合同審查與管理通用工具模板：保證合同合法性與風(fēng)險(xiǎn)防控一、適用范圍與核心目標(biāo)本工具模板適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會(huì)組織的合同審查與管理全流程，覆蓋采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、勞動(dòng)合同、合作協(xié)議等常見類型。核心目標(biāo)是通過標(biāo)準(zhǔn)化審查流程與管理機(jī)制，保證合同內(nèi)容合法合規(guī)、條款權(quán)責(zé)清晰、風(fēng)險(xiǎn)可控，有效預(yù)防合同糾紛，保障組織合法權(quán)益。二、合同審查與管理全流程操作指引（一）合同接收與初步篩選合同接收登記業(yè)務(wù)部門或法務(wù)部門收到合同文本（含電子版及紙質(zhì)版）后，立即填寫《合同接收登記表》（見表1），記錄合同名稱、對(duì)方單位、提交人、提交日期、合同類型、預(yù)計(jì)簽署時(shí)間等基礎(chǔ)信息，保證合同全程可追溯。對(duì)緊急合同（如需立即履行的業(yè)務(wù)合同），優(yōu)先標(biāo)注“加急”標(biāo)識(shí)，啟動(dòng)快速審查通道。初步篩選與分類根據(jù)合同類型（如買賣、服務(wù)、技術(shù)合作等）、金額大?。▌澐謽?biāo)準(zhǔn)可參考組織內(nèi)部《合同管理辦法》）、業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)（高/中/低）進(jìn)行分類。對(duì)明顯不符合組織利益或存在重大法律瑕疵的合同（如標(biāo)的違法、條款顯失公平），直接退回業(yè)務(wù)部門并說明理由，同步記錄退回原因。（二）合同主體資格審查主體合法性驗(yàn)證企業(yè)法人/其他組織：通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”“天眼查”等官方渠道核實(shí)對(duì)方營業(yè)執(zhí)照，確認(rèn)以下信息：企業(yè)名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人/負(fù)責(zé)人是否與合同一致；經(jīng)營范圍是否涵蓋合同標(biāo)的，是否屬于特許經(jīng)營行業(yè)（如需取得許可證，需核實(shí)許可證有效期及范圍）；企業(yè)狀態(tài)（存續(xù)、吊銷、注銷等），避免與吊銷或注銷主體簽約。自然人：核實(shí)對(duì)方身份證信息（可通過身份證閱讀器驗(yàn)證），確認(rèn)其完全民事行為能力（如為限制民事行為能力人，需法定代理人追認(rèn)）。履約能力評(píng)估調(diào)查對(duì)方經(jīng)營狀況、財(cái)務(wù)報(bào)表（如近3年資產(chǎn)負(fù)債率、營收情況）、行業(yè)口碑（如涉訴記錄、行政處罰信息），重點(diǎn)評(píng)估其是否具備履行合同義務(wù)的能力（如生產(chǎn)能力、資金實(shí)力、技術(shù)資質(zhì)）。對(duì)首次合作或大額合同（金額超過萬元，具體標(biāo)準(zhǔn)由組織自行制定），可要求對(duì)方提供銀行資信證明、第三方評(píng)估報(bào)告或履約保證金。授權(quán)代理審查若合同由對(duì)方授權(quán)代表簽署，需審查《授權(quán)委托書》（原件），確認(rèn)以下內(nèi)容：授權(quán)范圍（是否包含本合同標(biāo)的、金額、簽署權(quán)限等）；授權(quán)期限（是否在有效期內(nèi)）；授權(quán)人簽字/蓋章及授權(quán)單位蓋章是否齊全。避免僅憑名片、介紹信等非正式文件認(rèn)可代理權(quán)限，防止“無權(quán)代理”風(fēng)險(xiǎn)。（三）合同條款逐項(xiàng)審查核心條款審查要點(diǎn)合同主體：名稱、地址、聯(lián)系方式等信息需與營業(yè)執(zhí)照、身份證等證件完全一致，避免使用簡稱或別名。標(biāo)的條款：明確標(biāo)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（需引用國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方約定的具體標(biāo)準(zhǔn)），避免“優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品”“合格產(chǎn)品”等模糊表述。