采購需求清單及審批流程模板標(biāo)準(zhǔn)化采購管理工具一、模板適用場景與覆蓋范圍本標(biāo)準(zhǔn)化采購管理工具適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織（以下簡稱“單位”）的日常采購活動，覆蓋生產(chǎn)運(yùn)營、辦公管理、項(xiàng)目建設(shè)、后勤保障等多場景采購需求。具體包括但不限于：常規(guī)物料采購：如辦公用品、耗材、生產(chǎn)原料等；設(shè)備資產(chǎn)采購：如辦公設(shè)備、生產(chǎn)設(shè)備、儀器儀表等；服務(wù)類采購：如咨詢服務(wù)、維修服務(wù)、外包服務(wù)等；項(xiàng)目專項(xiàng)采購：如新建項(xiàng)目、技改項(xiàng)目所需的物資或服務(wù)采購。二、標(biāo)準(zhǔn)化采購流程操作指南采購需求從提報(bào)到最終審批完成需經(jīng)歷“需求提出→部門初審→采購部復(fù)審→財(cái)務(wù)部會簽→管理層終審→結(jié)果反饋”六個(gè)核心步驟，各環(huán)節(jié)責(zé)任主體、操作要點(diǎn)及輸出物步驟一：采購需求提出與提報(bào)（責(zé)任主體：需求部門申請人/部門負(fù)責(zé)人）操作說明：需求發(fā)起：需求部門根據(jù)實(shí)際工作需要（如新增崗位設(shè)備、物料消耗、項(xiàng)目推進(jìn)等），由指定申請人（如部門專員、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）填寫《采購需求清單表》（詳見第三部分模板表單），保證內(nèi)容真實(shí)、完整。需求描述規(guī)范：物資類采購需明確名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、用途（需關(guān)聯(lián)具體項(xiàng)目/工作場景）、期望到貨時(shí)間；服務(wù)類采購需明確服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)期限、服務(wù)范圍、交付成果；預(yù)算金額需根據(jù)市場價(jià)格或歷史采購數(shù)據(jù)合理預(yù)估，并注明含稅/不含稅及稅率。內(nèi)部審核：申請人填寫完成后，提交至部門負(fù)責(zé)人（如部門經(jīng)理/項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核需求的必要性、合理性及預(yù)算是否符合部門年度預(yù)算計(jì)劃。提交材料：初審?fù)ㄟ^后，申請人將《采購需求清單表》（紙質(zhì)版需部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，電子版需掃描存檔）提交至采購部。輸出物：《采購需求清單表》（部門負(fù)責(zé)人簽字版）步驟二：采購部復(fù)審（責(zé)任主體：采購部專員/經(jīng)理）操作說明：需求合規(guī)性審查：采購部收到需求后，1個(gè)工作日內(nèi)完成初審，重點(diǎn)核查：需求表單填寫是否完整（無漏填項(xiàng)、規(guī)格參數(shù)是否明確）；是否屬于單位集中采購目錄范圍（如有）；預(yù)算金額是否超出采購權(quán)限（如：單筆金額≤5萬元由采購部經(jīng)理審批，5萬-20萬元需分管副總審批，20萬元以上需總經(jīng)理審批）。市場調(diào)研與供應(yīng)商初步篩選：對合規(guī)需求，采購部需在2個(gè)工作日內(nèi)開展市場調(diào)研（至少收集3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)或產(chǎn)品信息），篩選具備合法資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證等）的供應(yīng)商，形成《供應(yīng)商比價(jià)簡表》（可作為附件附于需求清單后）。