某市政府辦檔案歸檔管理細則

一、總則（一）目的為加強某市政府辦檔案歸檔管理工作，確保檔案資料的完整性、準確性和系統(tǒng)性，有效保護和利用檔案資源，更好地為政府辦各項工作及社會服務，特制定本細則。（二）適用范圍本細則適用于某市政府辦各科室、直屬單位在工作活動中形成的各類檔案的歸檔管理。（三）基本原則1.真實性原則：確保歸檔檔案所記錄的內容真實可靠，反映工作實際情況。2.完整性原則：保證檔案資料齊全完整，涵蓋工作各個環(huán)節(jié)形成的重要文件和材料。3.規(guī)范性原則：嚴格按照統(tǒng)一的標準和規(guī)范進行檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂和存儲。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案實體和信息的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。（四）管理職責1.檔案管理部門：負責制定和完善檔案歸檔管理制度，統(tǒng)籌協(xié)調全辦檔案歸檔工作；對各科室、直屬單位的檔案歸檔工作進行指導、監(jiān)督和檢查；集中管理全辦各類檔案，開展檔案的整理、編目、保管、利用等工作。2.各科室、直屬單位：明確專人負責本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，確保檔案資料及時、準確地移交至檔案管理部門；配合檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、銷毀等相關工作。二、檔案歸檔范圍（一）上級文件1.上級機關發(fā)來的與本單位主管業(yè)務有關的決定、決議、命令、指示、批復、通知、通報等文件材料。2.上級機關召開的需要貫徹執(zhí)行的會議文件、領導講話等材料。（二）本單位文件1.市政府辦黨組、行政領導班子的會議記錄、紀要、決議等。2.市政府辦制發(fā)的各類正式文件，包括請示、報告、通知、通報、批復、函等。3.工作計劃、總結、報告、調研材料、統(tǒng)計報表等。4.各類會議材料，如會議通知、會議議程、會議報告、會議發(fā)言、會議紀要等。（三）下級文件1.下級機關報送的重要請示、報告、總結、統(tǒng)計報表等文件材料。2.下級機關報送的典型經驗、重要信息等資料。（四）專題活動文件1.市政府辦組織或參與的重大活動、專項工作、項目建設等形成的文件材料，包括活動方案、活動通知、活動照片、活動總結等。2.市政府辦開展的各類主題教育、學習培訓等活動形成的相關文件資料。（五）人事檔案1.干部任免、調配、考核、獎懲、工資福利等方面的文件材料。2.工作人員的履歷表、自傳、鑒定、學歷學位材料、職稱評定材料等。（六）財務檔案1.財務預算、決算報告。2.會計憑證、賬簿、報表等會計核算資料。3.財務審計報告、財務管理制度等相關文件。（七）聲像檔案1.反映市政府辦重要活動、工作場景、領導視察等內容的照片、錄像、錄音等資料。2.具有保存價值的其他聲像資料。（八）實物檔案1.市政府辦獲得的各類榮譽證書、獎杯、錦旗等。2.具有紀念意義的禮品、贈品等實物。三、檔案收集（一）收集要求1.各科室、直屬單位應指定專人負責檔案收集工作，定期對本科室、本單位的文件材料進行清理和收集，確保無遺漏。2.收集的檔案資料應保持齊全完整，文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復等應一并收集。3.對于電子文件，應確保其來源可靠、內容完整、格式規(guī)范，并及時進行收集和存儲。（二）收集時間1.常規(guī)文件材料應在文件辦理完畢后的一個月內完成收集工作，并移交至檔案管理部門。2.對于專項工作、重大活動等形成的文件材料，應在工作或活動結束后的三個月內完成收集和移交。（三）收集方法1.定期收集：檔案管理人員定期到各科室、直屬單位進行檢查和催交，確保檔案資料按時收集。2.隨時收集：對于緊急或重要的文件材料，應及時進行收集，確保檔案的時效性。四、檔案整理（一）分類標準1.按照檔案的形成時間、來源、內容等因素進行分類，可分為年度分類法、組織機構分類法、問題分類法等。2.結合市政府辦的實際情況，采用年度-組織機構-問題分類法，即先按年度劃分，再按組織機構分類，最后根據文件內容所涉及的問題進行細分。（二）編號編目1.對整理好的檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。2.編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等項目，確保信息準確完整。（三）裝訂要求1.對于紙質檔案，應按照一定的規(guī)格和要求進行裝訂，去除金屬物，整理齊整，確保裝訂牢固、美觀。2.對于電子檔案，應按照規(guī)定的存儲格式和存儲路徑進行整理和存儲，并建立相應的索引目錄。五、檔案保管（一）保管條件1.設立專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備。2.