合同審查與簽署電子化流程工具指南一、適用業(yè)務(wù)場景本工具適用于企業(yè)內(nèi)部及外部合作中的合同全生命周期管理，具體包括但不限于以下場景：跨部門協(xié)作合同：如采購合同、服務(wù)外包合同，需多部門（采購部、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部）依次審查；遠(yuǎn)程簽署需求：合作方異地分布，紙質(zhì)合同簽署周期長、成本高；版本管理復(fù)雜：合同修訂次數(shù)多，需清晰記錄每次修改內(nèi)容及審批軌跡；合規(guī)性要求高：涉及金額較大或法律條款嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮贤ㄈ缂夹g(shù)開發(fā)、獨(dú)家代理），需保證審查流程可追溯、責(zé)任可明確；高頻標(biāo)準(zhǔn)化合同：如勞動合同、銷售框架協(xié)議，需通過模板化提升處理效率。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）合同發(fā)起與信息錄入發(fā)起申請由合同需求方（如業(yè)務(wù)部）通過系統(tǒng)“合同發(fā)起”模塊提交申請，填寫基礎(chǔ)信息：合同名稱（需體現(xiàn)合作方及核心內(nèi)容，如“公司與公司2024年度采購合同”）；合同類型（選擇“采購”“服務(wù)”“租賃”等預(yù)設(shè)類型）；合作方信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、聯(lián)系人*及聯(lián)系方式，系統(tǒng)需校驗(yàn)信用代碼格式）；合同金額（含含稅/不含稅、幣種）；合同期限（起始/結(jié)束日期，系統(tǒng)自動校驗(yàn)邏輯合理性，如結(jié)束日期早于起始日期將提示錯誤）；附件（合作方資質(zhì)文件、需求說明書、技術(shù)參數(shù)等，支持PDF/Word/Excel格式，單個附件不超過50MB）。模板選擇（可選）若為標(biāo)準(zhǔn)化合同，可直接調(diào)用預(yù)設(shè)模板（如“采購合同模板V2.0”），系統(tǒng)自動填充合同框架條款；若為非標(biāo)合同，可自定義模板，或通過系統(tǒng)“條款庫”添加常用條款（如保密條款、違約責(zé)任）。（二）內(nèi)部審查流程自動流轉(zhuǎn)與分工系統(tǒng)根據(jù)合同類型及金額，自動分配審查路徑：金額≤5萬元：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人初審→法務(wù)崗復(fù)審→財(cái)務(wù)崗（如涉及付款）確認(rèn)；金額＞5萬元：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人初審→法務(wù)崗重點(diǎn)審查（法律條款、合規(guī)性）→財(cái)務(wù)崗（金額、付款方式）→分管領(lǐng)導(dǎo)終審。審查人收到任務(wù)后，系統(tǒng)自動發(fā)送待辦提醒（短信/系統(tǒng)消息），需在24小時內(nèi)響應(yīng)。審查要點(diǎn)與操作業(yè)務(wù)部門初審：核對合作方資質(zhì)是否在有效期內(nèi)、需求描述與合同內(nèi)容是否一致、商務(wù)條款（價(jià)格、交付周期）是否符合業(yè)務(wù)目標(biāo)；審查通過：“通過”并填寫簡要意見（如“合作方資質(zhì)齊全，商務(wù)條款合理”），流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)；需修改：“退回發(fā)起人”，填寫修改意見（如“交付周期需明確具體到日，避免模糊表述”），發(fā)起人修改后重新提交。法務(wù)崗復(fù)審：重點(diǎn)審查法律條款（如知識產(chǎn)權(quán)歸屬、爭議解決方式、違約責(zé)任是否明確）、合同主體是否適格、是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)；發(fā)覺重大漏洞：發(fā)起“緊急會簽”，召集業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)線上會議討論修改方案。財(cái)務(wù)崗確認(rèn)：核對金額與預(yù)算匹配度、付款方式是否符合財(cái)務(wù)制度、發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）約定是否清晰。審查意見匯總所有審查環(huán)節(jié)完成后，系統(tǒng)自動《合同審查意見匯總表》，整合各環(huán)節(jié)修改意見，發(fā)起人需根據(jù)意見逐項(xiàng)修改并標(biāo)注“已修改”，最終由終審人確認(rèn)通過。