企業(yè)資產(chǎn)管理清單及使用記錄模板一、模板概述二、適用范圍與典型場景（一）適用范圍辦公設(shè)備（電腦、打印機、投影儀等）生產(chǎn)設(shè)備（機器、工具、儀器儀表等）家具用具（辦公桌、文件柜、沙發(fā)等）電子設(shè)備（手機、平板、相機等）交通工具（公司車輛、電動車等）低值易耗品（雖單價低但需批量管理的耗材，如打印機墨盒、鑰匙等）（二）典型場景新資產(chǎn)入庫登記：企業(yè)購置新資產(chǎn)后，需通過模板完成資產(chǎn)信息建檔，明確資產(chǎn)狀態(tài)、存放位置等基礎(chǔ)信息。員工領(lǐng)用與歸還：員工因工作需要領(lǐng)用資產(chǎn)時，通過模板記錄領(lǐng)用時間、責任人；使用完畢或崗位變動時，記錄歸還情況及資產(chǎn)狀態(tài)。定期資產(chǎn)盤點：企業(yè)按月度/季度/年度進行資產(chǎn)盤點時，通過模板核對實物信息與系統(tǒng)記錄，排查盤盈、盤虧情況。資產(chǎn)報廢處置：資產(chǎn)達到使用年限、損壞無法修復(fù)時，通過模板發(fā)起報廢申請，記錄報廢原因、處置結(jié)果，保證資產(chǎn)處置合規(guī)。三、標準化操作流程步驟一：資產(chǎn)信息建檔（入庫階段）操作主體：行政部/資產(chǎn)管理員操作說明：資產(chǎn)購入后，由資產(chǎn)管理員核對資產(chǎn)實物與采購單據(jù)，獲取以下關(guān)鍵信息：資產(chǎn)編號（唯一編碼，規(guī)則建議：資產(chǎn)類別拼音首字母+年份+流水號，如“DN-2024-001”代表“電子類2024年第1臺”）資產(chǎn)名稱（規(guī)范填寫，如“聯(lián)想ThinkPadX1Carbon筆記本”而非“筆記本”）規(guī)格型號（如“i7-1270H/16G/512G”）資產(chǎn)類別（按“辦公設(shè)備/生產(chǎn)設(shè)備/電子設(shè)備”等分類）購置日期（以發(fā)票日期或?qū)嶋H入庫日期為準）原值（含購置價及必要稅費，單位：元）供應(yīng)商名稱（如“科技有限公司”）保修期限（如“3年（至2027年X月X日）”）存放位置（如“總部3樓行政部倉庫”/“生產(chǎn)車間A區(qū)-02工位”）將上述信息錄入《企業(yè)資產(chǎn)清單》（見“四、配套表格模板”），同時為資產(chǎn)粘貼資產(chǎn)標簽（標簽包含編號、名稱、購置日期），保證標簽清晰、不易脫落。錄入完成后，資產(chǎn)管理員需打印清單，交由行政部負責人簽字確認，完成資產(chǎn)正式入庫。步驟二：資產(chǎn)領(lǐng)用與調(diào)撥（使用階段）操作主體：領(lǐng)用人、部門負責人、資產(chǎn)管理員操作說明：領(lǐng)用申請：員工因工作需要領(lǐng)用資產(chǎn)時，需填寫《資產(chǎn)領(lǐng)用/歸還記錄表》（見“四、配套表格模板”），注明領(lǐng)用資產(chǎn)編號、名稱、領(lǐng)用用途（如“新員工入職”“項目開發(fā)”）、領(lǐng)用期限（如“長期使用”/“項目期間（2024年X月-X月）”），并由部門負責人審批簽字。資產(chǎn)發(fā)放：資產(chǎn)管理員核對審批通過的領(lǐng)用申請，確認資產(chǎn)狀態(tài)完好后，將資產(chǎn)交予領(lǐng)用人，同時在《資產(chǎn)領(lǐng)用/歸還記錄表》中記錄“領(lǐng)用日期”“領(lǐng)用人簽字”“當前保管人”（默認為領(lǐng)用人），并更新《企業(yè)資產(chǎn)清單》中對應(yīng)資產(chǎn)的“使用狀態(tài)”（從“在庫”變更為“在用”）、“使用部門”“保管人”信息。內(nèi)部調(diào)撥：若資產(chǎn)需在不同部門間調(diào)撥，由調(diào)入部門負責人填寫調(diào)撥申請，注明調(diào)入/調(diào)出部門、調(diào)撥原因，經(jīng)雙方負責人確認及資產(chǎn)管理員備案后，更新《企業(yè)資產(chǎn)清單》中資產(chǎn)的“使用部門”“保管人”信息，并在《資產(chǎn)領(lǐng)用/歸還記錄表》中記錄調(diào)撥日期及經(jīng)手人。步驟三：資產(chǎn)歸還與檢查（回收階段）操作主體：領(lǐng)用人、資產(chǎn)管理員操作說明：歸還申請：領(lǐng)用人不再使用資產(chǎn)（如崗位調(diào)動、項目結(jié)束、資產(chǎn)損壞等）時，需提前3個工作日通知資產(chǎn)管理員，提交《資產(chǎn)領(lǐng)用/歸還記錄表》中的“歸還”部分，注明歸還資產(chǎn)編號、名稱、預(yù)計歸還日期。