企業(yè)內(nèi)部培訓(xùn)檔案管理辦法一、目的為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部培訓(xùn)檔案管理工作，確保培訓(xùn)檔案的完整性、準(zhǔn)確性與安全性，充分發(fā)揮培訓(xùn)檔案在員工能力提升、培訓(xùn)效果評(píng)估及企業(yè)人才發(fā)展決策中的支撐作用，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，制定本辦法。二、適用范圍本辦法適用于企業(yè)各部門(mén)及下屬單位開(kāi)展的各類(lèi)培訓(xùn)活動(dòng)（含內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、線上培訓(xùn)、專(zhuān)項(xiàng)技能培訓(xùn)等）所產(chǎn)生的檔案管理工作。三、管理職責(zé)（一）人力資源部（培訓(xùn)管理部門(mén)）作為培訓(xùn)檔案管理的主管部門(mén)，牽頭統(tǒng)籌企業(yè)培訓(xùn)檔案管理工作：制定并完善培訓(xùn)檔案管理細(xì)則，明確檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)與流程；指導(dǎo)、監(jiān)督各部門(mén)及下屬單位開(kāi)展培訓(xùn)檔案的收集、整理與移交工作；定期組織檔案管理工作檢查，針對(duì)問(wèn)題提出整改要求并跟蹤落實(shí)；協(xié)調(diào)檔案管理部門(mén)與各業(yè)務(wù)部門(mén)的工作銜接，保障檔案管理體系有效運(yùn)行。（二）各部門(mén)（含下屬單位）負(fù)責(zé)本部門(mén)培訓(xùn)活動(dòng)相關(guān)檔案的收集、整理，確保培訓(xùn)資料完整、真實(shí)；按規(guī)定時(shí)間向人力資源部或檔案管理部門(mén)移交培訓(xùn)檔案，移交時(shí)需填寫(xiě)《培訓(xùn)檔案移交清單》；配合人力資源部及檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案檢查、借閱等工作，提供必要的檔案說(shuō)明或補(bǔ)充材料。（三）檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)培訓(xùn)檔案的接收、保管，對(duì)移交的檔案進(jìn)行合規(guī)性審核，確保檔案質(zhì)量符合要求；建立培訓(xùn)檔案保管臺(tái)賬，明確檔案存放位置、保管期限及借閱狀態(tài)；提供培訓(xùn)檔案的查閱、借閱服務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案利用審批流程；定期對(duì)保管的檔案進(jìn)行檢查、維護(hù)，做好防火、防潮、防盜、防磁等防護(hù)工作，確保檔案安全。四、培訓(xùn)檔案內(nèi)容培訓(xùn)檔案應(yīng)涵蓋培訓(xùn)活動(dòng)全流程的相關(guān)資料，具體包括但不限于：（一）培訓(xùn)計(jì)劃類(lèi)企業(yè)年度培訓(xùn)計(jì)劃、專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃（如新員工入職培訓(xùn)計(jì)劃、崗位技能提升計(jì)劃等）；培訓(xùn)計(jì)劃調(diào)整說(shuō)明（因業(yè)務(wù)需求、資源變化等原因調(diào)整計(jì)劃的相關(guān)文件）。（二）培訓(xùn)實(shí)施類(lèi)培訓(xùn)通知（含培訓(xùn)時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、參訓(xùn)人員范圍等信息）；參訓(xùn)人員簽到表（或線上培訓(xùn)的參訓(xùn)記錄截圖、系統(tǒng)數(shù)據(jù)）；培訓(xùn)課件、教材、講義（含紙質(zhì)版、電子版）；培訓(xùn)師資資料（外部講師的聘用協(xié)議、資質(zhì)證明，內(nèi)部講師的授課安排、教案等）。（三）培訓(xùn)考核與評(píng)估類(lèi)培訓(xùn)考核材料（試卷、作業(yè)、實(shí)操考核記錄等）；參訓(xùn)人員考核成績(jī)表、證書(shū)（如培訓(xùn)合格證書(shū)、技能認(rèn)證證書(shū)等）；培訓(xùn)效果評(píng)估資料（學(xué)員滿意度調(diào)查、培訓(xùn)后崗位績(jī)效跟蹤報(bào)告、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告等）。（四）其他相關(guān)資料培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)使用憑證（如培訓(xùn)場(chǎng)地租賃發(fā)票、教材印刷費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單等）；與培訓(xùn)相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、溝通函件（如培訓(xùn)需求調(diào)研記錄、跨部門(mén)培訓(xùn)協(xié)調(diào)文件等）；特殊培訓(xùn)的補(bǔ)充資料（如外出培訓(xùn)的審批表、培訓(xùn)協(xié)議、結(jié)業(yè)證書(shū)等）。五、管理流程（一）檔案收集各部門(mén)應(yīng)在培訓(xùn)活動(dòng)結(jié)束后10個(gè)工作日內(nèi)，完成本部門(mén)培訓(xùn)檔案的收集工作。