某市科技局檔案收集實(shí)施方方案

一、總則（一）目的為加強(qiáng)某市科技局檔案收集工作，確保各類檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮檔案在科技局行政管理、業(yè)務(wù)開展、科研支撐等方面的重要作用，特制定本實(shí)施方案。（二）適用范圍本方案適用于某市科技局機(jī)關(guān)各科室、直屬事業(yè)單位及下屬相關(guān)機(jī)構(gòu)的檔案收集工作。（三）基本原則1.全面性原則：涵蓋科技局各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的各類載體、各種門類的檔案資料，確保無遺漏。2.真實(shí)性原則：收集的檔案必須如實(shí)反映科技局工作的實(shí)際情況，保證內(nèi)容真實(shí)可靠。3.及時(shí)性原則：按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，及時(shí)完成檔案的收集工作，避免檔案資料的積壓和散失。4.規(guī)范性原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家和地方有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案收集流程和操作方法。二、組織與職責(zé)（一）檔案收集工作領(lǐng)導(dǎo)小組成立以科技局分管領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)，各科室負(fù)責(zé)人為成員的檔案收集工作領(lǐng)導(dǎo)小組。負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、指導(dǎo)協(xié)調(diào)檔案收集工作，研究解決工作中的重大問題。組長(zhǎng)職責(zé)：全面領(lǐng)導(dǎo)檔案收集工作，審核檔案收集工作計(jì)劃和重大事項(xiàng)，對(duì)檔案收集工作的整體推進(jìn)和質(zhì)量把控負(fù)責(zé)。成員職責(zé)：組織本科室人員開展檔案收集工作，對(duì)本科室收集的檔案質(zhì)量進(jìn)行初步審核，配合領(lǐng)導(dǎo)小組做好相關(guān)工作。（二）檔案管理部門科技局檔案管理部門作為檔案收集工作的具體執(zhí)行和管理機(jī)構(gòu)，承擔(dān)以下職責(zé)：1.制定和完善檔案收集工作制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)對(duì)各科室、直屬事業(yè)單位檔案收集工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督檢查和考核評(píng)價(jià)。3.接收各科室、直屬事業(yè)單位移交的檔案資料，進(jìn)行整理、分類、編目、數(shù)字化處理等工作。4.定期對(duì)檔案收集工作情況進(jìn)行總結(jié)分析，向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和檔案收集工作領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)。（三）各科室及直屬事業(yè)單位職責(zé)1.明確本科室（單位）檔案收集工作責(zé)任人，負(fù)責(zé)具體的檔案收集工作。2.按照檔案收集工作制度和標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)、準(zhǔn)確地收集本科室（單位）在工作活動(dòng)中形成的各類檔案資料。3.對(duì)收集的檔案資料進(jìn)行初步整理和分類，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，并按照規(guī)定時(shí)間向檔案管理部門移交。三、檔案收集范圍（一）文書檔案1.上級(jí)機(jī)關(guān)來文，包括指示、決定、通知、通報(bào)、批復(fù)等，反映國(guó)家和地方對(duì)科技工作的政策方針、規(guī)劃部署等。2.本局制定的各類規(guī)范性文件、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函等，記錄科技局行政管理和業(yè)務(wù)工作的全過程。3.下級(jí)單位的請(qǐng)示、報(bào)告等文件，了解基層工作情況和問題。4.本局與其他單位之間的往來公文，體現(xiàn)對(duì)外交流與合作情況。（二）科技項(xiàng)目檔案1.科技項(xiàng)目申報(bào)材料，包括項(xiàng)目申請(qǐng)書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目預(yù)算書等。2.項(xiàng)目實(shí)施過程中的各類文件，如項(xiàng)目合同、任務(wù)書、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究報(bào)告、技術(shù)方案、測(cè)試報(bào)告等。3.