業(yè)務(wù)合同簽訂與檔案管理通用工具模板類內(nèi)容一、適用業(yè)務(wù)場景與對象本模板適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織的業(yè)務(wù)合同全生命周期管理場景，具體包括但不限于：采購類合同：原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)外包等；銷售類合同：產(chǎn)品銷售、服務(wù)提供、定制開發(fā)等；合作類合同：項目聯(lián)合開發(fā)、代理合作、戰(zhàn)略協(xié)議等；其他業(yè)務(wù)合同：租賃、咨詢、技術(shù)轉(zhuǎn)讓等。適用對象包括企業(yè)銷售部門、采購部門、法務(wù)部門、行政管理部門及相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員，旨在規(guī)范合同簽訂流程，保證檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、可追溯。二、合同簽訂與檔案管理全流程操作指南（一）合同簽訂前準(zhǔn)備階段業(yè)務(wù)需求梳理與合作方資質(zhì)審核業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，明確合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、履行期限、付款方式等核心要素，填寫《業(yè)務(wù)需求確認(rèn)單》（見模板1）。法務(wù)部門或授權(quán)人員對合作方主體資格進(jìn)行審核，核查其營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如行業(yè)許可證、認(rèn)證證書等）、法定代表人身份證明及授權(quán)委托書（如為代理人簽約），保證合作方具備履約能力。合同起草與內(nèi)部評審業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求及審核通過的合作方資質(zhì)，參考《合同示范文本》（可結(jié)合行業(yè)特性調(diào)整），起草合同文本，明確雙方權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭議解決方式等條款。組織內(nèi)部評審：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核業(yè)務(wù)條款合理性，法務(wù)部門審核法律條款合規(guī)性，財務(wù)部門審核付款方式及稅務(wù)條款，形成《合同評審記錄表》（見模板2）。評審?fù)ㄟ^后，由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。（二）合同簽訂與生效階段合同文本最終確認(rèn)與簽署評審?fù)ㄟ^后，業(yè)務(wù)部門與合作方就最終文本達(dá)成一致，保證合同文本一式多份（通常至少3份，雙方各執(zhí)1份，存檔1份，可根據(jù)需求增加份數(shù)）。簽署流程：雙方法定代表人或授權(quán)代理人簽字并加蓋公章（或合同專用章）。若為授權(quán)代理人簽署，需提供授權(quán)委托書原件作為合同附件。合同編號與登記行政管理部門或檔案管理部門對已簽訂合同進(jìn)行唯一編號（編號規(guī)則建議：年份+合同類型簡稱+流水號，如“2024采字001號”），填寫《合同信息臺賬》（見模板3），記錄合同編號、簽訂日期、合作方名稱、合同金額、履行期限、存放位置等關(guān)鍵信息。（三）合同履行與過程管理階段履行跟蹤與記錄業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同履行過程中的進(jìn)度跟蹤，如交付節(jié)點、驗收情況、付款進(jìn)度等，及時記錄《合同履行跟蹤表》（可臺賬形式記錄），對異常情況（如延遲履約、質(zhì)量爭議）需及時反饋并采取應(yīng)對措施。涉及合同變更的，應(yīng)簽訂《合同補(bǔ)充協(xié)議》或《變更確認(rèn)書》，履行與原合同相同的評審、簽署及登記流程，并在《合同信息臺賬》中備注變更內(nèi)容?？铐椊Y(jié)算與憑證歸集財務(wù)部門根據(jù)合同約定及履行情況，辦理付款或收款手續(xù)，收集并保存發(fā)票、收據(jù)、驗收報告、結(jié)算單等履約憑證，保證每筆業(yè)務(wù)均有據(jù)可查。（四）合同歸檔與后續(xù)管理階段檔案整理與分類合同履行完畢（或終止）后，業(yè)務(wù)部門在15個工作日內(nèi)將合同正本、附件（包括評審記錄、補(bǔ)充協(xié)議、履約憑證、溝通函件等）整理成冊，移交至檔案管理部門。檔案分類標(biāo)準(zhǔn)：可按“合同類型-年份-合作方名稱”或“項目名稱-合同編號”分類，保證檢索便捷。檔案入庫與保管檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行清點、登記，填寫《檔案移交接收清單》（雙方簽字確認(rèn)），存入專用檔案柜或檔案管理系統(tǒng)，采取防潮、防火、防蟲、防盜等措施。電子檔案需定期備份，保證數(shù)據(jù)安全。檔案借閱與銷毀借閱檔案需填寫《檔案借閱登記表》（見模板4），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批，借閱期限一般不超過7個工作日，到期歸還并確認(rèn)檔案完整性。合同保管期滿（根據(jù)《檔案法》及企業(yè)規(guī)定，一般不少于10年），經(jīng)鑒定無保存價值的，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清單》，報企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由兩人以上共同監(jiān)銷，并記錄銷毀過程。三、核心工具模板清單模板1：業(yè)務(wù)需求確認(rèn)單項目內(nèi)容說明業(yè)務(wù)部門需求描述（明確合作目的、標(biāo)的物、數(shù)量、質(zhì)量要求、時間節(jié)點等）預(yù)算金額合作方（初步）部門負(fù)責(zé)人簽字日期年月日模板2：合同評審記錄表評審環(huán)節(jié)評審意見評審人簽字日期業(yè)務(wù)部門評審（對業(yè)務(wù)條款、價格、進(jìn)度等的意見）法務(wù)部門評審（對法律條款、合規(guī)性、違約責(zé)任等的意見）財務(wù)部門評審（對付款方式、稅務(wù)、資金風(fēng)險等的意見）最終評審結(jié)論□通過□需修改□不通過（說明原因：）模板3：合同信息臺賬合同編號簽訂日期合作方名稱合同類型合同金額（元）履行期限存放位置履行狀態(tài)備注模板4：檔案借閱登記表借閱人姓名/部門借閱日期檔案編號/名稱借閱用途歸還日期經(jīng)辦人簽字備注四、關(guān)鍵風(fēng)險提示與管理要點資質(zhì)審核風(fēng)險：合作方資質(zhì)過期、超范圍經(jīng)營或存在法律糾紛可能導(dǎo)致合同無效，需在簽約前通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等官方渠道核實資質(zhì)，并要求合作方提供最新年檢報告。條款嚴(yán)謹(jǐn)性風(fēng)險：合同條款模糊（如“驗收合格以雙方確認(rèn)為準(zhǔn)”）、違約責(zé)任不明確易引發(fā)爭議，需保證條款具體、可量化，例如明確驗收標(biāo)準(zhǔn)、時間節(jié)點及違約金計算方式。檔案管理風(fēng)險：合同正本丟失、借閱無登記或電子檔案未備份可能導(dǎo)致履約證據(jù)缺失，需嚴(yán)格執(zhí)行“一人一檔、借閱審批”制度，重要合同建議掃描電子版與紙質(zhì)版同步存檔。履行跟蹤風(fēng)險：未及時跟蹤合同履行進(jìn)度可能導(dǎo)致逾期付款或