標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)合同管理模板工具指南一、適用業(yè)務(wù)場(chǎng)景與對(duì)象采購(gòu)類合同：原材料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等；銷售類合同：產(chǎn)品銷售、技術(shù)服務(wù)、定制開(kāi)發(fā)等；合作類合同：聯(lián)營(yíng)合作、代理合作、技術(shù)合作等；其他類合同：保密協(xié)議、勞動(dòng)合同、租賃合同等。本工具可由企業(yè)法務(wù)部門、行政管理部門或業(yè)務(wù)部門牽頭使用，旨在規(guī)范合同全生命周期管理，降低法律風(fēng)險(xiǎn)，提升管理效率。二、標(biāo)準(zhǔn)化合同管理全流程操作指南（一）合同發(fā)起與需求提報(bào)明確合同需求業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作事項(xiàng)（如采購(gòu)商品、提供服務(wù)、開(kāi)展項(xiàng)目等），明確合同主體、合作內(nèi)容、核心條款（如金額、履行期限、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等），填寫(xiě)《合同需求提報(bào)表》（見(jiàn)附件1），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*經(jīng)理簽字確認(rèn)后，提交至合同管理專員。收集基礎(chǔ)資料根據(jù)合同類型，收集以下基礎(chǔ)材料：合作方主體資格證明（營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人身份證明等，需加蓋公章）；合作方資質(zhì)文件（如行業(yè)許可證、認(rèn)證證書(shū)等，必要時(shí)需提供年檢證明）；前期溝通記錄（如會(huì)議紀(jì)要、郵件往來(lái)、報(bào)價(jià)單等，作為合同附件）；其他特殊材料（如項(xiàng)目可行性報(bào)告、技術(shù)參數(shù)要求等）。（二）合同起草與內(nèi)容審核選擇合同模板合同管理專員根據(jù)合同類型（如采購(gòu)、銷售、服務(wù)等），從企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板庫(kù)中選取對(duì)應(yīng)模板。若模板庫(kù)無(wú)合適模板，由法務(wù)部門牽頭起草框架條款，保證核心要素齊全。填寫(xiě)合同條款依據(jù)《合同需求提報(bào)表》及收集的基礎(chǔ)資料，填寫(xiě)合同具體內(nèi)容，重點(diǎn)關(guān)注以下條款：主體信息：甲方、乙方名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系方式等，需與營(yíng)業(yè)執(zhí)照信息一致；合作內(nèi)容：明確標(biāo)的物名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)要求等（可附技術(shù)協(xié)議作為附件）；權(quán)利義務(wù)：雙方的權(quán)利、義務(wù)需對(duì)等，避免模糊表述（如“盡快”“大概”等）；價(jià)格與支付：明確金額、計(jì)價(jià)方式、幣種、支付條件（如預(yù)付款比例、到賬時(shí)間）、發(fā)票類型等；履行期限：明確合同起始/終止時(shí)間、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如交付時(shí)間、驗(yàn)收時(shí)間）；違約責(zé)任：約定違約情形、違約金計(jì)算方式、賠償范圍等，需符合《民法典》相關(guān)規(guī)定；爭(zhēng)議解決：明確爭(zhēng)議解決方式（訴訟/仲裁）、管轄地/仲裁機(jī)構(gòu)。