行政事務(wù)管理流程及標(biāo)準(zhǔn)文檔一、文檔目的與適用范圍本文檔旨在規(guī)范企業(yè)行政事務(wù)管理全流程，明確各環(huán)節(jié)操作標(biāo)準(zhǔn)與責(zé)任分工，提升行政工作效率，保障行政工作有序開展。適用于公司內(nèi)部所有行政事務(wù)管理場景，包括但不限于日常辦公、會議組織、物資管理、檔案管理、印章使用、公務(wù)接待等，覆蓋行政專員、部門負責(zé)人及相關(guān)參與人員的工作職責(zé)。二、日常辦公事務(wù)管理（一）適用情境員工入職/離職辦理、辦公用品申領(lǐng)與發(fā)放、辦公設(shè)備報修、文件審批流轉(zhuǎn)等日常行政支持工作，是保障各部門正常運作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。（二）操作流程詳解1.員工入職辦理步驟1：人力資源部提前1個工作日向行政部發(fā)送《新員工入職信息表》，包含員工姓名、*、入職部門、崗位、聯(lián)系方式、入職日期等信息。步驟2：行政部根據(jù)信息表準(zhǔn)備入職物資：工位（含工牌、鑰匙）、辦公用品（筆記本、筆、文件夾等）、辦公設(shè)備（電腦、電話機，需提前調(diào)試）。步驟3：入職當(dāng)日，行政專員*引導(dǎo)員工辦理物資領(lǐng)取登記，簽署《辦公用品領(lǐng)用確認(rèn)表》《辦公設(shè)備使用責(zé)任書》。步驟4：協(xié)助開通企業(yè)OA系統(tǒng)、郵箱等辦公權(quán)限，告知員工行政對接人及常用服務(wù)流程（如報修、申領(lǐng)）。步驟5：入職后3個工作日內(nèi)，行政專員*更新《員工花名冊》《辦公工位分配表》，同步至人力資源部及各部門負責(zé)人。2.辦公用品申領(lǐng)與發(fā)放步驟1：員工通過OA系統(tǒng)提交《辦公用品申領(lǐng)單》，注明申領(lǐng)物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及申領(lǐng)人信息。步驟2：部門負責(zé)人*在OA系統(tǒng)中審批，確認(rèn)申領(lǐng)合理性（如非必需品或超額申領(lǐng)需備注說明）。步驟3：行政專員*每日10:00、15:00分兩次匯總申領(lǐng)單，核對庫存：庫存充足直接發(fā)放；庫存不足則啟動采購流程（詳見“行政物資采購”章節(jié)）。步驟4：發(fā)放時，申領(lǐng)人需在《辦公用品發(fā)放登記表》簽字確認(rèn)，行政專員*更新庫存臺賬，保證賬實相符。3.辦公設(shè)備報修步驟1：員工發(fā)覺設(shè)備故障（如電腦黑屏、打印機卡紙），通過OA系統(tǒng)提交《設(shè)備報修單》，注明故障設(shè)備、故障描述、使用人及聯(lián)系方式。步驟2：行政專員*接單后1小時內(nèi)響應(yīng)，簡單故障（如打印機缺紙）可遠程指導(dǎo)處理；復(fù)雜故障則聯(lián)系維修方（合作供應(yīng)商名錄見附件1），明確維修時限（一般故障24小時內(nèi)修復(fù)，重大故障48小時內(nèi)反饋進度）。步驟3：維修完成后，使用人確認(rèn)設(shè)備功能正常，在《設(shè)備維修記錄表》簽字，行政專員*更新設(shè)備臺賬，記錄維修時間、費用及更換零件（如涉及）。（三）標(biāo)準(zhǔn)化表單參考表1：《辦公用品申領(lǐng)單》申領(lǐng)日期申領(lǐng)部門申領(lǐng)人物品名稱規(guī)格數(shù)量用途審批人*領(lǐng)取人簽字表2：《設(shè)備報修單》報修日期報修人聯(lián)系方式故障設(shè)備故障描述接單人*預(yù)計修復(fù)時間完成時間維修人簽字（四）執(zhí)行要點提示入職物資需提前準(zhǔn)備，避免員工到崗后無工位或辦公設(shè)備可用；辦公用品申領(lǐng)需遵循“按需申領(lǐng)、杜絕浪費”原則，季度盤點庫存，避免積壓或短缺；設(shè)備報修需全程留痕，重大故障（如服務(wù)器宕機）需同步上報部門負責(zé)人及行政部經(jīng)理*，保證業(yè)務(wù)連續(xù)性。