某法律服務(wù)公司合同管理實施細(xì)則

一、總則1.目的為加強本法律服務(wù)公司（以下簡稱“公司”）合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同法律風(fēng)險，維護公司合法權(quán)益，特制定本實施細(xì)則。2.適用范圍本細(xì)則適用于公司及各部門在經(jīng)營活動中簽訂的各類合同，包括但不限于法律服務(wù)合同、合作協(xié)議、采購合同等。3.基本原則合同管理遵循依法合規(guī)、預(yù)防為主、流程規(guī)范、嚴(yán)格審查、全程監(jiān)督的原則。確保合同的簽訂、履行符合法律法規(guī)和公司利益，保障公司經(jīng)營活動的順利進行。二、合同管理職責(zé)分工1.公司管理層公司管理層負(fù)責(zé)對重大合同進行決策，審批合同管理制度、流程及重大合同文本，協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大問題。2.業(yè)務(wù)部門業(yè)務(wù)部門作為合同的承辦部門，負(fù)責(zé)合同項目的前期洽談、調(diào)查合同相對方主體資格和資信狀況、起草合同文本、組織合同評審、辦理合同簽訂手續(xù)、跟蹤合同履行情況并及時反饋問題、提出合同變更或解除的建議等。3.法務(wù)部門法務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同進行法律審查，包括合同條款的合法性、完整性、邏輯性等，提供法律意見和風(fēng)險提示；參與重大合同的談判；監(jiān)督合同的履行；處理合同糾紛等法律事務(wù)。4.財務(wù)部門財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核合同中涉及的財務(wù)條款，如付款方式、發(fā)票開具、稅費承擔(dān)等；監(jiān)督合同款項的收付，協(xié)助業(yè)務(wù)部門做好應(yīng)收賬款的管理工作。5.行政部門行政部門負(fù)責(zé)合同的統(tǒng)一編號、登記、歸檔、保管等工作，建立合同臺賬，定期對合同管理情況進行統(tǒng)計分析，并向公司管理層匯報。三、合同的簽訂1.合同相對方的調(diào)查與評估業(yè)務(wù)部門在與合同相對方洽談合同前，應(yīng)對其主體資格、經(jīng)營范圍、資信狀況、履約能力等進行調(diào)查?？赏ㄟ^查閱營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、財務(wù)報表、信用評級報告等資料，以及實地考察、向相關(guān)部門或機構(gòu)咨詢等方式進行。調(diào)查結(jié)束后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)形成書面調(diào)查報告，對合同相對方的情況進行客觀評估，作為是否簽訂合同的重要依據(jù)。2.合同文本的起草合同文本原則上由業(yè)務(wù)部門起草。起草合同文本時，應(yīng)參照公司制定的合同示范文本，結(jié)合具體業(yè)務(wù)內(nèi)容和要求，確保合同條款準(zhǔn)確、清晰、完整，明確雙方的權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任。對于重大、復(fù)雜的合同，可邀請法務(wù)部門提前介入，共同起草合同文本。3.合同評審合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)部門進行合同評審。評審內(nèi)容包括合同的合法性、合規(guī)性、可行性、經(jīng)濟性等方面。參與評審的部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提出書面評審意見，業(yè)務(wù)部門根據(jù)評審意見對合同文本進行修改完善。對于涉及重大利益或法律風(fēng)險的合同，應(yīng)組織專題會議進行評審，必要時可聘請外部專家提供專業(yè)意見。4.合同的審批與簽訂經(jīng)評審?fù)ㄟ^的合同文本，由業(yè)務(wù)部門按照公司規(guī)定的審批流程報公司管理層審批。審批通過后，由法定代表人或其授權(quán)代表簽訂合同。簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同專用章，并嚴(yán)格按照印章管理規(guī)定辦理用章手續(xù)。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同副本分送相關(guān)部門，以便做好合同履行和管理工作。四、合同的履行1.履行責(zé)任合同簽訂后，各部門應(yīng)按照合同約定全面履行各自的義務(wù)。業(yè)務(wù)部門作為合同履行的主要責(zé)任部門，應(yīng)負(fù)責(zé)跟蹤合同履行情況，及時協(xié)調(diào)解決履行過程中出現(xiàn)的問題。涉及多個部門的合同，各部門應(yīng)密切配合，共同做好合同履行工作。2.履行監(jiān)督法務(wù)部門和財務(wù)部門應(yīng)定期對合同履行情況進行監(jiān)督檢查。法務(wù)部門重點檢查合同履行過程中是否存在法律風(fēng)險，如對方是否存在違約行為等；財務(wù)部門重點檢查合同款項的收付情況，確保資金安全。