企業(yè)費(fèi)用申請(qǐng)及審批標(biāo)準(zhǔn)化模板流程規(guī)范透明化一、規(guī)范目的與核心價(jià)值為規(guī)范企業(yè)費(fèi)用管理行為，統(tǒng)一申請(qǐng)與審批標(biāo)準(zhǔn)，保證費(fèi)用支出的合規(guī)性、合理性及透明度，降低運(yùn)營(yíng)成本，提高工作效率，特制定本標(biāo)準(zhǔn)化流程及模板。本規(guī)范適用于企業(yè)各部門(mén)、各層級(jí)的費(fèi)用申請(qǐng)與審批場(chǎng)景，旨在實(shí)現(xiàn)“流程清晰、責(zé)任明確、全程留痕、有據(jù)可查”的管理目標(biāo)。二、適用范圍與典型場(chǎng)景（一）適用范圍本規(guī)范涵蓋企業(yè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中各類(lèi)費(fèi)用的申請(qǐng)與審批，包括但不限于：日常辦公費(fèi)用：辦公用品采購(gòu)、通訊費(fèi)、快遞費(fèi)、打印復(fù)印費(fèi)等；差旅費(fèi)用：?jiǎn)T工出差產(chǎn)生的交通費(fèi)、住宿費(fèi)、市內(nèi)交通費(fèi)、伙食補(bǔ)助費(fèi)等；業(yè)務(wù)招待費(fèi)用：客戶(hù)接待、商務(wù)洽談等發(fā)生的餐飲費(fèi)、禮品費(fèi)等；市場(chǎng)推廣費(fèi)用：廣告宣傳、展會(huì)參展、物料制作等；培訓(xùn)與會(huì)議費(fèi)用：外部培訓(xùn)、內(nèi)部會(huì)議場(chǎng)地租賃、講師費(fèi)等；其他專(zhuān)項(xiàng)費(fèi)用：固定資產(chǎn)采購(gòu)（小額）、維修費(fèi)等。（二）典型場(chǎng)景員工差旅費(fèi)申請(qǐng)：銷(xiāo)售部*因客戶(hù)拜訪(fǎng)需前往上海，提前3天提交差旅費(fèi)申請(qǐng)，包含往返機(jī)票、預(yù)計(jì)住宿及伙食補(bǔ)助；部門(mén)辦公用品采購(gòu)：行政部*每月匯總各部門(mén)辦公用品需求，統(tǒng)一提交采購(gòu)申請(qǐng)，注明品名、數(shù)量、預(yù)算金額；業(yè)務(wù)招待費(fèi)申請(qǐng)：市場(chǎng)部*為接待重要客戶(hù)，需申請(qǐng)餐飲招待費(fèi)，附客戶(hù)單位、洽談事由及預(yù)計(jì)費(fèi)用明細(xì)；緊急維修費(fèi)申請(qǐng)：生產(chǎn)部*設(shè)備突發(fā)故障需緊急維修，提交維修費(fèi)申請(qǐng)，附故障說(shuō)明及維修方報(bào)價(jià)單。三、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）第一步：申請(qǐng)發(fā)起與模板獲取發(fā)起主體：費(fèi)用申請(qǐng)人（需為部門(mén)在職員工，具備明確的業(yè)務(wù)需求）；發(fā)起時(shí)機(jī)：常規(guī)費(fèi)用：需提前2-3個(gè)工作日提交，預(yù)留審批時(shí)間；緊急費(fèi)用（如突發(fā)維修、緊急差旅）：需在發(fā)生后24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)申請(qǐng)，并注明“緊急”字樣，由部門(mén)負(fù)責(zé)人優(yōu)先審批；模板獲?。荷暾?qǐng)人通過(guò)企業(yè)OA系統(tǒng)“費(fèi)用管理”模塊或行政部*領(lǐng)取《企業(yè)費(fèi)用申請(qǐng)審批表》（標(biāo)準(zhǔn)模板，見(jiàn)第四部分）。