某會(huì)計(jì)公司采購驗(yàn)收管理制度

一、總則（一）目的為加強(qiáng)本會(huì)計(jì)公司采購驗(yàn)收工作的管理，規(guī)范采購驗(yàn)收流程，確保所采購的物資、服務(wù)等符合公司業(yè)務(wù)需求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，保障公司正常運(yùn)營，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購項(xiàng)目的驗(yàn)收工作，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、財(cái)務(wù)軟件、審計(jì)服務(wù)、稅務(wù)咨詢服務(wù)等采購活動(dòng)。（三）職責(zé)分工1.采購部門：負(fù)責(zé)采購項(xiàng)目的前期詢價(jià)、選型、談判、合同簽訂等工作，并及時(shí)將采購信息傳遞給驗(yàn)收部門；協(xié)助驗(yàn)收部門開展驗(yàn)收工作，對(duì)驗(yàn)收過程中出現(xiàn)的問題與供應(yīng)商進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)。2.驗(yàn)收部門：負(fù)責(zé)組織實(shí)施采購項(xiàng)目的驗(yàn)收工作，制定驗(yàn)收方案，按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購物資、服務(wù)等進(jìn)行檢驗(yàn)和評(píng)估；出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，對(duì)驗(yàn)收結(jié)果負(fù)責(zé)。對(duì)于驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，提出處理意見。3.使用部門：參與采購項(xiàng)目的需求調(diào)研和技術(shù)規(guī)格制定，提供使用需求和功能要求；在驗(yàn)收過程中，對(duì)采購物資、服務(wù)的使用性能和適用性進(jìn)行確認(rèn)；協(xié)助驗(yàn)收部門解決驗(yàn)收過程中涉及使用方面的問題。4.財(cái)務(wù)部門：參與重大采購項(xiàng)目的驗(yàn)收工作，審核采購合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)財(cái)務(wù)資料；對(duì)采購資金的支付進(jìn)行審核和監(jiān)督，確保資金支付符合公司財(cái)務(wù)制度和合同約定。二、采購驗(yàn)收準(zhǔn)備（一）驗(yàn)收計(jì)劃制定1.采購項(xiàng)目完成采購流程后，采購部門應(yīng)在合同約定的交貨或服務(wù)提供期限前[X]個(gè)工作日，將采購合同副本、技術(shù)規(guī)格書、供應(yīng)商提供的發(fā)貨清單等相關(guān)資料提交給驗(yàn)收部門。2.驗(yàn)收部門收到相關(guān)資料后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)制定驗(yàn)收計(jì)劃，明確驗(yàn)收時(shí)間、地點(diǎn)、人員、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法等內(nèi)容。對(duì)于復(fù)雜或重大的采購項(xiàng)目，驗(yàn)收部門應(yīng)組織相關(guān)部門和專家共同制定驗(yàn)收計(jì)劃。（二）驗(yàn)收人員培訓(xùn)1.對(duì)于專業(yè)性較強(qiáng)的采購項(xiàng)目，驗(yàn)收部門應(yīng)在驗(yàn)收前組織驗(yàn)收人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉采購項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法等相關(guān)知識(shí)。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括但不限于：采購合同條款、產(chǎn)品技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)規(guī)范、檢驗(yàn)檢測(cè)方法、質(zhì)量控制要點(diǎn)等。培訓(xùn)可采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部專家講座、現(xiàn)場(chǎng)演示等多種形式進(jìn)行。（三）驗(yàn)收?qǐng)龅丶霸O(shè)備準(zhǔn)備1.驗(yàn)收部門應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收項(xiàng)目的特點(diǎn)和要求，提前確定合適的驗(yàn)收?qǐng)龅?，并確保驗(yàn)收?qǐng)龅鼐邆浔匾臈l件，如空間、水電、通風(fēng)、安全防護(hù)等。2.對(duì)于需要使用專業(yè)檢測(cè)設(shè)備的驗(yàn)收項(xiàng)目，驗(yàn)收部門應(yīng)提前準(zhǔn)備好相應(yīng)的檢測(cè)設(shè)備，并確保設(shè)備經(jīng)過校準(zhǔn)且處于良好的運(yùn)行狀態(tài)。三、采購物資驗(yàn)收（一）到貨驗(yàn)收1.物資到貨時(shí)，采購部門應(yīng)及時(shí)通知驗(yàn)收部門和使用部門共同進(jìn)行到貨驗(yàn)收。到貨驗(yàn)收主要檢查物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、外觀等是否與采購合同、發(fā)貨清單一致。2.驗(yàn)收人員應(yīng)依據(jù)發(fā)貨清單對(duì)物資的數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)，核對(duì)物資的規(guī)格、型號(hào)是否與合同約定相符，并檢查物資的外觀是否有損壞、變形、劃傷等缺陷。對(duì)于貴重或易損物資，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)檢查。3.