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時向業(yè)務(wù)部門提出整改意見，并督促其落實。3.合同變更與解除在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更或解除合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時提出書面申請，并說明變更或解除的原因、內(nèi)容及對公司的影響。經(jīng)相關(guān)部門審核并報公司管理層批準(zhǔn)后，與合同相對方協(xié)商簽訂變更或解除協(xié)議。變更或解除合同的協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂的審批流程進行審批和簽訂。五、合同糾紛的處理1.糾紛報告在合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向法務(wù)部門報告，并提供相關(guān)資料，包括合同文本、往來函件、履行情況記錄等。法務(wù)部門接到報告后，應(yīng)立即對糾紛情況進行分析評估，制定應(yīng)對策略。2.協(xié)商解決對于合同糾紛，應(yīng)首先嘗試通過協(xié)商方式解決。法務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門應(yīng)共同與合同相對方進行溝通協(xié)商，爭取達成一致解決方案。協(xié)商過程中，應(yīng)注意收集和保存相關(guān)證據(jù)，為后續(xù)可能的法律程序做好準(zhǔn)備。3.法律程序如協(xié)商無法解決糾紛，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，法務(wù)部門應(yīng)及時采取法律措施，包括申請仲裁或提起訴訟等。在法律程序中，法務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)組織證據(jù)、委托律師、參與庭審等工作，確保公司的合法權(quán)益得到有效維護。4.糾紛總結(jié)合同糾紛處理完畢后，法務(wù)部門應(yīng)及時對糾紛產(chǎn)生的原因、處理過程和結(jié)果進行總結(jié)分析，形成書面報告提交公司管理層。同時，針對糾紛中暴露出的問題，提出改進措施和建議，完善合同管理制度和流程，防止類似糾紛再次發(fā)生。六、合同的歸檔與保管1.歸檔要求行政部門負(fù)責(zé)合同的歸檔工作。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同正本及相關(guān)資料移交行政部門。行政部門應(yīng)按照合同類別、簽訂時間等進行分類整理，編制合同檔案目錄，確保合同檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.保管期限合同檔案的保管期限按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，合同檔案的保管期限為自合同履行完畢或終止之日起[X]年。對于涉及重要權(quán)益或具有長期保存價值的合同檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限。3.查閱與借閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱或借閱合同檔案的，應(yīng)填寫查閱或借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和行政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到行政部門辦理相關(guān)手續(xù)。查閱或借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自復(fù)制、涂改、損毀合同檔案。外部單位或個人查閱合同檔案的，應(yīng)按照法律法規(guī)和公司規(guī)定的程序辦理審批手續(xù)。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司定期對各部門的合同管理工作進行監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂與履行情況、合同檔案管理情況等。通過檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改，確保合同管理工作規(guī)范有序進行。2.考核評價建立合同管理考核評價機制，將合同管理工作納入部門和員工的績效考核體系。對合同管理工作表現(xiàn)突出的部門和個人給予表彰和獎勵；對因合同管理不善給公司造成損失的部門和個人，按照公司相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。八、附則1.解釋權(quán)本實施細(xì)則由公司法務(wù)部門負(fù)責(zé)解釋。2.生效日期本實施細(xì)則自發(fā)布之日起生效實施。公司原有合同管理相關(guān)規(guī)定與本細(xì)則不一致的，以本細(xì)則為準(zhǔn)。在實施過程中，如遇國家法律法規(guī)和政策調(diào)整，本細(xì)