2026年建筑裝飾公司供應(yīng)商質(zhì)量約談管理制度第一章總則第一條制定目的為規(guī)范公司供應(yīng)商質(zhì)量問題處理流程，通過針對(duì)性約談督促供應(yīng)商整改質(zhì)量缺陷，降低因供應(yīng)商產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量問題導(dǎo)致的工程風(fēng)險(xiǎn)，保障建筑裝飾工程質(zhì)量符合合同約定及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，維護(hù)公司與供應(yīng)商的良性合作關(guān)系，結(jié)合公司供應(yīng)商管理實(shí)際，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司所有合作供應(yīng)商（包括建筑裝飾材料供應(yīng)商、施工分包供應(yīng)商、設(shè)備租賃供應(yīng)商等），當(dāng)供應(yīng)商出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、服務(wù)響應(yīng)不及時(shí)、整改落實(shí)不到位等質(zhì)量相關(guān)問題時(shí)，所開展的約談工作，覆蓋采購部、質(zhì)量管理部、項(xiàng)目部及相關(guān)業(yè)務(wù)協(xié)作部門。第三條基本原則合規(guī)公正原則：約談工作嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)及公司供應(yīng)商管理相關(guān)規(guī)定，以客觀事實(shí)為依據(jù)，不偏袒、不刁難供應(yīng)商，確保約談過程公平公正。問題導(dǎo)向原則：約談聚焦具體質(zhì)量問題，明確問題表現(xiàn)、影響范圍及整改要求，避免無實(shí)質(zhì)內(nèi)容的形式化溝通。閉環(huán)管理原則：從約談準(zhǔn)備、實(shí)施到整改跟蹤、結(jié)果應(yīng)用，實(shí)行全流程閉環(huán)管理，確保問題整改落地見效。合作共贏原則：在督促整改的同時(shí)，積極與供應(yīng)商溝通改進(jìn)建議，幫助供應(yīng)商提升質(zhì)量管控能力，實(shí)現(xiàn)長期合作共贏。第二章約談?dòng)|發(fā)條件與分級(jí)第四條觸發(fā)條件當(dāng)供應(yīng)商出現(xiàn)以下任一質(zhì)量相關(guān)情況時(shí)，啟動(dòng)約談程序：產(chǎn)品質(zhì)量問題：進(jìn)場材料檢測(cè)不合格（如裝飾板材甲醛超標(biāo)、防水材料性能不達(dá)標(biāo)等），單次不合格批次數(shù)量占該批次供貨量30%及以上；或半年內(nèi)累計(jì)出現(xiàn)2次及以上材料檢測(cè)不合格。施工質(zhì)量問題：分包供應(yīng)商施工的分項(xiàng)工程驗(yàn)收不合格，需返工整改且返工成本超過該分項(xiàng)合同金額5%；或同一項(xiàng)目中累計(jì)出現(xiàn)3次及以上工序質(zhì)量缺陷。服務(wù)質(zhì)量問題：供應(yīng)商未按約定時(shí)間供貨，導(dǎo)致工程停工超過24小時(shí)；或質(zhì)量問題反饋后，未在48小時(shí)內(nèi)響應(yīng)整改，影響工程進(jìn)度。整改落實(shí)問題：此前因質(zhì)量問題被要求整改，復(fù)查時(shí)仍未達(dá)到整改要求；或整改后3個(gè)月內(nèi)再次出現(xiàn)同類質(zhì)量問題。第五條約談分級(jí)根據(jù)質(zhì)量問題的嚴(yán)重程度及影響范圍，約談分為三級(jí)：一級(jí)約談：問題影響較?。ㄈ鐔未涡∨坎牧喜缓细?、不影響工程關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的服務(wù)延遲），由采購部項(xiàng)目經(jīng)理牽頭，聯(lián)合項(xiàng)目部質(zhì)量專員與供應(yīng)商對(duì)接人進(jìn)行約談。