項(xiàng)目驗(yàn)收材料，包括驗(yàn)收申請(qǐng)書、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、成果鑒定證書等，全面反映科技項(xiàng)目從申報(bào)到驗(yàn)收的整個(gè)過程。（三）科研成果檔案1.科研成果報(bào)告、論文、著作等，展示科技局科研工作的創(chuàng)新成果。2.科研成果獲獎(jiǎng)證書、專利證書等相關(guān)證明材料，體現(xiàn)科研成果的價(jià)值和影響力。（四）財(cái)務(wù)檔案1.財(cái)務(wù)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)核算資料，記錄科技局財(cái)務(wù)收支和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)情況。2.財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告，反映科技局資金使用計(jì)劃和執(zhí)行結(jié)果。3.財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告等，為財(cái)務(wù)管理和決策提供依據(jù)。（五）人事檔案1.干部職工人事任免文件、考核評(píng)價(jià)材料、工資調(diào)整記錄等，反映干部職工的職業(yè)生涯發(fā)展。2.人員招聘、錄用、調(diào)配、培訓(xùn)等相關(guān)文件，體現(xiàn)科技局人力資源管理情況。（六）聲像檔案1.科技局重要會(huì)議、活動(dòng)、科研項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)等拍攝的照片、錄像資料，生動(dòng)記錄工作場(chǎng)景和重要事件。2.反映科技局發(fā)展歷程、工作成果等方面的專題片、宣傳片等。（七）實(shí)物檔案1.科技局獲得的各類榮譽(yù)獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、證書等，展示科技局的工作成績(jī)和社會(huì)認(rèn)可。2.具有紀(jì)念意義的禮品、紀(jì)念品等，反映科技局的對(duì)外交流與合作。四、檔案收集流程（一）收集準(zhǔn)備1.檔案管理部門每年年初制定檔案收集工作計(jì)劃，明確收集范圍、時(shí)間要求、責(zé)任人等內(nèi)容，并下發(fā)至各科室、直屬事業(yè)單位。2.各科室（單位）檔案收集責(zé)任人根據(jù)計(jì)劃，準(zhǔn)備檔案收集所需的工具和設(shè)備，如檔案盒、文件夾、存儲(chǔ)設(shè)備等。（二）定期收集1.文書檔案：各科室（單位）檔案收集責(zé)任人每月對(duì)本科室（單位）的文件資料進(jìn)行清理，按照檔案收集范圍進(jìn)行初步篩選和分類，將符合要求的文件資料整理成卷。2.科技項(xiàng)目檔案：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在項(xiàng)目實(shí)施過程中，按照項(xiàng)目進(jìn)展階段及時(shí)收集相關(guān)文件資料，并在項(xiàng)目完成后的一個(gè)月內(nèi)，將整理好的項(xiàng)目檔案移交至檔案管理部門。3.科研成果檔案：科研人員在科研成果形成后，及時(shí)將成果報(bào)告、論文、著作等資料以及相關(guān)證明材料提交給所在科室（單位），由科室（單位）統(tǒng)一收集整理后移交檔案管理部門。4.財(cái)務(wù)檔案：財(cái)務(wù)部門在會(huì)計(jì)年度終了后，按照財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定，對(duì)當(dāng)年的財(cái)務(wù)憑證、賬簿、報(bào)表等資料進(jìn)行整理裝訂，在次年的第一季度內(nèi)移交檔案管理部門。5.人事檔案：人事部門在干部職工人事任免、考核評(píng)價(jià)、工資調(diào)整等事項(xiàng)完成后的半個(gè)月內(nèi)，將相關(guān)文件資料整理歸檔，并定期向檔案管理部門移交。6.聲像檔案：活動(dòng)組織部門在重要會(huì)議、活動(dòng)結(jié)束后的一周內(nèi)，將拍攝的照片、錄像等資料進(jìn)行篩選整理，標(biāo)注拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息后移交檔案管理部門。7.實(shí)物檔案：獲得榮譽(yù)獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、證書等實(shí)物后，相關(guān)部門應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)將實(shí)物移交檔案管理部門，并填寫實(shí)物檔案登記表。（三）審核移交1.各科室（單位）在檔案移交前，由科室負(fù)責(zé)人對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性進(jìn)行審核，確保檔案質(zhì)量符合要求。2.審核通過后，各科室（單位）檔案收集責(zé)任人填寫檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)后，一份留存科室（單位），一份隨檔案移交至檔案管理部門。