高校采購供應(yīng)商結(jié)算管理規(guī)范一、引言高校采購供應(yīng)商結(jié)算管理作為采購全流程的核心環(huán)節(jié)，既關(guān)系到財(cái)政資金的合規(guī)使用與安全管控，也直接影響供應(yīng)商合作體驗(yàn)及高校采購生態(tài)的健康發(fā)展。依據(jù)《中華人民共和國政府采購法》《高等學(xué)校財(cái)務(wù)制度》等政策要求，結(jié)合高校采購工作“合規(guī)性、服務(wù)性、效益性”的復(fù)合需求，構(gòu)建科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕Y(jié)算管理規(guī)范，對(duì)防范廉政風(fēng)險(xiǎn)、提升管理效能、維護(hù)校商合作信任具有重要實(shí)踐意義。二、結(jié)算管理的基本原則（一）合規(guī)性原則結(jié)算活動(dòng)需嚴(yán)格遵循國家財(cái)經(jīng)法規(guī)、政府采購政策及學(xué)校內(nèi)部財(cái)務(wù)、采購管理制度，確保每筆結(jié)算“有法可依、有章可循”。例如，發(fā)票開具需符合稅務(wù)規(guī)范，支付流程需匹配預(yù)算執(zhí)行要求，杜絕違規(guī)操作。（二）公平公正原則對(duì)所有合作供應(yīng)商一視同仁，結(jié)算政策、流程、時(shí)效公開透明，避免因人為干預(yù)或差異化對(duì)待引發(fā)爭議。例如，同類采購項(xiàng)目的結(jié)算周期、付款條件應(yīng)保持一致，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)需客觀量化。（三）效率與安全兼顧原則在保障資金安全的前提下，優(yōu)化結(jié)算流程，縮短無必要的審批環(huán)節(jié)，確保供應(yīng)商合理資金需求得到及時(shí)響應(yīng)。同時(shí)，通過內(nèi)控機(jī)制（如雙人復(fù)核、賬戶核驗(yàn)）防范支付錯(cuò)誤、挪用等風(fēng)險(xiǎn)。（四）權(quán)責(zé)清晰原則明確采購部門、財(cái)務(wù)部門、驗(yàn)收小組等主體的結(jié)算職責(zé)，避免“多頭管理”或“職責(zé)真空”。例如，采購部門負(fù)責(zé)合同履約跟蹤，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)資金支付合規(guī)性審核，驗(yàn)收小組負(fù)責(zé)成果確認(rèn)。三、供應(yīng)商準(zhǔn)入與信息管理（一）準(zhǔn)入審核機(jī)制供應(yīng)商參與高校采購結(jié)算，需通過資質(zhì)、信用、履約能力的“三維審核”：資質(zhì)審核：查驗(yàn)營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)證書（如特種設(shè)備生產(chǎn)許可證）、稅務(wù)登記證明等文件的有效性；信用審核：通過“信用中國”“政府采購網(wǎng)”等平臺(tái)查詢信用記錄，排除失信被執(zhí)行人、重大稅收違法主體；履約審核：參考過往合作案例或第三方評(píng)價(jià)，評(píng)估供應(yīng)商的交貨及時(shí)性、服務(wù)響應(yīng)速度等。（二）信息動(dòng)態(tài)維護(hù)建立供應(yīng)商信息檔案（含基本信息、資質(zhì)文件、合作記錄等），并要求供應(yīng)商定期更新關(guān)鍵信息（如對(duì)公賬戶、聯(lián)系人方式）。檔案管理采用“電子+紙質(zhì)”雙軌制，確保信息可追溯、可核查。（三）退出管理機(jī)制對(duì)存在以下情形的供應(yīng)商，啟動(dòng)退出程序：提供虛假材料騙取結(jié)算資格；多次逾期提交合規(guī)單據(jù)、拖延履約；發(fā)生重大質(zhì)量事故或服務(wù)糾紛且拒不整改。