三、會議組織與管理（一）適用情境公司例會、部門專題會、項目推進會、外部對接會等各類會議，需規(guī)范會前籌備、會中服務(wù)、會后跟進全流程，保障會議高效有序。（二）操作流程詳解1.會前籌備步驟1：會議發(fā)起部門提前3個工作日提交《會議申請表》，注明會議主題、時間、地點、參會人員、議程、所需物料（投影儀、白板、麥克風(fēng)等）及特殊需求（如茶歇、同聲傳譯）。步驟2：行政專員*根據(jù)《會議申請表》協(xié)調(diào)場地：優(yōu)先使用內(nèi)部會議室（如需外部場地，需提前5個工作日預(yù)訂并確認(rèn)費用預(yù)算）；檢查設(shè)備調(diào)試（投影、音響、燈光等），保證正常運行。步驟3：會議召開前1個工作日，發(fā)送會議通知（通過OA系統(tǒng)+企業(yè)），附會議議程、參會人員名單及需提前準(zhǔn)備的資料（如PPT、調(diào)研報告）。2.會中服務(wù)步驟1：會議開始前30分鐘，行政專員*到場布置：擺放席卡、調(diào)試設(shè)備、準(zhǔn)備飲用水、茶歇（如需），引導(dǎo)參會人員簽到（使用電子簽到或紙質(zhì)《會議簽到表》）。步驟2：會議期間，全程在場服務(wù)，及時處理突發(fā)情況（如設(shè)備故障、臨時加座），記錄會議要點（時間、決議、待辦事項）。步驟3：重要會議需全程錄音錄像（需提前征得參會人員同意），會后整理為會議紀(jì)要初稿。3.會后跟進步驟1：會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)，行政專員整理《會議紀(jì)要》，內(nèi)容包括會議時間、地點、參會人員、議程摘要、決議事項、責(zé)任部門/人、完成時限，經(jīng)會議發(fā)起部門負責(zé)人審核后，通過OA系統(tǒng)分發(fā)至參會人員及相關(guān)部門。步驟2：跟蹤決議事項落實情況，每周更新《會議待辦事項跟蹤表》，對逾期未完成的部門進行提醒，并及時上報行政部經(jīng)理*。步驟3：回收會議資料（如PPT、紙質(zhì)文件），按檔案管理規(guī)定歸檔（詳見“檔案管理”章節(jié)），場地恢復(fù)原狀（關(guān)閉設(shè)備、整理桌椅）。（三）標(biāo)準(zhǔn)化表單參考表3：《會議申請表》會議主題申請部門申請人*聯(lián)系方式會議時間會議地點參會人員議程所需物料審批人*表4：《會議紀(jì)要模板》會議名稱會議時間會議地點主持人*記錄人*議程摘要：決議事項：事項一：責(zé)任部門/人，完成時限，備注*事項二：責(zé)任部門/人，完成時限，備注*待跟進事項：（四）執(zhí)行要點提示會議需“無會日”管控（如每周三下午不安排會議），減少不必要的會議占用；重要會議（如董事會、年度總結(jié)會）需提前演練流程，保證設(shè)備、物料、人員到位；會議紀(jì)要需明確“責(zé)任到人、時限到天”，避免決議事項“議而不決、決而不行”。四、行政物資與資產(chǎn)管理（一）適用情境辦公文具、設(shè)備、固定資產(chǎn)（如電腦、打印機、家具）的采購、入庫、領(lǐng)用、維護、報廢等全生命周期管理，保障行政物資供應(yīng)與資產(chǎn)安全。（二）操作流程詳解1.物資采購步驟1：各部門每月25日前提交《下月行政物資需求計劃》（注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)估單價、用途），經(jīng)部門負責(zé)人*審批后報行政部。步驟2：行政專員匯總需求計劃，編制《月度采購預(yù)算》，報行政部經(jīng)理及財務(wù)部審核，審批通過后啟動采購。