（二）第二步：費(fèi)用申請(qǐng)信息填寫(xiě)規(guī)范申請(qǐng)人需完整、準(zhǔn)確填寫(xiě)模板中的以下核心信息，保證“不漏填、不誤填”：基礎(chǔ)信息：申請(qǐng)編號(hào)（系統(tǒng)自動(dòng)或按規(guī)則填寫(xiě)）、申請(qǐng)人姓名*、所屬部門(mén)、申請(qǐng)日期、聯(lián)系電話(huà)（內(nèi)部短號(hào)）；費(fèi)用明細(xì)：費(fèi)用類(lèi)型（勾選對(duì)應(yīng)分類(lèi)，如“差旅費(fèi)”“辦公費(fèi)”）；費(fèi)用項(xiàng)目（具體說(shuō)明，如“上海差旅往返機(jī)票”“A4打印紙”）；預(yù)算金額（參考公司《費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)標(biāo)準(zhǔn)》填寫(xiě)，需注明幣種）；用途說(shuō)明（清晰描述費(fèi)用發(fā)生原因、業(yè)務(wù)背景，如“拜訪(fǎng)上海客戶(hù)，洽談Q4合作方案”）；發(fā)生時(shí)間（預(yù)計(jì)或?qū)嶋H發(fā)生日期，如“2023年10月15日-10月17日”）；關(guān)聯(lián)客戶(hù)/項(xiàng)目（如涉及外部客戶(hù)或內(nèi)部項(xiàng)目，需填寫(xiě)客戶(hù)名稱(chēng)/項(xiàng)目編號(hào)）。（三）第三步：附件材料準(zhǔn)備與提交附件要求：根據(jù)費(fèi)用類(lèi)型，需同步提交以下證明材料（復(fù)印件需加蓋部門(mén)章）：差旅費(fèi)：出差審批單（如需）、行程單（機(jī)票/車(chē)票）、酒店預(yù)訂單（如提前預(yù)訂）；業(yè)務(wù)招待費(fèi)：客戶(hù)邀請(qǐng)函、洽談會(huì)議紀(jì)要（簡(jiǎn)要版）、菜單（如預(yù)計(jì)金額較高）；采購(gòu)類(lèi)費(fèi)用：供應(yīng)商報(bào)價(jià)單（至少2家比價(jià)，緊急采購(gòu)除外）、采購(gòu)清單；維修/服務(wù)類(lèi)費(fèi)用：故障說(shuō)明報(bào)告、維修方資質(zhì)文件、服務(wù)合同。提交方式：線(xiàn)上提交：通過(guò)OA系統(tǒng)模板掃描件及附件電子版，審批流程線(xiàn)上流轉(zhuǎn)；線(xiàn)下提交：打印填寫(xiě)完整的模板（需簽字），連同附件一并提交至部門(mén)負(fù)責(zé)人*處。（四）第四步：部門(mén)負(fù)責(zé)人初審審核職責(zé)：部門(mén)負(fù)責(zé)人*需在收到申請(qǐng)后1個(gè)工作日內(nèi)完成初審，重點(diǎn)審核：費(fèi)用申請(qǐng)與部門(mén)業(yè)務(wù)計(jì)劃的關(guān)聯(lián)性（是否符合部門(mén)年度/月度預(yù)算）；費(fèi)用金額的合理性（是否超標(biāo)準(zhǔn)、是否存在浪費(fèi)）；附件材料的完整性（是否齊全、是否與申請(qǐng)內(nèi)容匹配）；申請(qǐng)人的業(yè)務(wù)需求真實(shí)性（是否為實(shí)際工作必需）。審核結(jié)果處理：審核通過(guò)：在模板“部門(mén)負(fù)責(zé)人審批”欄簽字，并流轉(zhuǎn)至下一審批環(huán)節(jié)；審核不通過(guò)：注明退回原因（如“超預(yù)算”“附件不全”），反饋給申請(qǐng)人修改后重新提交。（五）第五步：跨部門(mén)會(huì)簽（如需）若費(fèi)用涉及跨部門(mén)協(xié)作或資源占用，需由相關(guān)部門(mén)會(huì)簽，例如：市場(chǎng)推廣費(fèi)用：需市場(chǎng)部負(fù)責(zé)人及品牌管理部會(huì)簽，確認(rèn)推廣方案合規(guī)性；固定資產(chǎn)采購(gòu)：需行政部及IT部（如涉及設(shè)備）會(huì)簽，確認(rèn)資產(chǎn)配置必要性。會(huì)簽部門(mén)需在1個(gè)工作日內(nèi)完成意見(jiàn)反饋，逾期視為默認(rèn)同意。（六）第六步：財(cái)務(wù)部門(mén)合規(guī)性審核審核主體：財(cái)務(wù)部*指定專(zhuān)人（費(fèi)用會(huì)計(jì)）；審核內(nèi)容：預(yù)算匹配性：申請(qǐng)費(fèi)用是否在部門(mén)年度/月度預(yù)算額度內(nèi)，超預(yù)算費(fèi)用需附《超預(yù)算說(shuō)明》并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批；標(biāo)準(zhǔn)合規(guī)性：費(fèi)用金額、報(bào)銷(xiāo)標(biāo)準(zhǔn)是否符合《企業(yè)費(fèi)用管理制度》（如差旅住宿標(biāo)準(zhǔn)、招待費(fèi)限額）；附件規(guī)范性：發(fā)票類(lèi)型（如增值稅專(zhuān)票/普票）、抬頭、開(kāi)戶(hù)信息等是否符合財(cái)務(wù)要求；計(jì)算準(zhǔn)確性：預(yù)算金額、合計(jì)金額是否計(jì)算無(wú)誤。