企業(yè)辦公日常管理制度集一、考勤管理制度考勤管理適用范圍與目標(biāo)本制度適用于企業(yè)全體全職員工，旨在規(guī)范工作時(shí)間管理，保障工作秩序，保證員工出勤情況可追溯、可統(tǒng)計(jì)，為績(jī)效考核提供依據(jù)。考勤管理操作流程1.日常打卡管理打卡時(shí)間：?jiǎn)T工每日上下班需通過企業(yè)指定考勤設(shè)備（如指紋機(jī)、APP等）打卡，上午上班打卡時(shí)間為8:30前，下午下班打卡時(shí)間為17:30后（具體時(shí)間以企業(yè)實(shí)際排班為準(zhǔn)）。外出打卡：?jiǎn)T工因公外出需提前在考勤系統(tǒng)中填寫《外出事由申請(qǐng)》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，視為正常出勤；未審批的外出時(shí)段將記為缺勤。異常處理：因設(shè)備故障、忘打卡等導(dǎo)致考勤記錄異常的，員工需于異常發(fā)生后2個(gè)工作日內(nèi)提交《考勤異常說明表》，附部門負(fù)責(zé)人簽字證明，人事部門核實(shí)后進(jìn)行修正。2.請(qǐng)假與休假管理請(qǐng)假類型：包括事假、病假、年假、婚假、產(chǎn)假等，具體假期天數(shù)及薪資計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)參照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及企業(yè)規(guī)定執(zhí)行。請(qǐng)假流程：?jiǎn)T工提前填寫《請(qǐng)假申請(qǐng)表》，注明請(qǐng)假類型、起止時(shí)間、事由及工作交接安排；部門負(fù)責(zé)人審批（3天以上請(qǐng)假需額外報(bào)人事部門備案）；人事部門留存申請(qǐng)表，更新考勤記錄；緊急情況（如突發(fā)疾?。┬栌谏习嗲?小時(shí)電話告知部門負(fù)責(zé)人，事后2個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)交申請(qǐng)表。3.加班管理加班認(rèn)定：因工作需要在正常工作時(shí)間外繼續(xù)工作的，或休息日、法定節(jié)假日安排工作的，視為加班（需提前填寫《加班申請(qǐng)表》經(jīng)審批）。加班補(bǔ)償：加班可優(yōu)先安排調(diào)休（1個(gè)月內(nèi)有效），無法調(diào)休的按國(guó)家規(guī)定支付加班費(fèi)?？记诠芾沓Ｓ帽韱伪?：?jiǎn)T工考勤打卡記錄表（月度）日期上班打卡時(shí)間下班打卡時(shí)間加班時(shí)長(zhǎng)（小時(shí)）異常說明（如有）負(fù)責(zé)人簽字2023-10-0808:2517:40--*經(jīng)理2023-10-09-17:35-外出拜訪客戶*主管表2：請(qǐng)假申請(qǐng)表申請(qǐng)人部門崗位請(qǐng)假類型請(qǐng)假時(shí)間事由工作交接人審批人*某市場(chǎng)部專員事假2023-10-15至10-16處理個(gè)人事務(wù)*同事A*經(jīng)理表3：月度考勤統(tǒng)計(jì)表部門應(yīng)出勤天數(shù)實(shí)際出勤天數(shù)事假天數(shù)病假天數(shù)遲到次數(shù)早退次數(shù)全勤人數(shù)銷售部2221100118考勤管理執(zhí)行要點(diǎn)嚴(yán)禁代人打卡或委托他人打卡，一經(jīng)發(fā)覺將按企業(yè)規(guī)定處理；請(qǐng)假需提前規(guī)劃，避免影響工作進(jìn)度；部門負(fù)責(zé)人需每月5日前確認(rèn)本部門考勤統(tǒng)計(jì)表，保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確；考勤記錄將作為員工績(jī)效考核、晉升的重要參考依據(jù)。