步驟3：采購遵循“貨比三家、質(zhì)優(yōu)價廉”原則：5000元以下通過電商平臺或合作供應(yīng)商采購；5000元以上需簽訂采購合同（需法務(wù)部*審核），保留采購憑證（發(fā)票、合同、驗收單）。2.入庫與領(lǐng)用步驟1：物資到貨后，行政專員*與采購人共同驗收，核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量，合格后填寫《物資入庫單》（一式三聯(lián)：行政部、財務(wù)部、供應(yīng)商各一聯(lián)），更新《物資臺賬》。步驟2：領(lǐng)用物資時，員工提交《物資領(lǐng)用申請單》（通過OA系統(tǒng)），部門負責(zé)人審批，行政專員核對臺賬后發(fā)放，領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。3.資產(chǎn)維護與報廢步驟1：行政部每季度對固定資產(chǎn)進行全面盤點（核對資產(chǎn)標(biāo)簽、使用人、存放地點），填寫《固定資產(chǎn)盤點表》，保證賬實一致。步驟2：資產(chǎn)出現(xiàn)故障時，使用人及時報修（詳見“辦公設(shè)備報修”章節(jié)），重大維修需評估維修費用與資產(chǎn)殘值（如維修費用超過原值50%可申請報廢）。步驟3：資產(chǎn)報廢需提交《資產(chǎn)報廢申請表》，注明資產(chǎn)名稱、購置日期、原值、報廢原因、殘值預(yù)估，經(jīng)行政部經(jīng)理、財務(wù)部、總經(jīng)理審批后，由行政專員*聯(lián)系回收方處理，同步更新《固定資產(chǎn)臺賬》。（三）標(biāo)準(zhǔn)化表單參考表5：《物資入庫單》入庫日期供應(yīng)商物資名稱規(guī)格數(shù)量單價總價驗收人*采購人*保管人*表6：《固定資產(chǎn)盤點表》資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格型號購置日期原值使用人*存放地點賬面數(shù)量實盤數(shù)量盤點差異盤點人*（四）執(zhí)行要點提示采購需嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算制度，超預(yù)算采購需提交《預(yù)算調(diào)整申請表》，經(jīng)總經(jīng)理*審批；固定資產(chǎn)需粘貼“資產(chǎn)標(biāo)簽”（含編號、名稱、購置日期），標(biāo)簽脫落需及時補辦；報廢資產(chǎn)需交由有資質(zhì)的回收方處理，嚴(yán)禁私自處置或丟棄，避免資產(chǎn)流失。五、印章與證照管理（一）適用情境公司公章、合同章、財務(wù)專用章、法人章等印章，以及營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等證照的使用、保管、借用流程，防范法律風(fēng)險與合規(guī)問題。（二）操作流程詳解1.印章/證照保管步驟1：印章由行政部指定專人保管（如行政專員*），實行“專人專柜、雙人雙鎖”管理；營業(yè)執(zhí)照正本由行政部保管，副本復(fù)印件需加蓋公章后分發(fā)至各部門使用。步驟2：建立《印章/證照保管臺賬》，記錄印章名稱、保管人、啟用日期、使用范圍、交接記錄（如保管人離職需辦理交接手續(xù)，由行政部經(jīng)理*監(jiān)交）。2.印章/證照使用步驟1：使用印章需提交《印章使用申請表》，注明用印單位/人、用印事由、文件名稱、份數(shù)、用印日期，附需蓋章文件電子版或紙質(zhì)版。步驟2：審批權(quán)限：日常辦公文件（如通知、函件）：部門負責(zé)人*審批；合同、協(xié)議、法律文件：法務(wù)部審核+部門負責(zé)人+行政部經(jīng)理*審批；重大事項用?。ㄈ鐚ν鈸?dān)保、資產(chǎn)處置）：需總經(jīng)理*審批。