二級(jí)約談：問題影響較大（如多批次材料不合格、導(dǎo)致工序返工但未造成重大損失），由采購部負(fù)責(zé)人牽頭，聯(lián)合質(zhì)量管理部專員、項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人與供應(yīng)商分管質(zhì)量的負(fù)責(zé)人進(jìn)行約談。三級(jí)約談：問題影響嚴(yán)重（如關(guān)鍵材料不合格導(dǎo)致工程停工、出現(xiàn)質(zhì)量安全隱患、整改多次無效），由公司分管采購的副總牽頭，聯(lián)合采購部、質(zhì)量管理部、工程部負(fù)責(zé)人與供應(yīng)商主要負(fù)責(zé)人（如總經(jīng)理、廠長）進(jìn)行約談。第三章約談組織與流程第六條約談組織分工采購部：作為約談牽頭部門，負(fù)責(zé)發(fā)起約談申請(qǐng)、確定約談級(jí)別與參與人員、通知供應(yīng)商、準(zhǔn)備約談資料、記錄約談內(nèi)容、跟蹤整改進(jìn)度。質(zhì)量管理部：負(fù)責(zé)提供質(zhì)量問題的檢測(cè)報(bào)告、驗(yàn)收記錄等客觀證據(jù)，明確質(zhì)量問題的判定標(biāo)準(zhǔn)及整改要求，參與約談并監(jiān)督整改效果。項(xiàng)目部：負(fù)責(zé)說明質(zhì)量問題對(duì)工程進(jìn)度、成本、安全的具體影響，提供現(xiàn)場問題照片、施工日志等佐證材料，參與約談并配合整改驗(yàn)收。法務(wù)部（如需）：當(dāng)質(zhì)量問題可能引發(fā)合同糾紛或法律風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，法務(wù)部參與約談，提供法律意見，明確供應(yīng)商的違約責(zé)任。第七條約談流程約談申請(qǐng)：發(fā)現(xiàn)符合觸發(fā)條件的質(zhì)量問題后，采購部相關(guān)責(zé)任人在24小時(shí)內(nèi)填寫《供應(yīng)商質(zhì)量約談申請(qǐng)表》，說明問題情況、觸發(fā)依據(jù)、建議約談級(jí)別及參與人員，報(bào)采購部負(fù)責(zé)人或分管副總審批。資料準(zhǔn)備：審批通過后，采購部在3個(gè)工作日內(nèi)收集整理約談資料，包括供應(yīng)商基本信息、質(zhì)量問題相關(guān)證據(jù)（檢測(cè)報(bào)告、驗(yàn)收記錄、現(xiàn)場照片等）、此前合作中的質(zhì)量記錄、合同相關(guān)條款等，分發(fā)至參與約談人員。通知供應(yīng)商：采購部提前5個(gè)工作日以書面形式（如郵件、函件）通知供應(yīng)商約談時(shí)間、地點(diǎn)（線上或線下）、參與人員及需準(zhǔn)備的材料，明確要求供應(yīng)商攜帶問題整改初步方案。約談實(shí)施：（1）約談開始時(shí)，由牽頭人說明約談目的、議程及紀(jì)律，明確本次約談聚焦的質(zhì)量問題。（2）質(zhì)量管理部、項(xiàng)目部依次陳述質(zhì)量問題事實(shí)，出示相關(guān)證據(jù)，說明問題造成的影響。（3）供應(yīng)商對(duì)質(zhì)量問題進(jìn)行說明，解釋原因，提出整改思路與初步方案。（4）雙方就整改要求、整改時(shí)限、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行溝通，達(dá)成一致意見；若存在爭議，由牽頭人依據(jù)合同條款及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范協(xié)調(diào)，明確最終要求。（5）約談過程中，采購部安排專人記錄，形成《供應(yīng)商質(zhì)量約談?dòng)涗洝?，明確問題描述、整改措施、責(zé)任人、完成時(shí)限及未達(dá)標(biāo)后果，由雙方參與人員簽字確認(rèn)。