二、辦公環(huán)境與秩序管理辦公環(huán)境管理適用范圍與目標(biāo)本制度適用于企業(yè)所有辦公區(qū)域（含工位、會(huì)議室、茶水間等），旨在營(yíng)造整潔、有序、安全的辦公環(huán)境，提升員工工作效率與企業(yè)形象。辦公環(huán)境管理操作流程1.個(gè)人工位管理日常整理：?jiǎn)T工每日下班前需整理工位，保持桌面文件、物品擺放整齊，私人物品收納于抽屜內(nèi)。衛(wèi)生維護(hù)：每周五下午為“工位清潔日”，員工需擦拭桌面、鍵盤，清理垃圾，保持工位無灰塵、無雜物。2.公共區(qū)域管理會(huì)議室使用：使用會(huì)議室需提前通過企業(yè)預(yù)約系統(tǒng)登記，使用后需關(guān)閉投影儀、空調(diào)，將桌椅恢復(fù)原位，清理垃圾。茶水間管理：使用茶水間后需清理臺(tái)面，及時(shí)清洗個(gè)人使用的杯具，禁止將食物殘?jiān)谷胨?；公共物品（如紙巾、咖啡）按需取用，避免浪費(fèi)。3.安全與節(jié)能管理用電安全：下班前需關(guān)閉個(gè)人電腦、顯示器及工位電源，拔掉充電器插頭；嚴(yán)禁在辦公區(qū)域使用大功率電器（如電爐、電暖器）。節(jié)能措施：辦公區(qū)域空調(diào)溫度夏季不低于26℃、冬季不高于20℃；離開會(huì)議室或工位時(shí)隨手關(guān)燈。辦公環(huán)境管理常用表單表4：辦公區(qū)域清潔檢查表（周度）檢查區(qū)域檢查日期檢查內(nèi)容（桌面/地面/設(shè)備/垃圾）檢查結(jié)果（合格/不合格）整改人銷售部2023-10-13桌面整潔、地面無垃圾合格-會(huì)議室A2023-10-13垃圾未清理、桌椅未歸位不合格*同事B表5：公共區(qū)域使用登記表使用區(qū)域使用人使用時(shí)間使用事由歸還檢查（正常/異常）管理員簽字會(huì)議室B*某2023-10-1414:00-16:00客戶洽談?wù)?行政辦公環(huán)境管理執(zhí)行要點(diǎn)行政部門每周不定期抽查辦公區(qū)域衛(wèi)生，檢查結(jié)果與部門績(jī)效考核掛鉤；公共區(qū)域物品損壞需及時(shí)報(bào)修，報(bào)修流程：填寫《設(shè)備報(bào)修單》→行政部門確認(rèn)→安排維修；保持辦公區(qū)安靜，禁止大聲喧嘩或播放音頻，通話需至洽談室；訪客需在前臺(tái)登記，由被訪人引導(dǎo)至指定區(qū)域，禁止隨意進(jìn)入非開放辦公區(qū)。三、會(huì)議管理規(guī)范會(huì)議管理適用范圍與目標(biāo)本制度適用于企業(yè)各類會(huì)議（含部門例會(huì)、項(xiàng)目研討會(huì)、客戶洽談會(huì)等），旨在規(guī)范會(huì)議組織流程，提高會(huì)議效率，保證會(huì)議成果有效落實(shí)。會(huì)議管理操作流程1.會(huì)議申請(qǐng)與準(zhǔn)備會(huì)議發(fā)起：需召開會(huì)議時(shí)，發(fā)起人提前2個(gè)工作日填寫《會(huì)議申請(qǐng)表》，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人、議程及所需資源（如投影儀、白板）。審批與通知：部門內(nèi)部會(huì)議由部門負(fù)責(zé)人審批，跨部門會(huì)議由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；審批通過后，行政部門提前1天發(fā)送會(huì)議通知（含會(huì)議、材料清單）。2.會(huì)議召開與記錄會(huì)議紀(jì)律：參會(huì)人員需提前5分鐘入場(chǎng)，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音mode；因故無法參會(huì)需提前向發(fā)起人請(qǐng)假。會(huì)議記錄：指定專人記錄會(huì)議要點(diǎn)，包括決議事項(xiàng)、責(zé)任分工、完成時(shí)限，會(huì)后24小時(shí)內(nèi)整理成《會(huì)議紀(jì)要》，經(jīng)發(fā)起人確認(rèn)后分發(fā)至參會(huì)人。3.