收集過(guò)程中需核對(duì)資料的完整性，確保無(wú)遺漏、無(wú)破損。對(duì)于需長(zhǎng)期保存的電子檔案（如視頻課件、線上培訓(xùn)數(shù)據(jù)），應(yīng)同步備份至企業(yè)指定的存儲(chǔ)介質(zhì)或系統(tǒng)。（二）檔案整理1.分類(lèi)排序：按“培訓(xùn)項(xiàng)目-時(shí)間-類(lèi)別”的邏輯對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)，如將同一培訓(xùn)項(xiàng)目的計(jì)劃、通知、考核資料歸為一組，按培訓(xùn)開(kāi)展時(shí)間先后排序；2.編號(hào)裝訂：對(duì)整理后的檔案進(jìn)行編號(hào)（編號(hào)規(guī)則由人力資源部統(tǒng)一制定），紙質(zhì)檔案需裝訂成冊(cè)，電子檔案需按規(guī)范命名并建立索引；3.臺(tái)賬建立：各部門(mén)需建立《培訓(xùn)檔案管理臺(tái)賬》，記錄檔案名稱(chēng)、編號(hào)、形成時(shí)間、保管期限、存放位置等信息，便于后續(xù)查詢(xún)與移交。（三）檔案保管1.保管場(chǎng)所：檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)用的檔案保管場(chǎng)所，配備防火、防潮、防盜、防磁設(shè)備（如滅火器、除濕機(jī)、密碼柜、防磁柜等），確保檔案存放環(huán)境安全；2.保管期限：永久保管：企業(yè)戰(zhàn)略級(jí)培訓(xùn)計(jì)劃、高管培訓(xùn)檔案、具有歷史價(jià)值的培訓(xùn)資料（如企業(yè)初創(chuàng)期的培訓(xùn)體系文件）；長(zhǎng)期保管（10年）：部門(mén)年度培訓(xùn)計(jì)劃、核心崗位技能培訓(xùn)檔案、外部培訓(xùn)合作協(xié)議等；短期保管（3年）：一般性崗位培訓(xùn)檔案、單次培訓(xùn)的簽到表、普通考核資料等。（保管期限可根據(jù)企業(yè)實(shí)際需求調(diào)整，調(diào)整需經(jīng)人力資源部與檔案管理部門(mén)共同審批。）（四）檔案利用1.內(nèi)部借閱：?jiǎn)T工因工作需要借閱培訓(xùn)檔案，需填寫(xiě)《培訓(xùn)檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)7個(gè)工作日，如需續(xù)借需重新申請(qǐng)；2.檔案查閱：如需查閱檔案（不借出），可在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所查閱，查閱時(shí)需遵守檔案管理規(guī)定，不得涂改、損毀檔案；3.電子檔案利用：通過(guò)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)查閱電子檔案的，需通過(guò)身份驗(yàn)證（如OA系統(tǒng)賬號(hào)登錄），系統(tǒng)將自動(dòng)記錄查閱痕跡，確保檔案利用可追溯。（五）檔案銷(xiāo)毀1.鑒定：保管期限屆滿的檔案，由人力資源部、檔案管理部門(mén)及培訓(xùn)涉及的業(yè)務(wù)部門(mén)組成鑒定小組，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，確定是否需要繼續(xù)保管或銷(xiāo)毀；2.審批：需銷(xiāo)毀的檔案應(yīng)編制《培訓(xùn)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，列明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、形成時(shí)間、保管期限等信息，經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可銷(xiāo)毀；3.執(zhí)行：銷(xiāo)毀工作需由兩人以上監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人員需在《培訓(xùn)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)做好記錄（如拍照、視頻留存），確保銷(xiāo)毀合規(guī)可追溯。六、相關(guān)要求（一）檔案質(zhì)量要求培訓(xùn)檔案應(yīng)真實(shí)反映培訓(xùn)活動(dòng)的全過(guò)程，資料填寫(xiě)需完整、準(zhǔn)確，不得偽造、篡改。紙質(zhì)檔案需使用耐久的書(shū)寫(xiě)材料（如中性筆），電子檔案需采用通用格式（如PDF、DOC、MP4等），確保長(zhǎng)期可讀取。（二）信息化管理要求鼓勵(lì)企業(yè)建立培訓(xùn)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化收集、存儲(chǔ)、檢索與利用。電子檔案與紙質(zhì)檔案應(yīng)同步歸檔，建立一一對(duì)應(yīng)關(guān)系，確保檔案信息可通過(guò)兩種形式追溯（特殊情況除外，如純電子培訓(xùn)數(shù)據(jù)）。（三）人員培訓(xùn)要求檔案管理人員需參加專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，熟悉檔案管理法規(guī)、企業(yè)檔案管理制度及信息化工具操作，每年至少參加1次檔案管理技能提升培訓(xùn)，確保管理能力與企業(yè)發(fā)展需求匹配。（四）監(jiān)督檢查要求人力資源部每半年組織一次培訓(xùn)檔案管理工作檢查