步驟3：用印時，保管人核對審批手續(xù)與文件內(nèi)容，確認(rèn)無誤后在指定位置蓋章，并在《印章使用登記表》記錄用印日期、事由、文件名稱、審批人、經(jīng)辦人。步驟4：證照借用（如辦理業(yè)務(wù)需提供營業(yè)執(zhí)照副本）：需提交《證照借用申請表》，注明借用事由、借用期限、歸還日期，經(jīng)行政部經(jīng)理*審批后，借用人在《證照借用登記表》簽字，歸還時檢查證照完好情況。（三）標(biāo)準(zhǔn)化表單參考表7：《印章使用申請表》申請日期用印部門/人*聯(lián)系方式用印事由文件名稱份數(shù)審批人*保管人*用印時間表8：《證照借用登記表》借用日期借用人*借用事由借用期限歸還日期保管人*經(jīng)辦人*備注（四）執(zhí)行要點提示嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、未審批文件上蓋章，防范法律風(fēng)險；印章保管人需定期檢查印章使用情況，每月匯總《印章使用統(tǒng)計表》報行政部經(jīng)理*；證照借用期限一般不超過3個工作日，特殊情況需延長需重新審批，避免證照遺失或濫用。六、檔案管理（一）適用情境公司各類文件、合同、會議紀(jì)要、證照、員工資料等檔案的收集、整理、歸檔、查閱、銷毀，保證檔案完整、安全、可追溯。（二）操作流程詳解1.檔案收集與分類步驟1：各部門在每月最后5個工作日內(nèi)，將上月形成的檔案（如合同、會議紀(jì)要、部門文件）移交至行政部，填寫《檔案移交清單》（注明檔案名稱、份數(shù)、密級、移交人、移交日期）。步驟2：行政專員*對檔案進行分類，按照“年度-部門-問題”原則劃分：文書檔案：通知、函件、會議紀(jì)要等；合同檔案：業(yè)務(wù)合同、合作協(xié)議等；人事檔案：員工入職資料、勞動合同、離職證明等（由人力資源部移交，行政部協(xié)助歸檔）；證照檔案：營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、許可證等。2.整理與歸檔步驟1：檔案整理：去除金屬夾、回形針，破損文件需修補，按時間順序排序，編寫頁碼，填寫《檔案卷內(nèi)目錄》（含序號、題名、責(zé)任者、日期、頁號、備注）。步驟2：歸檔存儲：文書檔案裝入檔案盒，標(biāo)注“年度-部門-檔案名稱-起止日期”；合同檔案按“合同編號”排序，單獨存放；證照檔案存入保險柜，標(biāo)注“證照名稱-編號”。步驟3：錄入檔案管理系統(tǒng)：將檔案信息（名稱、分類、存放位置、歸檔日期）錄入電子檔案系統(tǒng)，支持關(guān)鍵詞檢索，保證快速查閱。3.查閱與銷毀步驟1：查閱檔案需提交《檔案查閱申請表》，注明查閱人、查閱事由、檔案名稱、查閱用途，經(jīng)部門負責(zé)人審批（涉密檔案需經(jīng)總經(jīng)理審批）。步驟2：查閱時，由行政專員*陪同，在指定區(qū)域查閱，嚴(yán)禁涂改、勾畫、抽取、撤換檔案；如需復(fù)制，填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)審批后加蓋公章，復(fù)印件注明“與原件一致”字樣。步驟3：檔案保管期限屆滿（如文書檔案10年、合同檔案15年、人事檔案永久），由行政部編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、歸檔日期、保管期限、銷毀原因，經(jīng)行政部經(jīng)理、法務(wù)部、總經(jīng)理*審批后，由2人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人簽字確認(rèn)《檔案銷毀記錄表》，保證檔案徹底銷毀。（三）標(biāo)準(zhǔn)化表單參考表9：《檔案移交清單》移交日期移交部門移交人*檔案名稱份數(shù)密級存放位置接收人*備注表10：《檔案查閱申請表》查閱日期查閱人*所屬部門查閱事由檔案名稱檔案編號用途審批人*經(jīng)辦人*（四）執(zhí)行要點提