退出需出具書面通知并公示，同步更新供應(yīng)商庫，避免其參與后續(xù)采購項(xiàng)目。四、結(jié)算流程規(guī)范（一）采購合同管理合同中需明確結(jié)算核心條款：結(jié)算依據(jù)：以驗(yàn)收合格報(bào)告、質(zhì)檢證明等客觀文件為付款前提；結(jié)算周期：約定“貨到驗(yàn)收后×個(gè)工作日內(nèi)付款”等清晰時(shí)效，避免模糊表述；支付方式：優(yōu)先選擇對(duì)公轉(zhuǎn)賬、電子支付，禁止現(xiàn)金結(jié)算；違約處理：明確逾期付款、單據(jù)不合規(guī)的責(zé)任分擔(dān)（如違約金比例、重新開票要求）。（二）驗(yàn)收與確認(rèn)環(huán)節(jié)成立由采購人員、使用部門、技術(shù)專家組成的驗(yàn)收小組，按合同約定的標(biāo)準(zhǔn)（如數(shù)量、質(zhì)量、技術(shù)參數(shù)）開展驗(yàn)收：驗(yàn)收需形成書面報(bào)告，參與人員簽字確認(rèn)，作為結(jié)算的核心依據(jù)；對(duì)大型設(shè)備、定制服務(wù)等復(fù)雜項(xiàng)目，可引入第三方檢測機(jī)構(gòu)出具報(bào)告；驗(yàn)收不合格的，需書面通知供應(yīng)商整改，整改合格前暫緩結(jié)算。（三）結(jié)算申請與審核供應(yīng)商需提交完整合規(guī)的結(jié)算材料，包括：正規(guī)稅務(wù)發(fā)票（與合同主體、內(nèi)容一致）；驗(yàn)收報(bào)告（含驗(yàn)收人員簽字、日期）；合同副本（或關(guān)鍵條款復(fù)印件）；其他約定材料（如質(zhì)保金保函、服務(wù)日志）。學(xué)校內(nèi)部審核實(shí)行“兩級(jí)復(fù)核制”：部門初審：采購部門核查材料完整性、驗(yàn)收結(jié)論有效性；財(cái)務(wù)復(fù)審：財(cái)務(wù)部門審核發(fā)票合規(guī)性（如稅率、抬頭）、金額準(zhǔn)確性，必要時(shí)實(shí)地核查貨物/服務(wù)履約情況。（四）結(jié)算方式與時(shí)效結(jié)算方式：優(yōu)先使用銀行轉(zhuǎn)賬、公務(wù)卡支付（小額零星采購），鼓勵(lì)通過政府采購電子賣場、國庫集中支付系統(tǒng)完成結(jié)算，減少人為干預(yù)；結(jié)算時(shí)效：自審核通過之日起，原則上×個(gè)工作日內(nèi)完成支付（需匹配合同約定，無約定時(shí)參考行業(yè)慣例），避免無故拖延影響供應(yīng)商資金周轉(zhuǎn)。五、支付管理要求（一）資金來源合規(guī)性結(jié)算資金需從預(yù)算安排的采購經(jīng)費(fèi)、專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)中列支，嚴(yán)禁挪用科研、教學(xué)等其他資金。若涉及跨年度采購，需按預(yù)算調(diào)整程序補(bǔ)充資金來源。（二）支付賬戶規(guī)范支付對(duì)象必須為供應(yīng)商對(duì)公賬戶，禁止轉(zhuǎn)入個(gè)人賬戶（特殊情形需供應(yīng)商出具加蓋公章的委托付款說明，經(jīng)財(cái)務(wù)部門審批后執(zhí)行）；賬戶信息變更時(shí)，供應(yīng)商需提交書面申請（含新賬戶信息、開戶證明），經(jīng)采購部門核實(shí)后更新。（三）支付憑證管理發(fā)票需為“增值稅專用發(fā)票”或“普通發(fā)票”（依采購項(xiàng)目性質(zhì)選擇），備注欄需注明項(xiàng)目名稱、合同編號(hào)；驗(yàn)收單、結(jié)算申請單等內(nèi)部憑證需簽字完整、日期清晰，作為會(huì)計(jì)憑證附件存檔。