合同管理合同審查及歸檔模板一、適用范圍與工作場景二、合同管理全流程操作指引（一）合同接收與登記發(fā)起主體：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，向法務(wù)/行政部門提交合同草案（紙質(zhì)版需加蓋部門公章，電子版需命名規(guī)范，如“項(xiàng)目采購合同-初稿-業(yè)務(wù)部”）。登記要求：法務(wù)/行政部門收到合同后，1個(gè)工作日內(nèi)完成《合同基本信息登記表》（見表1）的填寫，內(nèi)容包括合同編號(hào)、名稱、雙方主體、類型、金額、簽訂日期、有效期、負(fù)責(zé)人等。編號(hào)規(guī)則建議為“年份-部門代碼-合同類型-序號(hào)”（如“2024-FW-采-001”），保證唯一可追溯。資料完整性核對(duì)：檢查合同附件（如技術(shù)協(xié)議、資質(zhì)文件、對(duì)方營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件等）是否齊全，缺失的需及時(shí)聯(lián)系業(yè)務(wù)部門補(bǔ)充。（二）初步審查審查主體：由法務(wù)專員*某或指定行政人員負(fù)責(zé)，重點(diǎn)審查合同基礎(chǔ)信息及主體資格。審查要點(diǎn)：合同名稱與類型是否匹配（如“采購合同”是否實(shí)際為服務(wù)協(xié)議）；雙方主體信息（名稱、地址、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼）是否完整、準(zhǔn)確，與營業(yè)執(zhí)照一致；合同金額（大小寫是否一致）、幣種、支付方式等核心條款是否明確；合同有效期、履行期限、爭議解決方式（如仲裁/訴訟管轄地）等基礎(chǔ)要素是否缺失。處理方式：對(duì)明顯錯(cuò)誤（如金額不符、主體信息不全），退回業(yè)務(wù)部門修改；對(duì)基礎(chǔ)要素齊全的，進(jìn)入下一步專業(yè)審查。（三）專業(yè)審查審查主體：法務(wù)部門牽頭，聯(lián)合財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)部組成審查小組，必要時(shí)邀請(qǐng)外部法律顧問參與。審查分工與要點(diǎn)：法務(wù)審查：重點(diǎn)審查法律條款合法性、合規(guī)性，包括：格式條款是否公平，是否存在“霸王條款”（如“最終解釋權(quán)歸甲方所有”且未說明）；違約責(zé)任是否明確、對(duì)等（如單方解除權(quán)、違約金計(jì)算方式）；知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保密條款是否清晰（如技術(shù)成果歸屬、保密期限）；爭議解決方式是否符合企業(yè)偏好（優(yōu)先選擇企業(yè)所在地法院或仲裁機(jī)構(gòu)）。財(cái)務(wù)審查：由財(cái)務(wù)經(jīng)理*某負(fù)責(zé)，審查：價(jià)格條款是否合理，是否符合預(yù)算；支付條件、節(jié)點(diǎn)是否明確（如“驗(yàn)收合格后30日內(nèi)支付”），避免“貨到付款”等模糊表述；涉及稅費(fèi)、發(fā)票開具的條款是否符合財(cái)稅法規(guī)（如“提供13%增值稅專用發(fā)票”）。業(yè)務(wù)審查：由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人*某負(fù)責(zé)，審查：技術(shù)參數(shù)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)是否可執(zhí)行（如“響應(yīng)時(shí)間不超過2小時(shí)”是否具備條件）；履行期限、地點(diǎn)是否與項(xiàng)目計(jì)劃匹配；雙方權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等，是否存在業(yè)務(wù)部門無法承擔(dān)的義務(wù)。審查意見反饋：審查小組需在3個(gè)工作日內(nèi)出具書面審查意見（使用《合同審查意見表》，見表2），明確修改建議及修改期限，并抄送業(yè)務(wù)部門。（四）修訂完善修訂主體：業(yè)務(wù)部門根據(jù)審查意見修改合同草案，法務(wù)部門協(xié)助確認(rèn)法律條款修改的合規(guī)性。修訂要求：對(duì)審查意見逐條回應(yīng)，修改處需標(biāo)注（如用紅色字體或批注說明），無法采納的需書面說明理由。確認(rèn)流程：修訂后的合同需經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)專員*某簽字確認(rèn)，形成終稿。涉及重大修改（如核心條款變更、金額調(diào)整），需重新提交審批。（五）簽署審批審批權(quán)限：根據(jù)合同金額及類型劃分審批權(quán)限（示例）：金額≤5萬元：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人+法務(wù)專員*某審批；5萬元＜金額≤50萬元：分管副總+法務(wù)經(jīng)理*某審批；金額＞50萬元：總經(jīng)理+外部法律顧問審批。簽署規(guī)范：紙質(zhì)合同：需由法定代表人或授權(quán)代表簽字（附授權(quán)委托書），并加蓋合同專用章或公章（禁止使用部門章）；電子合同：通過合法電子簽約平臺(tái)（如e簽寶、法大大）簽署，保證簽署人身份真實(shí)、意愿真實(shí)。