審核結(jié)果：合規(guī)通過(guò)：簽字確認(rèn)，流轉(zhuǎn)至分級(jí)審批環(huán)節(jié)；不合規(guī)：注明問(wèn)題（如“發(fā)票抬頭錯(cuò)誤”“超標(biāo)準(zhǔn)”），退回申請(qǐng)人補(bǔ)充或修改。（七）第七步：分級(jí)審批執(zhí)行根據(jù)費(fèi)用金額及類(lèi)型，實(shí)行分級(jí)審批制度（具體標(biāo)準(zhǔn)以企業(yè)最新制度為準(zhǔn)）：費(fèi)用金額審批人500元（含）以下部門(mén)負(fù)責(zé)人*501-5000元部門(mén)負(fù)責(zé)人+分管領(lǐng)導(dǎo)5001-20000元部門(mén)負(fù)責(zé)人+分管領(lǐng)導(dǎo)+財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人*20001元以上部門(mén)負(fù)責(zé)人+分管領(lǐng)導(dǎo)+財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人+總經(jīng)理審批要求：審批人需在1-3個(gè)工作日內(nèi)完成審批（緊急費(fèi)用優(yōu)先），重點(diǎn)審核費(fèi)用支出的必要性、效益性及合規(guī)性，不得無(wú)故拖延。（八）第八步：審批結(jié)果反饋與執(zhí)行結(jié)果反饋：審批通過(guò)：OA系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送通知，或由申請(qǐng)人通過(guò)審批流程查詢(xún)結(jié)果；審批駁回：系統(tǒng)或部門(mén)負(fù)責(zé)人*告知申請(qǐng)人退回原因，申請(qǐng)人整改后重新提交。費(fèi)用執(zhí)行：審批通過(guò)后，申請(qǐng)人按申請(qǐng)內(nèi)容執(zhí)行費(fèi)用支出（如預(yù)訂機(jī)票、采購(gòu)物品），嚴(yán)禁擅自變更費(fèi)用類(lèi)型、金額或用途；若執(zhí)行中需調(diào)整費(fèi)用（如差旅行程延長(zhǎng)導(dǎo)致住宿費(fèi)增加），需提交《費(fèi)用變更申請(qǐng)》，按原審批流程重新審批。（九）第九步：費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)與財(cái)務(wù)歸檔報(bào)銷(xiāo)時(shí)限：費(fèi)用發(fā)生完成后5個(gè)工作日內(nèi)，申請(qǐng)人需憑審批通過(guò)的《費(fèi)用申請(qǐng)審批表》及原始發(fā)票到財(cái)務(wù)部*報(bào)銷(xiāo)；報(bào)銷(xiāo)材料：原始發(fā)票（需與申請(qǐng)內(nèi)容一致）、費(fèi)用明細(xì)清單、附件材料（如行程單、驗(yàn)收單）；財(cái)務(wù)歸檔：財(cái)務(wù)部*對(duì)報(bào)銷(xiāo)材料審核無(wú)誤后，支付款項(xiàng)并將《費(fèi)用申請(qǐng)審批表》、發(fā)票、附件等統(tǒng)一歸檔保存，保存期限不少于5年。