會(huì)議跟進(jìn)與歸檔任務(wù)跟蹤：責(zé)任部門需根據(jù)《會(huì)議紀(jì)要》制定行動(dòng)計(jì)劃，每周更新任務(wù)進(jìn)度，并在下次例會(huì)上匯報(bào)。資料歸檔：會(huì)議材料（申請(qǐng)表、紀(jì)要、PPT等）需在會(huì)后3個(gè)工作日內(nèi)至企業(yè)共享文件夾，按“年份-月份-會(huì)議類型”分類存儲(chǔ)。會(huì)議管理常用表單表6：會(huì)議申請(qǐng)審批表會(huì)議主題發(fā)起人部門參會(huì)人時(shí)間地點(diǎn)所需資源審批人Q4項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)*某項(xiàng)目部全體項(xiàng)目成員2023-10-2014:00會(huì)議室A投影儀、白板*總經(jīng)表7：會(huì)議紀(jì)要模板會(huì)議名稱時(shí)間地點(diǎn)參會(huì)人記錄人Q4項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)2023-10-2014:00-16:00會(huì)議室A某、經(jīng)理、*主管*同事C會(huì)議議程：1.項(xiàng)目目標(biāo)說明；2.任務(wù)分工；3.時(shí)間節(jié)點(diǎn)安排。決議事項(xiàng)：1.項(xiàng)目目標(biāo)：Q4完成產(chǎn)品上線；2.責(zé)任分工：某負(fù)責(zé)需求分析，經(jīng)理負(fù)責(zé)資源協(xié)調(diào)；3.時(shí)間節(jié)點(diǎn)：10月30日前完成需求文檔。待辦事項(xiàng)：責(zé)任人：*某，內(nèi)容：提交需求初稿，完成時(shí)間：10-25。會(huì)議管理執(zhí)行要點(diǎn)會(huì)議需圍繞主題高效進(jìn)行，避免無關(guān)討論；《會(huì)議紀(jì)要》需明確“做什么、誰負(fù)責(zé)、何時(shí)完成”，避免模糊表述；未完成的會(huì)議任務(wù)需在下次會(huì)議中優(yōu)先跟進(jìn)，保證閉環(huán)管理；重要會(huì)議（如戰(zhàn)略會(huì)、客戶評(píng)審會(huì)）需全程錄音錄像，資料需長(zhǎng)期保存。四、文件與檔案管理文件與檔案管理適用范圍與目標(biāo)本制度適用于企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理中形成的各類文件（含紙質(zhì)、電子版），旨在規(guī)范文件全生命周期管理，保證文件安全、完整、可追溯，支撐企業(yè)高效運(yùn)營(yíng)。文件與檔案管理操作流程1.文件分類與編號(hào)文件分類：按性質(zhì)分為行政類、人事類、財(cái)務(wù)類、業(yè)務(wù)類、合同類等；按密級(jí)分為公開、內(nèi)部、秘密三級(jí)。文件編號(hào)：采用“部門代碼-年份-流水號(hào)”格式（如“XZ-2023-001”），部門代碼由行政部門統(tǒng)一制定，編號(hào)規(guī)則需在企業(yè)內(nèi)部共享。2.文件起草與審批起草規(guī)范：文件標(biāo)題需簡(jiǎn)明扼要，內(nèi)容邏輯清晰，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，引用文件需注明出處。審批流程：一般文件由起草部門負(fù)責(zé)人審批；重要文件（如制度、合同）需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理審批，審批通過后方可印發(fā)或發(fā)布。3.文件流轉(zhuǎn)與歸檔流轉(zhuǎn)方式：紙質(zhì)文件通過企業(yè)內(nèi)部簽批系統(tǒng)流轉(zhuǎn)，電子文件通過OA系統(tǒng)發(fā)送，流轉(zhuǎn)過程需記錄簽批時(shí)間、意見。