價(jià)款/報(bào)酬條款：明確金額（大小寫一致）、計(jì)價(jià)單位、貨幣種類、支付方式（轉(zhuǎn)賬、支票等）、支付時(shí)間（具體日期或條件成就時(shí)）、賬戶信息（需核對(duì)對(duì)方開戶許可證或銀行開戶證明，避免個(gè)人賬戶收取合同款項(xiàng)）。履行期限、地點(diǎn)和方式：明確起始/截止時(shí)間、履行地點(diǎn)（關(guān)系到管轄法院和風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)）、履行方式（如送貨上門、自提、線上交付等）。違約責(zé)任：按“對(duì)等原則”設(shè)置違約責(zé)任，明確違約情形（如逾期付款、質(zhì)量不符、遲延履行等）、違約金計(jì)算方式（建議不超過實(shí)際損失的30%，過高可能被法院調(diào)整）、賠償范圍（直接損失及可預(yù)見的間接損失）。爭議解決方式：優(yōu)先約定由己方所在地有管轄權(quán)的人民法院訴訟管轄，或選擇仲裁機(jī)構(gòu)（需明確具體仲裁機(jī)構(gòu)名稱，如“市仲裁委員會(huì)”），避免約定“由雙方協(xié)商解決”（無強(qiáng)制執(zhí)行力）。保密條款：明保證密信息范圍（如技術(shù)資料、客戶信息、經(jīng)營數(shù)據(jù)等）、保密期限（一般至合同終止后2-5年）、違約責(zé)任（如賠償損失、支付違約金）。合同生效/終止條件：生效條件（如雙方簽字蓋章、備案登記等）；終止條件（如合同履行完畢、雙方協(xié)商一致、不可抗力等）；終止后的清理?xiàng)l款（如保密義務(wù)延續(xù)、資料返還等）。輔助條款審查要點(diǎn)通知與送達(dá)條款：明確雙方確認(rèn)的聯(lián)系人、聯(lián)系方式（地址、電話、郵箱），約定書面通知的送達(dá)方式（如EMS寄送，需保留郵寄憑證）及視為送達(dá)的時(shí)間（如簽收日、寄出后第X日）。不可抗力條款：明確不可抗力的范圍（如自然災(zāi)害、戰(zhàn)爭、政策變更等）、通知義務(wù)（不可抗力發(fā)生后X日內(nèi)書面通知對(duì)方）、證明文件（如部門出具的證明）、法律后果（部分或全部免除責(zé)任）。合同附件：審查附件內(nèi)容是否與主合同一致（如技術(shù)協(xié)議、技術(shù)參數(shù)表、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等），附件需雙方簽字蓋章確認(rèn)，與主合同具有同等法律效力。（四）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與整改風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)劃分根據(jù)條款審查結(jié)果，將合同風(fēng)險(xiǎn)劃分為三級(jí)：低風(fēng)險(xiǎn)：條款合法、權(quán)責(zé)清晰、無重大爭議點(diǎn)，可直接進(jìn)入審批流程；中風(fēng)險(xiǎn)：存在部分條款模糊或法律瑕疵（如違約金比例偏高、爭議解決約定不明），需與對(duì)方協(xié)商修改；高風(fēng)險(xiǎn)：存在重大法律風(fēng)險(xiǎn)（如標(biāo)的違法、主體不適格、顯失公平），建議終止合作或重新談判。整改與反饋對(duì)中風(fēng)險(xiǎn)合同，法務(wù)部門或?qū)彶槿藛T出具《合同審查意見書》（見表2），列明具體問題、法律依據(jù)及修改建議，反饋至業(yè)務(wù)部門由業(yè)務(wù)人員與對(duì)方協(xié)商。對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)合同，由法務(wù)部門組織專題會(huì)議，結(jié)合業(yè)務(wù)部門意見形成處理方案（如終止合作、更換合作方、調(diào)整合同條款等），報(bào)請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（五）審批簽署與歸檔內(nèi)部審批流程根據(jù)合同金額、類型及風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，按組織內(nèi)部審批權(quán)限逐級(jí)報(bào)批（如業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)部門→財(cái)務(wù)部門→總經(jīng)理→董事會(huì)），審批人需在《合同審批表》（見表3）中簽署意見，明確“同意”“修改后同意”或“不同意”。審批通過后，由授權(quán)代表（需持有《授權(quán)委托書》）統(tǒng)一簽署合同，保證簽字字跡清晰、蓋章清晰（公章或合同專用章，避免使用財(cái)務(wù)章、部門章）。