到貨驗(yàn)收過程中，如發(fā)現(xiàn)物資數(shù)量短缺、規(guī)格不符、外觀有缺陷等問題，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)記錄，并與供應(yīng)商進(jìn)行溝通。供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)做出處理，如補(bǔ)貨、換貨、退貨等。（二）質(zhì)量驗(yàn)收1.到貨驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收部門應(yīng)根據(jù)采購合同和技術(shù)規(guī)格書的要求，對(duì)物資進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收。質(zhì)量驗(yàn)收可采用檢驗(yàn)、測(cè)試、試用等方法進(jìn)行。2.對(duì)于有質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或檢驗(yàn)規(guī)范的物資，驗(yàn)收人員應(yīng)按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檢驗(yàn)。檢驗(yàn)項(xiàng)目包括但不限于性能指標(biāo)、功能、安全性、可靠性等。對(duì)于需要進(jìn)行測(cè)試的物資，應(yīng)使用專業(yè)的檢測(cè)設(shè)備進(jìn)行測(cè)試，并記錄測(cè)試數(shù)據(jù)。3.對(duì)于需要試用的物資，使用部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行試用，并出具試用報(bào)告。試用報(bào)告應(yīng)包括物資的使用情況、性能評(píng)價(jià)、存在的問題等內(nèi)容。4.質(zhì)量驗(yàn)收過程中，如發(fā)現(xiàn)物資質(zhì)量不符合合同要求，驗(yàn)收部門應(yīng)及時(shí)通知采購部門和供應(yīng)商。供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)采取措施解決質(zhì)量問題，如整改、更換合格產(chǎn)品等。如經(jīng)多次整改仍不符合要求，公司有權(quán)按照合同約定進(jìn)行處理，包括退貨、索賠等。（三）資料驗(yàn)收1.物資驗(yàn)收過程中，驗(yàn)收人員應(yīng)檢查供應(yīng)商提供的相關(guān)資料是否齊全，包括但不限于產(chǎn)品說明書、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、合格證、保修卡等。2.資料的內(nèi)容應(yīng)與采購物資的型號(hào)、規(guī)格、批次等信息相符，且應(yīng)符合國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。對(duì)于進(jìn)口物資，還應(yīng)檢查其報(bào)關(guān)單、原產(chǎn)地證明等相關(guān)文件。3.如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商提供的資料不齊全或不符合要求，驗(yàn)收部門應(yīng)要求供應(yīng)商在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)補(bǔ)齊或更換資料。四、采購服務(wù)驗(yàn)收（一）服務(wù)過程監(jiān)督1.對(duì)于服務(wù)采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)在合同執(zhí)行過程中對(duì)服務(wù)供應(yīng)商的服務(wù)過程進(jìn)行監(jiān)督，確保服務(wù)供應(yīng)商按照合同約定的服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和服務(wù)進(jìn)度提供服務(wù)。2.監(jiān)督方式可采用定期檢查、不定期抽查、客戶反饋收集等多種形式進(jìn)行。采購部門應(yīng)及時(shí)記錄服務(wù)過程中發(fā)現(xiàn)的問題，并與服務(wù)供應(yīng)商進(jìn)行溝通，要求其及時(shí)整改。（二）服務(wù)成果驗(yàn)收1.服務(wù)項(xiàng)目完成后，服務(wù)供應(yīng)商應(yīng)向公司提交服務(wù)成果報(bào)告。驗(yàn)收部門應(yīng)組織相關(guān)部門和人員對(duì)服務(wù)成果進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括但不限于服務(wù)成果是否符合合同約定的要求、是否達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)、服務(wù)質(zhì)量是否滿足客戶需求等。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)合同約定的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法對(duì)服務(wù)成果進(jìn)行評(píng)估。3.對(duì)于需要進(jìn)行評(píng)審或鑒定的服務(wù)成果，驗(yàn)收部門應(yīng)組織相關(guān)專家進(jìn)行評(píng)審或鑒定，并出具評(píng)審或鑒定意見。評(píng)審或鑒定意見應(yīng)作為服務(wù)成果驗(yàn)收的重要依據(jù)。4.服務(wù)成果驗(yàn)收過程中，如發(fā)現(xiàn)服務(wù)成果不符合合同要求，驗(yàn)收部門應(yīng)及時(shí)通知服務(wù)供應(yīng)商進(jìn)行整改。服務(wù)供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成整改，并重新提交驗(yàn)收申請(qǐng)。如經(jīng)多次整改仍不符合要求，公司有權(quán)按照合同約定進(jìn)行處理，包括扣除服務(wù)費(fèi)用、解除合同等。（三）客戶滿意度調(diào)查1.服務(wù)項(xiàng)目驗(yàn)收完成后，驗(yàn)收部門應(yīng)組織對(duì)客戶進(jìn)行滿意度調(diào)查，了解客戶對(duì)服務(wù)供應(yīng)商提供的服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)態(tài)度、服務(wù)效率等方面的評(píng)價(jià)和意見。