歸檔要求：文件辦理完畢后，3個(gè)工作日內(nèi)由行政專員統(tǒng)一歸檔；電子文件需備份至企業(yè)服務(wù)器，紙質(zhì)文件需存入專用檔案柜，標(biāo)注“部門-年份-文件名稱”。4.文件查閱與銷毀查閱權(quán)限：公開文件可全員查閱，內(nèi)部文件需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意，秘密文件需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，查閱需登記《文件查閱登記表》。銷毀管理：超過保存期限的文件，由行政部門提出銷毀申請(qǐng)，經(jīng)審批后由2人以上共同監(jiān)銷，銷毀記錄需留存3年。文件與檔案管理常用表單表8：文件審批簽發(fā)單文件名稱起草人部門文件編號(hào)密級(jí)審批意見（部門負(fù)責(zé)人/分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理）簽發(fā)日期員工手冊(cè)*某人事部RS-2023-005內(nèi)部同意印發(fā)2023-10-10表9：文件歸檔登記表歸檔日期文件名稱文件編號(hào)部門密級(jí)歸檔人檔案盒編號(hào)2023-10-12年度工作計(jì)劃XZ-2023-015行政部公開*行政A2023-10-01表10：文件查閱申請(qǐng)表查閱人部門文件名稱文件編號(hào)查閱原因批準(zhǔn)人查閱日期歸還日期*某市場(chǎng)部上季度銷售報(bào)告YX-2023-030分析數(shù)據(jù)*經(jīng)理2023-10-162023-10-17文件與檔案管理執(zhí)行要點(diǎn)文件內(nèi)容需真實(shí)、準(zhǔn)確，嚴(yán)禁偽造、篡改；電子文件需定期殺毒，防止數(shù)據(jù)泄露或丟失；檔案柜需上鎖，鑰匙由行政專員專人保管，秘密文件檔案柜需雙人雙鎖；每年年底開展檔案清點(diǎn)工作，保證文件與檔案登記一致。五、辦公用品與設(shè)備管理辦公用品與設(shè)備管理適用范圍與目標(biāo)本制度適用于企業(yè)辦公用品采購(gòu)、領(lǐng)用及辦公設(shè)備（電腦、打印機(jī)、投影儀等）使用、維護(hù)，旨在保障辦公需求，控制成本，提高資源利用率。辦公用品與設(shè)備管理操作流程1.辦公用品管理需求提報(bào)：每月25日前，各部門根據(jù)實(shí)際需求填寫《辦公用品需求提報(bào)表》，報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核。采購(gòu)與入庫(kù)：行政部門匯總需求，按采購(gòu)流程比價(jià)采購(gòu)；物品到貨后核對(duì)數(shù)量、質(zhì)量，填寫《辦公用品入庫(kù)登記表》入庫(kù)。領(lǐng)用與歸還：?jiǎn)T工領(lǐng)用辦公用品需填寫《辦公用品領(lǐng)用表》，注明領(lǐng)用物品、數(shù)量、用途；可重復(fù)使用的物品（如計(jì)算器）需在離職時(shí)歸還行政部門。2.辦公設(shè)備管理使用規(guī)范：?jiǎn)T工需按設(shè)備說明書操作，嚴(yán)禁私自拆卸、改裝設(shè)備；使用電腦需設(shè)置開機(jī)密碼，定期備份重要數(shù)據(jù)。維護(hù)與報(bào)修：設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，填寫《設(shè)備報(bào)修申請(qǐng)表》，行政部門聯(lián)系維修方上門維修；打印機(jī)、投影儀等設(shè)備需每季度由專業(yè)人員進(jìn)行清潔保養(yǎng)。辦公用品與設(shè)備管理常用表單表11：辦公用品需求提報(bào)表（月度）部門物品名稱規(guī)格單位需求數(shù)量用途負(fù)責(zé)人簽字人事部A4紙80g包10日常打印*經(jīng)理市場(chǎng)部簽字筆0.5mm支20客戶拜訪*主管表12：辦公用品領(lǐng)用表領(lǐng)用人部門物品名稱規(guī)格領(lǐng)用數(shù)量領(lǐng)用日期用途審批人*某銷售部記事本B522023-10-16記錄客戶信息*