合同審查及簽署流程標(biāo)準(zhǔn)化文檔一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本標(biāo)準(zhǔn)化文檔適用于企業(yè)內(nèi)部各類經(jīng)濟(jì)合同的審查、談判、簽署及歸檔管理，覆蓋業(yè)務(wù)合作、采購供應(yīng)、服務(wù)外包、勞動合同、資產(chǎn)租賃等典型場景。例如：市場部與客戶簽訂年度推廣服務(wù)合同、采購部與供應(yīng)商簽訂原材料采購協(xié)議、人力資源部與員工簽訂勞動合同等，均需遵循本流程規(guī)范，保證合同合法合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰，降低企業(yè)運營風(fēng)險。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）合同發(fā)起與前期準(zhǔn)備需求提出：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，明確合同標(biāo)的（如服務(wù)內(nèi)容、產(chǎn)品規(guī)格、采購數(shù)量等）、合作方基本信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人等）、核心條款（價款、履行期限、付款方式等），填寫《合同立項申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*審批后啟動合同起草。材料收集：業(yè)務(wù)部門向合作方獲取其營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公章）、法定代表人證件號碼明書、授權(quán)委托書（如由非法定代表人簽署）等主體資格證明文件，保證合作方合法存續(xù)且具備履約能力。（二）合同起草與內(nèi)部初審合同起草：由業(yè)務(wù)部門指定專人（如業(yè)務(wù)專員*）或法務(wù)部門依據(jù)《合同示范文本庫》起草合同，內(nèi)容需包括：合同主體、標(biāo)的描述、權(quán)利義務(wù)、履行期限與地點、價款及支付方式、違約責(zé)任、爭議解決方式、保密條款、合同生效條件等核心要素。內(nèi)部初審：業(yè)務(wù)部門審核：重點核對合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)需求、合作方信息是否準(zhǔn)確、條款是否與前期溝通一致，由業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人*簽署意見。財務(wù)部門審核：審核價款計算是否準(zhǔn)確、付款方式是否符合財務(wù)制度、稅務(wù)處理是否合規(guī)，由財務(wù)經(jīng)理*簽署意見。合規(guī)/風(fēng)控部門審核（如涉及重大業(yè)務(wù)或高風(fēng)險條款）：審核合同是否符合行業(yè)監(jiān)管要求、是否存在法律風(fēng)險、違約責(zé)任是否合理，由合規(guī)專員*簽署意見。（三）法務(wù)審核與修訂法務(wù)審核：法務(wù)部門（或外聘律師）對合同進(jìn)行全面法律審查，重點包括：主體資格：合作方是否具備簽約資質(zhì)（如特種設(shè)備生產(chǎn)需許可證、特定行業(yè)需經(jīng)營許可）；條款合法性：是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在無效條款；權(quán)責(zé)對等：雙方權(quán)利義務(wù)是否明確，違約責(zé)任是否覆蓋主要風(fēng)險點；語言表述：條款是否清晰無歧義，避免“其他”“另行約定”等模糊表述。法務(wù)部門出具《法務(wù)審核意見書》，明確修改意見或風(fēng)險提示。修訂與反饋：業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)意見修改合同，對不采納的意見需在《合同修訂說明》中注明理由，反饋至法務(wù)部門確認(rèn)。重大分歧需組織業(yè)務(wù)、法務(wù)、財務(wù)三方協(xié)調(diào)，達(dá)成一致后形成最終合同文本。