采購需求與供應(yīng)商資質(zhì)審核清單通用工具模板一、工具概述與核心價(jià)值本清單旨在規(guī)范企業(yè)采購全流程中的需求確認(rèn)與供應(yīng)商資質(zhì)管理工作，通過結(jié)構(gòu)化工具實(shí)現(xiàn)采購需求的標(biāo)準(zhǔn)化梳理、供應(yīng)商資質(zhì)的系統(tǒng)性審核，有效降低采購風(fēng)險(xiǎn)（如資質(zhì)不符、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等），保障采購合規(guī)性與供應(yīng)鏈穩(wěn)定性。適用于企業(yè)各類采購場(chǎng)景（包括生產(chǎn)物料采購、服務(wù)外包、工程招標(biāo)等），可助力采購部門提升工作效率，保證采購活動(dòng)滿足企業(yè)質(zhì)量、成本及交期要求。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）采購需求確認(rèn)階段需求發(fā)起與提報(bào)采購需求部門（如生產(chǎn)部、行政部等）根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《采購需求信息表》（詳見模板表格1），明確采購品目名稱、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、期望交期、預(yù)算金額、用途說明等關(guān)鍵信息。需求部門負(fù)責(zé)人對(duì)需求的合理性、必要性進(jìn)行審核簽字，保證采購需求與業(yè)務(wù)目標(biāo)匹配。需求評(píng)審與優(yōu)化采購部門對(duì)接收的需求進(jìn)行合規(guī)性審查（如預(yù)算是否符合公司規(guī)定、流程是否完整），并組織技術(shù)部門、財(cái)務(wù)部門、使用部門召開需求評(píng)審會(huì)（可由采購經(jīng)理*主持）。評(píng)審重點(diǎn)包括：技術(shù)參數(shù)是否清晰可行、預(yù)算是否合理、是否存在更優(yōu)替代方案等，形成《需求評(píng)審記錄》，明確最終采購需求及調(diào)整意見。（二）供應(yīng)商資質(zhì)文件收集階段供應(yīng)商尋源與文件對(duì)接采購部門通過招標(biāo)平臺(tái)、供應(yīng)商庫推薦、行業(yè)推薦等方式篩選潛在供應(yīng)商，向供應(yīng)商發(fā)出《資質(zhì)文件提交清單》（詳見模板表格3），明確需提供的資質(zhì)文件（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書、質(zhì)量體系認(rèn)證、業(yè)績(jī)證明等）。供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交資質(zhì)文件（復(fù)印件需加蓋公章，原件備查），采購專員*負(fù)責(zé)文件接收與登記。文件完整性初審采購專員對(duì)照《資質(zhì)文件提交清單》，檢查文件是否齊全、是否在有效期內(nèi)、是否與采購需求匹配（如特種設(shè)備供應(yīng)商需提供特種設(shè)備生產(chǎn)許可證）。對(duì)文件不齊全或不符合要求的，及時(shí)與供應(yīng)商溝通補(bǔ)充，記錄《文件補(bǔ)充溝通記錄》。（三）供應(yīng)商資質(zhì)詳細(xì)審核階段資質(zhì)真實(shí)性核查通過“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”“信用中國(guó)”等官方渠道核實(shí)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營(yíng)異常名錄、嚴(yán)重違法失信名單等信息；對(duì)行業(yè)特殊資質(zhì)（如ISO9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證、醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)許可證等），可通過發(fā)證機(jī)關(guān)官網(wǎng)或電話核實(shí)真?zhèn)危ê藢?shí)過程記錄《資質(zhì)真實(shí)性核查表》）。重點(diǎn)審核供應(yīng)商是否具備合法經(jīng)營(yíng)資格、是否處于吊銷/注銷狀態(tài)、是否存在失信記錄。