合同簽署與交付采用“先蓋章后生效”原則，避免在空白合同上蓋章；若需對(duì)方先蓋章，己方保留合同原件，待對(duì)方蓋章后交換副本。合同簽署后，業(yè)務(wù)部門及時(shí)將合同原件移交法務(wù)部門或檔案管理部門，并辦理《合同歸檔登記表》（見表4）登記手續(xù)。合同履行跟蹤業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)跟蹤合同履行進(jìn)度（如付款、交付、驗(yàn)收等），發(fā)覺對(duì)方違約或履行異常情況，立即書面通知法務(wù)部門，啟動(dòng)糾紛處理程序。法務(wù)部門定期匯總合同履行情況，形成《合同履行報(bào)告》，報(bào)管理層審閱。三、常用合同審查與管理模板示例表1：合同接收登記表合同名稱合同編號(hào)對(duì)方單位提交人提交日期合同類型預(yù)計(jì)簽署時(shí)間審查人審查狀態(tài)備注設(shè)備采購合同CG-2024-001科技有限公司2024-03-01買賣合同2024-03-15待審查加急表2：合同審查意見書合同名稱合同編號(hào)審查人審查日期服務(wù)合同F(xiàn)W-2024-0052024-03-02審查問題及建議1.爭議解決條款約定“由雙方協(xié)商解決，協(xié)商不成的提交仲裁”，未明確仲裁機(jī)構(gòu)，建議修改為“協(xié)商不成的，提交市仲裁委員會(huì)仲裁”。2.違約金比例為合同總額的20%，過高，建議調(diào)整為不超過實(shí)際損失的30%（即9萬元）。3.未約定保密期限，建議補(bǔ)充“保密期限自本合同生效之日起至合同終止后3年”。風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)中風(fēng)險(xiǎn)審查結(jié)論修改后同意表3：合同審批表合同名稱合同編號(hào)合同金額（元）合同類型風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)合作協(xié)議HZ-2024-003500,000合作協(xié)議中風(fēng)險(xiǎn)審批意見業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人：同意，合作項(xiàng)目符合公司戰(zhàn)略規(guī)劃。簽字：趙六日期：2024-03-03法務(wù)部門：同意按審查意見修改后簽署。簽字：日期：2024-03-04財(cái)務(wù)部門：資金預(yù)算已審批，同意簽署。簽字：錢七日期：2024-03-05總經(jīng)理：同意簽署。簽字：孫八日期：2024-03-06表4：合同歸檔登記表合同名稱合同編號(hào)簽署日期對(duì)方單位歸檔日期存檔部門存檔編號(hào)檔案盒號(hào)備注勞動(dòng)合同LD-2024-0012024-01-012024-01-15人力資源部DA-2024-001001員工檔案采購合同CG-2024-0022024-02-20商貿(mào)公司2024-02-25財(cái)務(wù)部DA-2024-002002已付款四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示與合規(guī)要點(diǎn)（一）主體資格風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)禁與未依法注冊(cè)、處于吊銷/注銷狀態(tài)或超越經(jīng)營范圍的主體簽約；對(duì)分支機(jī)構(gòu)或授權(quán)代理簽約的，需核實(shí)其總部的授權(quán)文件及自身履約能力。（二）條款合法性風(fēng)險(xiǎn)合同內(nèi)容不得違反法律、行政法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定（如《民法典》《招標(biāo)投標(biāo)法》《廣告法》等）；格式條款（如標(biāo)準(zhǔn)合同文本）不得免除己方責(zé)任、加重對(duì)方責(zé)任或排除對(duì)方主要權(quán)利，需顯著提示對(duì)方注意免除或限制己方責(zé)任的條款。（三）履約與證據(jù)風(fēng)險(xiǎn)合同履行過程中，所有書面溝通（如函件、郵件、確認(rèn)單）需留存原件或電子憑證（需對(duì)方確認(rèn)）；驗(yàn)收環(huán)節(jié)需嚴(yán)格按照合同約定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，由雙方簽字蓋章確認(rèn)《驗(yàn)收合格報(bào)告》，避免“先履行后補(bǔ)手續(xù)”。（四）動(dòng)態(tài)管理風(fēng)險(xiǎn)定期更新合同審查模板（如法律法規(guī)變化、司法政策調(diào)整