機關(guān)單位合同管理流程及注意事項機關(guān)單位合同管理是規(guī)范行政行為、維護公共利益的重要環(huán)節(jié)，貫穿合同從立項到終止的全生命周期?？茖W(xué)的管理流程與嚴(yán)謹(jǐn)?shù)娘L(fēng)險防控，既能保障國有資產(chǎn)安全，又能提升行政效能，防范法律糾紛。本文結(jié)合實踐經(jīng)驗，梳理合同管理核心流程與關(guān)鍵注意事項，為機關(guān)單位優(yōu)化合同管理提供參考。一、合同管理核心流程（一）合同發(fā)起與立項機關(guān)單位開展合同事項前，業(yè)務(wù)部門需結(jié)合工作需求，開展必要性與可行性論證。例如，采購服務(wù)類項目需評估市場供給、預(yù)算匹配度，形成立項申請，明確合同標(biāo)的、預(yù)算、履行周期等核心要素，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人初審后，提交至合同管理部門（如辦公室或法規(guī)科）備案。（二）合同起草與文本優(yōu)化合同文本優(yōu)先采用國家或地方發(fā)布的示范文本（如政府采購合同模板）；無示范文本時，需結(jié)合項目特點，依據(jù)《民法典》合同編等法律法規(guī)起草。起草過程中，業(yè)務(wù)部門需會同法務(wù)人員，明確雙方權(quán)利義務(wù)、履約標(biāo)準(zhǔn)、爭議解決方式等條款，避免模糊表述（如將“合理期限”量化為“收到通知后5個工作日”）。（三）合同審核與風(fēng)險篩查合同文本完成后，需經(jīng)多層級審核：法務(wù)部門重點審查合法性（如主體資格、條款合規(guī)性），財務(wù)部門核查預(yù)算匹配、付款方式，審計部門關(guān)注履約風(fēng)險（如對方信用記錄）。審核意見需書面反饋，業(yè)務(wù)部門根據(jù)意見修改，形成最終文本。（四）合同審批與簽署用印合同按單位層級審批，一般流程為：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)→主要領(lǐng)導(dǎo)（重大合同需黨組會審議）。審批通過后，由法定代表人或授權(quán)代表簽署，加蓋單位公章（嚴(yán)禁使用業(yè)務(wù)章或未經(jīng)備案的印章）。簽署前需核對對方簽約代表身份及授權(quán)文件，確保簽約主體與履約主體一致。（五）合同履行與動態(tài)監(jiān)控業(yè)務(wù)部門作為履約責(zé)任主體，需建立臺賬跟蹤進度，定期向管理部門報送履約情況。若出現(xiàn)不可抗力、政策調(diào)整等導(dǎo)致合同變更或解除，需書面協(xié)商并重新履行審批流程。付款環(huán)節(jié)需憑履約驗收證明（如服務(wù)驗收單、貨物簽收單），由財務(wù)部門按合同約定支付，嚴(yán)禁超前或超額付款。（六）合同歸檔與后期管理合同履行完畢后，業(yè)務(wù)部門需將合同文本、審批單、履約憑證等資料整理歸檔，按年度、類別編號，移交檔案管理部門。檔案保存期限參照《機關(guān)檔案管理規(guī)定》，涉及涉密內(nèi)容的合同需單獨保管，借閱需履行審批手續(xù)。二、關(guān)鍵注意事項（一）法律合規(guī)性把控主體資格：對方需具備相應(yīng)資質(zhì)（如供應(yīng)商需提供營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可），機關(guān)單位不得與無履約能力的非法人組織或失信主體簽約。條款合法性：禁止約定違反《政府采購法》《公務(wù)員法》的內(nèi)容（如“排除本地供應(yīng)商”“設(shè)定歧視性條款”），違約金比例需符合法律規(guī)定（一般不超過損失的30%）。（二）風(fēng)險防控機制履約預(yù)警：建立“三色預(yù)警”機制（綠色正常、黃色預(yù)警、紅色違約），對延遲供貨、服務(wù)不達標(biāo)等情況，提前啟動催告程序，留存書面證據(jù)。糾紛處置：合同中明確爭議解決方式（仲裁或訴訟），糾紛發(fā)生后，第一時間由法務(wù)部門介入，避免私下和解導(dǎo)致國有資產(chǎn)損失。（三）檔案管理規(guī)范完整性：歸檔資料需包含合同全流程文件（立項、起草、審核、簽署、履約、變更），電子檔案與紙質(zhì)檔案同步留存，確?？勺匪?。保密性：涉密合同需標(biāo)注密級，存儲于專用設(shè)備，借閱需經(jīng)保密委員會審批，嚴(yán)禁通過非涉密渠道傳輸合同內(nèi)容。（四）信息化管理賦能搭建合同管理系統(tǒng)，實現(xiàn)流程線上化（從立項到歸檔全程留痕），自動預(yù)警履約節(jié)點（如付款到期、驗收期限），提升管理效率。定期導(dǎo)出數(shù)據(jù)分析，識別高頻糾紛類型（如服務(wù)類合同爭議占比），為優(yōu)化合同模板提供依據(jù)。（五）人員能力建設(shè)開展專題培訓(xùn)，涵蓋《民法典》《政府采購法》等法規(guī)解讀、合同談判技巧、風(fēng)險識別方法，提升業(yè)務(wù)人員法律素養(yǎng)。建立“老帶新”機制，由資深合同管理員指導(dǎo)新人，避免因經(jīng)驗不足導(dǎo)致條款漏洞。三、結(jié)語機關(guān)單位合同管理需以“全流程規(guī)范、全環(huán)節(jié)風(fēng)