簽署后留存：紙質(zhì)合同一式至少三份（雙方各執(zhí)一份，企業(yè)存檔一份）；電子合同需PDF版本并加密存儲(chǔ)至企業(yè)服務(wù)器。（六）歸檔管理歸檔時(shí)間：合同簽署后5個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。歸檔分類：按合同類型（采購/銷售/服務(wù)等）、年份-月份分類存放，電子檔與紙質(zhì)檔同步歸檔。歸檔內(nèi)容：包括合同終稿、審查意見表、審批單、附件（資質(zhì)文件、技術(shù)協(xié)議等）、簽署頁等完整資料。登記造冊(cè)：使用《合同歸檔清單》（見表3）記錄歸檔編號(hào)、合同名稱、歸檔日期、存放位置（如“檔案柜-2024年-采購-001”）、電子檔路徑、保管人等信息，保證可快速檢索。（七）后續(xù)跟蹤履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)跟蹤合同履行情況（如交付進(jìn)度、驗(yàn)收結(jié)果），每月向法務(wù)部門提交《合同履行報(bào)告》，記錄履行中的問題及處理措施。變更與解除：合同履行需變更的，雙方需簽訂補(bǔ)充協(xié)議，參照原流程審查；需解除的，需明確解除條件、責(zé)任劃分及后續(xù)處理，避免單方解除違約。到期提醒：法務(wù)部門在合同到期前30天發(fā)出《合同到期提醒函》，通知業(yè)務(wù)部門續(xù)簽、終止或協(xié)商處理后續(xù)事宜。三、核心工作模板清單表1：合同基本信息登記表合同編號(hào)合同名稱甲方名稱乙方名稱合同類型（采購/銷售/服務(wù)等）合同金額（元）幣種簽訂日期有效期業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人聯(lián)系方式備注2024-FW-采-001辦公設(shè)備采購合同科技有限公司商貿(mào)有限公司采購85,000人民幣2024-03-152024-06-15張*某含打印機(jī)5臺(tái)表2：合同審查意見表合同編號(hào)審查環(huán)節(jié)審查人審查日期審查要點(diǎn)意見描述修改建議確認(rèn)情況（是/否/需協(xié)商）2024-FW-采-001法務(wù)審查法務(wù)專員*某2024-03-16違約責(zé)任第8條“違約金為合同總額的10%”，未明確上限，可能顯失公平增設(shè)“違約金不超過合同總額的20%”是2024-FW-采-001財(cái)務(wù)審查財(cái)務(wù)經(jīng)理*某2024-03-17支付方式第5條“貨到付款”未約定驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)修改為“貨到驗(yàn)收合格后30日內(nèi)支付”需協(xié)商（業(yè)務(wù)部門希望縮短周期）2024-FW-采-001業(yè)務(wù)審查業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人*某2024-03-18履行期限第3條“交付時(shí)間：2024-04-01”，未考慮生產(chǎn)周期延長至2024-04-15是表3：合同歸檔清單歸檔編號(hào)合同名稱合同編號(hào)歸檔日期存放位置（紙質(zhì)）電子檔路徑保管人借閱記錄（借閱人/日期/歸還日期）備注2024-GD-采-001辦公設(shè)備采購合同2024-FW-采-0012024-03-20檔案柜-2024年-采購-001D:\2024\2024-FW-采-001.pdf行政專員*李無含附件3份四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制與注意事項(xiàng)（一）主體資格審查風(fēng)險(xiǎn)核實(shí)對(duì)方營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（需加蓋公章），保證在有效期內(nèi)；涉及特殊行業(yè)（如食品、醫(yī)療器械），需核查對(duì)方行業(yè)許可證（如食品生產(chǎn)許可證）；簽訂合同前，通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢對(duì)方經(jīng)營異常、涉訴等信息，避免與失信主體合作。（二）條款完整性風(fēng)險(xiǎn)合同必備條款不得遺漏：《民法典》第470條規(guī)定的“當(dāng)事人條款、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭議解決方式”等；針對(duì)特殊合同類型，補(bǔ)充行業(yè)必備條款（如勞動(dòng)合同需包含工作內(nèi)容、勞動(dòng)保護(hù)、社會(huì)保險(xiǎn)等）。（三）法律風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避格式條款需顯著提示（如加粗、下劃線），避免因“未履行提示義務(wù)”導(dǎo)致條款無效；免責(zé)條款需明確具體（如“因不可抗力導(dǎo)致違約的，不承擔(dān)違約責(zé)任”），避免“概括性免責(zé)”被認(rèn)定無效；爭議解決優(yōu)先選擇企業(yè)所在地法院，或選擇雙方熟悉的仲裁機(jī)構(gòu)（如仲裁委員會(huì)），降低異地維權(quán)成本。（四）歸檔管理風(fēng)險(xiǎn)紙質(zhì)合同需存放在干燥、防火的檔案柜中，電子檔需定期備份（建議每月備份一次至異地服務(wù)器）；合同借閱需履行登記手續(xù)（《合同借閱申請(qǐng)表》），明確借閱期限、用途，禁止私自復(fù)印外傳；涉及商業(yè)秘密的合同（如技術(shù)合作協(xié)議），需單獨(dú)存放