機(jī)關(guān)單位文件電子歸檔管理辦法為規(guī)范機(jī)關(guān)單位電子文件歸檔管理工作，保障電子檔案的真實(shí)、完整、可用與安全，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實(shí)際工作需求，制定本管理辦法。本辦法適用于本機(jī)關(guān)及所屬單位在履行職責(zé)過程中形成的各類電子文件的歸檔管理，遵循“全程管理、前端控制、規(guī)范有序、安全可靠”的基本原則，確保電子檔案從形成到銷毀（或永久保存）的全生命周期管理可控、可溯。一、歸檔范圍與保管期限（一）歸檔范圍機(jī)關(guān)單位在日常辦公、業(yè)務(wù)開展、政務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的電子文件，均應(yīng)納入歸檔范圍，主要包括：公文類：以電子形式起草、審核、簽發(fā)、傳輸?shù)拿?、決定、公告、通知、報(bào)告、請示等正式公文，含定稿、正本及關(guān)聯(lián)修改稿、簽報(bào)、會(huì)簽意見等。會(huì)議類：會(huì)議通知、議程安排、紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話、交流材料、音像記錄（含視頻、音頻、圖片）等電子文件。業(yè)務(wù)類：各科室在業(yè)務(wù)辦理中產(chǎn)生的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、審批文件、調(diào)研材料、項(xiàng)目檔案（含設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等階段電子文件）、合同協(xié)議等。宣傳與信息類：本單位對外發(fā)布的新聞稿件、公眾號(hào)推文、多媒體宣傳資料，以及參與外部活動(dòng)形成的電子影像資料。其他類：干部人事電子檔案（按專項(xiàng)規(guī)定管理）、財(cái)務(wù)電子憑證、榮譽(yù)證書掃描件、應(yīng)急管理預(yù)案及演練記錄等具有保存價(jià)值的電子文件。（二）保管期限電子檔案保管期限參照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，結(jié)合電子文件特點(diǎn)分為永久、定期（30年、10年）：永久保管：涉及本單位歷史沿革、重要決策、重大活動(dòng)、干部任免等具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的電子文件，如年度工作總結(jié)、重要會(huì)議紀(jì)要、機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員編制文件等。30年保管：涉及重要業(yè)務(wù)審批、項(xiàng)目建設(shè)、合同協(xié)議（有效期較長）、干部考核等文件。10年保管：一般性會(huì)議通知、工作簡報(bào)、短期統(tǒng)計(jì)報(bào)表、日常事務(wù)性文件等。二、歸檔流程管理（一）收集環(huán)節(jié)電子文件形成部門應(yīng)在文件辦理完畢后，及時(shí)收集相關(guān)電子文件，確保內(nèi)容完整（含元數(shù)據(jù)，如創(chuàng)建時(shí)間、作者、修改記錄等）、格式規(guī)范（優(yōu)先采用PDF、XML等開放格式，涉密文件按保密要求處理）。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)通過系統(tǒng)接口自動(dòng)捕獲或定期導(dǎo)出，同步至歸檔系統(tǒng)；外部接收的電子文件（如郵件、網(wǎng)上資料），經(jīng)審核后歸檔，需注明來源、接收時(shí)間及相關(guān)說明。（二）整理環(huán)節(jié)電子文件整理應(yīng)遵循“分類科學(xué)、編號(hào)唯一、著錄規(guī)范”的原則：分類：采用“年度—機(jī)構(gòu)（或問題）—保管期限”的分類方法，結(jié)合本單位檔案分類方案調(diào)整（如按年度劃分，再按科室或業(yè)務(wù)類型分類，最后區(qū)分保管期限）。編號(hào)：為每份電子檔案賦予唯一檔號(hào)，包含年度、分類號(hào)、保管期限代碼、件號(hào)等，確保標(biāo)識(shí)清晰可溯。著錄：填寫歸檔目錄，內(nèi)容包括檔號(hào)、文件題名、形成時(shí)間、責(zé)任者、文號(hào)、字節(jié)數(shù)、密級(jí)、保管期限等，元數(shù)據(jù)應(yīng)一并著錄。（三）鑒定環(huán)節(jié)形成部門與檔案管理部門共同對電子文件的保存價(jià)值、完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行鑒定：剔除重復(fù)、無用的文件，完善需補(bǔ)充說明的文件信息；每年開展一次鑒定工作，對保管期限屆滿的電子檔案，提前半年進(jìn)行到期鑒定，確定是否延長保管或銷毀。（四）歸檔環(huán)節(jié)電子文件應(yīng)按規(guī)定時(shí)間完成歸檔：一般業(yè)務(wù)電子文件在辦理完畢后1個(gè)月內(nèi)歸檔；年度總結(jié)、會(huì)議文件等在次年第一季度歸檔；項(xiàng)目類電子文件在項(xiàng)目驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)歸檔。歸檔方式：通過系統(tǒng)接口將電子文件導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)；無接口的，以光盤、移動(dòng)硬盤等載體移交，填寫《電子檔案移交登記表》，雙方簽字確認(rèn)。三、電子檔案管理要求（一）存儲(chǔ)管理載體管理：歸檔電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在符合國家標(biāo)準(zhǔn)的存儲(chǔ)載體上（如藍(lán)光光盤、專用硬盤），定期檢查載體完好性，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)遷移。備份管理：實(shí)行“異地、異質(zhì)”備份，至少保存一份離線備份（如光盤），與在線存儲(chǔ)檔案分開存放；重要檔案每年進(jìn)行一次備份驗(yàn)證，確保數(shù)據(jù)可恢復(fù)。遷移管理：當(dāng)存儲(chǔ)格式或載體技術(shù)過時(shí)時(shí)，應(yīng)在保持檔案內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、元數(shù)據(jù)不變的前提下，及時(shí)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換或載體遷移，遷移過程需記錄并存檔。（二）利用管理（三）鑒定與銷毀定期鑒定：檔案管理部門每5年對電子檔案進(jìn)行一次全面鑒定，重點(diǎn)檢查保管期限合理性、檔案完整性、載體有效性，形成鑒定報(bào)告。銷毀程序：對確無保存價(jià)值的電子檔案，經(jīng)鑒定小組審核、單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，采用符合保密要求的方式銷毀（如物理粉碎存儲(chǔ)載體、軟件擦除數(shù)據(jù)），銷毀過程需雙人監(jiān)銷，填寫《電子檔案銷毀登記表》并存檔。四、安全與保密管理（一）安全防護(hù)技術(shù)措施：檔案管理系統(tǒng)應(yīng)部署防火墻、入侵檢測、防病毒軟件，采用密碼技術(shù)對電子檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸；定期開展安全評估，及時(shí)修補(bǔ)系統(tǒng)漏洞。制度保障：建立電子檔案安全管理制度，明確崗位安全職責(zé)，定期對檔案管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和操作技能。（二）保密管理涉密電子文件應(yīng)按照《中華人民共和國保守國家秘密法》管理，采用專用存儲(chǔ)設(shè)備和系統(tǒng)，與非涉密系統(tǒng)物理隔離；傳遞涉密電子文件需通過加密通道或符合保密要求的