SAP物料編碼管理標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程一、目的為規(guī)范SAP系統(tǒng)中物料編碼的全生命周期管理，保障物料主數(shù)據(jù)在采購(gòu)、生產(chǎn)、庫(kù)存、財(cái)務(wù)等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的一致性與準(zhǔn)確性，支撐企業(yè)運(yùn)營(yíng)流程的高效協(xié)同，特制定本標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程。二、適用范圍本規(guī)程適用于集團(tuán)及下屬各子公司中涉及SAP物料主數(shù)據(jù)管理的業(yè)務(wù)部門（采購(gòu)、生產(chǎn)、工程、財(cái)務(wù)等）、IT部門及相關(guān)崗位，覆蓋原材料、半成品、成品、固定資產(chǎn)、服務(wù)類等全類型物料的編碼管理。三、職責(zé)分工（一）申請(qǐng)部門（采購(gòu)部、工程部、生產(chǎn)部等）發(fā)起物料編碼申請(qǐng)，提交《物料編碼申請(qǐng)表》及物料完整信息（名稱、規(guī)格、型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、用途、供應(yīng)商等）；配合審核部門完成信息校驗(yàn)，在編碼生效后準(zhǔn)確應(yīng)用于業(yè)務(wù)流程（如采購(gòu)訂單創(chuàng)建、BOM維護(hù)等）。（二）主數(shù)據(jù)審核組（跨部門聯(lián)合小組，含采購(gòu)、財(cái)務(wù)、質(zhì)量等）審核申請(qǐng)物料的業(yè)務(wù)屬性（如采購(gòu)需求合理性、財(cái)務(wù)分類準(zhǔn)確性、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)合規(guī)性）；判定物料是否需創(chuàng)建新編碼（避免重復(fù)），并反饋審核意見(jiàn)。（三）IT部門（或主數(shù)據(jù)管理組）依據(jù)編碼規(guī)則在SAP系統(tǒng)中創(chuàng)建/維護(hù)物料編碼，配置相關(guān)主數(shù)據(jù)字段（如成本中心、評(píng)估類、存儲(chǔ)地點(diǎn)等）；管理系統(tǒng)權(quán)限，確保不同崗位僅能操作對(duì)應(yīng)權(quán)限內(nèi)的物料數(shù)據(jù)；定期導(dǎo)出物料主數(shù)據(jù)，配合審計(jì)工作。（四）財(cái)務(wù)部門審核物料的財(cái)務(wù)屬性（如會(huì)計(jì)科目、評(píng)估方法、成本核算規(guī)則），確保編碼與財(cái)務(wù)核算邏輯一致。四、編碼規(guī)則與設(shè)計(jì)原則（一）編碼結(jié)構(gòu)（示例，可根據(jù)企業(yè)需求調(diào)整）物料編碼采用“類型碼+分類碼+流水碼”的分層結(jié)構(gòu)，總長(zhǎng)度為9位（字母+數(shù)字組合）：類型碼（3位字母）：標(biāo)識(shí)物料大類，如`RAW`（原材料）、`HAL`（半成品）、`FIN`（成品）、`FIX`（固定資產(chǎn)）、`SRV`（服務(wù)）；分類碼（3位數(shù)字）：按物料屬性細(xì)分（如原材料按材質(zhì)、半成品按工藝、成品按產(chǎn)品線），示例：`001`（金屬）、`002`（塑料）；流水碼（3位數(shù)字）：同類型+同分類下的唯一流水號(hào)（從`001`開(kāi)始遞增）。示例：金屬原材料的第5個(gè)編碼為`RAW____`。（二）核心原則1.唯一性：一個(gè)物料對(duì)應(yīng)唯一編碼，禁止因供應(yīng)商、包裝變化等非本質(zhì)屬性變更而重復(fù)申請(qǐng)編碼；2.穩(wěn)定性：編碼一旦創(chuàng)建，除非物料本質(zhì)屬性（如規(guī)格、型號(hào)、功能）發(fā)生重大變更，否則永久保留，避免因編碼變更導(dǎo)致業(yè)務(wù)單據(jù)追溯混亂；3.簡(jiǎn)潔性：編碼結(jié)構(gòu)清晰，避免冗余信息，便于系統(tǒng)檢索與人工識(shí)別。五、編碼申請(qǐng)與創(chuàng)建流程（一）申請(qǐng)發(fā)起業(yè)務(wù)部門需創(chuàng)建新物料時(shí)，填寫《物料編碼申請(qǐng)表》（模板見(jiàn)附錄），需包含：物料基本信息（名稱、規(guī)格、型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、圖紙/技術(shù)文檔）；業(yè)務(wù)用途（采購(gòu)、生產(chǎn)、銷售等場(chǎng)景）；關(guān)聯(lián)部門意見(jiàn)（如質(zhì)量部對(duì)物料標(biāo)準(zhǔn)的確認(rèn)、財(cái)務(wù)部對(duì)財(cái)務(wù)屬性的建議）。