資產(chǎn)驗收：資產(chǎn)管理員收到歸還申請后，與領(lǐng)用人共同核對資產(chǎn)實物：檢查資產(chǎn)外觀是否完好（如劃痕、破損等）核對配件是否齊全（如電腦的電源適配器、鼠標等）測試資產(chǎn)功能是否正常（如開機、打印、運行速度等）狀態(tài)更新：驗收通過后，資產(chǎn)管理員在《資產(chǎn)領(lǐng)用/歸還記錄表》中記錄“歸還日期”“資產(chǎn)狀態(tài)”（如“完好”“輕微損壞”“嚴重損壞”），并由領(lǐng)用人簽字確認；若資產(chǎn)存在損壞，需注明損壞原因（如“人為操作不當”“自然老化”），并同步更新《企業(yè)資產(chǎn)清單》中對應(yīng)資產(chǎn)的“使用狀態(tài)”（從“在用”變更為“在庫”/“維修中”/“待報廢”）。步驟四：定期資產(chǎn)盤點（核查階段）操作主體：資產(chǎn)管理員、財務(wù)部、各部門指定人員操作說明：制定盤點計劃：資產(chǎn)管理員每月/每季度末5個工作日內(nèi)制定盤點計劃，明確盤點范圍（如“本月所有在用辦公設(shè)備”）、時間節(jié)點（如“2024年X月X日-X日”）、參與人員（各部門指定1名資產(chǎn)協(xié)管員），并提前3個工作日通知各部門。實物盤點：盤點人員按部門分組，對照《企業(yè)資產(chǎn)清單》逐項核對資產(chǎn)實物：確認資產(chǎn)編號、名稱、規(guī)格型號與清單一致檢查資產(chǎn)存放位置是否與記錄相符核對資產(chǎn)使用狀態(tài)（如“在用”“閑置”“維修中”）是否準確差異處理：若發(fā)覺盤盈（實物存在但清單無記錄）、盤虧（清單有記錄但實物缺失）、狀態(tài)不符（如清單顯示“在用”但實物閑置）等情況，盤點人員需在《資產(chǎn)盤點表》（見“四、配套表格模板”）中詳細記錄差異資產(chǎn)信息、差異原因（如“漏登記”“遺失”“部門間未調(diào)撥”），并由盤點人簽字確認。復(fù)盤與調(diào)整：盤點結(jié)束后，資產(chǎn)管理員匯總《資產(chǎn)盤點表》，聯(lián)合財務(wù)部、行政部對差異情況進行復(fù)盤：盤盈資產(chǎn)：核實來源（如“未及時入庫的捐贈資產(chǎn)”），補充錄入《企業(yè)資產(chǎn)清單》盤虧資產(chǎn)：查實原因（如“已報廢但未銷賬”“人為遺失”），根據(jù)公司規(guī)定追究責任或辦理銷賬狀態(tài)不符資產(chǎn)：更新《企業(yè)資產(chǎn)清單》及《資產(chǎn)領(lǐng)用/歸還記錄表》，保證賬實一致步驟五：資產(chǎn)報廢與處置（終結(jié)階段）操作主體：資產(chǎn)管理員、行政部負責人、財務(wù)部操作說明：報廢申請：資產(chǎn)達到以下任一條件時，可由資產(chǎn)管理員發(fā)起報廢申請：已超過規(guī)定使用年限（如電腦5年、打印機8年）且無法正常使用因技術(shù)落后、維修成本過高（超過原值50%）繼續(xù)使用不經(jīng)濟損壞嚴重且無法修復(fù)資產(chǎn)報廢申請需填寫《資產(chǎn)報廢申請表》（見“四、配套表格模板”），注明資產(chǎn)編號、名稱、報廢原因、原值、殘值預(yù)估（如“按原值10%殘值估算”），并附資產(chǎn)照片（損壞部位特寫）及維修記錄（如有）。審批與處置：《資產(chǎn)報廢申請表》經(jīng)行政部負責人審核、財務(wù)部復(fù)核（確認資產(chǎn)賬面價值及殘值合規(guī)性）后，報總經(jīng)理審批。審批通過后，由資產(chǎn)管理員聯(lián)系合規(guī)處置渠道（如指定回收商、公開拍賣），記錄處置方式（如“回收公司X回收，回收金額元”）、處置日期，并收回資產(chǎn)殘值（若涉及）。賬務(wù)核銷：處置完成后，資產(chǎn)管理員在《企業(yè)資產(chǎn)清單》中標注該資產(chǎn)為“已報廢”，同步更新臺賬，并將《資產(chǎn)報廢申請表》、處置憑證復(fù)印件交財務(wù)部進行賬務(wù)核銷，保證資產(chǎn)賬面價值與實際狀態(tài)一致。