2.客戶滿意度調(diào)查可采用問卷調(diào)查、電話訪談、面對(duì)面訪談等多種方式進(jìn)行。調(diào)查結(jié)果應(yīng)作為評(píng)價(jià)服務(wù)供應(yīng)商服務(wù)質(zhì)量的重要依據(jù)，并反饋給服務(wù)供應(yīng)商，要求其針對(duì)客戶提出的問題進(jìn)行改進(jìn)。五、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告與資料歸檔（一）驗(yàn)收?qǐng)?bào)告編制1.采購項(xiàng)目驗(yàn)收完成后，驗(yàn)收部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)編制驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)包括驗(yàn)收項(xiàng)目名稱、采購合同編號(hào)、供應(yīng)商名稱、驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收地點(diǎn)、驗(yàn)收人員、驗(yàn)收內(nèi)容、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收結(jié)果、存在的問題及處理意見等內(nèi)容。2.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)客觀、公正、準(zhǔn)確地反映驗(yàn)收情況，驗(yàn)收人員應(yīng)在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上簽字確認(rèn)。對(duì)于重大采購項(xiàng)目的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，還應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）驗(yàn)收資料歸檔1.驗(yàn)收部門應(yīng)負(fù)責(zé)將采購項(xiàng)目的驗(yàn)收資料進(jìn)行整理歸檔，歸檔資料包括采購合同副本、技術(shù)規(guī)格書、發(fā)貨清單、到貨驗(yàn)收記錄、質(zhì)量驗(yàn)收記錄、試用報(bào)告、服務(wù)成果報(bào)告、評(píng)審或鑒定意見、客戶滿意度調(diào)查結(jié)果、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.驗(yàn)收資料應(yīng)按照項(xiàng)目類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類整理，建立電子和紙質(zhì)檔案。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)驗(yàn)收資料進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保資料的完整性和安全性。3.驗(yàn)收資料的保存期限應(yīng)按照公司檔案管理制度的規(guī)定執(zhí)行。保存期限屆滿后，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。六、不合格處理（一）不合格情況界定在采購驗(yàn)收過程中，出現(xiàn)以下情況之一的，判定為驗(yàn)收不合格：1.采購物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、外觀等與采購合同約定不符；2.采購物資的質(zhì)量不符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或采購合同約定的質(zhì)量要求；3.服務(wù)供應(yīng)商未按照合同約定的服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和服務(wù)進(jìn)度提供服務(wù)，服務(wù)成果不符合合同要求；4.供應(yīng)商提供的相關(guān)資料不齊全或不符合要求，且在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)未能補(bǔ)齊或更換。（二）不合格處理流程1.驗(yàn)收人員發(fā)現(xiàn)驗(yàn)收不合格情況后，應(yīng)及時(shí)填寫《不合格報(bào)告》，詳細(xì)記錄不合格項(xiàng)目、不合格原因、發(fā)現(xiàn)時(shí)間等信息，并提交給驗(yàn)收部門負(fù)責(zé)人。2.驗(yàn)收部門負(fù)責(zé)人收到《不合格報(bào)告》后，應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)不合格情況進(jìn)行分析和評(píng)估，確定不合格的嚴(yán)重程度和影響范圍，并提出初步的處理意見。3.處理意見經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商進(jìn)行溝通協(xié)商。處理方式包括但不限于退貨、換貨、補(bǔ)貨、降價(jià)、整改、扣除服務(wù)費(fèi)用、解除合同、索賠等。4.供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)對(duì)不合格問題進(jìn)行處理，并將處理結(jié)果反饋給采購部門。采購部門應(yīng)及時(shí)跟蹤供應(yīng)商的處理進(jìn)度，確保問題得到妥善解決。5.對(duì)于因驗(yàn)收不合格導(dǎo)致的糾紛或爭議，公司應(yīng)按照合同約定和相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，通過協(xié)商、仲裁或訴訟等方式解決。（三）不合格原因分析與預(yù)防措施1.對(duì)于驗(yàn)收不合格的采購項(xiàng)目，公司應(yīng)組織相關(guān)部門對(duì)不合格原因進(jìn)行分析，查找管理過程中存在的漏洞和問題。2.根據(jù)不合格原因分析結(jié)果，制定相應(yīng)的預(yù)防措施，完善采購驗(yàn)收管理制度和流程，防止類似問題再次發(fā)生。預(yù)防措施應(yīng)明確責(zé)任部門和責(zé)任人，并跟蹤落實(shí)情況。七、附則（一）制度解釋本制度由公司行政主管部門負(fù)責(zé)解釋