刪除，同時(shí)在系統(tǒng)日志中統(tǒng)計(jì)銷毀信息（如申請(qǐng)人、同意人、銷毀原因、銷

毀日期等），方便于對(duì)以前銷毀操作進(jìn)行檢索。

判定銷毀步驟應(yīng)該下圖所表示:

檔案巨理員

MMJ

領(lǐng)導(dǎo)鑒定打印鑒定銷毀申請(qǐng)單

（七）借閱管理部分

借閱管理部分功效應(yīng)包含：借閱、歸還和催還，并能夠打印借閱單和催還單。

還能夠?qū)﹄姀S用戶借閱情況，和網(wǎng)上電廠用戶對(duì)檔案查詢和利用情況進(jìn)行方便地

統(tǒng)計(jì)和打印。

借閱管理部分應(yīng)分為紙介質(zhì)檔案借閱管理和電子檔案檢索統(tǒng)計(jì)兩部分。借閱

步驟應(yīng)以下圖所表示:

用戶借閱

用戶

（八）檢索查詢部分

檢索子系統(tǒng)關(guān)鍵是對(duì)本系統(tǒng)所管理各類檔案進(jìn)行多個(gè)方法檢索、瀏覽和下

載。電廠用戶在查詢時(shí)可按：分類、工程項(xiàng)目、案卷、文件、進(jìn)行多種條件組合

檢索，也應(yīng)提供卡片檢索等方法，另外，檢索查詢部分應(yīng)支持對(duì)用戶庫(kù)和日志庫(kù)

也可進(jìn)行組合檢索，并能夠打印檢索結(jié)果。

電廠用戶在檔案系統(tǒng)中檢索，只要權(quán)限許可，應(yīng)能夠直接瀏覽到所需信息原

文，甚至于下載到當(dāng)?shù)貦C(jī)供用戶利用。

該模塊中檢索查詢應(yīng)均受到權(quán)限設(shè)置子系統(tǒng)中用戶和檔案權(quán)限限制。

（九）統(tǒng)計(jì)報(bào)表部分

經(jīng)過(guò)統(tǒng)計(jì)報(bào)表部分，檔案管理人員應(yīng)能夠完成檔案工作所需任意報(bào)表設(shè)計(jì)和

打印工作。該部分應(yīng)該有較強(qiáng)大報(bào)表設(shè)計(jì)功效，能夠打印和統(tǒng)計(jì)多種檔案數(shù)據(jù)，

并能夠靈活定義統(tǒng)計(jì)項(xiàng)和檢索條件等。

該系統(tǒng)應(yīng)該能夠打印全部檔案管理所需信息，比如：卷內(nèi)目錄、案卷目錄、

備考表等。

（十）光盤(pán)制作部分

光盤(pán)制作部分應(yīng)全方面支持由國(guó)家科技部、國(guó)家檔案局、國(guó)家技術(shù)質(zhì)量監(jiān)督

局等幾家單位聯(lián)合制訂CAD文件光盤(pán)存放標(biāo)準(zhǔn)，能夠?qū)?biāo)準(zhǔn)格式光盤(pán)進(jìn)行數(shù)據(jù)

讀入、數(shù)據(jù)輸出及檢索，并可將檔案數(shù)據(jù)根據(jù)上述標(biāo)準(zhǔn)格式直接存放在光盤(pán)中。

形成光盤(pán)檔案應(yīng)能夠用于數(shù)據(jù)交換和電子檔案脫機(jī)保管。

（H^一）WEB查詢系統(tǒng)

WEB檢索子系統(tǒng)部分應(yīng)作為本單位檔案信息公布、查詢和下載利用平臺(tái)，既

可獨(dú)立使用，也可嵌入我單位主頁(yè)，為電廠用戶檢索查詢提供了極大方便。

WEB查詢系統(tǒng)應(yīng)有以下功效：

?B/S結(jié)構(gòu)，用戶端無(wú)須安裝任何軟件，便于維護(hù)和升級(jí)。

?可和電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)連接,進(jìn)行檔案信息查詢和利用八

?對(duì)檔案檢索查詢權(quán)限完全受檔案管理軟件中權(quán)限設(shè)置控制，充足確保檔案安全性。

?模糊檢索功效。

?可支持我單位圖形圖像等電子文件瀏覽和顯示

?可外掛瀏覽器和漢字庫(kù)。

（十二）數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換部分

數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換部分應(yīng)能夠滿足以下需求：檔案管理人員在用戶機(jī)上進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)

備份和恢復(fù)工作，而不用去操作服務(wù)器上數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，應(yīng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)安全性提供

良好保障。

數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換步驟應(yīng)以下圖所表示：

C名份檔宰、

一備份到硬盤(pán)

一洗怪檔塞舉劃

用戶務(wù)份/恢復(fù)法k

恢復(fù)到數(shù)據(jù)庫(kù)

板華檔室

數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換部分還應(yīng)提供備份/恢復(fù)日志，以供檔案管理員查詢。

（十三）全文檢索模塊

系統(tǒng)應(yīng)含有專業(yè)全文檢索模塊，能夠?yàn)橛脩魧?shí)現(xiàn)屬性查詢、同義詞查詢、相

關(guān)文件提醒等傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)查詢方法無(wú)法實(shí)現(xiàn)智能檢索功效。