多輪審核與修訂業(yè)務(wù)部門審核：由業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人審核合作內(nèi)容、價(jià)格、履行期限等業(yè)務(wù)條款，保證與需求一致；法務(wù)部門審核：由法務(wù)專員*審核法律條款的合規(guī)性、邏輯性，重點(diǎn)排查無(wú)效條款、歧義條款、法律風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)；財(cái)務(wù)部門審核：由財(cái)務(wù)專員審核金額、支付方式、稅務(wù)條款、發(fā)票要求等，保證財(cái)務(wù)流程可控；分管領(lǐng)導(dǎo)審批：對(duì)重大合同（如金額超過(guò)萬(wàn)元、涉及核心業(yè)務(wù)等），需提交分管領(lǐng)導(dǎo)*進(jìn)行最終審批。（三）內(nèi)部審批流程發(fā)起審批流程合同定稿后，由合同管理專員在OA系統(tǒng)（或合同管理軟件）中發(fā)起審批流程，附合同草案、審核意見(jiàn)表、基礎(chǔ)資料清單。審批節(jié)點(diǎn)設(shè)置根據(jù)合同金額、重要性設(shè)置審批層級(jí)（示例）：金額≤5萬(wàn)元：業(yè)務(wù)部門→法務(wù)部門→合同管理專員；5萬(wàn)元＜金額≤20萬(wàn)元：業(yè)務(wù)部門→法務(wù)部門→財(cái)務(wù)部門→分管領(lǐng)導(dǎo)；金額＞20萬(wàn)元：業(yè)務(wù)部門→法務(wù)部門→財(cái)務(wù)部門→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理*。審批意見(jiàn)處理審批人需在規(guī)定時(shí)限（如2個(gè)工作日）內(nèi)完成審批，明確標(biāo)注“同意”“修改后同意”或“不同意”。若提出修改意見(jiàn)，由業(yè)務(wù)部門與法務(wù)部門溝通修訂后重新發(fā)起審批，直至所有審批節(jié)點(diǎn)通過(guò)。（四）合同簽署與用印簽署方式確認(rèn)根據(jù)合作方要求及企業(yè)規(guī)定，確定簽署方式（紙質(zhì)簽署/電子簽署）：紙質(zhì)簽署：打印合同一式X份（通常為正本2份、副本X份），雙方各執(zhí)正本，副本用于企業(yè)歸檔；電子簽署：通過(guò)第三方電子簽約平臺(tái)（如e簽寶、法大大等）簽署，保證簽署過(guò)程合法有效，電子合同與紙質(zhì)合同具有同等法律效力。用印管理合同需經(jīng)所有審批節(jié)點(diǎn)通過(guò)后，方可申請(qǐng)用??；用印申請(qǐng)人填寫(xiě)《用印申請(qǐng)表》，附審批通過(guò)的合同文本、用印登記表；專人負(fù)責(zé)用印審核，核對(duì)合同內(nèi)容與審批意見(jiàn)是否一致，無(wú)誤后加蓋企業(yè)公章（或合同專用章），騎縫章需覆蓋合同連接處；用印后，在《用印登記表》中記錄用印日期、合同編號(hào)、用印份數(shù)、經(jīng)辦人等信息。（五）合同歸檔與備案歸檔資料整理合同簽署完成后，由合同管理專員整理歸檔資料，包括：合同正本/副本原件（電子合同需導(dǎo)出PDF版并備份）；審批流程記錄（OA系統(tǒng)截圖、紙質(zhì)審批單）；合作方主體資格證明、資質(zhì)文件復(fù)印件；相關(guān)附件（如技術(shù)協(xié)議、報(bào)價(jià)單、會(huì)議紀(jì)要等）；用印登記表復(fù)印件。歸檔流程紙質(zhì)檔案：按合同編號(hào)順序裝入檔案袋，標(biāo)注“合同編號(hào)-合同名稱-簽訂日期”，移交至檔案室，由檔案管理員*統(tǒng)一登記、存放；電子檔案：將合同文本、審批記錄、附件等掃描或至企業(yè)合同管理系統(tǒng)，設(shè)置分類標(biāo)簽（如“采購(gòu)合同-2024年”），保證可檢索、可追溯；備案管理：重大合同需向企業(yè)上級(jí)單位或監(jiān)管部門備案的，由合同管理專員負(fù)責(zé)提交備案材料，獲取備案回執(zhí)。（六）合同履行與跟蹤履行監(jiān)控業(yè)務(wù)部門作為合同履行主體，需定期跟蹤合同履行進(jìn)度（如交付節(jié)點(diǎn)、驗(yàn)收情況、付款進(jìn)度等），填寫(xiě)《合同履行跟蹤表》（見(jiàn)附件3），發(fā)覺(jué)問(wèn)題及時(shí)與對(duì)方溝通協(xié)調(diào)。變更與解除管理合同變更：因市場(chǎng)環(huán)境、合作需求變化需變更合同內(nèi)容的，由雙方協(xié)商一致后簽訂《合同變更協(xié)議》，履行原審批流程后方可生效；合同解除：符合約定解除條件或協(xié)商一致解除的，需簽訂《合同解除協(xié)議》，明確解除后的權(quán)利義務(wù)（如已履行部分的結(jié)算、違約責(zé)任承擔(dān)等）。