四、配套表格模板表1：企業(yè)資產(chǎn)清單（主臺賬）資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格型號資產(chǎn)類別購置日期原值（元）供應(yīng)商保修期限使用部門保管人存放位置使用狀態(tài)備注DN-2024-001聯(lián)想ThinkPadX1Carbon筆記本i7-1270H/16G/512G電子設(shè)備2024-01-158999.00科技有限公司3年（至2027-01-15）市場部**總部5樓市場部-01工位在用新員工入職配置BG-2023-005辦公桌椅組合1.5m*0.6m/鋼木結(jié)構(gòu)家具用具2023-05-201200.00家具廠5年（至2028-05-20）行政部**總部3樓行政部倉庫閑置待調(diào)撥至新入職員工SC-2022-101數(shù)控機床XK714型/750W生產(chǎn)設(shè)備2022-08-1055000.00機械廠2年（至2024-08-10）生產(chǎn)車間A區(qū)**生產(chǎn)車間A區(qū)-03工位維修中主軸損壞，已送修表2：資產(chǎn)領(lǐng)用/歸還記錄表領(lǐng)用/歸還日期資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱領(lǐng)用人保管人使用部門領(lǐng)用用途領(lǐng)用期限歸還日期資產(chǎn)狀態(tài)經(jīng)辦人審批人備注2024-03-01DN-2024-001聯(lián)想ThinkPadX1Carbon筆記本****市場部新員工入職長期使用-在用趙六錢七2024-03-05BG-2023-005辦公桌椅組合周八周八人力資源部新員工入職長期使用2024-03-10完好趙六孫九項目結(jié)束后歸還2024-03-15SC-2022-101數(shù)控機床****生產(chǎn)車間A區(qū)設(shè)備維修15天2024-03-20嚴重損壞（主軸報廢）趙六李十維修中發(fā)覺主軸無法修復(fù)，申請報廢表3：資產(chǎn)盤點表盤點日期盤點部門資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱清賬數(shù)量實盤數(shù)量差異數(shù)量差異類型差異原因盤點人復(fù)盤人處理結(jié)果2024-03-31行政部BG-2023-005辦公桌椅組合101盤虧調(diào)撥至銷售部未更新臺賬趙六錢七更新臺賬，確認調(diào)撥至銷售部2024-03-31市場部DN-2024-002索尼A7M4相機110--**孫九賬實一致2024-03-31生產(chǎn)車間A區(qū)SC-2022-102沖壓機231盤盈新購設(shè)備未及時入庫**李十補充錄入資產(chǎn)清單，編號SC-2024-201表4：資產(chǎn)報廢申請表申請日期資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格型號購置日期原值（元）已使用年限報廢原因殘值預(yù)估（元）資產(chǎn)照片維修記錄（如有）申請人審批人（行政）審批人（財務(wù)）總經(jīng)理審批處置結(jié)果2024-03-20SC-2022-101數(shù)控機床XK714型/750W2022-08-1055000.001年7個月主軸損壞，維修費用28000元（超過原值50%）5500.00（附損壞部位照片）2024-03-15送修，檢測報告顯示主軸需更換，費用28000元趙六錢七孫九李十已交回收公司處置，回收金額5500元五、使用要點與風險提示（一）信息準確性保障資產(chǎn)編號需唯一且規(guī)范，避免重復(fù)或混亂；新增資產(chǎn)時，編號需按規(guī)則，不得隨意更改。資產(chǎn)信息（如名稱、規(guī)格、原值）需以采購單據(jù)、發(fā)票等原始憑證為準，保證與實物一致，禁止虛構(gòu)或遺漏關(guān)鍵信息。部門負責人、保管人等信息變更時，需在3個工作日內(nèi)更新臺賬，保證責任到人。（二）流程規(guī)范性要求資產(chǎn)領(lǐng)用、調(diào)撥、報廢等環(huán)節(jié)必須履行審批手續(xù)，未經(jīng)審批不得擅自操作，避免資產(chǎn)流失或賬外資產(chǎn)形成。定期盤點需全員參與，盤點過程需留存記錄（如照片、簽字表），盤點結(jié)果需經(jīng)財務(wù)部復(fù)核，保證盤點結(jié)果真實有效。資產(chǎn)報廢處置必須通過合規(guī)渠道，禁止私自丟棄或變賣，避免企業(yè)資產(chǎn)損失及法律風險。（三）責任與追溯機制資產(chǎn)保管人對所保管資產(chǎn)的安全、完整負責，若因人為原因造成資產(chǎn)損壞或遺失，需按公司規(guī)定承擔賠償責任。資產(chǎn)管理員需定期對臺賬與實物進行核對，保證賬實一致，若因管理疏漏導(dǎo)致資產(chǎn)信息錯誤，將追究管理責任。所有資產(chǎn)變動記錄（領(lǐng)用、歸還、盤點、報廢）