反饋與調(diào)整：若需求不合規(guī)（如規(guī)格模糊、預(yù)算超標(biāo)無說明），采購部需在1個(gè)工作日內(nèi)退回需求部門并說明修改意見；若合規(guī)，則進(jìn)入下一審批環(huán)節(jié)。輸出物：《采購需求清單表》（采購部審核版）、《供應(yīng)商比價(jià)簡表》（如有）步驟三：財(cái)務(wù)部會簽（責(zé)任主體：財(cái)務(wù)部專員/經(jīng)理）操作說明：預(yù)算與資金審查：采購部將復(fù)審?fù)ㄟ^的需求清單提交至財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部在1個(gè)工作日內(nèi)完成會簽，重點(diǎn)核查：預(yù)算科目是否正確（是否對應(yīng)部門年度預(yù)算項(xiàng)目）；資金來源是否落實(shí)（如專項(xiàng)項(xiàng)目采購需核對項(xiàng)目資金批復(fù)文件）；預(yù)估價(jià)格是否合理（參考?xì)v史采購價(jià)、市場均價(jià)，避免虛高）。意見反饋：若預(yù)算不足或科目不符，財(cái)務(wù)部需反饋至需求部門調(diào)整預(yù)算或需求；若審核通過，則標(biāo)注“財(cái)務(wù)會簽通過”并簽字確認(rèn)。輸出物：《采購需求清單表》（財(cái)務(wù)部會簽版）步驟四：管理層終審（責(zé)任主體：分管副總/總經(jīng)理/采購審批委員會）操作說明：審批權(quán)限劃分：根據(jù)采購金額及重要性，按以下標(biāo)準(zhǔn)終審：金額≤5萬元：由采購部經(jīng)理審批；5萬元＜金額≤20萬元：由分管副總審批；金額＞20萬元或重大設(shè)備采購：由總經(jīng)理審批，或提交采購審批委員會集體審議。審批要點(diǎn)：管理層重點(diǎn)審核采購需求的戰(zhàn)略匹配度（是否符合單位發(fā)展規(guī)劃）、成本效益比（是否性價(jià)比最優(yōu)）、風(fēng)險(xiǎn)可控性（供應(yīng)商資質(zhì)、合同條款風(fēng)險(xiǎn)等）。審批結(jié)果：審批通過后，在《采購需求清單表》上簽字確認(rèn)，明確“同意采購”及執(zhí)行要求（如“優(yōu)先選擇定點(diǎn)供應(yīng)商”“需簽訂正式合同”等）；審批不通過則注明原因并退回采購部。輸出物：《采購需求清單表》（管理層終審版）步驟五：結(jié)果反饋與采購執(zhí)行（責(zé)任主體：采購部）操作說明：反饋結(jié)果：采購部在終審?fù)ㄟ^后1個(gè)工作日內(nèi)，將審批結(jié)果同步至需求部門，告知“采購執(zhí)行啟動”及預(yù)計(jì)采購周期。采購執(zhí)行：采購部根據(jù)審批意見開展采購活動（如招標(biāo)、詢價(jià)、直接采購等），簽訂采購合同，跟蹤訂單履約（到貨驗(yàn)收、付款等），并將采購結(jié)果（合同復(fù)印件、驗(yàn)收單等）存檔備查。輸出物：采購合同、驗(yàn)收單、付款憑證等步驟六：文檔歸檔（責(zé)任主體：采購部/行政部）操作說明：采購?fù)瓿珊?，采購部?fù)責(zé)將《采購需求清單表》及審批流程中所有附件（比價(jià)表、合同、驗(yàn)收單等）整理歸檔，電子檔存入單位采購管理系統(tǒng)，紙質(zhì)檔按時(shí)間順序裝訂保存，保存期限不少于3年（重要資產(chǎn)采購保存期限不少于5年）。