（二）多級(jí)審核1.部門初審：申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人審核信息完整性，確認(rèn)物料為“新增且無(wú)重復(fù)”后，提交至主數(shù)據(jù)審核組；2.跨部門聯(lián)審：審核組結(jié)合業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、質(zhì)量維度評(píng)估，重點(diǎn)校驗(yàn)“是否與現(xiàn)有物料重復(fù)”（可通過(guò)SAP系統(tǒng)或歷史編碼庫(kù)查詢）；3.IT終審：審核通過(guò)后，IT部門在SAP系統(tǒng)中執(zhí)行“MM01”事務(wù)碼創(chuàng)建編碼，同步維護(hù)物料主數(shù)據(jù)（如采購(gòu)視圖、財(cái)務(wù)視圖、庫(kù)存視圖）。（三）編碼發(fā)布與應(yīng)用IT部門將新編碼反饋給申請(qǐng)部門，申請(qǐng)部門需在3個(gè)工作日內(nèi)完成業(yè)務(wù)系統(tǒng)（如采購(gòu)訂單、BOM、庫(kù)存臺(tái)賬）的更新，確保新編碼正式啟用。六、編碼維護(hù)與變更管理（一）日常維護(hù)（非編碼變更）當(dāng)物料的非核心屬性（如供應(yīng)商、描述、安全庫(kù)存）需更新時(shí)，由申請(qǐng)部門發(fā)起《物料主數(shù)據(jù)維護(hù)申請(qǐng)》，經(jīng)審核后由IT部門在SAP中執(zhí)行“MM02”事務(wù)碼修改，修改后需同步通知相關(guān)業(yè)務(wù)部門（如采購(gòu)部更新供應(yīng)商配額、倉(cāng)庫(kù)更新庫(kù)存策略）。（二）編碼變更（核心屬性變更）若物料的規(guī)格、型號(hào)、功能等核心屬性發(fā)生重大變更，導(dǎo)致原編碼無(wú)法準(zhǔn)確標(biāo)識(shí)時(shí)，需：1.申請(qǐng)部門提交《編碼變更申請(qǐng)》，說(shuō)明變更原因（如產(chǎn)品升級(jí)、工藝革新）；2.審核組評(píng)估后，決定“創(chuàng)建新編碼”或“調(diào)整原編碼”（優(yōu)先創(chuàng)建新編碼，原編碼標(biāo)記為“停用”并注明停用原因）；3.新編碼創(chuàng)建后，需完成舊編碼的業(yè)務(wù)切換（如BOM替換、采購(gòu)訂單更新、庫(kù)存盤點(diǎn)調(diào)整），確保數(shù)據(jù)一致性。七、編碼查詢與使用規(guī)范（一）系統(tǒng)查詢用戶可通過(guò)以下方式查詢物料編碼：事務(wù)碼`MM03`：查詢物料主數(shù)據(jù)詳情；自定義報(bào)表：IT部門提供按“名稱、規(guī)格、類型”等維度的查詢工具；（二）使用要求1.業(yè)務(wù)部門在創(chuàng)建采購(gòu)訂單、生產(chǎn)訂單、庫(kù)存移動(dòng)等單據(jù)時(shí)，必須使用已審批的正式編碼，禁止手動(dòng)輸入“臨時(shí)編碼”或“重復(fù)編碼”；2.新員工入職需接受“物料編碼規(guī)則與使用”培訓(xùn)，確保業(yè)務(wù)操作符合規(guī)范；3.跨部門協(xié)作時(shí)（如采購(gòu)與生產(chǎn)），需以編碼為唯一標(biāo)識(shí)傳遞物料信息，避免因名稱歧義導(dǎo)致業(yè)務(wù)失誤。八、校驗(yàn)與審計(jì)機(jī)制（一）日常校驗(yàn)申請(qǐng)環(huán)節(jié)：審核組通過(guò)“編碼查重工具”（由IT部門開(kāi)發(fā)）自動(dòng)校驗(yàn)重復(fù)編碼；維護(hù)環(huán)節(jié)：IT部門在系統(tǒng)中設(shè)置“字段變更預(yù)警”，關(guān)鍵屬性修改需觸發(fā)審批流程。（二）定期審計(jì)主數(shù)據(jù)管理組聯(lián)合IT、財(cái)務(wù)部門每季度開(kāi)展物料編碼審計(jì)，重點(diǎn)檢查：1.編碼唯一性：是否存在“一料多碼”或“一碼多料”；2.數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性：物料屬性（如規(guī)格、財(cái)務(wù)分類）是否與實(shí)際一致；3.流程合規(guī)性：申請(qǐng)、維護(hù)、變更流程是否符合本規(guī)程要求。審計(jì)結(jié)果需形成《物料編碼審計(jì)報(bào)告》，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題（如重復(fù)編碼、屬性錯(cuò)誤）下達(dá)整改通知，責(zé)任部門需在10個(gè)工作日內(nèi)完成整改并反饋。九、附則1.本規(guī)程自發(fā)布之日起生效，由集團(tuán)主數(shù)據(jù)管理組負(fù)責(zé)解釋與修訂；2.各子公司可結(jié)合業(yè)務(wù)特點(diǎn)