（四）談判與最終確認(rèn)合同談判：由業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人*牽頭，必要時邀請法務(wù)、財務(wù)人員參與，與合作方就合同條款進(jìn)行談判。談判需形成《會議紀(jì)要》，記錄雙方達(dá)成的共識及未決事項，由雙方代表簽字確認(rèn)。文本最終確認(rèn)：談判達(dá)成一致后，業(yè)務(wù)部門將最終合同文本（PDF版及可編輯版）發(fā)送至合作方確認(rèn)，要求其在《合同確認(rèn)函》上加蓋公章，明確“文本最終確認(rèn)，無異議后進(jìn)入簽署環(huán)節(jié)”。（五）合同簽署與用印管理簽署審批：業(yè)務(wù)部門填寫《合同用印申請表》，附最終合同文本、《法務(wù)審核意見書》《合同確認(rèn)函》等材料，按企業(yè)權(quán)限流程報批（如金額10萬元以上需總經(jīng)理*審批，50萬元以上需董事會審批）。簽署方式：紙質(zhì)簽署：雙方法定代表人或授權(quán)代表在合同文本上簽字（需核對授權(quán)委托書），加蓋企業(yè)公章或合同專用章（多頁合同需加蓋騎縫章）；電子簽署：通過合法電子簽章平臺（如e簽寶、法大大）簽署，保證簽署人身份真實、電子簽章有效，簽署完成后電子合同文本及存證報告。用印監(jiān)督：印章管理部門（如行政部）核對審批手續(xù)齊全后，在指定位置加蓋印章，全程由印章管理員*監(jiān)督，保證“人章一致”“印文清晰”。（六）合同分發(fā)與歸檔管理合同分發(fā)：簽署完成后，業(yè)務(wù)部門根據(jù)份數(shù)需求（如正本2份，副本若干）分發(fā)合同：正本由雙方各自留存，副本分發(fā)至財務(wù)、法務(wù)、業(yè)務(wù)等部門，填寫《合同分發(fā)記錄表》，注明接收部門、接收人、接收日期。歸檔管理：紙質(zhì)合同：業(yè)務(wù)部門在合同簽署后5個工作日內(nèi)，將合同正本、附件、《法務(wù)審核意見書》《合同確認(rèn)函》等材料整理成冊，移交檔案管理部門（如辦公室），檔案管理員*編號后入庫保存，保存期限不少于合同履行期滿后5年；電子合同：至企業(yè)合同管理系統(tǒng)，按“合同類型-簽訂年份-合作方”分類存儲，設(shè)置查閱權(quán)限，保證信息安全。三、配套工具模板（一）合同審查跟蹤表合同名稱編號類型（采購/服務(wù)/勞動合同等）合作方名稱統(tǒng)一社會信用代碼發(fā)起部門起草人聯(lián)系方式立案日期預(yù)計簽署日期內(nèi)部審核記錄審核環(huán)節(jié)審核部門審核人審核意見審核日期業(yè)務(wù)初審市場部業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人*財務(wù)審核財務(wù)部財務(wù)經(jīng)理*法務(wù)審核法務(wù)部法務(wù)專員*談判與修訂談判時間談判地點主要爭議點解決方案簽署信息簽署方式簽署日期我方簽署人對方簽署人歸檔信息歸檔日期檔案編號歸檔人查閱權(quán)限（二）合同簽署記錄表合同編號合同名稱簽署方（甲方/乙方）我方蓋章信息（公章/合同章）對方蓋章信息簽署方式（紙質(zhì)/電子）印章管理員*簽署日期合同份數(shù)正本份數(shù)副本份數(shù)接收部門接收人及日期備注（如補(bǔ)充協(xié)議、變更情況說明）四、關(guān)鍵風(fēng)險控制點主體資格審查：嚴(yán)禁與無營業(yè)執(zhí)照、被吊銷營業(yè)執(zhí)照或超越經(jīng)營范圍的合作方簽約，授權(quán)委托需核查委托事項是否在授權(quán)范圍內(nèi)，避免“無權(quán)代理”風(fēng)險。條款完整性：合同需包含必備核心條款，避免遺漏“違約責(zé)任”“爭議解決”等關(guān)鍵內(nèi)容，口頭約定或“補(bǔ)充協(xié)議另行擬定”需明確擬定時限。法律合規(guī)性：禁止約定“霸王條款”（如“本合同解釋權(quán)歸甲方所有”），條款不得違反法律強(qiáng)制性規(guī)定（如“約定工傷責(zé)任由員工自行承擔(dān)”無效）。簽署權(quán)限控制：法定代表人簽署需提供證件號碼明，非法定代表人簽署需提供加蓋公章的授權(quán)委托書，嚴(yán)禁超越權(quán)限簽約（如分公司簽約需附總公司授權(quán)書）。電子簽章有效性：電子簽署需選擇具備《電子認(rèn)證服務(wù)許可證》的平臺，保證簽署人身份認(rèn)證、電