資質(zhì)符合性評(píng)估根據(jù)采購需求類型，審核供應(yīng)商資質(zhì)是否滿足強(qiáng)制性要求（如食品采購需供應(yīng)商提供《食品生產(chǎn)許可證》，建筑工程需具備相應(yīng)施工資質(zhì)等級(jí)）。對(duì)非強(qiáng)制性但重要的附加資質(zhì)（如環(huán)境管理體系認(rèn)證、行業(yè)獲獎(jiǎng)證書等），作為供應(yīng)商篩選的加分項(xiàng)，記錄在《資質(zhì)符合性評(píng)估表》中。履約能力與風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)合供應(yīng)商過往業(yè)績(jī)（合同復(fù)印件、客戶評(píng)價(jià)）、生產(chǎn)規(guī)模（產(chǎn)能證明）、財(cái)務(wù)狀況（近3年財(cái)務(wù)報(bào)表，可簡(jiǎn)化為資產(chǎn)負(fù)債表摘要）、供貨能力（物流方案）等，評(píng)估其履約能力。對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)供應(yīng)商（如成立時(shí)間不足1年、存在重大訴訟記錄），要求補(bǔ)充提供擔(dān)保函或銀行保函，并上報(bào)采購總監(jiān)*審批。（四）審核結(jié)論輸出與反饋階段審核結(jié)論匯總采購專員匯總各環(huán)節(jié)審核結(jié)果，填寫《供應(yīng)商資質(zhì)審核結(jié)論表》（詳見模板表格5），明確“通過”“補(bǔ)充材料后通過”“不通過”三種結(jié)論，并說明具體依據(jù)。對(duì)于“不通過”的供應(yīng)商，注明原因（如資質(zhì)造假、不符合強(qiáng)制性要求等），由采購經(jīng)理簽字確認(rèn)。結(jié)果反饋與整改對(duì)“通過”或“補(bǔ)充材料后通過”的供應(yīng)商，采購部門向其發(fā)送《審核結(jié)果通知書》，明確后續(xù)合作流程（如招標(biāo)、談判等）；對(duì)需補(bǔ)充材料的供應(yīng)商，設(shè)定整改期限（一般不超過5個(gè)工作日），逾期未整改則視為不通過。（五）檔案歸檔與動(dòng)態(tài)更新階段審核資料歸檔將《采購需求信息表》《需求評(píng)審記錄》《供應(yīng)商資質(zhì)文件》《資質(zhì)核查表》《審核結(jié)論表》等資料整理成冊(cè)，按“采購需求編號(hào)+供應(yīng)商名稱”分類歸檔，保存期限不少于3年（或按公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行）。供應(yīng)商資質(zhì)動(dòng)態(tài)管理建立供應(yīng)商資質(zhì)臺(tái)賬，定期（如每季度或半年）跟蹤供應(yīng)商資質(zhì)有效期（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、許可證到期時(shí)間），提前1個(gè)月提醒供應(yīng)商辦理續(xù)期，避免因資質(zhì)過期導(dǎo)致合作中斷。對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)發(fā)生變更（如名稱、經(jīng)營(yíng)范圍、注冊(cè)資本等）或出現(xiàn)失信行為，及時(shí)更新臺(tái)賬并重新評(píng)估其合作資格。三、采購需求與供應(yīng)商資質(zhì)審核清單模板模板1：采購需求信息表需求編號(hào)采購部門需求日期預(yù)算金額（元）采購品目名稱規(guī)格型號(hào)/技術(shù)參數(shù)采購數(shù)量期望交期用途說明是否為緊急需求需求部門負(fù)責(zé)人簽字聯(lián)系方式□是□否采購部門審核意見技術(shù)部門審核意見財(cái)務(wù)部門審核意見備注（如特殊要求、替代方案說明等）：模板2：供應(yīng)商基本信息表供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼注冊(cè)地址聯(lián)系人聯(lián)系電話成立時(shí)間注冊(cè)資本（萬元）經(jīng)營(yíng)范圍開戶銀行及賬號(hào)主營(yíng)業(yè)務(wù)主要產(chǎn)品/服務(wù)過往合作經(jīng)歷（如有，填寫采購需求編號(hào)及合作時(shí)間）模板3：供應(yīng)商資質(zhì)文件清單序號(hào)資質