（三）合同定稿與簽署準(zhǔn)備版本鎖定與審查通過后，系統(tǒng)自動鎖定合同版本，帶唯一編號的PDF正式版（編號規(guī)則：年份+合同類型+流水號，如“2024采字001號”），不可再修改；正式版合同自動添加“電子簽章頁”，包含簽署方信息、簽署位置及簽署時間戳。簽署方信息確認(rèn)發(fā)起人需與合作方確認(rèn)簽署信息：企業(yè)方：需營業(yè)執(zhí)照副本、法定代表人證件號碼明（系統(tǒng)校驗(yàn)“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”信息一致性）；個人方：需證件號碼正反面（系統(tǒng)OCR識別并校驗(yàn)證件號碼有效性），簽署時需人臉識別核驗(yàn)身份。（四）電子簽署與歸檔簽署發(fā)起與順序系統(tǒng)根據(jù)合同約定確定簽署順序（如“先甲方后乙方”或“同時簽署”），向各方發(fā)送簽署（短信/郵件，含24小時有效期）；簽署人，通過人臉識別/企業(yè)認(rèn)證后，在指定電子簽章位置完成簽署（支持手寫簽名/企業(yè)公章電子簽章），簽署時間自動記錄至區(qū)塊鏈存證。簽署完成與歸檔所有簽署方完成后，系統(tǒng)自動“全流程版本”（含發(fā)起、審查、簽署各環(huán)節(jié)記錄），標(biāo)記“已生效”；歸檔管理：系統(tǒng)按合同編號自動歸檔至“電子檔案庫”，支持按名稱、類型、簽署時間等條件檢索，保存期限不少于合同終止后10年（可自定義）。三、關(guān)鍵流程表單模板（一）合同發(fā)起審批表字段名稱填寫要求示例內(nèi)容合同名稱需體現(xiàn)合作方及核心內(nèi)容公司與公司2024年度采購合同合同類型單選：采購/服務(wù)/租賃/技術(shù)/其他采購合作方名稱需與營業(yè)執(zhí)照一致科技有限公司合作方統(tǒng)一社會信用代碼18位數(shù)字或字母91110108合同總金額（含稅）大小寫一致，幣種人民幣伍萬元整（￥50,000.00）合同期限起始日期-結(jié)束日期2024-01-01至2024-12-31業(yè)務(wù)需求簡述說明合作背景、主要交付物為保障項(xiàng)目物料供應(yīng)，采購設(shè)備附件清單列出文件名稱及數(shù)量1.合作方營業(yè)執(zhí)照；2.采購技術(shù)參數(shù)發(fā)起部門部門全稱采購部發(fā)起人員工姓名**強(qiáng)申請日期系統(tǒng)自動填寫2024-01-15（二）合同審查意見表審查環(huán)節(jié)審查人*審查部門審查要點(diǎn)意見內(nèi)容處理結(jié)果初審*磊業(yè)務(wù)一部合作方資質(zhì)、交付周期合作方資質(zhì)在有效期內(nèi)，但交付周期需明確“自合同簽訂后30個工作日內(nèi)”修改后重新提交復(fù)審*敏法務(wù)部法律條款、違約責(zé)任第5.2條違約責(zé)任建議補(bǔ)充“逾期付款按日萬分之五計(jì)算利息”，爭議解決方式改為“提交合同簽訂地法院訴訟”通過終審*總分管領(lǐng)導(dǎo)金額與預(yù)算匹配度金額未超年度預(yù)算，同意按修改后版本簽署通過（三）電子簽署確認(rèn)表合同編號簽署方簽署人*簽署方式簽署時間簽章狀態(tài)2024采字001甲方（公司）*經(jīng)理企業(yè)電子簽章2024-01-2014:30:00已完成2024采字001乙方（公司）*總監(jiān)企業(yè)電子簽章2024-01-2016:45:00已完成備注雙方簽署完成后，合同自動生效，電子檔案同步更新至系統(tǒng)四、操作風(fēng)險(xiǎn)提示與規(guī)范（一）法律合規(guī)性電子簽名需符合《電子簽名法》要求，企業(yè)方需使用經(jīng)第三方認(rèn)證的電子簽章（如e簽寶、法大大等合規(guī)平臺），個人方需完成實(shí)名認(rèn)證；涉及不動產(chǎn)、婚姻關(guān)系等特殊類型的合同，仍需線下簽署，電子流程僅作為輔助存證。（二）信息安全合同內(nèi)容及附件僅限審查、簽署人員查看，禁止通過QQ等非加密渠道傳輸敏感信息；定期修改系統(tǒng)登錄密碼，使用“動態(tài)口令+手機(jī)驗(yàn)證”雙重登錄認(rèn)證，避免賬號被盜用。（三）操作規(guī)范性發(fā)起人需保證合作方信息真實(shí)有效，若因信息錯誤導(dǎo)致合同無效，由發(fā)起人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任；審查環(huán)節(jié)需在規(guī)定時限內(nèi)完成，無正當(dāng)理由逾期未處理將自動記錄至員工績效考核；合同定稿后嚴(yán)禁私自修改，如需變更需重新發(fā)起流程并說明原因。（四）特殊情況處理合作方拒絕電子簽署：需提供書面說明，轉(zhuǎn)為線下簽署流程，同時將線下簽署版掃描