糾紛處理合同履行過(guò)程中發(fā)生糾紛的，業(yè)務(wù)部門需第一時(shí)間向法務(wù)部門匯報(bào)，收集證據(jù)（如合同、溝通記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等），通過(guò)協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等方式解決，并形成《糾紛處理報(bào)告》存檔。三、核心管理表格模板示例（一）《合同基本信息表》合同編號(hào)合同名稱甲方名稱乙方名稱合同類型合同金額（元）簽訂日期履行期限甲方負(fù)責(zé)人乙方負(fù)責(zé)人合同管理員備注CG-2024-001原材料采購(gòu)合同有限公司商貿(mào)公司采購(gòu)類100,0002024-03-012024-03-01至2024-06-30*經(jīng)理*總*專員分批交付（二）《合同審批流程表》合同編號(hào)審批節(jié)點(diǎn)審批人審批意見(jiàn)審批時(shí)間備注CG-2024-001業(yè)務(wù)部門審核*經(jīng)理同意2024-02-25價(jià)格需確認(rèn)法務(wù)部門審核*專員修改后同意（補(bǔ)充質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)條款）2024-02-27已修訂財(cái)務(wù)部門審核*會(huì)計(jì)同意2024-02-28支付方式30%預(yù)付分管領(lǐng)導(dǎo)審批*總同意2024-03-01同意簽署（三）《合同履行跟蹤表》合同編號(hào)合同名稱履行節(jié)點(diǎn)計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間履行情況責(zé)任人備注CG-2024-001原材料采購(gòu)合同首批交付2024-03-152024-03-15已交付，待驗(yàn)收*業(yè)務(wù)員附送貨單驗(yàn)收合格2024-03-202024-03-22驗(yàn)收合格，無(wú)異議*質(zhì)檢員驗(yàn)收?qǐng)?bào)告編號(hào)：YZ2024001支付首批貨款2024-03-252024-03-26已支付*會(huì)計(jì)支付憑證號(hào)：ZF2024005四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制與操作要點(diǎn)（一）法律合規(guī)性優(yōu)先合同條款必須符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，禁止設(shè)置“霸王條款”；涉及特殊行業(yè)（如建筑、醫(yī)藥等）的，需遵守行業(yè)監(jiān)管規(guī)定；合作方為自然人的，需核實(shí)其身份證信息及民事行為能力；為法人的，需核實(shí)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明及授權(quán)委托書(shū)（如由他人簽署）。（二）信息準(zhǔn)確完整合同主體名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、銀行賬戶等信息需與營(yíng)業(yè)執(zhí)照、開(kāi)戶許可證一致，避免因名稱錯(cuò)誤導(dǎo)致合同無(wú)效；金額、數(shù)量、日期等關(guān)鍵信息需用大寫(xiě)+小寫(xiě)雙重標(biāo)注，避免涂改；如需修改，需在修改處由雙方簽字蓋章確認(rèn)。（三）審批流程不可逆合同審批必須按流程逐級(jí)進(jìn)行，嚴(yán)禁越級(jí)審批或先簽后批；審批意見(jiàn)需明確具體，避免“同意”等模糊表述，涉及修改的需注明修改內(nèi)容及完成時(shí)限。（四）用印安全規(guī)范企業(yè)公章、合同專用章需由專人保管，用印前必須核對(duì)合同文本與審批意見(jiàn)一致，嚴(yán)禁在空白合同、空白紙張上用??；騎縫章需覆蓋合同所有連接頁(yè)，防止合同被抽頁(yè)、替換。（五）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化紙質(zhì)檔案需存放在干燥、通風(fēng)的檔案柜中，防火、防潮、防蟲(chóng)；電子檔案需定期備份（如每月備份至服務(wù)器及移動(dòng)硬盤(pán)），防止數(shù)據(jù)