整改跟蹤：約談結(jié)束后，采購部在2個(gè)工作日內(nèi)將《供應(yīng)商質(zhì)量約談?dòng)涗洝钒l(fā)送至供應(yīng)商及公司相關(guān)部門，每月跟蹤整改進(jìn)度，質(zhì)量管理部、項(xiàng)目部配合進(jìn)行中期檢查；整改到期后，供應(yīng)商提交整改完成報(bào)告及佐證材料，采購部聯(lián)合質(zhì)量管理部、項(xiàng)目部進(jìn)行驗(yàn)收，出具驗(yàn)收意見。第四章約談結(jié)果應(yīng)用第八條整改驗(yàn)收結(jié)果處理整改合格：若供應(yīng)商按約談要求完成整改，驗(yàn)收合格，采購部將約談?dòng)涗?、整改?bào)告及驗(yàn)收意見納入供應(yīng)商質(zhì)量檔案，后續(xù)合作中加強(qiáng)常規(guī)質(zhì)量抽檢。整改不合格：若供應(yīng)商未按要求整改或整改后仍不達(dá)標(biāo)，根據(jù)約談級(jí)別及問題嚴(yán)重程度，采取以下措施：（1）一級(jí)約談不合格：暫停該供應(yīng)商1-3個(gè)月的合作資格，期間不再授予新訂單，待其重新提交整改方案并驗(yàn)收合格后恢復(fù)合作。（2）二級(jí)約談不合格：暫停該供應(yīng)商3-6個(gè)月的合作資格，扣減其質(zhì)量保證金（按合同約定比例，最高不超過合同金額的10%），要求重新整改，驗(yàn)收合格后需經(jīng)采購部、質(zhì)量管理部聯(lián)合評(píng)估，方可恢復(fù)合作。（3）三級(jí)約談不合格：終止與該供應(yīng)商的合作關(guān)系，沒收全部質(zhì)量保證金，將其列入公司“不合格供應(yīng)商名單”，3年內(nèi)不再合作；若因供應(yīng)商問題造成公司經(jīng)濟(jì)損失，按合同約定追究其賠償責(zé)任，必要時(shí)通過法律途徑解決。第九條供應(yīng)商評(píng)級(jí)影響約談結(jié)果納入供應(yīng)商年度評(píng)級(jí)考核，一級(jí)約談不合格扣5分，二級(jí)約談不合格扣10分，三級(jí)約談不合格扣20分（滿分100分）；年度評(píng)級(jí)低于70分的供應(yīng)商，下一年度減少50%的合作份額；連續(xù)兩年評(píng)級(jí)低于70分的，列入“不合格供應(yīng)商名單”。第五章監(jiān)督與責(zé)任第十條內(nèi)部監(jiān)督公司審計(jì)部每季度對(duì)供應(yīng)商質(zhì)量約談工作進(jìn)行抽查，檢查約談程序是否合規(guī)、資料是否完整、整改跟蹤是否到位、結(jié)果應(yīng)用是否合理，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促采購部整改。質(zhì)量管理部對(duì)整改驗(yàn)收過程進(jìn)行監(jiān)督，確保驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行一致，驗(yàn)收結(jié)果客觀公正，避免因人情關(guān)系或利益輸送導(dǎo)致驗(yàn)收流于形式。第十一條責(zé)任追究若因采購部未及時(shí)發(fā)起約談、遺漏關(guān)鍵證據(jù)、未跟蹤整改導(dǎo)致問題擴(kuò)大，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，扣減當(dāng)月績效獎(jiǎng)金的10-20%；情節(jié)嚴(yán)重的，調(diào)整崗位。若質(zhì)量管理部、項(xiàng)目部提供虛假證據(jù)或隱瞞質(zhì)量問題，導(dǎo)致約談決策失誤，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，扣減當(dāng)月績效獎(jiǎng)金的15-25%；造成經(jīng)濟(jì)損失的，承擔(dān)相應(yīng)賠償責(zé)任。若參與約談人員泄露公司商業(yè)秘密或與供應(yīng)商串通，損害公司利益，按公司制度嚴(yán)肅處理；涉嫌違法的，移交司法機(jī)關(guān)。第六章