3.檔案管理部門接收檔案時(shí)，應(yīng)對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量、移交清單等進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與移交科室（單位）溝通，要求其補(bǔ)充或整改。五、檔案收集質(zhì)量要求（一）內(nèi)容完整檔案資料應(yīng)涵蓋工作活動(dòng)的各個(gè)方面，無重要內(nèi)容缺失。如科技項(xiàng)目檔案應(yīng)包括申報(bào)、實(shí)施、驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)的文件資料；文書檔案應(yīng)具備文件的正文、附件等完整內(nèi)容。（二）準(zhǔn)確無誤檔案資料中的信息應(yīng)準(zhǔn)確可靠，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、文字表述清晰、簽字蓋章齊全。如財(cái)務(wù)報(bào)表中的數(shù)據(jù)應(yīng)與賬目相符，科研成果報(bào)告中的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確。（三）格式規(guī)范檔案資料應(yīng)按照規(guī)定的格式進(jìn)行整理和保存。如文件應(yīng)采用A4紙張規(guī)格，文字排版符合要求；照片應(yīng)標(biāo)注拍攝信息，電子文件應(yīng)采用規(guī)定的存儲(chǔ)格式。（四）載體完好檔案的載體（如紙張、光盤、磁帶等）應(yīng)保持完好無損，無霉變、蟲蛀、破損等情況，確保檔案信息的長(zhǎng)期保存和有效利用。六、培訓(xùn)與指導(dǎo)（一）定期培訓(xùn)檔案管理部門定期組織檔案收集工作培訓(xùn)，邀請(qǐng)檔案管理專家或業(yè)務(wù)骨干進(jìn)行授課。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案法律法規(guī)、檔案收集標(biāo)準(zhǔn)與流程、檔案整理技巧等方面，提高各科室（單位）檔案收集責(zé)任人的業(yè)務(wù)水平。（二）現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)檔案管理部門根據(jù)工作需要，深入各科室（單位）進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，針對(duì)檔案收集過程中存在的問題，及時(shí)給予解答和幫助，確保檔案收集工作的質(zhì)量和進(jìn)度。（三）在線咨詢建立檔案收集工作交流群或在線咨詢平臺(tái)，方便各科室（單位）檔案收集責(zé)任人在工作中遇到問題時(shí)及時(shí)與檔案管理部門溝通交流，獲取專業(yè)指導(dǎo)和支持。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查檔案管理部門定期對(duì)各科室（單位）檔案收集工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集的及時(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等方面。通過實(shí)地查看、查閱檔案資料、核對(duì)移交清單等方式，全面了解檔案收集工作情況。（二）考核評(píng)價(jià)將檔案收集工作納入各科室（單位）年度績(jī)效考核指標(biāo)體系，制定詳細(xì)的考核標(biāo)準(zhǔn)和評(píng)分細(xì)則?？己私Y(jié)果與科室（單位）及個(gè)人的評(píng)先評(píng)優(yōu)、績(jī)效獎(jiǎng)金等掛鉤，充分調(diào)動(dòng)各科室（單位）和檔案收集責(zé)任人的工作積極性。（三）問題整改對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，明確整改要求和期限。各科室（單位）應(yīng)認(rèn)真落實(shí)整改措施，按時(shí)完成整改任務(wù)，并將整改情況書面反饋給檔案管理部門。檔案管理部門對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問題得到徹底解決。八、數(shù)字化收集與利用（一）數(shù)字化收集要求1.對(duì)于新收集的檔案資料，具備數(shù)字化條件的，應(yīng)同步進(jìn)行數(shù)字化處理。數(shù)字化過程應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。2.對(duì)已有的紙質(zhì)檔案，根據(jù)實(shí)際需要和工作安排，逐步進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立數(shù)字化檔案資源庫。（二）數(shù)字化利用1.搭建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線檢索、查閱和利用。各科室（單位）可根據(jù)工作權(quán)限，通過網(wǎng)