市政府辦檔案管理操作細(xì)則

一、總則1.目的為加強(qiáng)市政府辦檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，提高檔案管理水平，更好地為市政府各項(xiàng)工作服務(wù)，特制定本操作細(xì)則。2.適用范圍本細(xì)則適用于市政府辦各科室及所屬單位的檔案管理工作。涵蓋各類文件、資料、圖表、聲像等不同形式和載體的檔案。3.管理原則遵循集中統(tǒng)一管理、分類科學(xué)、安全保密、便于利用的原則，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)1.檔案管理機(jī)構(gòu)市政府辦設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)全辦檔案的集中管理工作。2.檔案管理部門職責(zé)-貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實(shí)施市政府辦檔案管理制度和工作計(jì)劃。-負(fù)責(zé)對(duì)各科室及所屬單位檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。-集中統(tǒng)一管理市政府辦的各類檔案，做好檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。-負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。-組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流活動(dòng)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。3.各科室及所屬單位職責(zé)-明確一名負(fù)責(zé)人分管檔案工作，指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、移交等工作。-按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將本部門形成的各類檔案整理規(guī)范后移交檔案管理部門。-積極配合檔案管理部門開(kāi)展檔案管理工作，接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。三、檔案收集1.收集范圍-上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，包括指示、決定、通知、通報(bào)、批復(fù)等。-市政府辦制定的各類文件、規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要等。-市政府辦在各項(xiàng)工作中形成的報(bào)告、請(qǐng)示、函件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、調(diào)研材料等。-市政府辦組織或參與的重要活動(dòng)、會(huì)議形成的文件、資料、照片、錄像等聲像檔案。-市政府辦工作人員在工作中形成的個(gè)人重要工作記錄、成果材料等。-其他具有保存價(jià)值的文件、資料、實(shí)物等。2.收集要求-各科室及所屬單位應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，確保檔案收集工作的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。-收集的檔案應(yīng)保持其真實(shí)性、完整性和原始性，不得隨意涂改、偽造或損毀。-對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集、整理和存儲(chǔ)，確保其可讀性和可利用性。-檔案收集責(zé)任人應(yīng)定期對(duì)收集的檔案進(jìn)行整理，填寫檔案移交清單，向檔案管理部門辦理移交手續(xù)。四、檔案整理1.整理原則遵循檔案形成的規(guī)律，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。2.分類方法根據(jù)檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類。一般可分為文書檔案、科技檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等類別。3.整理步驟-文書檔案整理：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等分類方法進(jìn)行整理，編制檔案目錄，裝訂成冊(cè)。-科技檔案整理：根據(jù)項(xiàng)目或?qū)I(yè)進(jìn)行分類，對(duì)圖紙、文件等進(jìn)行編號(hào)、編目，裝盒保存。-聲像檔案整理：對(duì)照片、錄音、錄像等資料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息，存儲(chǔ)于專門的存儲(chǔ)設(shè)備中。-實(shí)物檔案整理：對(duì)獲得的獎(jiǎng)杯、證書、牌匾等實(shí)物進(jìn)行登記、編號(hào)，妥善保管。五、檔案鑒定1.鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合市政府辦工作實(shí)際，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值、保存狀況等進(jìn)行綜合評(píng)估。3.鑒定程序-檔案管理部門定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行初步鑒定，提出存毀意見(jiàn)。-檔案鑒定工作小組對(duì)初步鑒定意見(jiàn)進(jìn)行審核，形成鑒定報(bào)告。-對(duì)確定銷毀的檔案，編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)市政府辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。六、檔案保管1.保管條件設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保檔案保管環(huán)境符合要求。2.庫(kù)房管理-檔案庫(kù)房應(yīng)保持整潔、通風(fēng)，定期進(jìn)行清潔和消毒，防止檔案受到蟲蛀、鼠咬等損害。-嚴(yán)格控制庫(kù)房的溫濕度，溫度一般保持在14℃-24℃，相對(duì)濕度保持在45%-60%。-做好檔案庫(kù)房的防火、防盜、防潮、防塵、防蟲、防光等工作，確保檔案安全。3.檔案上架與存放按照檔案的分類和編號(hào)順序，將檔案上架存放，便于查找和管理。對(duì)珍貴檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施。七、檔案統(tǒng)計(jì)1.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，包括檔案數(shù)量、類別、保管期限等信息。2.統(tǒng)計(jì)方法建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，填寫統(tǒng)計(jì)報(bào)表，及時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)信息。八、檔案利用1.利用原則在確保檔案安全保密的前提下，積極為市政府辦各項(xiàng)工作提供檔案利用服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。2.利用方式-提供檔案查閱服務(wù)，查閱人員應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案管理人員的指導(dǎo)下進(jìn)行查閱。-提供檔案復(fù)制服務(wù)，復(fù)制檔案應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，注明復(fù)制用途，確保檔案信息的安全。-根據(jù)工作需要，開(kāi)展檔案編研工作，編輯專題資料、大事記等，為市政府決策提供參考依據(jù)。3.利用登記建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案利用的時(shí)間、人員、內(nèi)容、目的等進(jìn)行詳細(xì)登記，以便跟蹤和統(tǒng)計(jì)檔案利用情況。九、檔案信息化建設(shè)1.建設(shè)目標(biāo)推進(jìn)市政府辦檔案管理信息化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、管理手段現(xiàn)代化、服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.數(shù)字化加工對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等加工處理，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。3.信息化管理系統(tǒng)選用先進(jìn)的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作的自動(dòng)化水平。4.信息安全加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)中的信息安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、防火墻等安全措施，確保檔案信息的安全可靠。十、檔案保密1.保密制度建立健全檔案保密制度，明確檔案保密責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員和利用人員的保密教育。2.保密措施對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密和敏感信息的檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行管理，嚴(yán)格控制查閱范圍，采取加密存儲(chǔ)、專人保管等保密措施。3.保密監(jiān)督檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案保密工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，確保檔案保密工作落到實(shí)處。十一、附則1.本細(xì)則自發(fā)布之日起施行，如有未盡事宜，由市