（四）資金安全保障建立“付款復(fù)核”機(jī)制，由不同崗位人員對(duì)支付金額、賬戶信息進(jìn)行二次核對(duì)；大額支付（如超過×萬元）需經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批，利用財(cái)務(wù)系統(tǒng)設(shè)置“金額分級(jí)授權(quán)”；定期與供應(yīng)商對(duì)賬，核查未達(dá)賬項(xiàng)，防范支付錯(cuò)誤或挪用風(fēng)險(xiǎn)。六、爭議與風(fēng)險(xiǎn)防控（一）爭議處理機(jī)制協(xié)商優(yōu)先：爭議發(fā)生后，采購部門牽頭組織雙方協(xié)商，明確責(zé)任歸屬（如單據(jù)不合規(guī)的整改、逾期付款的補(bǔ)償）；第三方調(diào)解：協(xié)商無果時(shí)，可邀請行業(yè)協(xié)會(huì)、政府采購監(jiān)管部門調(diào)解；法律途徑：必要時(shí)通過仲裁或訴訟解決，同步留存證據(jù)（合同、溝通記錄、驗(yàn)收報(bào)告等）。（二）主要風(fēng)險(xiǎn)類型及防控合同糾紛風(fēng)險(xiǎn)：源于結(jié)算條款模糊（如“驗(yàn)收合格后付款”未明確“合格”標(biāo)準(zhǔn)），防控措施為合同條款“量化+細(xì)化”，引入律師或法律顧問審核；資金風(fēng)險(xiǎn)：如支付錯(cuò)誤、挪用，防控措施為賬戶核驗(yàn)、付款復(fù)核、定期對(duì)賬；信用風(fēng)險(xiǎn)：如供應(yīng)商違約，防控措施為準(zhǔn)入信用審查、履約評(píng)價(jià)掛鉤后續(xù)合作（如降低信用評(píng)級(jí)的供應(yīng)商縮減結(jié)算周期）。七、監(jiān)督與評(píng)價(jià)機(jī)制（一）內(nèi)部監(jiān)督審計(jì)監(jiān)督：審計(jì)部門定期抽查結(jié)算業(yè)務(wù)，重點(diǎn)核查“無依據(jù)付款”“超合同付款”“單據(jù)造假”等問題；紀(jì)檢監(jiān)督：對(duì)結(jié)算中的權(quán)力尋租、利益輸送行為開展專項(xiàng)督查，暢通舉報(bào)渠道（如校內(nèi)郵箱、線下信箱）。（二）外部監(jiān)督接受財(cái)政部門、審計(jì)機(jī)關(guān)的監(jiān)督檢查，按要求報(bào)送結(jié)算數(shù)據(jù)、憑證，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)整改并反饋。（三）供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系建立“履約評(píng)價(jià)指標(biāo)庫”，從結(jié)算合規(guī)性（單據(jù)質(zhì)量、提交時(shí)效）、履約質(zhì)量（貨物/服務(wù)達(dá)標(biāo)率）、服務(wù)響應(yīng)（問題處理速度）等維度評(píng)分，評(píng)價(jià)結(jié)果與后續(xù)投標(biāo)資格、結(jié)算優(yōu)先級(jí)掛鉤（如高評(píng)級(jí)供應(yīng)商可享受“綠色通道”審核）。八、實(shí)施建議1.培訓(xùn)與宣貫：定期組織采購、財(cái)務(wù)人員開展政策培訓(xùn)（如發(fā)票新規(guī)、支付系統(tǒng)操作），向供應(yīng)商宣講結(jié)算規(guī)范（可通過“供應(yīng)商大會(huì)”“線上手冊”等形式）；2.信息化賦能：推進(jìn)采購管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)“合同-驗(yàn)收-結(jié)算-支付”全流程線上化，自動(dòng)核驗(yàn)單據(jù)合規(guī)性、預(yù)警超期結(jié)算；3.動(dòng)態(tài)優(yōu)化：每年度評(píng)估規(guī)范執(zhí)行效果，結(jié)合政策變化（如