三、核心模板工具表單表單1：采購需求清單表基礎(chǔ)信息填寫內(nèi)容需求部門*部（如：行政部、生產(chǎn)部）申請人*（如：、）聯(lián)系方式（內(nèi)部分機(jī)號/企業(yè)，無需手機(jī)號）申請日期年月日需求詳情采購類型□物資類□服務(wù)類□項(xiàng)目類物資/服務(wù)名稱（如：聯(lián)想臺式電腦、年度保潔服務(wù)）規(guī)格型號/服務(wù)內(nèi)容（詳細(xì)填寫，如：CPUi5、內(nèi)存16G、硬盤512G；服務(wù)內(nèi)容：每日8小時(shí)保潔，含垃圾清運(yùn)）數(shù)量/服務(wù)期限（如：10臺；服務(wù)期限：2024年1月1日-12月31日）用途說明（關(guān)聯(lián)具體工作，如：為新入職員工配備辦公電腦；用于辦公樓日常清潔）期望到貨/服務(wù)開始時(shí)間年月日預(yù)算信息預(yù)估單價(jià)（元）（含稅/不含稅：□含稅□不含稅；稅率：%）預(yù)估總價(jià)（元）大寫：預(yù)算科目（如：行政辦公費(fèi)、生產(chǎn)成本-直接材料）供應(yīng)商信息（如有）建議供應(yīng)商名稱（如：科技有限公司、保潔服務(wù)有限公司）比價(jià)情況（附件說明）□已提供3家比價(jià)□無（需說明原因）審批流程部門負(fù)責(zé)人意見簽字：日期：年月日采購部審核意見簽字：日期：年月日財(cái)務(wù)部會簽意見簽字：日期：年月日管理層審批意見□同意采購□調(diào)整后重報(bào)□不同意采購（簽字/日期）（如：分管副總*日期：年月日）表單2：采購審批流程跟蹤表流程環(huán)節(jié)當(dāng)前狀態(tài)處理人處理時(shí)間意見/說明需求提報(bào)已完成*（）2024-03-01需求描述完整部門初審已完成*（）2024-03-02同意采購采購部復(fù)審已完成*（趙六）2024-03-03已完成市場比價(jià)財(cái)務(wù)部會簽已完成*（孫七）2024-03-04預(yù)算科目正確管理層終審已完成*（李總）2024-03-05同意，優(yōu)先定點(diǎn)采購執(zhí)行進(jìn)行中*（趙六）2024-03-06已聯(lián)系供應(yīng)商簽約歸檔狀態(tài)未完成--待采購?fù)瓿珊髿w檔四、使用過程中的關(guān)鍵控制點(diǎn)需求準(zhǔn)確性管控：申請人需保證物資規(guī)格、服務(wù)描述等關(guān)鍵信息清晰、無歧義，避免因信息模糊導(dǎo)致采購錯(cuò)誤或供應(yīng)商無法響應(yīng)；需求部門負(fù)責(zé)人需對需求的必要性負(fù)責(zé)，杜絕“虛假采購”“過度采購”。審批時(shí)效要求：各審批環(huán)節(jié)需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成（部門初審1個(gè)工作日、采購部復(fù)審2個(gè)工作日、財(cái)務(wù)部會簽1個(gè)工作日、管理層終審2個(gè)工作日），特殊情況需標(biāo)注原因并同步采購部，避免流程拖延影響采購進(jìn)度。預(yù)算剛性約束：采購需求不得超出部門年度預(yù)算，確需調(diào)整預(yù)算的，需提前按預(yù)算調(diào)整流程審批，嚴(yán)禁“無預(yù)算采購”或“超預(yù)算采購”后補(bǔ)手續(xù)。供應(yīng)商合規(guī)性：采購部需嚴(yán)格審核供應(yīng)商資質(zhì)（如營業(yè)執(zhí)照、3A認(rèn)證、行業(yè)特許經(jīng)營許可證等），優(yōu)先選擇單位合格供應(yīng)商名錄內(nèi)的供應(yīng)商，新供應(yīng)商需完成“資質(zhì)初審→樣品測試（如需）→現(xiàn)場考察”后方可入圍。緊急采購處理：對于突發(fā)緊急需求（如設(shè)備故障維修、應(yīng)急物資采購），可啟動“緊急采購流程”：需求部門可直接電話申請分管副總審批，審批通過后采購部立即啟動采購，但需在3個(gè)工作日內(nèi)