四、費(fèi)用申請(qǐng)審批模板（標(biāo)準(zhǔn)格式）企業(yè)費(fèi)用申請(qǐng)審批表申請(qǐng)編號(hào)申請(qǐng)日期年月日申請(qǐng)人*所屬部門(mén)聯(lián)系電話(huà)費(fèi)用類(lèi)型□辦公費(fèi)□差旅費(fèi)□招待費(fèi)□市場(chǎng)費(fèi)□培訓(xùn)費(fèi)□其他費(fèi)用項(xiàng)目預(yù)算金額用途說(shuō)明關(guān)聯(lián)客戶(hù)/項(xiàng)目預(yù)計(jì)發(fā)生時(shí)間費(fèi)用明細(xì)序號(hào)費(fèi)用項(xiàng)目123合計(jì)金額（大寫(xiě)）附件清單□行程單□報(bào)價(jià)單□合同□發(fā)票□會(huì)議紀(jì)要□其他：________________審批流程部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)：分管領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)：簽字：_________日期：_______簽字：_________日期：_______財(cái)務(wù)審核合規(guī)性審核：分級(jí)審批：□通過(guò)□不通過(guò)（原因：________________）總經(jīng)理意見(jiàn)：簽字：_________日期：_______簽字：_________日期：_______備注1.本表一式兩聯(lián)，申請(qǐng)人一聯(lián)，財(cái)務(wù)部一聯(lián)；2.附件需與本表一并提交。五、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與常見(jiàn)問(wèn)題規(guī)避（一）信息填寫(xiě)完整性與準(zhǔn)確性申請(qǐng)編號(hào)、申請(qǐng)人、費(fèi)用類(lèi)型等基礎(chǔ)信息不得遺漏，用途說(shuō)明需具體（如“拜訪(fǎng)客戶(hù)”而非“客戶(hù)接待”）；預(yù)算金額需大小寫(xiě)一致，小寫(xiě)前加“￥”，大寫(xiě)數(shù)字需規(guī)范（如“壹萬(wàn)元整”不得寫(xiě)為“一萬(wàn)整”）。（二）附件材料合規(guī)性發(fā)票抬頭需為企業(yè)全稱(chēng)，稅號(hào)準(zhǔn)確，不得有涂改；差旅費(fèi)需附行程單（含往返時(shí)間、路線(xiàn)），住宿費(fèi)發(fā)票需與行程單入住時(shí)間一致；業(yè)務(wù)招待費(fèi)需注明客戶(hù)單位及人數(shù)，單人招待費(fèi)不得超過(guò)公司標(biāo)準(zhǔn)（如500元/人）。（三）審批權(quán)限與時(shí)限規(guī)范嚴(yán)禁越級(jí)審批或化整為零規(guī)避審批（如將5000元拆分為2筆3000元申請(qǐng)）；審批人需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審批，若因出差等原因無(wú)法審批，需委托部門(mén)副職代為審批，并在OA系統(tǒng)中備注說(shuō)明。（四）預(yù)算控制原則部門(mén)月度費(fèi)用支出不得超過(guò)預(yù)算額度，超預(yù)算費(fèi)用需提前提交《超預(yù)算申請(qǐng)》，說(shuō)明原因及資金來(lái)源；年度預(yù)算內(nèi)費(fèi)用按“先申請(qǐng)、后執(zhí)行”原則，嚴(yán)禁無(wú)預(yù)算支出。（五）特殊情況應(yīng)急處理突發(fā)緊急費(fèi)用（如設(shè)備故障維修），可先通過(guò)電話(huà)向部門(mén)負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)部報(bào)備，事后24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)交申請(qǐng)及附件；若遇審批人休假，可通過(guò)OA系統(tǒng)“委托審批”功能指定臨時(shí)審批人，保證流程不中斷。（六）費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)銜接要求報(bào)銷(xiāo)時(shí)需提供與申請(qǐng)內(nèi)容完全一致的發(fā)票及附件，嚴(yán)禁更換費(fèi)用類(lèi)型（如將招待費(fèi)發(fā)票轉(zhuǎn)為辦公用品發(fā)票）；跨月費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)需在費(fèi)用發(fā)生后次月10日前完成，逾期不予受理。（七）檔案管理規(guī)范《費(fèi)用申請(qǐng)審批表》及附件由財(cái)務(wù)部*按月整理歸檔，電子檔