(zhì)文件名稱文件編號(hào)有效期提交狀態(tài)（□已提交□未提交）審核結(jié)果（□符合□不符合□需補(bǔ)充）備注1營(yíng)業(yè)執(zhí)照2行業(yè)生產(chǎn)/經(jīng)營(yíng)許可證（如適用）3質(zhì)量管理體系認(rèn)證證書（如ISO9001）4業(yè)績(jī)證明（近2年同類項(xiàng)目合同）5其他（如獲獎(jiǎng)證書、專利證書等）提交人簽字：提交日期：接收人簽字：接收日期：模板4：供應(yīng)商資質(zhì)審核記錄表審核環(huán)節(jié)審核內(nèi)容審核標(biāo)準(zhǔn)審核結(jié)果（□通過□不通過□需補(bǔ)充）審核人審核日期文件完整性資質(zhì)文件是否齊全按模板3清單逐項(xiàng)核對(duì)真實(shí)性核查營(yíng)業(yè)執(zhí)照、許可證等是否真實(shí)有效通過官方渠道核實(shí)，無偽造、篡改痕跡符合性評(píng)估是否滿足采購需求強(qiáng)制性資質(zhì)要求符合行業(yè)規(guī)范及公司采購標(biāo)準(zhǔn)履約能力業(yè)績(jī)、產(chǎn)能、財(cái)務(wù)狀況是否達(dá)標(biāo)能保障按期、按質(zhì)供貨審核問題描述（如不通過或需補(bǔ)充，需詳細(xì)說明）：模板5：供應(yīng)商資質(zhì)審核結(jié)論表供應(yīng)商名稱采購需求編號(hào)審核結(jié)論（□通過□補(bǔ)充材料后通過□不通過）審核結(jié)論依據(jù)（摘錄審核記錄表中的關(guān)鍵審核項(xiàng)及結(jié)果）：后續(xù)處理意見：□通過：納入合格供應(yīng)商名錄，進(jìn)入采購談判/招標(biāo)流程□補(bǔ)充材料后通過：供應(yīng)商需于_年_月_日前補(bǔ)充_材料，重新審核□不通過：終止合作，原因：_________________________采購部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見：簽字：日期：四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）資質(zhì)文件審核核心要點(diǎn)“三證合一”核查：供應(yīng)商營(yíng)業(yè)執(zhí)照需為“三證合一”版本（含統(tǒng)一社會(huì)信用代碼），避免舊版營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證重復(fù)或缺失。行業(yè)特殊資質(zhì)強(qiáng)制要求：如食品行業(yè)需《食品生產(chǎn)許可證》《食品經(jīng)營(yíng)許可證》，建筑行業(yè)需《建筑業(yè)企業(yè)資質(zhì)證書》，醫(yī)療器械行業(yè)需《醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)備案憑證》或《醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)許可證》，未取得則不得合作。資質(zhì)有效期管理：所有資質(zhì)文件需在有效期內(nèi)，臨近到期（如剩余有效期不足3個(gè)月）的供應(yīng)商需要求其提供續(xù)期證明，否則暫停合作。（二）常見風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避措施“皮包公司”風(fēng)險(xiǎn)：核查供應(yīng)商實(shí)際經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所（可通過實(shí)地考察或要求提供租賃合同）、注冊(cè)資本與實(shí)繳資本差異（若虛高需警惕），避免與無實(shí)際經(jīng)營(yíng)能力的供應(yīng)商合作。資質(zhì)造假風(fēng)險(xiǎn)：對(duì)存疑的資質(zhì)文件（如模糊印章、異常編號(hào)），務(wù)必通過官方渠道二次核實(shí)，必要時(shí)要求供應(yīng)商提供原件核對(duì)。關(guān)聯(lián)交易風(fēng)險(xiǎn)：若供應(yīng)商為企業(yè)內(nèi)部人員關(guān)聯(lián)方，需額外履行審批程序（如上報(bào)審計(jì)部門），避免利益輸送。（三）動(dòng)態(tài)管理要求定期更新供應(yīng)商資質(zhì)臺(tái)賬，對(duì)資質(zhì)過期、失信或重大變