配備必要的檔案保管裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照分類標準進行有序存放。（二）保管期限1.根據檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期、短期三種。2.定期對檔案保管期限進行鑒定，根據實際情況進行調整和處理。（三）定期檢查1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，檢查內容包括檔案的完整性、保管狀況、存儲環(huán)境等。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時采取措施進行處理，并做好記錄。六、檔案利用（一）利用原則1.檔案利用應遵循保密原則，嚴格按照規(guī)定的程序和權限進行，確保檔案信息不泄露。2.檔案利用應服務于市政府辦的工作需要，優(yōu)先滿足工作查考、決策支持等方面的需求。（二）利用方式1.查閱：因工作需要查閱檔案的人員，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，在檔案管理人員的陪同下進行查閱。2.借閱：確因工作需要借閱檔案的人員，應填寫《檔案借閱申請表》，經所在部門負責人、檔案管理部門負責人和分管領導審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：因工作需要復制檔案的人員，應填寫《檔案復制申請表》，經所在部門負責人、檔案管理部門負責人和分管領導審批后，由檔案管理人員按照規(guī)定進行復制。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細登記，登記內容包括利用人姓名、部門、利用時間、利用目的、檔案名稱等。2.定期對檔案利用登記情況進行統(tǒng)計和分析，為檔案管理工作提供參考依據。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、各科室代表等組成，負責對檔案的保管期限、保存價值等進行鑒定。（二）鑒定方法1.根據檔案的形成背景、內容、利用價值等因素，結合國家有關規(guī)定和本單位實際情況，對檔案進行全面、綜合的鑒定。2.定期對檔案進行鑒定，一般每五年進行一次全面鑒定，對保管期限即將屆滿的檔案進行重點鑒定。（三）銷毀程序1.對經鑒定確無保存價值的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，詳細列出檔案的編號、名稱、日期、來源等信息。2.《檔案銷毀清冊》經檔案鑒定工作小組審核、分管領導審批后，按照規(guī)定的程序進行銷毀。3.檔案銷毀可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程應有專人監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。八、電子檔案管理（一）電子檔案收集1.明確電子檔案的收集范圍，包括各類電子文件、數(shù)據庫、網頁信息等。2.規(guī)范電子檔案的收集方式，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。（二）電子檔案整理1.按照與紙質檔案相匹配的分類標準對電子檔案進行整理，建立電子檔案目錄。2.對電子檔案進行元數(shù)據采集，確保電子檔案的管理信息完整。（三）電子檔案存儲1.選擇安全可靠的存儲設備和存儲方式，對電子檔案進行備份存儲，防止數(shù)據丟失。2.定期對電子檔案存儲設備進行檢查和維護，確保數(shù)據的可讀取性。（四）電子檔案利用1.建立電子檔案利用平臺，方便授權人員進行電子檔案的查閱、檢索和利用。2.加強電子檔案利用過程中的安全管理，采取身份認證、訪問控制、數(shù)據加密等措施，確保電子檔案信息安全。九、檔案信息化建設（一）建設目標推進某市政府辦檔案信息化建設，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網絡化和智能化，提高檔案管理效率和服務水平。（二）建設內容1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線收集、整理、編目、存儲、檢索和利用等功能。2.加強檔案數(shù)字化加工，對傳統(tǒng)紙質檔案進行數(shù)字化掃描、圖像處理、數(shù)據掛接等工作，建立數(shù)字化檔案資源庫。3.完善檔案信息網絡建設，確保檔案管理信息系統(tǒng)與市政府辦內部辦公網絡、政務外網等的互聯(lián)互通。（三）安全保障1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強對檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，防止網絡攻擊、數(shù)據泄露等安全事件的發(fā)生。2.加強檔案信息化人才隊伍建設，提高檔案管理人員的信息化素養(yǎng)和技能水平。十、附則（一）解釋權本細則由某市